Kiedy przeprowadzić audyt akt osobowych i dokumentów legalizacji?

Każda firmach zobowiązana jest do prowadzenia akt osobowych swoich pracowników. W niektórych organizacjach kwestie związane z ich zakładaniem oraz bieżącą aktualizacją mogą zchodzić na dalszy plan. W przypadku kontroli może to skutkować dotkliwymi karami pieniężnymi. Dlatego warto co pewien czas weryfikować dokumentację pracowniczą.

W tym artykule poruszamy następujące tematy:

1. Dlaczego warto zweryfikować akta osobowe pracowników?

2. Główne zasady prowadzenia dokumentacji pracowniczej

3. Jakie dokumenty są wymagane w aktach osobowych?

4. Jakie dodatkowe dokumenty powinny się znaleźć w teczce pracownika z zagranicy?

5. Audyt dokumentacji pracowniczej – zrobić samemu czy zlecić na zewnątrz?

Dlaczego warto zweryfikować akta osobowe pracowników?

Każdy przedsiębiorca – nieważne, czy zatrudnia jednego pracownika, czy tysiąc – zobligowany jest do prowadzenia akt osobowych. Tymczasem pandemia koronawirusa odbiła się na funkcjonowaniu wielu polskich firm, w tym również działów HR. Ponad dwa lata życia w izolacji lub pracy w systemie hybrydowym, z dużą fluktuacją pracowników, mogły sprawić, że w teczkach pracowników zapanował chaos. Tym bardziej że w czasach luzowania obostrzeń, wiele firm zatrudniało nowych pracowników, w tym cudzoziemców. Dodatkowo koncentrowały się przede wszystkim na biznesie, często bagatelizując kwestie poboczne związane np. z bieżącą aktualizacją teczek.

Brak dokumentów w aktach osobowych, choć czasami wynika z niedopatrzenia, może rodzić poważne konsekwencje prawne dla pracodawcy. Na przykład brak umowy o pracę może świadczyć o nielegalnym zatrudnieniu. Poważnym niedopatrzeniem jest też brak badań i szkolenia BHP w przypadku wypadku przy pracy. Jeśli pracodawca nie prowadzi dokumentacji pracowniczej lub robi to w sposób nieodpowiedni, na wniosek inspektora pracy może zostać ukarany grzywną od 1 000 zł do 30 000. zł. Natomiast w przypadku zatrudnienia cudzoziemców brak dokumentu potwierdzającego przez pracodawcę spełnienie obowiązku z art. 113 grozi upomnieniem lub karą w wysokości 100 zł.

Brak niektórych dokumentów może mieć konsekwencje nie tylko dla pracodawcy, ale również dla pracownika np.:

• Brak umów o pracę i świadectwa pracy ma wpływ na ubieganie się o emeryturę lub rentę, ponieważ dokumenty te mogą być wymagane przez ZUS.

• Brak dokumentacji takiej, jak umowa, wnioski o urlop bezpłatny, wnioski o urlop macierzyński i rodzicielski mogą mieć konsekwencje podczas kontroli ZUS. Np. brak wniosku o urlop macierzyński może spowodować, że ZUS nie uzna takiego zasiłku i poprosi o korektę.

Mając na względzie powyższe kwestie, warto jak najszybciej przyjrzeć się zawartości teczek akt osobowych pracowników.

Główne zasady prowadzenia dokumentacji pracowniczej

Zanim szczegółowo omówimy zawartość akt osobowych pracowników z Polski oraz z zagranicy, a także przybliżymy kwestie związane z ich audytem, przypominamy podstawowe zasady prowadzenia teczek.  Dokumentację pracowniczą można przechowywać w postaci papierowej lub elektronicznej. Ważne jest, aby robić to w sposób gwarantujący zachowanie jej poufności, integralności, kompletności i dostępności w warunkach niegrożących uszkodzeniem lub zniszczeniem. Ponadto akta osobowe powinny być prowadzone w sposób chronologiczny, a ich strony ponumerowane. Dodatkowo każda ich część powinna zawierać wykaz znajdujących się w niej oświadczeń lub dokumentów. Co więcej, pracodawcy zobowiązani są do przechowywania akt personalnych byłych pracowników.

Jak długo należy przechowywać dokumentację pracowniczą?

• Przez 10 lat – jeśli pracownik został zatrudniony w firmie 1 stycznia 2019 roku lub później.

• Przez 10 lat – jeśli pracownik został zatrudniony w firmie w latach 1999–2018 – należy złożyć do ZUS oświadczenie (ZUS OSW) oraz raport informacyjny (ZUS RIA) za wszystkie osoby zatrudnione w tym okresie.

• Przez 50 lat – jeżeli pracownik został zatrudniony w firmie przed 1 stycznia 1999 roku.

• W przypadku pracowników, u których po ustaniu zatrudnienia jest prowadzone postępowanie sądowe, okres 10 lat liczymy od dnia wydania wyroku sądu, licząc od końca roku kalendarzowego.

• Od 1.01.2019 roku wraz ze świadectwem pracy musimy obowiązkowo przekazać pracownikowi oświadczenie o terminie przechowywania jego akt osobowych oraz o terminie, w którym może odebrać swoje akta. Pracownik może odebrać akta osobowe w ciągu 30 dni po upływie 10 lat.

• Od 01.01.2019 nie zakładamy pracownikowi kolejnych akt osobowych – muszą one być kontynuowane. W przypadku ponownego nawiązania stosunku pracy z tym samym pracownikiem pracodawca kontynuuje prowadzenie dla tego pracownika dotychczasowej dokumentacji pracowniczej. W takiej sytuacji zgodnie z nowym art. 94(5) § 2 k.p., okres przechowywania dokumentacji pracowniczej liczy się od końca roku kalendarzowego, w którym kończący się najpóźniej stosunek pracy rozwiązał się lub wygasa.

Jeśli pracownik nie odbierze swojej dokumentacji w ustawowo wyznaczonym terminie, pracodawca ma 12 miesięcy na to, aby zniszczyć ją w sposób uniemożliwiający odtworzenie jej treści.

Jakie dokumenty są wymagane w aktach osobowych?

Przez wiele lat akta pracownicze składały się z trzech części – A, B i C. Rozporządzenie Ministra Rodziny, Pracy i Polityki Społecznej z 10 grudnia 2018 r. w sprawie dokumentacji pracowniczej (DzU poz. 2369) wprowadziło nową część D. Rozporządzenie weszło w życie 1 stycznia 2019 r.
Co powinna zawierać każda część akt?  

Część A – dokumenty dotyczące ubiegania się o zatrudnienie

Teczka personalna w części A musi zawierać wszystkie informacje dotyczące okresu poprzedzającego zatrudnienie w danej firmie oraz dokumenty związane z procesem ubiegania się o pracę. Należą do nich m.in. kwestionariusz, który kandydat wypełniał w procesie rekrutacji, poprzednie świadectwa pracy, orzeczenie lekarskie zezwalające na pracę na danym stanowisku, a także dokumenty potwierdzające kwalifikacje do wykonywania danych czynności.

Część B – dokumenty stosunku pracy i przebiegu zatrudnienia

W tej części niezbędne jest m.in. przechowywanie umowy o pracę oraz dokumentów potwierdzających zakres obowiązków i zapoznanie się pracownika z regulaminem pracy i przepisami BHP. Dodatkowo pracodawca musi kompletować takie dokumenty, chociażby oświadczenia dotyczące danych osobowych, dokumenty poświadczające powierzenie pracownikowi mienia czy skierowania na badania wraz z orzeczeniami lekarskimi.

Część C – dokumenty związane z ustaniem zatrudnienia

Ta część teczki personalnej powinna obejmować m.in. oświadczenie o wypowiedzeniu lub rozwiązaniu umowy o pracę, dokumenty dotyczące żądania wydania świadectwa pracy oraz związane z niewypłaceniem pracownikowi ekwiwalentu pieniężnego za urlop wypoczynkowy, a także kopię wydanego pracownikowi świadectwa pracy.

Część D – dokumenty dotyczące kar porządkowych

W części D pracodawca kompletuje odpis zawiadomienia o ukaraniu oraz inne dokumenty związane z ponoszeniem przez pracownika odpowiedzialności porządkowej lub odpowiedzialności określonej w odrębnych przepisach, które przewidują zatarcie kary po upływie określonego czasu.

Jakie dokumenty w aktach osobowych pracownika z zagranicy?

Zatrudniając cudzoziemców, stosujemy takie same zasady, jak w przypadku obywateli polskich, ale zakres dokumentacji jest rozszerzony. Wynika to ze szczególnych obowiązków ciążących na pracodawcy, związanych z procedurami legalizującymi pobyt obcokrajowca oraz jego pracę.

W teczce pracownika z zagranicy powinny się więc znaleźć m.in.:

• kopia paszportu ze stemplami wjazdowymi,

• skan wizy,

• skan decyzji zezwalającej na pobyt i pracę,

• oświadczenia o powierzeniu pracy,

• poświadczenia zgłoszenia podjęcia pracy,

• oświadczenia o przerwach w związku z zatrudnieniem w oparciu o zezwolenie na pracę,

• skan poświadczenia o nadaniu numeru PESEL w statusie UKR.

 Powyższe kwestie są szczególnie istotne w kontekście zatrudnienia pracowników zza wschodniej granicy. Z roku na rok liczba cudzoziemców pracujących w Polsce rośnie. To oznacza dla pracodawców dodatkowe wyzwania związane z prawidłowym prowadzeniem akt personalnych, a także informowaniem urzędu o zmianach w zatrudnieniu oraz dotrzymywanie terminów urzędowych. Warto zaznaczyć, że aktualnie obowiązują cztery ustawy dotyczące pobytu i zatrudnienia cudzoziemców. Są to Ustawa i zasady ogólne, ustawa Covidowa, Decyzja Rady UE z 4 marca 2022 oraz Specustawa o pomocy obywatelom Ukrainy z 12 marca 2022.

Szczegółowy wykaz dokumentów, które należy skompletować przy zatrudnieniu pracownika

CZĘŚĆ A - dokumenty zwiazane z ubieganiem się o zatrudnienie

1. Kwestionariusz osobowy (zgodnie z Art. 22 K.P), w tym: dane osobowe pracownika:

a. imię (imiona) i nazwisko;

b. imiona rodziców;

c. data urodzenia;

d. miejsce zamieszkania (adres do korespondencji);

e. wyksztalcenie;

f. przebieg dotychczasowego zatrudnienia

2. CV

3. Świadectwo pracy od poprzednich pracodawców

4. Badania lekarskie zgodne z Art.229 K.P. $1 pkt1(1) i 1(2)

5. Świadectwa ukończenia szkoły, dyplomy, zaświadczenia

potwierdzające kwalifikacje zawodowe wymagane na stanowisku

pracy

Dodatkowe dokumenty, które należy skompletować przy zatrudnieniu pracownika zza granicy

1. Dokumenty potwierdzające pobyt:

a. Skan paszportu;

b. Dokument pobytowy np. stempel wjazdowy w paszporcie biometrycznym, wiza, karta Polaka, zaświadczenie z uczelni potwierdzające status studenta

2. Dokumenty potwierdzające legalne zatrudnienie np. oświadczenie, zezwolenie, karta stałego pobytu, status studenta

3. Dokument potwierdzający dopełnienie przez pracodawcę obowiązku wynikającego Z art. 113 ustawy o cudzoziemcach

CZĘŚĆ B – dokumenty związane z zatrudnieniem pracownika

1. Oświadczenie pracownika

2. Umowa o pracę

3. Zakres obowiązków (jeśli pracodawca dodatkowo w tej formie określił zadania)

4. Dokumenty dotyczące wykonywania przez pracownika pracy w szczególnych warunkach

5. Potwierdzenie zapoznania się z:

   a. regulaminem pracy;

   b. przepisami BHP;

   c. zakresem informacji objętych tajemnicą przedsiębiorstwa

6. Potwierdzenie poinformowania pracownika o:

   a. warunkach zatrudnienia;

   b. zmianie warunków zatrudnienia;

   c. zakresie i sposobie monitoringu;

   d. ryzyku zawodowym

7. Szkolenie BHP

8. Wypowiedzenie (porozumienie) zmieniające warunki pracy lub płacy

9. Aneksy do umowy

10. Dokumenty dotyczące powierzenia pracownikowi mienia z obowiązkiem zwrotu

11. Dokumenty związane z podnoszeniem kwalifikacji zawodowych

12. Dokumenty związane z przyznaniem pracownikowi nagrody lub wyróżnienia

13. Dokumenty związane z ubieganiem się i korzystaniem z urlopu macierzyńskiego, rodzicielskiego, ojcowskiego, wychowawczego

14. Dokumenty związane z łączeniem urlopu rodzicielskiego z wykonywaniem pracy

15. Dokumenty związane z obniżeniem wymiaru czasu pracy dla pracowników uprawnionych do urlopu wychowawczego

16. Oświadczenie pracownika będącego rodzicem lub opiekunem o zamiarze, lub braku zamiaru korzystania z uprawnień związanych z rodzicielstwem

17. Dokumenty związane z udzieleniem urlopu bezpłatnego

18. Skierowanie oraz orzeczenia badań lekarskich kontrolnych i okresowych

19. Umowa o zakazie konkurencji

20. Dokumenty dotyczące telepracy

CZĘŚĆ C – dokumenty po ustaniu zatrudnienia

1. Wypowiedzenie umowy lub porozumienie

2. Świadectwo pracy

3. Sprostowanie świadectwa pracy

4. Umowa o zakazie konkurencji po ustaniu zatrudnienia

CZĘŚĆ D – kary, nagany

Podstawa prawna – Rozporządzenia Ministra Rodziny, Pracy i Polityki Społecznej z dnia 19.12.2018 r.
Na podstawie art. 298 (1) ustawy z dnia 26 czerwca 1974 – Kodeks pracy (Dz.U. z 2018 poz. 917,1000,1076,1608,1692)

❗ Ważna zmiana od 1.01.2019

Pracodawca prowadzi oddzielnie dla każdego pracownika dokumentację w sprawach związanych ze stosunkiem pracy obejmującą:

• Ewidencję czasu pracy – od 01.01.2019 Karty Pracy (lista obecności) muszą być osobne dla każdego pracownika oraz muszą być wykazane godziny pracy od-do, a nie sama liczba godzin.

• Dokumenty potwierdzające absencje pracownika (wnioski urlopowe, okolicznościowe, odbiór godzin, opieka na dziecko 188 K.P.).

• Wniosek pracownika wypłatę do rąk własnych

• Karta ewidencji przydziału odzieży, a także wypłaty ekwiwalentu.

Audyt dokumentacji pracowniczej – zrobić samemu czy zlecić?

Weryfikację teczek osobowych można przeprowadzić wewnętrznie w ramach firmy lub zlecić jej realizację wyspecjalizowanemu podmiotowi zewnętrznemu. Audyt akt personalnych jest szczególnie uzasadniony, jeśli:

• nie mamy pewności, czy dokumentacja pracownicza w firmie prowadzona jest w sposób prawidłowy;

• na przestrzeni ostatnich 10 lat zmieniały się w firmie osoby odpowiedzialne za prowadzenie teczek osobowych;

• chcemy zweryfikować pracę osób odpowiedzialnych za prowadzenie akt pracowniczych;

• firma zatrudnia lub zatrudniała w ostatnich latach pracowników z zagranicy, w tym m.in. z Ukrainy;

• weryfikacja teczek pracowników nigdy wcześniej nie była realizowana;

• na przestrzeni ostatnich lat w firmie miała miejsce znacząca rotacja pracowników;

• firma chce przejść na elektroniczną formę prowadzenia dokumentacji;

• kiedykolwiek prowadzenie teczek osobowych było zlecane stażystom lub osobom nieposiadającym kwalifikacji do realizacji tego zadania.

Jeśli zdecydujemy się na samodzielny audyt, warto zastanowić się, czy chcemy przeprowadzić kontrolę całościową, czy losową. Jeśli nie dysponujemy zbyt dużą ilością czasu na realizację tego zadania, dobrym rozwiązaniem jest weryfikacja np. 20 proc. teczek i ewentualne rozszerzenie audytu w przypadku stwierdzenia uchybień. Następnie należy przygotować listę dokumentów, które powinny znajdować się w aktach osobowych pracowników zatrudnionych w konkretnych działach i na określonych stanowiskach w firmie.

Przy weryfikacji kompletności dokumentów, należy zwrócić uwagę także na kwestie, takie jak:

• odpowiednie przypisanie dokumentów do poszczególnych części akt;

• obecność wykazu dokumentów i oświadczeń;

• chronologie prowadzenia akt personalnych;

• prawidłową numerację stron dokumentacji;

• okres, przez jaki przechowywane są dokumenty.

Narzędziem ułatwiającym pracę może być check-lista, z której dane zbieramy w raporcie końcowym.

Audyt teczek osobowych można zlecić też wyspecjalizowanym podmiotom zewnętrznym. Dzięki temu nie trzeba angażować pracowników w realizację tego czasochłonnego procesu, a przedsiębiorca zyskuje pewność, że akta zostały zweryfikowane w sposób profesjonalny, w 100% zgodne z literą prawa. Dodatkowo agencje przejmują na siebie odpowiedzialność – w tym również finansową – za efekt realizacji audytu.

Są sytuacje, w których obsługę akt osobowych warto zlecić na zewnątrz. Oto dwa przykłady:

Jeden z naszych Klientów, duża firma branży automotive zatrudniająca 3,5 tysiąca pracownikowi, rekrutuje miesięcznie dodatkowo ok. 150 osób, ponieważ część załogi awansuje, część odchodzi, a z części Klient sam rezygnuje, głównie w okresach spadku zamówień. W każdym miesiącu jest do założenia ok. 150 akt pracowniczych. Skorzystanie z zewnętrznej usługi pozwala zaoszczędzić czas, a personel kadrowy Klienta może skoncentrować się na bardziej wyspecjalizowanych procesach, jak on-boarding czy szkolenia.

Nasz kolejny Klient zatrudnia 65 osób, w tym 27 pracowników z Ukrainy. Firma dysponuje tylko jedną osobą w dziale personalnym, która realizuje wszystkie procesy: nalicza wynagrodzenia, zajmuje się obiegiem dokumentacji kadrowej osób, współpracuje z agencją pracy, uczestniczy w spotkaniach produkcyjnych, oraz – po godzinach – przygotowuje teczki osobowe. Pani w dziale personalnym zachorowała i była nieobecna w pracy przez trzy tygodnie. Podczas jej nieobecności powstało wiele zaległości, których nadrobienie zajęło kilka następnych tygodni. Klient zdecydował się na podpisanie umowy z nami, zabezpieczając swoją przyszłość i przede wszystkim, dbając o ciągłość procesów w firmie. Co istotne, dzięki elastyczności usługi, korzysta z naszego wsparcia i pomocy tylko wówczas, kiedy ma faktycznie taką potrzebę.

W Trenkwalder realizujemy audyt dokumentacji pracowniczej w ramach oferty multi-outsourcingu. Nasze wsparcie obejmuje weryfikację losową lub całościową teczek akt osobowych za dany okres (np. ostatnie 2 lata) oraz wykazanie braków do bezwzględnego uzupełnienia. Usługę można dodatkowo rozszerzyć o działania, takie jak zakładanie teczek osobowych, weryfikację losową lub całościową dokumentacji dotyczącej zatrudnienia obcokrajowców, czy realizację pełnej usługi legalizacji zatrudnienia cudzoziemców. Dzięki temu pomagamy uniknąć kar, jakie mogłyby być zasądzone na rzecz pracodawcy po wykazaniu uchybień, zarówno w dokumentacji pracowniczej, jak i jej przechowywaniu, oraz w kontekście dokumentów dotyczących legalizacji pobytu i pracy cudzoziemców zatrudnianych w firmie.