On-site Management – konsultanci agencji na wyłączność pracodawcy użytkownika - Merytorycznie o pracy tymczasowej cz. 5

On-site Management to rozwiązanie, w którym agencja, oprócz rekrutacji, zatrudnienia i obsługi pracowników tymczasowych, w ramach tej samej umowy deleguje swojego konsultanta lub zespół konsultantów do pracy w biurze pracodawcy użytkownika. Pracownik agencji jest dedykowany wyłącznie do obsługi jednego klienta. Można powiedzieć, że jest to dodatkowy dział rekrutacji, szkoleń, kadr i płac do twojej dyspozycji.  

Co zyskuje firma decydując się na On-site Management? On–site to rozwiązanie idące krok dalej po wdrożeniu pracy tymczasowej. Z jednej strony pozwala realizować dwa główne cele, o których pisałam już w poprzednich artykułach:

• ograniczenie kosztów i wzrost elastyczności,
• przejęcie przez agencję pracy tymczasowej działań, które nie są strategiczne dla naszego biznesu.

Z drugiej zaś strony pozwala firmie utrzymać kontrolę i pełne zaangażowanie agencji w realizację wyłącznie własnych potrzeb.

Rekrutacja i obsługa kadrowo-płacowa wiąże się z kosztami pracy działu HR. Jako przykład rozwiązania On-site Management mogę podać jednego z klientów, który korzystając z tej usługi zatrudniał ok. 150 pracowników tymczasowych. W pewnym momencie zdecydował się zminimalizować udział pracy tymczasowej i zrezygnować z biura On-site. Wrócił do tego rozwiązania już po 3 miesiącach. Okazało się, że musiał zatrudnić dwóch dodatkowych pracowników HR do prowadzenia projektów rekrutacyjnych w związku z nowymi zamówieniami i rotacją oraz do obsługi wszystkich obszarów kadrowych tj. absencje,  urlopy, zwolnienia, dokumentacja pracownicza, onboarding, czy komunikacja. Przestało to być dla niego opłacalne.

Mając na miejscu biuro On-site, wszystkie te czynności prowadzi konsultant wyznaczony  przez agencję zatrudnienia. Między agencją a klientem następuje tylko wymiana raportów, ewidencji czasu pracy i zamówień. Klient rozlicza agencję z realizacji zadania i w każdej chwili może bezkosztowo z tego rozwiązania zrezygnować.

Dodatkowo, w przypadku rozwiązania onsite’owego rekrutacja często okazuje się bardziej efektywna. Pracownik agencji prowadzi ją w biurze na terenie zakładu klienta, dzięki czemu na ostatnim etapie rekrutacji często ma możliwość pokazania mu przyszłego miejsca pracy. Z mojego doświadczenia pomaga to obniżyć poziom rotacji pracowników szczególnie w pierwszym okresie zatrudnienia, gdyż niweluje rozbieżności pomiędzy oczekiwaniami pracownika a rzeczywistością.

Konsultant agencji pracujący w biurze On-site u klienta bardzo często przejmuje pierwsze etapy procesu onboardingu – np. spotkanie pierwszego dnia z nowymi pracownikami, prezentacja firmy, zapoznanie z zakładem pracy, z obowiązującymi zasadami, organizacja szkoleń BHP, omówienie wszystkie niezbędnych tematów organizacyjnych, wydanie odzieży roboczej, identyfikatorów czy kluczy do szatni, a wreszcie bycie dostępnym cały czas dla tych pracowników i to nie tylko w pierwszym dniu. Może się wydawać, że to nic skomplikowanego. Oczywiście, ale jeśli nie zrobi tego pracownik agencji, to będzie musiał zrobić to pracownik wewnętrznego działu HR, który mógłby w tym czasie wykonywać inne zadania.

Kolejny nierozerwalny element i korzyść z On-site Management to skrupulatne mierzenie wskaźników HR zgodnie z polityką firmy i ustaleniami z działem HR. Dzięki temu, że konsultant agencji pracuje bezpośrednio na terenie zakładu czy w biurowcu obok, jest na stałe bardzo blisko klienta. Razem mogą analizować najważniejsze wskaźniki HR, takie jak rotacja, absencja czy poziomu realizacji i wdrażać natychmiast rozwiązania usprawniające.

Pracownik agencji ma szansę dobrze poznać zatrudnionych tam pracowników tymczasowych, łatwiej mu przeprowadzić tzw. exit interview i zbadać powód odejścia pracownika jak i satysfakcję z pracy. Jest w stanie także szybciej zauważyć i wychwycić wszelkie niuanse, które na końcu mają podstawowy wpływ na wskaźniki rotacji i absencji, a przez to finalnie na koszty.