BPO - co to jest i co należy o tym wiedzieć?

Poza myślą technologiczną, know-how i marką, można outsourcować każdy proces w firmie, niezależnie od tego, czy będzie to księgowość, IT czy HR. To pozwala firmie skupić się na tych działaniach, na których organizacja się zna i które stanowią oś jej przewagi konkurencyjnej. Na przykładzie wyzwań postawionych przed dyrektorem HR z branży AGD podpowiadamy, które procesy HR (i nie tylko) warto wyprowadzić poza firmę oraz kiedy ma to sens.

W tym artykule poruszamy następujące kwestie:

1. Outsourcing rekrutacji

2. Outsourcing procesów rekrutacyjnych RPO

3. Praca tymczasowa

4. Outsourcing kadr i płac (Payroll)

5. Legalizacja zatrudnienia cudzoziemców

6. Rozwój pracownika

7. Outplacement

8.Outsourcing procesów

Zobacz więcej

Kiedy w 1886 Robert Bosch założył warsztat mechaniki, a pięć lat później Phillips z synem zaczęli produkować lampy, żaden z nich nie myślał, że tworzy globalne, międzynarodowe przedsiębiorstwo – znali się na mechanice. I na tym się skupili.

Outsourcing rekrutacji

Jedna z najbardziej podstawowych form outsourcingu w HR. Skupia się na wsparciu firmy w procesie konkretnej rekrutacji pracownika.

Dla kogo? W zasadzie dla każdego, bo jest to usługa skalowalna. Sprawdza się przy:

rekrutacjach masowych (np. smoothies stały się modne, popyt na blendery rośnie, a ich producent potrzebuje pracowników do nowej linii produkcyjnej).
rekrutacjach prowadzonych na trudnym rynku (np. fabryka blenderów znajduje się daleko od dużego ośrodka miejskiego);
przy małej ilości rekrutacji rocznie lub trudnych projektach (np. potrzebny inżynier IoT na już - konsumenci chcą blenderów zintegrowanych ze smartfonem).

Outsourcing procesów rekrutacyjnych RPO

Zamiast zlecać pojedyncze rekrutacje, można przekazać firmie zewnętrznej całość procesów rekrutacji, a ona zadba dodatkowo o candiate experience i employer branding firmy.

Dla kogo? Dla firm, które dynamicznie się rozwijają, mają wysoką rotację pracowników lub niedobór talentów. Poziom stanowisk czy branża nie mają tu znaczenia.

Producent AGD buduje fabrykę w nowej lokalizacji. Pracowników potrzebuje każdy dział. Zamiast tworzyć 5- osobowy dział rekrutacji, wdrażać go i szkolić, przekazuje wszystkie procesy na zewnątrz. Skompletowanie 100% zespołu trwa o połowę krócej, niż samodzielna rekrutacja.

Praca tymczasowa

Pozwala przenieść cały proces rekrutacji, zatrudnienia i obsługi pracownika do firmy zewnętrznej. Dodatkowo w systemie On-site Management outsourcuje się również takie procesy jak onboarding, czy komunikację z pracownikami, a dzięki ścisłej współpracy agencji z działem HR możliwe jest efektywne monitorowanie wskaźników HR i szybkie reagowanie np. na absencje, rotację czy inne problemy.

Dla kogo? Dla firm, które cechuje sezonowość zapotrzebowania na personel, tych, które chcą ograniczyć zatrudnienie wewnętrzne oraz firm które potrzebują uwolnić rezerwy finansowe przeznaczone na świadczenia pracownicze lub borykają się z niedoborem pracowników.

Producent AGD korzysta z pracowników tymczasowych w tzw. ‘wysokim sezonie’ w działach produkcji, gospodarki magazynowej oraz telefonicznej obsługi klienta i reklamacji. Nie ma problemów z rotacją kadr i może elastycznie dopasowywać zatrudnienie do potrzeb.

Dowiedz się więcej o pracy tymczasowej.

Outsourcing kadr i płac (Payroll)

Pozwala wynieść całe twarde procesy kadrowe na zewnątrz firmy i zapomnieć nie tylko o konieczności obsługi tych procesów, ale również niweluje potrzebę ciągłego doszkalania się w sytuacji częstej zmienności przepisów i przenosi na dostawcę usługi ryzyko wynikające z kontroli PIP, ZUS, czy UKS.

Dla kogo? Ze względu na skalowalność, jest przydatny w każdej firmie, niezależnie od ilości zatrudnianych pracowników.

Producent AGD stosuje w firmie różne systemy czasu pracy, zatrudnia pracowników w oparciu o różne formy kontraktów. Outsourcing kadr i płac daje mu pewność tego, że rozliczenia wykonywane są prawidłowo i redukuje koszty wewnętrzne.

Legalizacja zatrudnienia cudzoziemców

Usługa, która pozwala zgodnie z prawem zatrudnić osoby zza granicy. Brak konieczności samodzielnego monitoringu częstych zmian w przepisach dotyczących zatrudnienia obcokrajowców, niweluje ryzyko błędów.

Dla kogo? Dla każdej firmy, decydującej się zatrudnić obcokrajowców. Przy małym wolumenie takich pracowników nie ma ekonomicznego sensu zatrudnianie specjalisty z aktualną wiedzą na temat prawa imigracyjnego. Przy zatrudnieniu dużej ilości pracowników zza granicy tworzenie całego zespołu bywa nieopłacalne strategicznie.

Producent AGD nie znalazł poszukiwanego inżyniera IoT w Polsce, ale zgłosił się do niego kandydat z Kijowa. Niestety nikt w firmie nie wie, jak prawidłowo przeprowadzić proces jego zatrudnienia. Firma decyduje się na outsourcing.

Dowiedz się więcej o legalizacji zatrudnienia cudzoziemców.

Rozwój pracownika

Outsourcować można również różnego rodzaju procesy związane z rozwojem pracownika – od pojedynczych szkoleń, przez ocenę kompetencji, procesy Development czy Assessment Center, po wsparcie w programie rozwoju talentów w organizacji czy planowaniu sukcesji. Dbanie o rozwój pracownika przez firmę zewnętrzną odbywa się we współpracy z wewnętrznym działem HR.

Dla kogo? Gównie dla większych organizacji (średnie i duże firmy, korporacje), które chcą zwiększyć retencję pracowników, zabezpieczyć wiedzę w organizacji.

Firma AGD zamyka całą linię produkcji maszynek do mięsa, na które spadło zapotrzebowanie. Pracowników można jednak przekwalifikować, by pracowali przy produkcji blenderów. Firmie zewnętrznej zleca Assessment i ocenę których pracowników chce zatrzymać oraz przeprowadzenie cyklu szkoleń przygotowujących do objęcia nowych stanowisk.

Outplacement

Usługa zwolnień monitorowanych, czyli udzielenie wsparcia zwalnianym pracownikom, to wyjątkowo wrażliwy obszar HR, który powinien być zrealizowany przez firmę zewnętrzną.

Dla kogo? Dla firm, które rozstają się z pracownikami z przyczyn nie leżących po ich stronie i chcą zadbać o PR oraz Employer Branding. Outplacement bywa zlecany już przy pojedynczych zwolnieniach, ale zdecydowanie częściej dotyczy zwolnień grupowych.

Firma jest zmuszona zamknąć całą linię produkcji maszynek do mięsa, na które spadło zapotrzebowanie. Nie ma możliwości przesunięcia pracowników do innych prac, a firma nie chce pozostawiać ich bez wsparcia.

Outsourcing procesów

Wciąż mało znana w Polsce usługa, niekiedy mylona z pracą tymczasową. Polega na przekazaniu firmie zewnętrznej całego procesu np. produkcyjnego, a rozliczenie odbywa się w oparciu o efekt końcowy. Firma outsourcingowa przejmuje pełną obsługę kadrową (zatrudnienie pracowników, którzy będą pracować przy procesie), benefitową, a przede wszystkim bierze odpowiedzialność za efekt, czyli produkt końcowy czy zrealizowany proces.

Dla kogo? Jest to usługa, która pozwala bardzo precyzyjnie przewidzieć koszty i jest skalowalna. Można zastosować ją w firmie produkcyjnej, logistycznej, e-commerce, przetwórstwie, i wielu innych.

Firma AGD postanowiła specjalizować się w blenderach, ale nadal chce produkować mikrofalówki. Zapotrzebowanie na nie jest jednak zmienne, dlatego firma decyduje się na outsourcing procesu produkcyjnego na całej linii montażu. Każdego miesiąca zamawia jedynie potrzebną ilość mikrofalówek.

Dowiedz się więcej o outsourcingu procesów.

W naszej współpracy z klientami spotykamy się z pytaniem, czy outsourcing HR wyeliminuje konieczność posiadania wewnętrznego działu HR. De facto nie. Zawsze będzie potrzebny pracownik wewnętrzny lub zespół, który będzie odpowiedzialny za współpracę pomiędzy partnerem outosourcingowym a całą organizacją. Wszystko zależy od tego, które procesy i w jakim zakresie zostaną przeniesione poza organizację.

O autorze publikacji:

Ewelina Glińska-Kołodziej,
Dyrektor Operacyjny

Ewelina specjalizuje się w pracy tymczasowej, rekrutacjach stałych niższego szczebla oraz BPO. Z branżą związana od 2006 roku. Posiada wieloletnie doświadczenie w zarządzaniu operacyjnym projektami z wielu obszarów rekrutacji i doradztwa personalnego.