Polityka prywatności MyTrenkwalder
MyTrenkwalder, to platforma dedykowana:
- pracownikom i współpracownikom spółek z grupy Trenkwalder działających na terenie Polski, do obsługi procesów kadrowych.
- Kontrahentom spółek z grupy Trenkwalder działających na terenie Polski, do obsługi procesów sprzedażowych, operacyjnych i komunikacji.
Przy pomocy niniejszej Polityki chcemy poinformować Cię o tym:
- jakie Dane Osobowe zbieramy na Twój temat (w tym pliki cookie), po co je zbieramy i jak długo będziemy je przetwarzać;
- w jaki sposób zbieramy Twoje Dane Osobowe;
- do czego wykorzystujemy Twoje Dane Osobowe;
- komu udostępniamy Twoje Dane Osobowe;
- jakie przysługują Ci prawa w związku z tym, że przetwarzamy Twoje Dane Osobowe;
- jak się z nami skontaktować.
Administratorem Twoich Danych Osobowych:
- jeśli jesteś naszym pracownikiem lub zleceniobiorcą, jest spółka, która jest Twoim pracodawcą lub zleceniodawcą,
- jeśli jesteś naszym klientem spółka, która świadczy na Twoją rzecz usługi, czyli odpowiednio:
Trenkwalder & Partner sp. z o.o. z siedzibą w Skierniewicach
adres: ul. Gałeckiego 14, wpisana do Rejestru Przedsiębiorców Krajowego Rejestru Sądowego prowadzonego przez Sąd Rejonowy dla Łodzi-Śródmieścia, XX Wydział Krajowego Rejestru Sądowego pod numerem KRS: 0000067484
albo
Trenkwalder Patron sp. z o.o. z siedzibą w Skierniewicach
adres: ul. Gałeckiego 14, wpisana do Rejestru Przedsiębiorców Krajowego Rejestru Sądowego prowadzonego przez Sąd Rejonowy dla Łodzi-Śródmieścia, XX Wydział Krajowego Rejestru Sądowego pod numerem KRS: 0000253739
albo
Trenkwalder Outsourcing Poland sp. z o.o. z siedzibą w Skierniewicach
adres: ul. Gałeckiego 14, wpisana do Rejestru Przedsiębiorców Krajowego Rejestru Sądowego prowadzonego przez Sąd Rejonowy dla Łodzi-Śródmieścia, XX Wydział Krajowego Rejestru Sądowego pod numerem KRS: 0000367873
albo
Trenkwalder Benefit sp. z o.o. z siedzibą w Krakowie
adres: ul. Podgórska 36, wpisana do Rejestru Przedsiębiorców Krajowego Rejestru Sądowego prowadzonego przez Sąd Rejonowy dla Krakowa-Śródmieścia, XI Wydział Gospodarczo-Rejestrowy Krajowego Rejestru Sądowego pod numerem KRS: 0000049112
Jeżeli w niniejszej Polityce zostaną użyte poniższe zwroty pisane dużą literą, to powinieneś je rozumieć tak jak zostały one w tym punkcie Polityki zdefiniowane:
Administrator Danych Osobowych; ADO – w przypadku, gdy jesteś naszym pracownikiem lub współpracownikiem – Twój pracodawca/zleceniodawca, czyli podmiot, z którym masz podpisaną umowę o pracę, umowę zlecenie, kontrakt B2B zaś w przypadku gdy jesteś naszym kontrahentem – spółka, z którą masz relację biznesową;
Dane Osobowe – wszelkie informacje na Twój temat, które umożliwią Twoją pośrednią lub bezpośrednią identyfikację;
Polityka prywatności; Polityka – niniejsza polityka;
Procesor – podmiot, któremu zostało powierzone przetwarzanie Twoich Danych Osobowych na podstawie pisemnej umowy;
Przetwarzanie Danych Osobowych – jakiekolwiek operacje wykonywane na Twoich Danych Osobowych, takie jak: zbieranie, utrwalanie, przechowywanie, opracowywanie, zmienianie, udostępnianie i usuwanie.
Pliki Cookie – mały fragment tekstu, który MyTrenkwalder wysyła do przeglądarki i który przeglądarka wysyła z powrotem przy następnych wejściach na MyTrenkwalder.
MyTrenkwalder – niniejsza Platforma, zintegrowany system informatyczny wspomagający komunikację z ADO oraz szybki dostęp do ważnych dokumentów:
- pracowniczych takich jak np.: procedury, instrukcje i komunikaty, paski wynagrodzeń, druki PIT, zaświadczenia,
- biznesowych takich jak np.: zamówienia, raporty, zestawienia zmian w prawie, umowy.
Organ – organ administracji publicznej w tym Prezes Urzędu Ochrony Danych Osobowych, policja, CBA, AW, ABW, Służby Kontrwywiadu Wojskowego, Służba Wywiadu Wojskowego.
W związku z funkcjonowaniem MyTrenkwalder ADO zbiera i przetwarza Twoje Dane Osobowe zgodnie z właściwymi przepisami, w tym w szczególności z RODO, i przewidzianymi w nich zasadami przetwarzania Danych Osobowych.
Wszystkie procesy przetwarzania Danych Osobowych w MyTrenkwalder opierają się o następujące zasady:
- zgodności z prawem, rzetelności i przejrzystości – ADO dba o ochronę prywatności i przetwarza Twoje Dane Osobowe zgodnie z prawem, rzetelnie i w sposób przejrzysty. ADO umożliwia Ci wykonywanie przysługujących Ci praw i prawa te realizuje;
- ograniczenia celu – ADO zbiera Twoje Dane Osobowe w konkretnych, wyraźnych i prawnie uzasadnionych celach, o których Cię informuje;
- minimalizacji – ADO przetwarza Twoje Dane Osobowe adekwatnie, stosownie oraz w sposób ograniczony do tego, co niezbędne do celów, w których dane są zbierane;
- prawidłowości – ADO podejmuje wszelkie rozsądne działania, aby Twoje Dane Osobowe, które są nieprawidłowe w świetle celów ich przetwarzania, zostały niezwłocznie usunięte lub sprostowane;
- ograniczenia przechowywania – ADO przechowuje Twoje Dane Osobowe w formie umożliwiającej Twoją identyfikację, przez okres nie dłuższy, niż jest to niezbędne do celów, w których Twoje Dane Osobowe są przetwarzane;
- integralności i poufności – ADO zapewnia odpowiedni poziom bezpieczeństwa Twoich Danych Osobowych podejmując stale działania w tym zakresie;
- rozliczalności – ADO dokumentuje to, w jaki sposób spełnia swoje obowiązki.
W sprawach związanych z Przetwarzaniem Twoich Danych Osobowych, możesz się w każdej chwili skontaktować z ADO za pośrednictwem poczty elektronicznej: e-mail: daneosobowe@trenkwalder.com
6.1. Korespondencja (e-mailowa i tradycyjna)
Gdy kierujesz do ADO korespondencję za pośrednictwem poczty e-mail lub poczty tradycyjnej, to Twoje Dane Osobowe zawarte w tej korespondencji są przetwarzane wyłącznie w celu komunikacji oraz rozwiązania sprawy, której korespondencja dotyczy. Podstawą prawną przetwarzania Twoich Danych Osobowych jest prawnie uzasadniony interes ADO (art. 6 ust. 1 lit. f RODO) polegający na prowadzeniu korespondencji kierowanej do ADO w związku z realizacji Twoich praw i działaniem MyTrenkwalder.
6.2. Funkcjonowanie konta
Konto w MyTrenkwalder służy Ci do dostępu do wybranych dokumentów i procesów, które są związane z Twoim zatrudnieniem lub świadczonym zleceniem, a jeżeli jesteś naszym klientem są związane z realizacją umowy handlowej, dlatego Dane Osobowe, które przetwarzamy w ramach Twojego konta zostały pozyskane w związku z relacją jaką z Tobą mamy, tzn. pracodawca – pracownik; zleceniodawca – zleceniobiorca; kontrahent-kontrahent. Twoje Dane Osobowe jeśli jesteś naszym pracownikiem lub zleceniobiorcą, zostały przez nas zgromadzone w celach:
- zrealizowania obowiązków ADO jako pracodawcy w zakresie przechowywania dokumentacji związanej z zatrudnieniem (umowa o pracę, art. 6 ust. 1 c RODO, art. 9 ust. 2 lit. b RODO, Kodeks Pracy - w szczególności art. 221 w związku z art. 94 pkt 9a i 9b),
- zrealizowania obowiązków ADO jako Zleceniodawcy w zakresie przechowywania dokumentacji związanej z realizacją zlecenia (umowa zlecenie, art. 6 ust. 1 lit. c RODO, art. 9 ust. 2 lit. b RODO).
Natomiast jeśli jesteś naszym kontrahentem, to Twoje dane osobowe zostały przez nas zgromadzone w celach:
- zawarcia, wykonania i monitorowania wykonywania umowy o współpracy − przez okres poprzedzający zawarcie umowy oraz przez okres wykonywania umowy (art. 6 ust. 1 lit. b RODO);
Podstawą prawną przetwarzania Twoich Danych Osobowych w MyTrenkwalder jest prawnie uzasadniony interes ADO (art. 6 ust. 1 lit. f RODO) polegający na ułatwieniu Ci dostępu do dokumentów związanych z relacją jaka nas łączy. Twoje Dane Osobowe potrzebne do funkcjonowania konta w MyTrenkwalder będą przetwarzane przez okres 3 lat od zakończenia zatrudnienia, łączącej nas umowy zlecenie bądź umowy biznesowej, jeśli jesteś naszym kontrahentem.
6.3. Założenie konta
Gdy Twoje konto jest zakładane w MyTrenkwalder, to Twoje Dane Osobowe są przetwarzane w celu podjęcia działań zmierzających do założenia konta oraz świadczenia przez nas usług drogą elektroniczną w zakresie obsługi konta na podstawie art. 6 ust. 1 lit. b RODO (niezbędność do zawarcia i wykonania umowy) przez okres przez jaki posiadasz aktywne konto. Twoje Dane Osobowe w tym zakresie będą przetwarzane przez co najmniej 3 lat od dnia następującego po dniu zakończenia zatrudnienia lub łączącej nas umowy zlecenie a w przypadku gdy jesteś naszym kontrahentem przez 3 lata od dnia zakończenia współpracy.
6.4. Obsługa techniczna konta
Gdy składasz reklamację w MyTrenkwalder, to Twoje Dane Osobowe są przetwarzane w celu realizacji reklamacji na podstawie art. 6 ust. 1 lit. f RODO (prawnie uzasadniony interes ADO, polegający na ochronie praw ADO). Twoje Dane Osobowe w tym zakresie będą przetwarzane przez co najmniej 3 lat od dnia następującego po dniu zakończenia zatrudnienia lub łączącej nas umowy zlecenie a w przypadku gdy jesteś naszym kontrahentem przez 3 lata od dnia zakończenia współpracy.
6.5. Ochrona przed roszczeniami
Możemy przetwarzać Twoje Dane Osobowe w celu ewentualnego ustalenia i dochodzenia roszczeń lub obrony przed roszczeniami na podstawie art. 6 ust. 1 lit. f RODO (prawnie uzasadniony interes ADO, polegający na dochodzeniu roszczeń i obronie przed roszczeniami związanymi z umową) do czasu przedawnienia potencjalnych roszczeń albo w przypadku skierowania roszczenia do sądu - przez czas trwania postępowania.
Twoje Dane Osobowe mogą być przekazane wyłącznie podmiotom, które uprawnione są do ich otrzymania przepisami prawa w tym Procesorom. Nadto, ADO zastrzega sobie prawo ujawnienia wybranych informacji dotyczących Przetwarzanych Danych Osobowych właściwym Organom bądź osobom trzecim, które zgłoszą żądanie udzielenia takich informacji, opierając się na odpowiedniej podstawie prawnej oraz zgodnie z przepisami obowiązującego prawa.
ADO może udostępnić Twoje Dane Osobowe:
- Podmiotom, które dla ADO świadczą usługi serwisowe dla systemów informatycznych wykorzystywanych przy ich przetwarzaniu;
- podmiotom udzielającym wsparcia ADO na zasadzie zleconych usług i zgodnie z zawartymi umowami powierzenia;
- podmiotom, które świadczą ADO usługi doradcze, konsultacyjne, audytowe, pomoc prawną;
- spółkom z grupy ADO prowadzącym działalność na terenie Polski.
ADO nie przekazuje Danych Osobowych zgromadzonych w MyTrenkwalder poza Europejski Obszar Gospodarczy (EOG). W każdym przypadku ADO rejestruje przypadki eksportu Danych Osobowych, czyli przekazywania Danych Osobowych poza Europejski Obszar Gospodarczy. ADO przekazuje dane do państw trzecich oraz organizacji międzynarodowych wyłącznie w przypadkach, gdy administrator lub Procesor przestrzegają warunków określonych w przepisach RODO. ADO nie przekaże Danych Osobowych do państw trzecich oraz organizacji międzynarodowych jeżeli takie przekazanie grozi pozbawieniem ochrony Danych Osobowych osób, których dane dotyczą, ich Dane Osobowe mogły być wykorzystywane w sposób dowolny, nieograniczony żadnymi normami prawnymi. ADO dokłada wszelkich starań, aby zapobiec takiej sytuacji w tym wdraża odpowiednie mechanizmy ochronne. ADO przekazuje dane w sposób tradycyjny („ręcznie”) – jako przekazanie nośnika (papierowego bądź informatycznego), na którym zapisane są dane lub w sposób zautomatyzowany (zinformatyzowany), np. jako przesłanie Danych Osobowych przez sieć teleinformatyczną lub pobranie Danych Osobowych z określonej lokalizacji w sieci.
ADO przekazując Danych Osobowych do państw trzecich oraz organizacji międzynarodowych bada czy państwo trzecie oraz organizacja międzynarodowa spełnienia wymogi określone przepisami RODO w szczególności:
- przestrzeganie ogólnych zasad przetwarzania Danych Osobowych;
- oparcia przetwarzania Danych Osobowych na odpowiedniej podstawie prawnej;
- respektowania praw osób, których Dane Osobowe dotyczą;
- spełnienia obowiązków nałożonych na ADO i Procesora.
ADO przekazując Danych Osobowych do państw trzecich oraz organizacji międzynarodowych transfer danych opiera na wykorzystaniu jednego z poniższych mechanizmów prawnych:
- decyzji Komisji stwierdzającej, że państwo trzecie, terytorium lub określony sektor w tym państwie trzecim albo organizacji międzynarodowej zapewnia odpowiedni poziom (stopień) ochrony;
- zapewnienie odpowiednich zabezpieczeń w postaci jednego z następujących instrumentów prawnych:
- prawnie wiążącego i egzekwowalnego instrumentu między organami lub podmiotami publicznymi;
- wiążących reguł korporacyjnych;
- standardowych klauzul ochrony Danych Osobowych przyjętych przez Komisję lub organ nadzorczy;
- zatwierdzonego kodeksu postępowania;
- zatwierdzonego mechanizmu certyfikacji, bez konieczności uzyskania specjalnego zezwolenia ze strony organu nadzorczego albo klauzul umownych lub uzgodnień administracyjnych, za zgodą organu nadzorczego, pod warunkiem, że obowiązują egzekwowalne prawa osób, których dane dotyczą, i skuteczne środki ochrony prawnej.
Zgodnie z przepisami prawa, przysługują Ci następujące prawa w związku z przetwarzaniem Twoich Danych Osobowych przez ADO:
9.1. Prawo dostępu do Twoich Danych Osobowych
Masz prawo w każdej chwili otrzymać dostęp do Danych Osobowych, które przetwarzamy na Twój temat. W zależności od konkretnych okoliczności faktycznych, jeżeli Dane Osobowe zostały zebrane nie tylko od Ciebie ale zostały przekazane ADO przez inny podmiot, prawo to obejmuje również wszelkie dostępne informacje o ich źródle (podmiocie, który ADO dane przekazał).
9.2. Prawo do sprostowania lub uzupełnienia (poprawienia) Danych Osobowych
Masz prawo żądać od ADO sprostowania Twoich Danych Osobowych rozumianego jako poprawienie nieprawidłowych Danych Osobowych oraz sprostowania rozumianego jako uzupełnienie niekompletnych Danych Osobowych, a więc przedstawienie dodatkowych informacji. Przykładem sytuacji, gdy możesz chcieć skorzystać z tego prawa będzie np. poprawa dokumentów w związku ze zmianą nazwiska lub nazwą firmy czy domeną maila.
9.3. Prawo do usunięcia Danych Osobowych (tzw. „prawo do bycia zapomnianym”)
Masz prawo do żądania od nas usunięcia Twoich Danych Osobowych w zakresie dozwolonym prawem. W określonych okolicznościach spełnienie tego żądania może okazać się dla nas niemożliwe, np. w przypadku gdy przetwarzanie jest niezbędne do wypełnienia prawnego obowiązku. W niektórych przypadkach Twoje Dane Osobowe są niezbędne do funkcjonowania konta tzn. jeśli chcesz mieć konto na MyTrenkwalder a nie chcesz abyśmy przetwarzali w jego treści Twoich Danych Osobowych, utworzenie dla Ciebie konta nie będzie możliwe.
9.4. Prawo do przenoszenia danych
Masz prawo otrzymać Twoje Dane Osobowe w ustrukturyzowanym, powszechnie używanym formacie nadającym się do odczytu maszynowego. Masz również prawo żądać przesłania Danych Osobowych innemu administratorowi.
9.5. Prawo do ograniczenia przetwarzania
Masz prawo żądać od nas ograniczenia przetwarzania Twoich Danych Osobowych. W określonych okolicznościach spełnienie tego żądania może okazać się dla nas niemożliwe, np. w przypadku, gdy przetwarzanie jest niezbędne do wypełnienia prawnego obowiązku lub gdy możemy wykazać istnienie innej prawnie uzasadnionej podstawy do dalszego ich przetwarzania.
9.6. Prawo do sprzeciwu
W każdym czasie masz prawo wnieść sprzeciw wobec przetwarzania Twoich Danych Osobowych, wówczas zaprzestaniemy przetwarzania Twoich Danych Osobowych (o ile nie wykażemy istnienie istotnych przyczyn uzasadniających dalsze ich przetwarzanie).
Twoje Dane Osobowe nie będą wykorzystane do profilowania lub do zautomatyzowanego podejmowania wobec Ciebie jakichkolwiek decyzji.
11.1. Rodzaje Plików Cookie
ADO korzysta z następujących rodzajów Plików Cookie:
- stałe – pliki pozostające w pamięci przeglądarki użytkownika przez czas określony w parametrach pliku cookie lub do momentu ich usunięcia przez użytkownika;
- sesyjne – tymczasowe pliki cookie przechowywane tylko do momentu zamknięcia przeglądarki lub opuszczenia strony MyTrenkwalder.
11.2. Cel wykorzystania Plików Cookie
Korzystamy z Plików Cookie do celów:
- zapewnienia bezpieczeństwa oraz podtrzymania sesji użytkownika MyTrenkwalder;
11.3. Zarządzanie Plikami Cookie
Przeglądarki Internetowe domyślnie zapamiętują Pliki Cookie, jednak większość z nich pozwala zarządzać użytkownikom Plikami Cookie. Użytkownicy MyTrenkwalder mogą dokonać w każdym czasie zmiany ustawień dotyczących Plików Cookie. Szczegółowe informacje o możliwości i sposobach obsługi Plików Cookie dostępne są w ustawieniach przeglądarki internetowej, z której korzystasz. Wyłączenie stosowania Plików Cookie mogą wpłynąć niekorzystnie na funkcjonowanie MyTrenkwalder.
Życie, przepisy prawa i technologia nieustannie podsuwają kolejne zmiany, dlatego nasza Polityka jest na bieżąco weryfikowana i w razie potrzeby zostanie zaktualizowana. O zmianie Polityki będziemy informowali publikując na stronie internetowej jej nową wersję.