26.03.2021

Podobne Tagi Pracodawca

Elektroniczne oświadczenie o powierzeniu wykonywania pracy cudzoziemcowi

 

Nie da się ukryć, że epidemia koronawirusa przyspieszyła digitalizację w obrębie usług publicznych. Coraz więcej spraw, nie tylko prywatnych, ale również biznesowych, możemy załatwić przez internet, bez wychodzenia z biura czy domu. Jedną z nich, niezwykle ważną dla pracodawców zatrudniających obcokrajowców, jest możliwość legalizacji pracy cudzoziemca on-line.

Elektroniczna legalizacja zatrudnienia obcokrajowca za pomocą oświadczenia

W Polsce istnieje kilka sposobów legalizacji pracy obcokrajowca. Dla obywateli sześciu krajów: Armenii, Białorusi, Gruzji, Mołdawii, Rosji oraz Ukrainy najwygodniejszą i najczęściej stosowaną opcją jest legalizacja pracy cudzoziemców za pomocą oświadczenia o powierzeniu pracy.

 

Duża część Urzędów Pracy umożliwia już elektroniczną obsługę tych oświadczeń. Warto z niej skorzystać, bo to nie tylko w obecnym czasie bezpieczniejsza forma uzyskania wpisu, ale również opcja szybsza i generująca niższe koszty.

 

Jak złożyć oświadczenie o powierzeniu wykonywania pracy cudzoziemcowi przez internet?

Pierwszy krok to uzyskanie informacji na temat tego, w jakim zakresie dany Powiatowy Urząd Pracy umożliwia obsługę oświadczeń. Digitalizacja nie jest jeszcze pełna i niektóre PUP’y prowadzą cały proces elektronicznie, a niektóre pozwalają złożyć wniosek online, ale jego odbiór odbywa się już w formie papierowej – osobiście. Nawet taka opcja jest dla pracodawcy korzystna, bo redukuje ilość koniecznych wizyt w PUP i pozwala zmniejszyć ilość dokumentacji papierowej.

 

Informację na temat tego, w jakiej formie rejestrowane są oświadczenia przez konkretny PUP, znajdziemy na jego stronie internetowej lub uzyskamy telefonicznie.

 

Drugim krokiem jest założenie konta (jeśli pracodawca jeszcze go nie ma) w serwisie praca.gov.pl. Samodzielnie założyć mogą je użytkownicy dysponujący Profilem Zaufanym lub kwalifikowanym profilem elektronicznym.

 

Mając konto w serwisie praca.gov.pl można już przystąpić do kolejnego kroku, czyli rozpoczęcia rejestracji oświadczenia przez internet. W tym celu, po wejściu na stronę praca.gov.pl wybieramy kafelek „Zatrudnianie cudzoziemców”.

 

Źródło: praca.gov.pl

 

A następnie opcję Oświadczenie o powierzeniu wykonywania pracy cudzoziemcowi (dwukrotnie).

 

Źródło: praca.gov.pl

 

Wybieramy z listy właściwy urząd pracy i przystępujemy do wypełniania wniosku online.

 

Do wniosku dołączamy skany potrzebnych dokumentów (m.in. skany paszportu, oświadczenie niekaralności, dowód opłaty wniosku czy pełnomocnictwo, jeżeli jest wymagane). Załączniki dołącza się do kompletnego wniosku przed jego podpisaniem podpisem elektronicznym bądź profilem zaufanym ePUAP. Wszystko odbywa się na portalu praca.gov.pl bez wychodzenia z biura.

 

Jeśli okaże się, że we wniosku są braki, poprawki będzie można nanieść również elektronicznie.

 

Cały kontakt z urzędem odbywa się przez portal, co owocuje znacznie szybszą rejestracją oświadczenia. Przy tradycyjnej metodzie urząd ma na rejestrację 7 dni. Składając wniosek elektronicznie, jeśli nie będzie zawierał błędów, oświadczenie może zostać zarejestrowane nawet w ciągu 2-3 dni – wyjaśnia Daniel Sola, Dyrektor Projektów Międzynarodowych Trenkwalder.

 

PUP po wpisaniu oświadczenia do ewidencji (jeśli obsługuje cały proces elektronicznie) wysyła na adres email pracodawcy oświadczenie w formie dokumentu elektronicznego, które należy również przesłać do obcokrajowca (można to zrobić mailowo). Konsul akceptuje zarówno oryginały dokumentów jak i dokumenty sporządzone w postaci dokumentu elektronicznego opatrzonego podpisem. Do celów kontroli granicznej wystarczy, jeśli cudzoziemiec przedstawi dokument w formie elektronicznej bądź jako wydruk takiego dokumentu.

 

Warto podkreślić, że przez internet można nie tylko złożyć oświadczenie o powierzeniu pracy, ale również powiadomić PUP o podjęciu lub niepodjęciu pracy przez cudzoziemca oraz o zakończeniu przez niego pracy.

 

 

Dlaczego warto skorzystać z obsługi oświadczenia o powierzeniu pracy online?

Jest ku temu co najmniej 5 powodów:

  1. Skrócenie czasu rejestracji oświadczeń, co pozwala szybciej zatrudnić pracownika,
  2. Zmniejszenie się ilości błędów i to zarówno po stronie składającej wniosek (system podpowiada i wskazuje na potencjalne błędy) jak i po stronie urzędu, który nie musi wprowadzać ręcznie danych z wniosku do systemu,
  3. Szybsze przekazanie oświadczenia obcokrajowcowi (bo można to zrobić online, a nie pocztą czy kurierem),
  4. Niższe koszty procesowania wniosku (opłata w PUP jest taka sama, ale pracodawca nie traci czasu na wizytę w urzędzie, nie opłaca kuriera czy listu za granicę),
  5. Zmniejszenie ilości tradycyjnej, papierowej dokumentacji (a to oznacza większy porządek w archiwum i brak konieczności przechowywania papierowych oryginałów).

 

W Trenkwalder świadczymy usługi legalizacji zatrudnienia na rzecz klientów z całej Polski, na bieżąco zatem weryfikujemy formy obsługi dokumentów wspierane przez PUPy w całym kraju. Sytuacja zmienia się dynamicznie, zatem warto dowiedzieć się, jaki jest status digitalizacji w naszym urzędzie, bo skorzystanie z rejestracji oświadczenia o powierzeniu pracy online jest naprawdę szybsze i wygodniejsze – komentuje Daniel Sola.

 

Widzimy to na własnym przykładzie, bo świadcząc usługi pracy tymczasowej, składamy wiele oświadczeń o powierzeniu pracy. Trenkwalder korzysta z usług Powiatowego Urzędu Pracy w Skierniewicach (ze względu na adres siedziby). Nasz Urząd Pracy wprowadził możliwość obsługi wniosków elektronicznie dość niedawno, ale jest to dla nas ogromne ułatwienie. Czas procesowania dokumentów uległ znacznemu skróceniu i możemy naszym klientom dostarczać pracowników niemalże ekspresowo. Jest to też korzystne rozwiązanie z punktu widzenia potencjalnych pracowników, którym zależy na tym, by jak najszybciej podjąć zatrudnienie – dodaje ekspert.


Jesteś zainteresowany zatrudnieniem cudzoziemca lub legalizacją jego pracy?

Skontaktuj się z nami