Od wejścia w życie nowelizacji ustawy o zatrudnianiu pracowników tymczasowych minęło już sporo czasu, ale obowiązujące od grudnia 2018 roku limity 18/36 wymusiły na pracodawcach zatrudniających pracowników tymczasowych weryfikację dotychczasowych strategii zatrudniania. Co wybierają najczęściej? Czy i jakie są alternatywy dla pracy tymczasowej?

Rynek wymusza elastyczność

Praca tymczasowa to forma zatrudnienia, która była i będzie potrzebna. W dzisiejszej rzeczywistości, kiedy elastyczność dostosowania firmy do zmian koniunkturalnych może zadecydować o jej „być albo nie być”,  praca tymczasowa to w wielu przypadkach jedyne rozwiązanie na utrzymanie konkurencyjności.

Stopa penetracji, czyli odsetek pełnych etatów wypracowanych przez pracowników tymczasowych na świecie wynosi średnio 1,6%. W Holandii, która podobnie jak Polska, ma bardzo niski poziom bezrobocia wynosi 3,3%c. W Polsce, rynek pracy tymczasowej nie jest tak nasycony (1,2%). Według naszych szacunków limit 18/36 mógł dotknąć tylko około 10% pracowników, z uwagi na ich dużą rotację. Nie zmienia to faktu, że nadal będzie zapotrzebowanie na elastyczne rozwiązania, zwłaszcza dla firm produkujących materiały budowlane, dla branży automotive czy też dla wszystkich firm o wzmożonej produkcji sezonowej.

 

Praca tymczasowa wciąż potrzebna

Zatrudnienie pracowników tymczasowych za pośrednictwem agencji zatrudnienia daje pracodawcom wymierne korzyści, m.in. Jest to przede wszystkim możliwość szybkiej reakcji na zapotrzebowanie rynku, obniżenie kosztów personalnych i przeniesienie na agencję prowadzenia całego procesu rekrutacji i zatrudnienia pracowników, dzięki czemu firma może skupić się na tym, co w jej biznesie najważniejsze. Nie bez znaczenia są też takie czynniki jak: krótkie okresy wypowiedzenia, brak kosztów odpraw, niższe koszty absencji chorobowych czy przeniesienie na agencję ryzyka wynikającego z kontroli ZUS, Urzędu Kontroli Skarbowej czy PIP oraz odpowiedzialności za archiwizację dokumentów. W przypadku coraz bardziej popularnego w ostatnim czasie w Polsce zatrudniania obcokrajowców zza wschodniej granicy klient korzystający z usług agencji zatrudnienia nie musi martwić się legalizacją pobytu pracowników, a chcąc docelowo zatrudnić pracowników na stałe, może traktować pracę tymczasową jako możliwość sprawdzenia umiejętności pracownika przed przejęciem go na etat.

 

Jakie alternatywy mają przedsiębiorcy?

Zmiany w ustawie wprowadziły ograniczenie okresu zatrudnienia pracownika tymczasowego przez pracodawcę użytkownika do łącznie 18 miesięcy w okresie obejmującym 36 miesięcy. Alternatywne rozwiązania niwelujące tą przeszkodę to: rekrutacje stałe, outsourcing procesów, outsourcing personalny a także outsourcing kadr i płac, tzw. Payroll.

 

Rekrutacje stałe

Z uwagi na rekordowo niskie bezrobocie w Polsce jest to dość popularna alternatywa. Zauważamy rosnące zainteresowanie tą usługą wśród naszych klientów. W ostatnim roku zanotowaliśmy ok 30% wzrostu liczby zamówień. Według danych Trenkwalder, większość rekrutacji stałych dotyczyła dotychczas stanowisk specjalistycznych i wyższych, ale znacznie rośnie również liczba rekrutacji rekrutacje na stanowiska szeregowe, które dotychczas przodowały w zakresie pracy tymczasowej, tj. pracownik produkcji, czy magazynier.

Plusy:

  • Pomaga pracodawcom utrzymać na stałe najlepszych pracowników.
  • W przypadku skorzystania z usług agencji rekrutacji, agencja:
    • dokonuje wstępnej selekcji kandydatów, a pracodawca otrzymuje ograniczoną liczbę CV, po wstępnych rozmowach i preselekcji – oszczędność czasu,
    • posiada dostępy do wielu narzędzi rekrutacyjnych oraz know how,
    • posiada bazę kandydatów z innych procesów rekrutacyjnych.

Minusy:

  • Koszty rekrutacji stałej są jednorazowo wyższe niż w przypadku pracy tymczasowej ze względu na względu na bardziej zaawansowane metody rekrutacji, prezentację większej liczby kandydatów na stanowisko, gwarancji udzielanej na zamówioną rekrutację.
  • Mniejsza elastyczność w przypadku zmian koniunkturalnych, szczególnie w firmach, w których jest sezonowość produkcji.

 

Outsourcing procesów

To alternatywa wymagająca dużych zmian strategicznych w firmie, często zmian modelu jej funkcjonowania. Patrząc jednak na to, w jak dynamicznym tempie rozwija się branża BPO na świecie i w Polsce (w 2018 r. 279 tys. osób pracowało w tym sektorze w Polsce) oraz obserwując, że coraz więcej skomplikowanych procesów biznesowych przejmowanych jest przez firmy BPO, można prognozować, że w perspektywie kilkunastu lat outsourcing procesów produkcyjnych będzie się rozwijał równie szybko.

W pracy tymczasowej, agencja rekrutacji odpowiada za dostarczenie pracownika. W przypadku outsourcingu procesów dodatkowo za planowanie pracy tego pracownika, ustalenie nadzoru i koordynacji pracy, dotrzymanie terminowości zamówienia, naprawy usterek oraz odpowiedzialności za ewentualne reklamacje. Agencja powinna mieć rozpisane procesy, struktury obsługujące każdy z projektów, know how i odpowiednią wiedzę merytoryczną.

Plusy:

  • Oszczędność czasu i uwolnienie własnych zasobów, możliwość skupienia się na głównym obszarze działalności firmy – firma odpowiada za opracowanie procesów technologicznych.
  • Agencja rekrutacji przejmuje od firmy odpowiedzialność za cały proces produkcyjny, magazynowania, dystrybucji, procesy biurowe, procesy inwentaryzacji, m.in. za:
    • Planowanie realizacji usługi: liczba pracowników, normy produkcyjne, liczba koordynatorów, harmonogram zatrudnienia i rekrutacji, raportowanie.
    • Rekrutację, zatrudnienie i rozliczanie pracowników zgodnie z kodeksem pracy oraz za zarządzanie czasem pracy.
    • Legalizację pobytów i pracy obcokrajowców.
    • Realizację KPI’s: liczba zrealizowanych zamówień w zaplanowanym czasie i zgodnie z obowiązującą jakością.
    • Zatrudnienie koordynatora/kierownika projektu pracującego na miejscu i odpowiedzialnego za bieżący monitoring realizacji usługi, zarządzanie jakością usług, zarządzanie pracownikami realizującymi usługi oraz ciągłą optymalizację pracy.
    • Badania lekarskie, szkolenie BHP, szkolenie pracy, dostarczenie odzieży roboczej i motywację.
    • Realizację zadań zgodnie z regulaminami obowiązującymi na terenie zakładu klienta.
  • Optymalizacja wydzielonego procesu.
  • Transparentność produktywności i efektywności wydzielonego obszaru działalności.
  • Firma rozlicza się z agencją na podstawie faktury kosztowej, za wykonaną usługę, np.: liczbę wyprodukowanych wyrobów, liczbę zmagazynowanych lub przygotowanych do wysyłki paczek, pozyskanych pozwoleń na pracę dla obcokrajowców lub zinwentaryzowanych produktów, po pozytywnie zamkniętym procesie inwentaryzacji.

Minusy?

Przy outsourcingu procesów, firmy mogą się oczywiście obawiać, że utracą kontrolę, spadnie jakość czy też będą problemy z terminami realizacji usług. To nieuzasadnione obawy, bo procesy są realizowane zgodnie z instrukcjami i procesami technologicznymi klienta, a firma ma możliwość stałego monitoringu poprawności i wydajności. Często, oprócz bieżącej kontroli, firmy decydują się także na wyrywkowe kontrole jakościowe. Z tego względu warto rozpocząć współpracę z agencją, która ma już doświadczenie w tej usłudze.

 

Outsourcing personalny

To opcja najmniej ingerująca w strategię zatrudniania, ale też najbardziej ryzykowna, jeśli nie będzie realizowana właściwie. Outsourcing personalny, jak do tej pory, wzbudził największe zainteresowanie pracodawców korzystających z pracy tymczasowej, bo wydaje się być najłatwiejszym rozwiązaniem. Nie jest to jednak rozwiązanie dla wszystkich, szczególnie, że wiąże się z wysokimi sankcjami prawnymi i karami finansowymi, jeśli nie będzie realizowane jak należy.

Na początek należy zrozumieć podstawową różnicę między pracą tymczasową a outsourcingiem personalnym – brak bezpośredniego i stałego podporządkowania (zarówno prawnego, jak i faktycznego) wykonawców w stosunku do podmiotu (insourcera), u którego takie usługi lub praca są wykonywane. W przypadku skierowania pracownika przez outsourcera do pracy w innym podmiocie, pracownik ten może podlegać jedynie pośredniemu i krótkotrwałemu zwierzchnictwu w nowym miejscu pracy.

Plusy:

  • Takie rozwiązanie sprawdzi się w przypadku:
    • procesów opartych o zlecenia,
    • kiedy możliwe jest oddanie koordynacji pracowników agencji.

Minusy:

  • Outsourcing personalny nie jest synonimem pracy tymczasowej.
  • Nie jest to dobre rozwiązanie, gdy produkcja podzielona jest na wiele obszarów, linii produkcyjnych, a pracownicy rotują pomiędzy tymi obszarami.

 

Zmiana strategii zatrudnienia to złożony proces, wymagający przemyślenia wielu elementów wpływających na całe funkcjonowanie firmy. Zanim firma zdecyduje się na  odpowiednią opcję polityki zatrudnienia, warto aby wybrała sprawdzonego partnera, który zna dobrze niuanse prawne, jest w stanie przeanalizować procesy klienta i specyfikę jego działalności, a następnie doradzić najlepszą dla niego formę zatrudnienia oraz profesjonalnie zrealizować daną usługę.

Taki partner będzie pomocny zwłaszcza przy oszacowaniu czy pracodawca powinien wybrać outsourcing jako alternatywę pracy tymczasowej. Niewłaściwy sposób świadczenia usług outsourcingu (stosowania umów outsourcingu w praktyce) może zostać uznany przez organy państwowe za obejście przepisów ustawy o zatrudnianiu pracowników tymczasowych. Kara grzywny dla pracodawcy może wynieść wtedy nawet 30 000 zł za pojedyncze uchybienie.

Ewelina Glińska-Kołodziej
Dyrektor Operacyjny
Jeśli potrzebujesz porady lub chcesz umówić się na bezpłatną konsultację, napisz do nas.