Wybór dostawcy i wdrożenie pracy tymczasowej w firmie - Merytorycznie o pracy tymczasowej cz. 6

Pierwszym elementem weryfikacji firmy powinno być sprawdzenie, czy figuruje w Krajowym Rejestrze Agencji Zatrudnienia (KRAZ). Żeby uzyskać wpis do rejestru, nie może zalegać z podatkami i składkami na ZUS, Fundusz Gwarantowanych Świadczeń Pracowniczych i Fundusz Emerytur Pomostowych. Jej właściciel nie może być wcześniej karany za przestępstwa lub wykroczenia związane z naruszeniem przepisów regulujących prowadzenie agencji zatrudnienia, np. działalność bez wpisu do rejestru. Również firmy w likwidacji, stanie upadłości lub wykreślone z KRAZ w ciągu ostatnich 3 lat nie mogą ubiegać się o ponowny wpis.

Weryfikacja agencji w KRAZ to jednak dopiero początek. Na dziś w Polsce zarejestrowanych jest ok. 9 tysięcy agencji zatrudnienia. Mogą to być zarówno małe, jednoosobowe firmy, jaki i duże agencje sieciowe. Szukając rzetelnego partnera, warto sprawdzić, czy agencja należy do organizacji branżowych, które wspierają etykę i wyznaczają dobre praktyki w biznesie. Jedną z takich organizacji jest Polskie Forum HR. Kolejnym cennym źródłem informacji o agencji będzie oczywiście strona internetowa agencji, jej aktywności w mediach oraz rekomendacje klientów.

Firmy decydujące się na współpracę z agencją muszą również pamiętać, że za wypłatę wynagrodzenia pracownikom tymczasowym odpowiedzialna jest agencja, która jest zobowiązana do zapłaty pracownikom tymczasowym jeszcze przed tym zanim uregulowana zostanie faktura. Decydując się na agencję warto zweryfikować czy i w jaki sposób zabezpiecza płynność finansową. Skutki braku wypłaty wynagrodzeń uderzą nie tylko w agencję, ale również w pracodawcę użytkownika.

Warto przeanalizować zakres usług, specjalizacje, doświadczenie agencji, bliskość biura i znajomość lokalnego rynku pracy. Dobry partner powinien wspierać różne potrzeby biznesowe i proponować takie usługi, które będą je najlepiej realizować. Nie zawsze praca tymczasowa będzie idealnym rozwiązaniem. Może okazać się, że korzystniej dla Twojej firmy będzie rekrutować pracowników na stałe, przekazać agencji w outsourcing cały proces produkcyjny lub pozyskać pracowników z Ukrainy, czy innych krajów, jeśli lokalny rynek pracy jest już wydrenowany. Funkcja doradcza agencji i możliwość realizacji różnych potrzeb HRowych firmy jest niezwykle ważna, a najłatwiej zweryfikować ją podczas bezpośredniego spotkania z przedstawicielem.

A teraz przejdźmy do sedna, czyli porównania cen różnych dostawców. Kiedy podchodzimy do wyboru dostawcy pracy tymczasowej, musimy pamiętać o istnieniu różnych modeli rozliczeniowych. Czym innym będzie oferta oparta o marżę, a czym innym stała stawka godzinowa. Żeby faktycznie porównać oferty, musimy zdecydować się na jeden model rozliczeniowy i poprosić agencje, aby właśnie w takim modelu je przesłały. Zawsze można też dopytać agencje o proponowane przez nie modele i porównanie.

W zapytaniu ofertowym warto dopytać o szczegółowe rozpisanie wynagrodzenia agencji w ramach oferty. To pozwoli porównać różne oferty pod kątem m.in. wynagrodzenia pracownika, lokalnego zespołu operacyjnego, automatyzacji procesów, ceny, marży. Co wlicza się w usługę, a za co zapłacimy dodatkowo? Czy agencja oferuje tylko wypłatę wynagrodzeń, czy może coś więcej? Na przykład, czy w ramach usługi wliczone są szkolenia wstępne bhp, pełne raportowanie lub onboarding. 

Zachęcam również do otwartej rozmowy z agencjami o ryzykach jak np. ryzyko chorobowe i zarządzeniu ich kosztami w ramach modelu rozliczeniowego. Transparentność i partnerstwo w tym obszarze pozwoli znaleźć przedstawicielowi agencji najbardziej optymalne rozwiązanie.

Zbyt niska cena ofertowa powinna budzić nasze wątpliwości. Należy dopytać, w jaki sposób agencja rozlicza się z pracownikami tymczasowymi. Kluczowe zasady mówią, że pracownik tymczasowy musi mieć zapewnione dokładnie takie same warunki płacy, jak pracownik wewnętrzny, nie może zostać obciążony opłatą za zatrudnienie czy legalizację pracy, a co najważniejsze pełne wynagrodzenie wypłacone na czas. Gdyby przy okazji kontroli urzędowej okazało się, że tak nie jest, odpowiedzialność ponosi agencja, ale bardzo często cierpi na tym wizerunek pracodawcy użytkownika.