Trwa odmrażanie gospodarki, któremu towarzyszy nowe „układanie” się rynku. Przedsiębiorcy, po wprowadzeniu priorytetowych działań ratujących ich firmy, zaczęli weryfikować swoje dotychczasowe strategie, aby przystosować się do nowych warunków rynkowych i „uodpornić” swoją organizację na wypadek przyszłych kryzysów.

Polityka zatrudnienia jako główny element optymalizacji

Firmy dotknięte kryzysem w pierwszej kolejności zaczęły baczniej przyglądać się kosztom, a w tym stanowiącym znaczny udział kosztom personalnym. Przecież to nie tylko miesięczne wynagrodzenie brutto pracownika, ale również pokrywane przez pracodawcę składki emerytalne, składki rentowe i wypadkowe,  koszty okresów wypowiedzeń, koszty odpraw, ekwiwalentów urlopowych, składki PPK i PFRON i innych obowiązujących funduszy, a także wypłata ewentualnego wynagrodzenia chorobowego w części pokrywanej przez pracodawcę. Firmy często pytają nas o optymalizację kosztów pracowniczych poprzez wprowadzenie alternatywnych form zatrudnienia. W ostatnich kilku miesiącach to pytanie słyszymy jeszcze częściej.

W dalszej części porównuję dostępne i najbardziej popularne formy elastycznego zatrudnienia, chcę jednak podkreślić, że podjęcie decyzji o wdrożeniu nowych rozwiązań wymaga dokładnej analizy celów doraźnych oraz strategicznych. Zmiana taka nie sprawdzi się bowiem na każdym stanowisku pracy i nie zawsze przyniesie oczekiwane efekty. 

Analizując strategię zatrudnienia w organizacji, należy wziąć pod uwagę takie aspekty, jak:

  • zapotrzebowanie na talenty niezbędne organizacji dla rozwoju w nowych warunkach gospodarczych oraz sposób ich pozyskania,
  • sezonowość produkcji,
  • dostosowanie składu osobowego pracowników do zmienności i nowych potrzeb organizacji,
  • określone w strategiach firm proporcje pomiędzy pracownikami zatrudnionymi na stałe czyli trzonem organizacji, a pracownikami tymczasowymi,
  • rewizja budżetów i polityki wynagradzania,
  • analiza rynku lokalnego pod kątem firm konkurencyjnych i dostępności kandydatów,
  • poziomy rotacji i absencji pracowników,
  • wewnętrzny zespół kadrowy i jego możliwości,
  • dostępne budżety na kampanie rekrutacyjne oraz narzędzia selekcji kandydatów,
  • aspekty taktyczne, jak np. dostosowanie się do wytycznych korporacyjnych dotyczących oczekiwanego poziomu zatrudnienia (tzw. headcountu) w zakładzie.

Zanim wybierzemy właściwą formę zatrudnienia popatrzmy na porównanie dostępnych możliwości – umowy o pracę, pracy tymczasowej i umowy zlecenia (patrz Tabela 1 i 2).

Celowo nie wprowadzam do zestawienia możliwości zatrudnienia w oparciu o umowy o dzieło. Nie widzę dziś firm, które mogłyby zastosować rozwiązanie, w którym podstawą umowy i zapłaty jest kompletne wykonanie przedmiotu z pełną odpowiedzialnością za materiał i sposób wykonania oraz ewentualne wady. Zamiast tego proponuję rozważyć skorzystanie z usługi outsourcingu procesu.

Praca tymczasowa – o czym warto pamiętać?

Jeśli naszym celem jest utrzymanie elastyczności organizacyjnej i kosztowej przy jednoczesnym zachowaniu pełnego nadzoru nad organizacją pracy pracowników, wówczas dobrym rozwiązaniem może być praca tymczasowa. Sprawdzi się szczególnie, gdy plany produkcyjne są zmienne, uzależnione od bieżących zamówień lub dostaw komponentów czy też występuje sezonowość produkcyjna.

Kluczowym aspektem tej formy zatrudnienia jest współpraca z agencją pracy tymczasowej. Na pierwszy rzut oka taka opcja wydaje się być droższa niż rekrutacja bezpośrednia. Jednak warto koszt zatrudnienia pracowników przez agencję zestawić z rzeczywistymi kosztami wewnętrznymi, które firma ponosi samodzielnie rekrutując, zajmując się sprawami pracowniczymi, kadrowo-płacowymi czy urzędowymi. Współpraca z agencją pracy tymczasowej i wprowadzenie omawianej formy elastycznego zatrudnienia, to m.in.:

  • ograniczenie liczby nadgodzin pracowników wewnętrznych, szybsze obsadzenie dodatkowych stanowisk w przypadku nagłego wzrostu wolumenu produkcji, a także szybsza redukcja stanu personalnego w przypadku nagłego ograniczenia pracy;
  • krótsze okresy wypowiedzenia, brak kosztów odpraw, czy niższe koszty absencji chorobowych;
  • oszczędność czasu i redukcja obowiązków pracowników wewnętrznych w związku z przekazaniem agencji obszarów działalności związanych z rekrutacją i selekcją oraz obsługą kadrowo-płacową pracowników;
  • redukcja kosztów rekrutacji i selekcji kandydatów do pracy;
  • ryzyka wynikające z kontroli ZUS, UKS i PIP przeniesione z pracodawcy użytkownika na agencję;
  • brak konieczności archiwizacji akt pracowników;
  • proste rozliczenie na podstawie faktury kosztowej.

Praca tymczasowa nie sprawdzi się jednak we wszystkich wariantach. Nie ma zastosowania w przypadku: prac szczególnie niebezpiecznych, zastąpienia pracownika uczestniczącego w strajku, pracy na stanowisku, na którym w okresie ostatnich trzech miesięcy poprzedzających zatrudnienie pracownika tymczasowego pracował pracownik bezpośrednio zatrudniony w firmie i zwolniony przez pracodawcę z przyczyn niedotyczących pracowników.

Należy także pamiętać o ograniczeniach czasu trwania umowy o pracę tymczasową. Można ją zawrzeć  z danym pracownikiem na maksymalnie 18 miesięcy w okresie 36 miesięcy u jednego pracodawcy użytkownika. Niejednokrotnie okres pracy tymczasowej jest wykorzystywany przez pracodawców jako czas przeszkolenia, zbadania motywacji, oceny i przygotowania pracownika do przejęcia do zatrudnienia bezpośredniego.

Bardzo często pracę tymczasową wymieniano niesłusznie jako jedną z umów śmieciowych. Ustawa o Pracy Tymczasowej bardzo ściśle określa prawa pracowników tymczasowych zarówno w obszarze wysokości wynagrodzenia, prawa do równego traktowania w zakładzie pracodawcy użytkownika jak i prawu do świadczeń pracowniczych.

Umowa o pracę i umowa zlecenie – o czym warto pamiętać?

Stałe zatrudnienie w oparciu o umowę o pracę to najbardziej bezpieczna dla pracowników forma zatrudnienia dająca wszelkie przywileje płynące z zapisów kodeksu pracy. Dla pracodawców z kolei możliwość długotrwałego związania ze sobą pracownika, ale też pełna odpowiedzialność kosztowa i prawna, zarówno w zakresie podstawowych świadczeń pracowniczych jak i wskaźników rotacji czy absencji. Ta forma sprawdzi się na stanowiskach pracy, które są najmniej podatne na sezonowość czy fluktuacje rynku. Będzie preferowaną opcją na kluczowych dla firmy i specjalistycznych funkcji, wymagających kompetencji, które trudno jest w szybki sposób zastąpić, a także stanowisk wymagających długotrwałego szkolenia.

Umowa cywilnoprawna nazywana umową zlecenie wydaje się być najbardziej elastyczną spośród alternatywnych form zatrudnienia. Przede wszystkim nie obowiązują w takiej umowie urlopy oraz okresy wypowiedzeń. Z jednej strony korzyści płynące dla pracodawcy są oczywiste, ale z drugiej strony pracownik także może odejść z dnia na dzień do pracy, w której dostanie lepsze warunki i wyższe wynagrodzenie. Nie ten aspekt jest jednak największą przeszkodą w sięganiu po umowy zlecenie, a faktyczne możliwości ich wykorzystania. Podstawowe zasady wykonywania i korzystania z pracy w ramach umowy zlecenia to:

  • swoboda zleceniobiorcy w organizowaniu pracy,
  • brak możliwości określenia przez zleceniodawcę godzinowego harmonogramu czasu pracy, a więc pracodawca będący w rzeczywistości zleceniodawcą nie może wyznaczyć godzin rozpoczęcia i zakończenia pracy,
  • brak kierownictwa ze strony zlecającego pracę,
  • obowiązek przestrzegania minimalnej stawki godzinowej i zgłoszenia zleceniobiorcy do ZUS.

 

Umowa cywilnoprawna sprawdzi się więc w bardzo ograniczonej liczbie prac, których przedmiotem jest konkretna usługa czy starannie wykonane zlecenie. Jako przykłady można wymienić wszelkie proste prace, jak np. roznoszenie przesyłek, telemarketing, sprzątanie etc. Niewłaściwe i nieuzasadnione użycie umów cywilnoprawnych oraz błędna konstrukcja samej ich treści może stanowić podstawę do uznania danej umowy za umowę o pracę z wszelkimi konsekwencjami kodeksu pracy.

W przypadku obu tych form zatrudnienia, to pracodawca ponosi obowiązek obsługi spraw kadrowo-płacowych, dokumentacji pracowniczej czy rekrutacji i szkoleń. Te wszystkie działania zajmują czas, który przedsiębiorca mógłby poświęcić na działania strategiczne.

Polityka zatrudnienia – jaką formę wybrać?

Każda z trzech opisanych przeze mnie form zatrudnienia jest oparta o inną podstawę prawną i niesie ze sobą różne konsekwencje. Jestem jednak przekonana, że warto każdą z nich wpisać w politykę zatrudnienia firmy po dogłębnej analizie potrzeb, celów strategicznych, charakterystyki przedsiębiorstwa, ryzyka i porównania rzeczywistych kosztów generowanych zarówno przez umowy o pracę jak i alternatywne formy zatrudnienia. Zainteresowanych zachęcam do kontaktu i próby wspólnego sporządzenia takiej analizy porównawczej.

Ewelina Glińska-Kołodziej
Dyrektor Operacyjny
Jeśli potrzebujesz porady, jaki poziom elastyczności będzie optymalny w Twojej firmie lub chcesz umówić bezpłatną konsultację, zadzwoń lub napisz do nas.