Jak prowadzić rozmowę rekrutacyjną z candidate experience?

Rozmowa rekrutacyjna jest jednym z pierwszych etapów bezpośredniego styku kandydata z marką pracodawcy i jednocześnie bardzo istotnym elementem budowania pozytywnych doświadczeń kandydatów. Tylko jak zadbać o candidate experience, jeśli masz do przeprowadzenia kilkanaście rozmów rekrutacyjnych w krótkim czasie? Nie zapomnij o dobrej atmosferze, transparentności i jasności przekazu informacji, równym traktowaniu, byciu uważnym wobec każdego kandydata i wartościowym feedbacku.

Z tego artykułu dowiesz się:

Jak krok po kroku przeprowadzić rozmowę rekrutacyjną, by budować pozytywne doświadczenia kandydata?
Jakie są różnice w rozmowie rekrutacyjnej online i na żywo?
Ile trwa rozmowa rekrutacyjna?
O co pytać, aby podjąć dobrą decyzję rekrutacyjną?
Tematy, których nie można poruszać w rozmowie rekrutacyjnej.
Co należy zrobić po przeprowadzeniu rozmowy kwalifikacyjnej?
5 wskazówek, które przydadzą się podczas każdej rozmowy.
5 błędów, których należy unikać, aby nie być tematem memów i żartów rekrutacyjnych.

Zobacz więcej

Rozmowa rekrutacyjna jest ważną częścią procesu rekrutacyjnego. Najczęściej, rekrutacja składa się z dwóch lub większej ilości etapów, nie licząc formularzy, rozmów z voicebotem i testów. Efektem procesu rekrutacyjnego jest ocena kandydata/ki i podjęcie decyzji dotyczącej wyboru najlepszej osoby na dane stanowisko.

Dobrze przeprowadzona rozmowa rekrutacyjna pozwala na podjęcie optymalnej decyzji rekrutacyjnej, a jednocześnie jest elementem, który kształtuje candidate experience i pośrednio wpływa na wizerunek firmy na rynku pracy.

Rozmowa rekrutacyjna krok po kroku

Osoba prowadząca rozmowę rekrutacyjną powinna zawsze zadbać o stworzenie dobrej atmosfery spotkania. Krótki small talk pomoże zredukować stres kandydata/ki. Kilka chwil na przełamanie lodów to dobry początek rozmowy. Warto też przedstawić plan spotkania.

Kolejnym krokiem jest przedstawienie firmy i stanowiska, na jakie rekrutujemy kandydata/kę. To moment na przypomnienie opisu i celu stanowiska, wymagań oraz przedstawienie profilu firmy. Na pewno jest to też odpowiednia chwila na „reklamę”, czyli nakreślenie korzyści, jakie daje praca w danej firmie np. możliwości rozwoju, inicjatywy integracyjne, benefity i inne specyficzne dla przedsiębiorstwa motywatory.

Dużą część rozmowy rekrutacyjnej trzeba przeznaczyć na zebranie informacji na temat doświadczenia, umiejętności/ kompetencji, motywacji i oczekiwań kandydata/ki. W zależności od strategii rekrutacyjnej możemy wybrać sposób prowadzenia rozmowy – użyć różnych technik, takich jak wywiad kompetencyjny (behawioralny), motywacyjny czy case study. Możemy przeprowadzić swobodny lub ustrukturyzowany wywiad rekrutacyjny. Najczęściej rekruterzy/ki stosują wypracowany przez siebie model zawierający różne elementy powyższych technik. Obecnie rzadko stosuje się narzędzie typu „stress interview”. Jak sama nazwa wskazuje, tego rodzaju wywiad jest ukierunkowany na sprawdzenie odporności rekrutowanej osoby w sytuacji stresującej (sprowokowanej przez rekrutera).

Cechy i kompetencje, o jakie należy pytać na rozmowie rekrutacyjnej, wybieramy w zależności od rodzaju i poziomu stanowiska. Są jednak kompetencje uniwersalne, o które zapytamy zarówno osobę aplikującą na stanowisko asystentki, jak i menadżera np. umiejętność organizacji pracy i ustalania priorytetów, umiejętność współpracy, orientacja na cel/ rezultat, podejmowanie decyzji. O wywiadzie kompetencyjnym/ behawioralnym przeczytacie w kolejnym tekście.

Po otrzymaniu odpowiedzi na zadane pytania nie może zabraknąć czasu na pytania kandydata/ki.

Pod koniec rozmowy rekrutacyjnej podsumowujemy krótko kluczowe informacje, pytamy o oczekiwania związane z wynagrodzeniem i dyspozycyjność kandydata/ki oraz przekazujemy informacje o planowanym przebiegu procesu rekrutacyjnego – kolejnych etapach, terminach, zakończeniu procesu, feedbacku. Nasz rozmówca/ rozmówczyni powinien/na wiedzieć również, w jaki sposób może kontaktować się z rekruterem/ rekruterką. Warto również udzielić bieżącej informacji zwrotnej osobie rekrutowanej – np. która wypowiedź jest hitem autoprezentacji i angażuje odbiorcę, a którą wypowiedź/ zachowanie warto zmienić w następnym etapie rekrutacji, aby zwiększyć swoje szanse na zdobycie pracy. Korekta może dotyczyć języka wypowiedzi, przekazywanych informacji czy też dress code.

Podsumowanie etapów rozmowy rekrutacyjnej:

1. Wstęp – small talk i przedstawienie przebiegu/ planu rozmowy.
2. Przekazanie informacji o firmie i stanowisku.
3. Zebranie informacji na temat kandydata/ki.
4. Weryfikacja oczekiwań finansowych i dyspozycyjności kandydata/ki.
5. Czas na pytania kandydata/ki.
6. Podsumowanie rozmowy i przedstawienie dalszych etapów procesu rekrutacyjnego.

Jakie są różnice w rozmowie rekrutacyjnej online i na żywo?

Czas pandemii spowodował rewolucję w rekrutacji. Wiele rozmów rekrutacyjnych ma miejsce zdalnie, bez uszczerbku na jakości. Są oczywiście różnice w kontakcie online i na żywo. Online mniej widzimy, w mniejszym zakresie odczytujemy mowę ciała i sygnały niewerbalne. W zależności od własnych preferencji czujemy się swobodniej lub mniej swobodnie. Podczas rozmowy rekrutacyjnej online można jednak pozyskać takie same informacje jak podczas kontaktu osobistego. Tu nie ma różnic, atmosfera i odczucia są trochę inne, ale jakość rozmowy (o ile mamy dobre łącze internetowe i transmisję video) jest porównywalna. Finalne rozmowy rekrutacyjne, z reguły, prowadzone są osobiście.

Ile trwa rozmowa rekrutacyjna?

Nie ma prostej odpowiedzi na to pytanie. Rozmowa rekrutacyjna z osobą z dwudziestoletnim doświadczeniem, rekrutowaną na stanowisko menadżerskie, może trwać ponad godzinę, a rozmowa z osobą na stanowisko typu „entry level”, 45 minut. Czas spotkania może różnić się w zależności od stosowanych technik i ilości osób uczestniczących w spotkaniu. Zawsze warto uprzedzić kandydata/kę ile czasu ma przeznaczyć na spotkanie.

O co pytać, aby podjąć dobrą decyzję rekrutacyjną?

Podczas rozmowy rekrutacyjnej pytamy głównie o doświadczenie, umiejętności/ kompetencje, aspiracje, osiągnięcia, motywację i zmiany zawodowe. Wstępne dane czerpiemy z CV.

Najbardziej wartościowe informacje uzyskamy, pytając o:

Ostatnie doświadczenia zawodowe (kilka lat wstecz),
Umiejętności/ kompetencje przydatne na nowym stanowisku (miękkie i techniczne),
Wykształcenie (uczelnie, kursy, certyfikaty),
Cechy osobowości/ mocne strony,
Preferowany styl pracy/ współpracy, styl zarządzania,
Preferowany klimat organizacyjny, relacje z przełożonym i w zespole,
Osiągnięcia/ sukcesy,
Aktualną motywację do zmiany pracy,
Planowany kierunek rozwoju zawodowego/ cele zawodowe,
Powody zmiany pracy,
„Strefę cienia”, czyli nieudane projekty, pomyłki, błędne decyzje, cechy, które mogą utrudniać pracę,
Wszystko, co jest niejasne w CV,
Oczekiwania odnośnie do umowy, wynagrodzenia, benefitów i narzędzi pracy.

Pytania rekrutacyjne powinny dotyczyć sfery zawodowej, ale w pewnym zakresie również prywatnej. Jeśli chcemy dobrze poznać osobę rekrutowaną, warto pod koniec rozmowy rekrutacyjnej zapytać np. o zainteresowania. Rozmowa o sprawach pozazawodowych jest przyjemnym zakończeniem spotkania i na pewno poszerzy naszą znajomość kandydata/ki.

Tematy, których nie można poruszać w rozmowie rekrutacyjnej

Stan cywilny i rodzina (dzieci, ciąża),
Stan zdrowia,
Wyznanie,
Orientacja seksualna,
Poglądy polityczne,
Pochodzenie etniczne,
Stan majątkowy,
Niekaralność (chyba że rekrutujemy pracowników do służb mundurowych, służby cywilnej czy innych instytucji związanych z bezpieczeństwem).

Po rozmowie rekrutacyjnej

Zdecydowanie nie możemy zapominać o informacji zwrotnej dla kandydata/ki. Bez względu na wynik rekrutacji, każda osoba powinna otrzymać feedback, czyli informację o wyniku rozmowy/ procesu rekrutacyjnego z krótkim uzasadnieniem (w przypadku odmowy). Taka wiedza może pomóc osobom rekrutowanym w ich autoprezentacji w przyszłości. Wszyscy rekruterzy i rekruterki lubią informować kandydatów o pozytywnym wyniku rekrutacji, jednak profesjonalne podejście w procesach rekrutacyjnych polega na adekwatnej komunikacji ze wszystkimi kandydatami bez względu na ich status.

5 wskazówek, które przydadzą się podczas każdej rozmowy rekrutacyjnej

1. Czytaj CV przed spotkaniem, przygotuj najważniejsze pytania, żeby nic Ci nie umknęło.
2. Zadbaj o dynamikę rozmowy – na początku przedstaw jej etapy, panuj nad przebiegiem spotkania.
3. Bądź uważny/a podczas rozmowy, rób notatki.
4. Nie uciekaj od poczucia humoru, anegdoty, bądź przyjazny/a.
5. Rozmowa rekrutacyjna to spotkanie oparte na partnerstwie, dialogu prowadzonym w atmosferze szacunku; nie okazuj wyższości, nie unieważniaj, nie wyśmiewaj osoby rekrutowanej.

5 błędów, których należy unikać, aby nie być tematem memów i żartów rekrutacyjnych

1. Spóźnienie.
2. Brak znajomości CV kandydata/ki.
3. Szczegółowe pytania biograficzne (np. o półroczny epizod na początku drogi zawodowej, w firmie niezwiązanej z branżą i stanowiskiem, na które rekrutujemy).
4. Pytania absurdalne (jakim zwierzęciem jesteś?).
5. Pośpiech i nonszalancja (mam pół godziny, proszę mówić zwięźle).

Rozmowa rekrutacyjna przeprowadzona w komfortowym miejscu i czasie może być wartościowym i ciekawym doświadczeniem dla obu stron. Zaangażowanie, okazywanie zainteresowania osobie rekrutowanej, merytoryczne pytania, klarowne informacje, struktura i dynamika to kryteria udanej rozmowy.