Trenkwalder
około 2 lata temu
•31 min. czytania
Kiedy przeprowadzić audyt akt osobowych i dokumentów legalizacji?
Nie czekaj, aż zrobi to PIP. Podpowiadamy, jak prowadzić poprawnie teczki akt osobowych i zaprowadzić porządek w dokumentach cudzoziemców, w tym pracowników z Ukrainy.
Każda firmach zobowiązana jest do prowadzenia akt osobowych swoich pracowników. W niektórych organizacjach kwestie związane z ich zakładaniem oraz bieżącą aktualizacją mogą zchodzić na dalszy plan. W przypadku kontroli może to skutkować dotkliwymi karami pieniężnymi. Dlatego warto co pewien czas weryfikować dokumentację pracowniczą.
W tym artykule poruszamy następujące tematy:
Jakie dodatkowe dokumenty powinny się znaleźć w teczce pracownika z zagranicy?
Audyt dokumentacji pracowniczej – zrobić samemu czy zlecić na zewnątrz?
Dlaczego warto zweryfikować akta osobowe pracowników?
Każdy przedsiębiorca – nieważne, czy zatrudnia jednego pracownika, czy tysiąc – zobligowany jest do prowadzenia akt osobowych. Tymczasem pandemia koronawirusa odbiła się na funkcjonowaniu wielu polskich firm, w tym również działów HR. Ponad dwa lata życia w izolacji lub pracy w systemie hybrydowym, z dużą fluktuacją pracowników, mogły sprawić, że w teczkach pracowników zapanował chaos. Tym bardziej że w czasach luzowania obostrzeń, wiele firm zatrudniało nowych pracowników, w tym cudzoziemców. Dodatkowo koncentrowały się przede wszystkim na biznesie, często bagatelizując kwestie poboczne związane np. z bieżącą aktualizacją teczek.
Brak dokumentów w aktach osobowych, choć czasami wynika z niedopatrzenia, może rodzić poważne konsekwencje prawne dla pracodawcy. Na przykład brak umowy o pracę może świadczyć o nielegalnym zatrudnieniu. Poważnym niedopatrzeniem jest też brak badań i szkolenia BHP w przypadku wypadku przy pracy. Jeśli pracodawca nie prowadzi dokumentacji pracowniczej lub robi to w sposób nieodpowiedni, na wniosek inspektora pracy może zostać ukarany grzywną od 1 000 zł do 30 000. zł. Natomiast w przypadku zatrudnienia cudzoziemców brak dokumentu potwierdzającego przez pracodawcę spełnienie obowiązku z art. 113 grozi upomnieniem lub karą w wysokości 100 zł.
Brak niektórych dokumentów może mieć konsekwencje nie tylko dla pracodawcy, ale również dla pracownika np.:
Brak umów o pracę i świadectwa pracy ma wpływ na ubieganie się o emeryturę lub rentę, ponieważ dokumenty te mogą być wymagane przez ZUS.
Brak dokumentacji takiej, jak umowa, wnioski o urlop bezpłatny, wnioski o urlop macierzyński i rodzicielski mogą mieć konsekwencje podczas kontroli ZUS. Np. brak wniosku o urlop macierzyński może spowodować, że ZUS nie uzna takiego zasiłku i poprosi o korektę.
Mając na względzie powyższe kwestie, warto jak najszybciej przyjrzeć się zawartości teczek akt osobowych pracowników.
Główne zasady prowadzenia dokumentacji pracowniczej
Zanim szczegółowo omówimy zawartość akt osobowych pracowników z Polski oraz z zagranicy, a także przybliżymy kwestie związane z ich audytem, przypominamy podstawowe zasady prowadzenia teczek. Dokumentację pracowniczą można przechowywać w postaci papierowej lub elektronicznej. Ważne jest, aby robić to w sposób gwarantujący zachowanie jej poufności, integralności, kompletności i dostępności w warunkach niegrożących uszkodzeniem lub zniszczeniem. Ponadto akta osobowe powinny być prowadzone w sposób chronologiczny, a ich strony ponumerowane. Dodatkowo każda ich część powinna zawierać wykaz znajdujących się w niej oświadczeń lub dokumentów. Co więcej, pracodawcy zobowiązani są do przechowywania akt personalnych byłych pracowników.
Jak długo należy przechowywać dokumentację pracowniczą?
Przez 10 lat – jeśli pracownik został zatrudniony w firmie 1 stycznia 2019 roku lub później.
Przez 10 lat – jeśli pracownik został zatrudniony w firmie w latach 1999–2018 – należy złożyć do ZUS oświadczenie (ZUS OSW) oraz raport informacyjny (ZUS RIA) za wszystkie osoby zatrudnione w tym okresie.
Przez 50 lat – jeżeli pracownik został zatrudniony w firmie przed 1 stycznia 1999 roku.
W przypadku pracowników, u których po ustaniu zatrudnienia jest prowadzone postępowanie sądowe, okres 10 lat liczymy od dnia wydania wyroku sądu, licząc od końca roku kalendarzowego.
Od 1.01.2019 roku wraz ze świadectwem pracy musimy obowiązkowo przekazać pracownikowi oświadczenie o terminie przechowywania jego akt osobowych oraz o terminie, w którym może odebrać swoje akta. Pracownik może odebrać akta osobowe w ciągu 30 dni po upływie 10 lat.
Od 01.01.2019 nie zakładamy pracownikowi kolejnych akt osobowych – muszą one być kontynuowane. W przypadku ponownego nawiązania stosunku pracy z tym samym pracownikiem pracodawca kontynuuje prowadzenie dla tego pracownika dotychczasowej dokumentacji pracowniczej. W takiej sytuacji zgodnie z nowym art. 94(5) § 2 k.p., okres przechowywania dokumentacji pracowniczej liczy się od końca roku kalendarzowego, w którym kończący się najpóźniej stosunek pracy rozwiązał się lub wygasa.
Jeśli pracownik nie odbierze swojej dokumentacji w ustawowo wyznaczonym terminie, pracodawca ma 12 miesięcy na to, aby zniszczyć ją w sposób uniemożliwiający odtworzenie jej treści.
Jakie dokumenty są wymagane w aktach osobowych?
Przez wiele lat akta pracownicze składały się z trzech części – A, B i C. Rozporządzenie Ministra Rodziny, Pracy i Polityki Społecznej z 10 grudnia 2018 r. w sprawie dokumentacji pracowniczej (DzU poz. 2369) wprowadziło nową część D. Rozporządzenie weszło w życie 1 stycznia 2019 r.
Co powinna zawierać każda część akt?
Część A – dokumenty dotyczące ubiegania się o zatrudnienie
Teczka personalna w części A musi zawierać wszystkie informacje dotyczące okresu poprzedzającego zatrudnienie w danej firmie oraz dokumenty związane z procesem ubiegania się o pracę. Należą do nich m.in. kwestionariusz, który kandydat wypełniał w procesie rekrutacji, poprzednie świadectwa pracy, orzeczenie lekarskie zezwalające na pracę na danym stanowisku, a także dokumenty potwierdzające kwalifikacje do wykonywania danych czynności.
Część B – dokumenty stosunku pracy i przebiegu zatrudnienia
W tej części niezbędne jest m.in. przechowywanie umowy o pracę oraz dokumentów potwierdzających zakres obowiązków i zapoznanie się pracownika z regulaminem pracy i przepisami BHP. Dodatkowo pracodawca musi kompletować takie dokumenty, chociażby oświadczenia dotyczące danych osobowych, dokumenty poświadczające powierzenie pracownikowi mienia czy skierowania na badania wraz z orzeczeniami lekarskimi.
Część C – dokumenty związane z ustaniem zatrudnienia
Ta część teczki personalnej powinna obejmować m.in. oświadczenie o wypowiedzeniu lub rozwiązaniu umowy o pracę, dokumenty dotyczące żądania wydania świadectwa pracy oraz związane z niewypłaceniem pracownikowi ekwiwalentu pieniężnego za urlop wypoczynkowy, a także kopię wydanego pracownikowi świadectwa pracy.
Część D – dokumenty dotyczące kar porządkowych
W części D pracodawca kompletuje odpis zawiadomienia o ukaraniu oraz inne dokumenty związane z ponoszeniem przez pracownika odpowiedzialności porządkowej lub odpowiedzialności określonej w odrębnych przepisach, które przewidują zatarcie kary po upływie określonego czasu.
Jakie dokumenty w aktach osobowych pracownika z zagranicy?
Zatrudniając cudzoziemców, stosujemy takie same zasady, jak w przypadku obywateli polskich, ale zakres dokumentacji jest rozszerzony. Wynika to ze szczególnych obowiązków ciążących na pracodawcy, związanych z procedurami legalizującymi pobyt obcokrajowca oraz jego pracę.
W teczce pracownika z zagranicy powinny się więc znaleźć m.in.:
kopia paszportu ze stemplami wjazdowymi,
skan wizy,
skan decyzji zezwalającej na pobyt i pracę,
oświadczenia o powierzeniu pracy,
poświadczenia zgłoszenia podjęcia pracy,
oświadczenia o przerwach w związku z zatrudnieniem w oparciu o zezwolenie na pracę,
skan poświadczenia o nadaniu numeru PESEL w statusie UKR.
Powyższe kwestie są szczególnie istotne w kontekście zatrudnienia pracowników zza wschodniej granicy. Z roku na rok liczba cudzoziemców pracujących w Polsce rośnie. To oznacza dla pracodawców dodatkowe wyzwania związane z prawidłowym prowadzeniem akt personalnych, a także informowaniem urzędu o zmianach w zatrudnieniu oraz dotrzymywanie terminów urzędowych. Warto zaznaczyć, że aktualnie obowiązują cztery ustawy dotyczące pobytu i zatrudnienia cudzoziemców. Są to Ustawa i zasady ogólne, ustawa Covidowa, Decyzja Rady UE z 4 marca 2022 oraz Specustawa o pomocy obywatelom Ukrainy z 12 marca 2022.
Szczegółowy wykaz dokumentów, które należy skompletować przy zatrudnieniu pracownika
CZĘŚĆ A - dokumenty zwiazane z ubieganiem się o zatrudnienie
1. Kwestionariusz osobowy (zgodnie z Art. 22 K.P), w tym: dane osobowe pracownika:
a. imię (imiona) i nazwisko;
b. imiona rodziców;
c. data urodzenia;
d. miejsce zamieszkania (adres do korespondencji);
e. wyksztalcenie;
f. przebieg dotychczasowego zatrudnienia
2. CV
3. Świadectwo pracy od poprzednich pracodawców
4. Badania lekarskie zgodne z Art.229 K.P. $1 pkt1(1) i 1(2)
5. Świadectwa ukończenia szkoły, dyplomy, zaświadczenia
potwierdzające kwalifikacje zawodowe wymagane na stanowisku
pracy
Dodatkowe dokumenty, które należy skompletować przy zatrudnieniu pracownika zza granicy
1. Dokumenty potwierdzające pobyt:
a. Skan paszportu;
b. Dokument pobytowy np. stempel wjazdowy w paszporcie biometrycznym, wiza, karta Polaka, zaświadczenie z uczelni potwierdzające status studenta
2. Dokumenty potwierdzające legalne zatrudnienie np. oświadczenie, zezwolenie, karta stałego pobytu, status studenta
3. Dokument potwierdzający dopełnienie przez pracodawcę obowiązku wynikającego Z art. 113 ustawy o cudzoziemcach
CZĘŚĆ B – dokumenty związane z zatrudnieniem pracownika
Oświadczenie pracownika
Umowa o pracę
Zakres obowiązków (jeśli pracodawca dodatkowo w tej formie określił zadania)
Dokumenty dotyczące wykonywania przez pracownika pracy w szczególnych warunkach
Potwierdzenie zapoznania się z:
a. regulaminem pracy;
b. przepisami BHP;
c. zakresem informacji objętych tajemnicą przedsiębiorstwa
Potwierdzenie poinformowania pracownika o:
a. warunkach zatrudnienia;
b. zmianie warunków zatrudnienia;
c. zakresie i sposobie monitoringu;
d. ryzyku zawodowym
Szkolenie BHP
Wypowiedzenie (porozumienie) zmieniające warunki pracy lub płacy
Aneksy do umowy
Dokumenty dotyczące powierzenia pracownikowi mienia z obowiązkiem zwrotu
Dokumenty związane z podnoszeniem kwalifikacji zawodowych
Dokumenty związane z przyznaniem pracownikowi nagrody lub wyróżnienia
Dokumenty związane z ubieganiem się i korzystaniem z urlopu macierzyńskiego, rodzicielskiego, ojcowskiego, wychowawczego
Dokumenty związane z łączeniem urlopu rodzicielskiego z wykonywaniem pracy
Dokumenty związane z obniżeniem wymiaru czasu pracy dla pracowników uprawnionych do urlopu wychowawczego
Oświadczenie pracownika będącego rodzicem lub opiekunem o zamiarze, lub braku zamiaru korzystania z uprawnień związanych z rodzicielstwem
Dokumenty związane z udzieleniem urlopu bezpłatnego
Skierowanie oraz orzeczenia badań lekarskich kontrolnych i okresowych
Umowa o zakazie konkurencji
Dokumenty dotyczące telepracy
CZĘŚĆ C – dokumenty po ustaniu zatrudnienia
Wypowiedzenie umowy lub porozumienie
Świadectwo pracy
Sprostowanie świadectwa pracy
Umowa o zakazie konkurencji po ustaniu zatrudnienia
CZĘŚĆ D – kary, nagany
Podstawa prawna – Rozporządzenia Ministra Rodziny, Pracy i Polityki Społecznej z dnia 19.12.2018 r.
Na podstawie art. 298 (1) ustawy z dnia 26 czerwca 1974 – Kodeks pracy (Dz.U. z 2018 poz. 917,1000,1076,1608,1692)
❗ Ważna zmiana od 1.01.2019
Pracodawca prowadzi oddzielnie dla każdego pracownika dokumentację w sprawach związanych ze stosunkiem pracy obejmującą:
Ewidencję czasu pracy – od 01.01.2019 Karty Pracy (lista obecności) muszą być osobne dla każdego pracownika oraz muszą być wykazane godziny pracy od-do, a nie sama liczba godzin.
Dokumenty potwierdzające absencje pracownika (wnioski urlopowe, okolicznościowe, odbiór godzin, opieka na dziecko 188 K.P.).
Wniosek pracownika wypłatę do rąk własnych
Karta ewidencji przydziału odzieży, a także wypłaty ekwiwalentu.
Audyt dokumentacji pracowniczej – zrobić samemu czy zlecić?
Weryfikację teczek osobowych można przeprowadzić wewnętrznie w ramach firmy lub zlecić jej realizację wyspecjalizowanemu podmiotowi zewnętrznemu. Audyt akt personalnych jest szczególnie uzasadniony, jeśli:
nie mamy pewności, czy dokumentacja pracownicza w firmie prowadzona jest w sposób prawidłowy;
na przestrzeni ostatnich 10 lat zmieniały się w firmie osoby odpowiedzialne za prowadzenie teczek osobowych;
chcemy zweryfikować pracę osób odpowiedzialnych za prowadzenie akt pracowniczych;
firma zatrudnia lub zatrudniała w ostatnich latach pracowników z zagranicy, w tym m.in. z Ukrainy;
weryfikacja teczek pracowników nigdy wcześniej nie była realizowana;
na przestrzeni ostatnich lat w firmie miała miejsce znacząca rotacja pracowników;
firma chce przejść na elektroniczną formę prowadzenia dokumentacji;
kiedykolwiek prowadzenie teczek osobowych było zlecane stażystom lub osobom nieposiadającym kwalifikacji do realizacji tego zadania.
Jeśli zdecydujemy się na samodzielny audyt, warto zastanowić się, czy chcemy przeprowadzić kontrolę całościową, czy losową. Jeśli nie dysponujemy zbyt dużą ilością czasu na realizację tego zadania, dobrym rozwiązaniem jest weryfikacja np. 20 proc. teczek i ewentualne rozszerzenie audytu w przypadku stwierdzenia uchybień. Następnie należy przygotować listę dokumentów, które powinny znajdować się w aktach osobowych pracowników zatrudnionych w konkretnych działach i na określonych stanowiskach w firmie.
Przy weryfikacji kompletności dokumentów, należy zwrócić uwagę także na kwestie, takie jak:
odpowiednie przypisanie dokumentów do poszczególnych części akt;
obecność wykazu dokumentów i oświadczeń;
chronologie prowadzenia akt personalnych;
prawidłową numerację stron dokumentacji;
okres, przez jaki przechowywane są dokumenty.
Narzędziem ułatwiającym pracę może być check-lista, z której dane zbieramy w raporcie końcowym.
Audyt teczek osobowych można zlecić też wyspecjalizowanym podmiotom zewnętrznym. Dzięki temu nie trzeba angażować pracowników w realizację tego czasochłonnego procesu, a przedsiębiorca zyskuje pewność, że akta zostały zweryfikowane w sposób profesjonalny, w 100% zgodne z literą prawa. Dodatkowo agencje przejmują na siebie odpowiedzialność – w tym również finansową – za efekt realizacji audytu.
Są sytuacje, w których obsługę akt osobowych warto zlecić na zewnątrz. Oto dwa przykłady:
Jeden z naszych Klientów, duża firma branży automotive zatrudniająca 3,5 tysiąca pracownikowi, rekrutuje miesięcznie dodatkowo ok. 150 osób, ponieważ część załogi awansuje, część odchodzi, a z części Klient sam rezygnuje, głównie w okresach spadku zamówień. W każdym miesiącu jest do założenia ok. 150 akt pracowniczych. Skorzystanie z zewnętrznej usługi pozwala zaoszczędzić czas, a personel kadrowy Klienta może skoncentrować się na bardziej wyspecjalizowanych procesach, jak on-boarding czy szkolenia.
Nasz kolejny Klient zatrudnia 65 osób, w tym 27 pracowników z Ukrainy. Firma dysponuje tylko jedną osobą w dziale personalnym, która realizuje wszystkie procesy: nalicza wynagrodzenia, zajmuje się obiegiem dokumentacji kadrowej osób, współpracuje z agencją pracy, uczestniczy w spotkaniach produkcyjnych, oraz – po godzinach – przygotowuje teczki osobowe. Pani w dziale personalnym zachorowała i była nieobecna w pracy przez trzy tygodnie. Podczas jej nieobecności powstało wiele zaległości, których nadrobienie zajęło kilka następnych tygodni. Klient zdecydował się na podpisanie umowy z nami, zabezpieczając swoją przyszłość i przede wszystkim, dbając o ciągłość procesów w firmie. Co istotne, dzięki elastyczności usługi, korzysta z naszego wsparcia i pomocy tylko wówczas, kiedy ma faktycznie taką potrzebę.
W Trenkwalder realizujemy audyt dokumentacji pracowniczej w ramach oferty multi-outsourcingu. Nasze wsparcie obejmuje weryfikację losową lub całościową teczek akt osobowych za dany okres (np. ostatnie 2 lata) oraz wykazanie braków do bezwzględnego uzupełnienia. Usługę można dodatkowo rozszerzyć o działania, takie jak zakładanie teczek osobowych, weryfikację losową lub całościową dokumentacji dotyczącej zatrudnienia obcokrajowców, czy realizację pełnej usługi legalizacji zatrudnienia cudzoziemców. Dzięki temu pomagamy uniknąć kar, jakie mogłyby być zasądzone na rzecz pracodawcy po wykazaniu uchybień, zarówno w dokumentacji pracowniczej, jak i jej przechowywaniu, oraz w kontekście dokumentów dotyczących legalizacji pobytu i pracy cudzoziemców zatrudnianych w firmie.
Podziel się nim z innymi!
Rekrutacje silversów i zarządzanie zespołami zróżnicowanymi wiekowo
Jak przebiega rekrutacja silversów? Jakie korzyści niesie zatrudnianie osób po 50-tce? O czym pamiętać rekrutując osoby z najstarszego pokolenia?
Rekruterzy łaskawszym okiem patrzą na ludzi dojrzałych, zaczynają doceniać ich wiedzę, doświadczenie i stabilność. Warto zachować zdrowy dystans do dzielenia ludzi na grupy pod kątem wieku. Pracownicy 50 i 60+ to w dużej mierze ludzie wykształceni, spełnieni w życiu osobistym, dobrze radzący sobie w sytuacjach kryzysowych, dbający o zdrowie, realizujący swoje pasje. Krótko mówiąc – interesujący profesjonaliści.
Stereotypowe obawy i uprzedzenia, że silversi nie poradzą sobie we współpracy z młodszymi, są przesadzone. Ludzie z dużym stażem zawodowym mają różnorodne, nieprzedawnione kompetencje, silną motywację i nadal chęć do nauki. Są dobrymi specjalistami, ekspertami, menedżerami, prezesami. Podobnie można określić pracowników blue collar, ich zaangażowanie, determinacja, fachowa wiedza i doświadczenie może być nierzadko wzorem dla dzisiejszych młodych pracowników. Zatrudnianie silversów wzbogaca organizacje – pomaga kształtować harmonijny klimat i wspomaga transfer wiedzy.
Z tego artykułu dowiesz się:
Rekrutowanie silversów
Rekrutacja silversów tak naprawdę nie różni się rekrutacji nie-silversów. Sprawdzamy kompetencje, stosujemy testy, rozmawiamy z kandydatami o ich doświadczeniu zawodowym, motywacji i określamy stopień dopasowania do roli i zespołu.
Jak w każdej rekrutacji, mogą pojawić się problemy. To prawda, że różnica wieku może rzutować na komunikację i pewność siebie obu stron w relacji rekrutacyjnej. Jeśli rekruter ma niewielki staż, a kandydat jest starszy o 25 lat, rekruter może grać osobę bardziej doświadczoną, niż jest, a kandydat – osobę wyluzowaną lub przeciwnie, może być dominujący i krytyczny wobec rekrutera. Efekt takiej rozmowy może być różny. Dlatego warto pracować nad nastawieniem do innych i akceptacją różnorodności, w jakiejkolwiek roli występujemy.
Co jest kluczem do dobrej komunikacji międzypokoleniowej?
Na pewno otwartość, ciekawość i elastyczność. Nastawienie na zrozumienie, akceptacja różnic, umiejętność dostosowania stanowi o sukcesie dialogu międzypokoleniowego. Na rynku pracy mamy przekrój pokoleń od boomersów do zetek i tak naprawdę, nie ma odwrotu od wspólnej pracy.
Rekrutując silversów, warto być otwartym i zainteresowanym ich historią – można się od wówczas dowiedzieć ciekawych rzeczy o początkach kapitalizmu w Polsce, o firmach, ludziach i stylu pracy – te wspomnienia mogą również być źródłem wiedzy o kompetencjach i motywacji kandydatów.
Jesteś z pokolenia Y/Z i rekrutujesz silversów? Pamiętaj:
Gdy oni zaczynali pracę, mieli prostą motywację – zdobywanie szczytów (wyzwania) i dobre pieniądze (benefitów wtedy nie było).
Warto docenić ich doświadczenie zawodowe i życiowe, oni naprawdę zdobyli niejeden szczyt i zaliczyli niejeden upadek.
Możesz liczyć na ich odpowiedzialność i zaangażowanie.
Są mistrzami wielozadaniowości.
Szukają rozwiązań, nie odpuszczają.
Charakteryzuje ich dojrzałość emocjonalna i społeczna, mogą być wsparciem dla młodszych pracowników.
Mają wysokie standardy jakości pracy.
Są zorientowani na relacje (chętniej rozmawiają bezpośrednio, niż klikają).
Potrafią rozwiązywać problemy – znają z doświadczenia sytuacje konfliktowe, presję, przeżyli niejedną zmianę.
Nie będą szukać nowej pracy za pół roku.
Silversi szukający pracy naprawdę jej potrzebują i chcą pracować, ich motywacja jest inna niż kiedyś – dziś chcą czuć się potrzebni, dzielić się doświadczeniem, robić to, w czym są dobrzy.
Różnice międzypokoleniowe są, ale nie warto ulegać stereotypom. Dużą obawę rekruterów budzi chęć pracy srebrnych kandydatów na niższych stanowiskach. Niepotrzebnie, silversi z doświadczeniem na stanowiskach kierowniczych często poszukują pracy na stanowiskach eksperckich i specjalistycznych, a niekoniecznie menedżerskiej odpowiedzialności. Chętnie pełnią funkcję o mniejszym stopniu decyzyjności i wpływu.
Korzyści wynikające z zatrudniania silversów
Organizacja staje się różnorodna.
Transfer wiedzy jest bogatszy i wielokierunkowy.
Rosną zasoby mentoringowe organizacji.
Dzięki zróżnicowaniu kompetencji, punktów widzenia i opinii produktywność i kreatywność zespołów nabiera nowej jakości.
Zarządzanie zespołami zróżnicowanymi wiekowo
Zarządzanie silversami to kwestia empatii, elastyczności i uznania ich atutów. Odpowiednie podejście zwiększa ich zaangażowanie, lojalność i satysfakcję, co pozytywnie wpływa na całą firmę.
Zdarza się, że młodsi szefowie nie potrafią zarządzać osobami starszymi od siebie lub w zespole są niesnaski pomiędzy osobami w różnym wieku. Wówczas warto sięgnąć po pomoc trenera/coacha, zrealizować warsztaty integrujące, zapytać wszystkich o obawy, uprzedzenia i trudności w komunikacji. Bez dialogu, współpraca dryfuje na mieliznę, a przecież nie o to chodzi.
Jeśli chcesz efektywnie zarządzać zespołem silversów lub zespołem złożonym z osób w różnym wieku pamiętaj o poniższych działaniach i strategiach:
Indywidualne podejście uwzględniające potrzeby i preferencje różnych osób w zespole.
Docenianie doświadczenia i wiedzy silversów.
Nastawienie na porozumienie i wzajemne uczenie się.
Rezygnacja z mikrozarządzania.
Adekwatne delegowanie zadań.
Docenianie lojalności.
Otwartość na ich opinie.
Umożliwienie silversom pełnienia ról mentorskich (formalnie i nieformalnie).
Wspieranie rozwoju i oferowanie szkoleń.
Transparentna komunikacja pozbawiona uprzedzeń.
Inicjowanie wydarzeń integracyjnych, promujących współpracę międzypokoleniową.
Zapewnienie odpowiedniego wsparcia w zakresie korzystania z nowych technologii – szkolenia, tech-coaching.
Planowanie sukcesji, silversi prędzej niż później przejdą na emeryturę.
Polityka różnorodności i inkluzywności w wielu organizacjach jest faktem, a jej realizacja zależy między innymi od umiejętności zarządzania zespołami osób w różnym wieku. To niewątpliwie jedno z wyzwań dla ambitnych, nowoczesnych liderów.
Wynagrodzenie w euro czy złotówkach – wypłata pensji unijnej walucie
Zastanawiasz się jak wygląda wypłata wynagrodzenia w euro? Zobacz nasz artykuł na temat przeliczania wynagrodzeń w euro i przekonaj się, jakie to jest proste!
Od przystąpienia Polski do Unii Europejskiej i otwarcia granic, polskie firmy coraz śmielej działają na rynkach zagranicznych, a Polacy są chętnie zatrudniani za granicą jako pracownicy delegowani. Wiele z naszych firm, w tym Agencje Pracy, współpracuje obecnie głównie z zagranicznymi kontrahentami, dokonując rozliczeń w obcych walutach, w tym wypłacając wynagrodzenie w euro. Kiedy możliwa jest wypłata wynagrodzenia w euro i jak wygląda?
Zapoznaj się z naszym artykułem, aby znaleźć odpowiedzi na te pytania.
Z tego artykułu dowiesz się:
Wynagrodzenie w euro – zasady przeliczania według kursu NBP
Zasady wypłacania wynagrodzenia w euro, jak i w każdej innej obcej walucie, są szczegółowo opisane w polskim Kodeksie pracy. Niemniej, gdy wynagrodzenie ma być wypłacane w obcej walucie, konieczne jest również uwzględnienie przepisów Kodeksu cywilnego, do którego odsyła artykuł 300 Kodeksu pracy w przypadku zagadnień nieuregulowanych w Kodeksie pracy. Zgodnie z art. 358 Kodeksu cywilnego, wartość waluty obcej określa się według średniego kursu ogłaszanego przez Narodowy Bank Polski (NBP).
Aby prawidłowo wyliczyć wynagrodzenie w euro, należy przeliczyć je po kursie NBP z dnia wymagalności roszczenia. W przypadku przelewów bierze się pod uwagę stawkę z ostatniego dnia roboczego poprzedzającego obciążenie rachunku bankowego pracodawcy. Kwotę wynagrodzenia brutto w euro przelicza się na złotówki, po czym dokonuje się odpowiednich potrąceń, takich jak podatek dochodowy i składki ZUS, zgodnie ze standardowymi zasadami naliczania list płac. Po ustaleniu kwoty netto w złotówkach należy ponownie przeliczyć ją na euro, uzyskując w ten sposób kwotę netto, którą pracodawca wypłaci pracownikowi.
Chcesz pracować w Niemczech i otrzymywać wynagrodzenie w euro?
Oferujemy zatrudnienie ze wsparciem koordynatora.
Zadzwoń i dowiedz się więcej +48 22 290 27 65 lub sprawdź aktualne oferty pracy za granicą
Ochrona wynagrodzenia w euro – zasady i przepisy
Niezależnie od tego, czy pracownik otrzymuje wynagrodzenie w euro, czy w innej obcej walucie, rozliczenie pensji musi spełniać określone standardy ochrony płac. Kluczowym elementem tej ochrony jest przestrzeganie minimalnego wynagrodzenia obowiązującego w Polsce w danym roku. Pracodawca, wypłacający wynagrodzenie w euro, musi zapewnić, że po przeliczeniu na złotówki, zgodnie z kursem średnim Narodowego Banku Polskiego (NBP), kwota ta nie jest niższa niż aktualna krajowa płaca minimalna.
Jeśli po przeliczeniu wynagrodzenia okaże się, że jest ono poniżej obowiązującej minimalnej płacy, pracodawca ma obowiązek wyrównać tę różnicę. W praktyce oznacza to, że po przeliczeniu brutto wynagrodzenia na złotówki i dokonaniu odpowiednich potrąceń, takich jak podatek dochodowy oraz składki ZUS, kwota netto musi być ponownie przeliczona na walutę obcą, aby zapewnić pracownikowi należną wypłatę. Proces ten nie tylko chroni interesy pracowników, ale również zapewnia zgodność z przepisami prawa pracy i Kodeksu cywilnego.
Kiedy jest możliwa wypłata wynagrodzenia w euro?
Wypłata wynagrodzenia w euro jest możliwa tylko wtedy, gdy obie strony umowy, czyli pracodawca i pracownik, wyrażą na to zgodę. Pracodawca nie może jednostronnie narzucić wypłaty wynagrodzenia w innej walucie. Z tego powodu zaleca się uwzględnienie w umowie o pracę klauzuli określającej walutę, w której będzie dokonywana wypłata. Pracownik ma prawo odmówić otrzymywania wynagrodzenia w walucie innej niż obowiązująca w kraju, w którym pracuje.
Jeśli pracownik podpisuje umowę o pracę za granicą z Trenkwalder, ma możliwość otrzymania wynagrodzenia w euro lub złotówkach. Posiadanie konta walutowego nie jest wymagane, jednak wypłata w EURO jest korzystniejsza, ponieważ unika się wtedy podwójnego przewalutowania. Konto walutowe można założyć w większości polskich banków i korzystać z niego zarówno w Polsce, jak i za granicą.
Ustawa o ochronie sygnalistów – nowe obowiązki dla pracodawców
Sprawdź, co pracodawcy powinni wiedzieć o zmianie przepisów dotyczących ustawy o ochronie sygnalistów i jakie obowiązki na nich nakłada.
21 czerwca br., Prezydent RP podpisał ustawę o ochronie sygnalistów, która została opublikowana w Dzienniku Ustaw dnia 24 czerwca br. Podstawą polskiej ustawy są zapisy Dyrektywy Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2019/1937 w sprawie ochrony osób zgłaszających naruszenia prawa Unii z dnia 23 października 2019 r.
Na co pracodawcy powinni zwrócić uwagę, aby sprawnie i bez błędów opracować odpowiednie procedury?
Z tego artykułu dowiesz się:
Kiedy wchodzi w życie ustawa o ochronie sygnalistów i jakich pracodawców dotyczy?
Jakie nowe obowiązki nakłada na pracodawców ustawa o ochronie sygnalistów?
Na jakich zasadach pracownicy tymczasowi podlegają ustawie o ochronie sygnalistów?
Czy ustawa o ochronie sygnalistów jest korzystna dla pracodawców?
Ustawa o ochronie sygnalistów – kim jest tzw. whisteblower?
Zgodnie z zapisami ustawy o ochronie sygnalistów (ang. whisteblower) może nim zostać:
pracownik,
pracownik tymczasowy,
osoba świadcząca pracę na innej podstawie niż stosunek pracy, w tym na podstawie umowy cywilnoprawnej,
przedsiębiorca,
prokurent,
akcjonariusz lub wspólnik,
członek organu osoby prawnej lub jednostki organizacyjnej nieposiadającej osobowości prawnej,
osoba świadcząca pracę pod nadzorem i kierownictwem wykonawcy, podwykonawcy lub dostawcy, w tym na podstawie umowy cywilnoprawnej,
stażysta,
wolontariusz,
praktykant,
kandydat do pracy,
były pracownik.
Ponadto sygnalistami mogą być funkcjonariusze w rozumieniu art. 1 ust. 1 ustawy z dnia 18 lutego 1994 r. o zaopatrzeniu emerytalnym funkcjonariuszy Policji, Agencji Bezpieczeństwa Wewnętrznego, Agencji Wywiadu, Służby Kontrwywiadu Wojskowego, Służby Wywiadu Wojskowego, Centralnego Biura Antykorupcyjnego, Straży Granicznej, Straży Marszałkowskiej, Służby Ochrony Państwa, Państwowej Straży Pożarnej, Służby Celno-Skarbowej i Służby Więziennej oraz ich rodzin; a także żołnierz w rozumieniu art. 2 pkt 39 ustawy z dnia 11 marca 2022 r. o obronie Ojczyzny.
Sygnalista ma kilka możliwości dokonania zgłoszenia:
zgłoszenie wewnętrzne dokonywane do pracodawcy,
zgłoszenie zewnętrzne do organu publicznego,
ogłoszenie publiczne (tylko w szczególnie określonych przypadkach).
Zgodnie z ustawą sygnalista jest objęty ochroną przed działaniami odwetowymi w następujących przypadkach:
Zgłoszenie w dobrej wierze tzn. sygnalista w momencie dokonania zgłoszenia musi mieć uzasadnione podejrzenie zaistniałego lub potencjalnego naruszenia prawa, do którego doszło lub prawdopodobnie dojdzie.
Zgłoszenie musi dotyczyć naruszeń prawa wskazanych w ustawie, tj. np. korupcji, ochrony środowiska czy ochrony konsumentów. Uwaga – pracodawcy mogą w wewnętrznych procedurach poszerzyć katalog z ustawy i przewidzieć możliwość zgłaszania naruszeń dotyczących obowiązujących u pracodawcy regulacji wewnętrznych lub standardów etycznych – ale tu tylko zgłoszenie wewnętrzne będzie możliwe.
Zgłoszenie musi dotyczyć informacji, która została uzyskana w kontekście związanym z pracą.
Jeśli ww. przesłanki są spełnione, to sygnalista zostaje objęty ochroną z chwilą dokonania zgłoszenia. Ochrona sygnalisty polega na tym, że nie mogą być wobec niego podejmowane działania odwetowe ani próby lub groźby zastosowania takich działań. Ustawa o ochronie sygnalistów wskazuje, na czym takie działania odwetowe mogą polegać, jednak nie jest to katalog zamknięty. Przykłady to: odmowa nawiązania stosunku pracy, rozwiązania umowy o pracę, wstrzymanie awansu, negatywna ocena wyników pracy, mobbing, dyskryminacja.
Kiedy wchodzi ustawa o ochronie sygnalistów i kogo dotyczy?
Przepisy ustawy o ochronie sygnalistów wchodzą w życie 25 września 2024. W związku z opóźnieniem (miało to nastąpić do 17 grudnia 2021 r.) część polskich pracodawców już wcześniej zaczęła opracowywać wewnętrzne procedury w swoich firmach czy instytucjach. Jednak bez polskiej ustawy, która wdraża do naszego porządku prawnego zapisy unijnej dyrektywy, nie mogli tego procesu zakończyć.
Teraz pracodawcy mają 3 miesiące na opracowanie stosownych procedur ochrony sygnalistów lub ich weryfikację pod kątem zgodności z polską ustawą. Obowiązek ten spoczywa zarówno na podmiotach prywatnych, jak i publicznych, które zatrudniają co najmniej 50 osób. Pracodawcy zatrudniający mniej niż 50 osób mogą, ale nie muszą wdrożyć w swoich organizacjach przepisów ww. ustawy.
Nowe obowiązki dla firm w ustawie o ochronie sygnalistów
Ustawa o ochronie sygnalistów nakłada na pracodawców szereg nowych obowiązków. Nieustanowienia procedury albo ustanowienie jej z naruszeniem istotnych wymogów wskazanych w ustawie podlega karze grzywny. Na co pracodawcy powinni zwrócić uwagę w procesie wdrażania postanowień ustawy?
– Ustalenie procedury zgłoszeń wewnętrznych musi być poprzedzone konsultacjami. Jeśli u pracodawcy działają związki zawodowe, konsultacje powinny być prowadzone z zakładową organizacją związkową. Jeśli nie ma związków zawodowych, konsultacje należy przeprowadzić z przedstawicielami osób świadczących pracę na rzecz pracodawcy wyłonionymi w trybie przyjętym u pracodawcy. Co ciekawe, ustawa określa czas prowadzenia takich konsultacji – mają one trwać nie krócej niż 5 i nie dłużej niż 10 dni liczonych od przedstawienia przez pracodawcę projektu procedury – podpowiada Dominika Domiańska-Drzazga, radca prawy w Trenkwalder.
W procedurze zgłoszeń wewnętrznych nieprawidłowości w firmie należy określić m.in.:
Kto będzie upoważniony do przyjmowania zgłoszeń wewnętrznych – może to być wewnętrzna jednostka organizacyjna działająca u pracodawcy (np. konkretny dział), konkretna osoba w ramach struktury organizacyjnej (np. dyrektor HR) lub podmiot zewnętrzny (np. kancelaria prawna);
Sposoby przekazywania zgłoszeń przez sygnalistę oraz bezstronną wewnętrzną jednostkę organizacyjną lub osobę w ramach struktury organizacyjnej, które będą upoważnione do prowadzenia działań następczych (m.in. weryfikacja zgłoszenia, kontakt z sygnalistą), tryb postępowania
z informacjami o naruszeniach zgłoszonymi anonimowo – pracodawcy mogą sami zdecydować czy takie zgłoszenia przyjmować, czy nie.
– Zgodnie z ustawą, sposoby przekazywania zgłoszeń wewnętrznych obejmują co najmniej możliwość dokonywania zgłoszeń ustnie lub pisemnie. Przy ustalaniu sposobów zgłaszania naruszeń warto wziąć pod uwagę rodzaj zakładu pracy oraz personel, jaki pracodawca zatrudnia, tak aby zgłoszenia nie były dla nich utrudnione. Formularz on-line, który sprawdzi się w przypadku pracowników biurowych, może być utrudnieniem dla np. pracowników produkcyjnych. W tym drugim przypadku lepszym rozwiązaniem może być umieszczenie skrzynki, do której będzie można wrzucać zgłoszenia. Przy czym powinna się ona znajdować w miejscu nieobjętym monitoringiem kamer – zaznacza Dominika Domiańska-Drzazga.
Oprócz wyznaczenia odpowiednich kanałów zgłaszania przez sygnalistów nieprawidłowości, pracodawcy muszą sporządzić oczywiście odpowiednią dokumentację, czy dostosować swoje systemy IT. Nie mniej ważna jest kampania informacyjna wewnątrz firmy, której celem będzie prawidłowe zaznajomienie pracowników z opracowanymi procedurami, np. poprzez zorganizowanie szkolenia, na którym zostanie pracownikom wytłumaczony cel wprowadzenia procedury zgłaszania naruszeń i główne założenia ustawy o ochronie sygnalistów.
– Pracodawcy mogą w wewnętrznych procedurach poszerzyć katalog naruszeń wskazanych w ustawie i przewidzieć możliwość zgłaszania naruszeń dotyczących obowiązujących u pracodawcy regulacji wewnętrznych lub standardów etycznych. Pracownicy muszą zostać powiadomieni, że tylko zgłoszenie wewnętrzne będzie możliwe w takim przypadku – mówi Dominika Domiańska-Drzyzga.
Pracownicy tymczasowi a ustawa o ochronie sygnalistów
Pracownicy tymczasowi zostali wprost objęci przepisami ustawy o ochronie sygnalistów. Pracownik tymczasowy będzie mógł zgłosić naruszenie zarówno w agencji pracy tymczasowej, jak i u pracodawcy użytkownika – w zależności od tego, którego podmiotu naruszenie dotyczy.
Ważne jest, aby pracownicy tymczasowi zostali przez agencję pracy tymczasowej prawidłowo poinstruowani nie tylko, jakie naruszenia, ale też, do którego z podmiotów zgłaszać. Przy czym zarówno agencja pracy tymczasowej, jak i pracodawca użytkownik, powinni opracować wewnętrzną procedurę postępowania na wypadek zgłoszenia przez pracownika tymczasowego naruszenia dotyczącego drugiej strony.
– Wątpliwości może budzić odpowiedź na pytanie, który z podmiotów – agencja pracy tymczasowej czy pracodawca użytkownik powinien wliczyć do stanu osób zatrudnionych pracowników tymczasowych. W mojej ocenie należy przyjąć, że liczbę pracowników tymczasowych powinna uwzględnić agencja pracy tymczasowej, jako formalny pracodawca – tłumaczy Dominika Domiańska-Drzyzga.
Czy ustawa o ochronie sygnalistów jest korzystna dla firm?
Wdrożenie zapisów ustawy o ochronie sygnalistów może być odbierane przez pracodawców jako swego rodzaju rewolucja, czy dodatkowe obciążenie. Pracodawcy powinni jednak spojrzeć na obowiązek wdrożenia postanowień w swoich organizacjach przez pryzmat korzyści, jakie mogą się z tym wiązać dla organizacji.
Uzyskanie informacji o nieprawidłowościach w organizacji pozwoli na podjęcie odpowiednich działań naprawczych oraz uniknięcie konsekwencji prawnych czy finansowych. Może też zapobiec utracie renomy organizacji.