Jak podnieść efektywność działu personalnego poprzez umiejętne wdrożenie outsourcingu procesów HR?

Na przestrzeni ostatnich lat HR w polskich organizacjach przeszedł przyspieszoną ewolucję, awansując z funkcji typowo administracyjnej do rangi strategicznego partnera biznesowego. Nierzadko transformacja ta zakładała jedynie wyznaczanie działom personalnym nowych celów, wyzwań i procesów do zagospodarowania, zupełnie pomijając kwestie ich rozbudowy. Jak w dobie rosnących potrzeb i oczekiwań wobec działów HR, małe zespoły HR mogą znaleźć przestrzeń na realizowanie dużych ambitnych projektów? Kiedy warto zdecydować się na outsourcing procesów HR? 

Wyzwania małych działów HR

Wyobraź sobie, że jesteś świeżo upieczonym menedżerem HR, pełnym motywacji i pomysłów na wdrożenie ambitnych procesów i pełnienie roli partnera strategicznego dla zarządu. Przed tobą zbudowanie strategii HRowej dla całej firmy, w tym rekrutacje nowych pracowników (a jest co robić w tym temacie 😉), onboarding, szkolenia, oceny pracownicze, badanie zaangażowania, strategia employer branding, odejścia i exit interview (bo przecież chcesz rozumieć powód odejścia pracownika), no i oczywiście codzienność w postaci zatrudniania pracowników, przygotowywania umów o pracę, monitorowania czasu pracy, naliczania i wypłaty wynagrodzeń, zatrudniania cudzoziemców i legalizacji ich pracy. Dużo tego, jednak twój zespół liczy jedynie dwie osoby. Jak  zaopiekować wszystkie procesy HR, którymi zarządzasz? Jakie priorytety sobie wyznaczyć, aby wszystko co dziać się musi, działo się w odpowiednim czasie i na odpowiednim poziomie, a przy tym realizować nowe, ambitne projekty HR?

Małe działy HR nie tylko w małych organizacjach

Liczba procesów, które powinien zaopiekować dział HR jest stała lub prawie stała bez względu na wielkość, czy profil organizacji. Co to oznacza w praktyce? Ni mniej, ni więcej tyle, że w małych zespołach na jedną osobę przypada znacznie większa liczba zadań niż w bardziej rozbudowanych strukturach. Dodatkowo w dużych organizacjach są one trudniejsze i bardziej dynamiczne. Pojawiają się też problemy, których nie identyfikujemy w mniejszych podmiotach, takie jak chociażby trudności komunikacyjne, wynikające z rozproszonej struktury, większa rotacja kadr, bardziej złożone narzędzia, etc. W takich sytuacjach małemu działowi personalnemu naprawdę trudno zaopiekować się chociażby częścią procesów, nie mówiąc już o pełnieniu roli prawdziwego partnera strategicznego. Co zrobić, aby dział HR nie był skazany jedynie na tzw. ‘podtrzymywanie podstawowych funkcji życiowych’ organizacji?

Kiedy mały zespół HR może więcej?

Większość z nas z pewnością zetknęła się na swojej drodze zawodowej z działami personalnymi, które choć niewielkie, to realizowały duże, ambitne, pełne wyzwań i inspirujące projekty, które swym zasięgiem obejmowały całe organizacje. To, że coś jest trudne, nie oznacza, że jest nie do zrobienia. Należy jednak pamiętać, że aby mały dział personalny mógł w ogóle myśleć o udźwignięciu dużych i złożonych zadań przekrojowych, muszą zostać spełnione pewne podstawowe warunki, spośród których kluczową rolę odgrywa sam zespół. Nie ma się co oszukiwać - w małych strukturach HR potrzebne są przede wszystkim dużo szersze kompetencje skupione w jednej osobie. Nie chodzi tylko o wiedzę i doświadczenie, ale także cały szereg innych predyspozycji, jak chociażby zdolność do dynamicznego przełączania się z zadania na zadanie, czy umiejętność ustalania priorytetów i realizacji wielu projektów jednocześnie. Wbrew pozorom, to bardzo trudna rola i nie każdy się w niej odnajdzie. Dopiero, kiedy uda nam się stworzyć kompetentny i rzutki zespół, możemy myśleć o podejmowaniu takich wyzwań, jak projekty związane z okresową oceną pracowników, badaniem zaangażowania, wdrażaniem nowych narzędzi i systemów, czy szkoleniami dla wszystkich członków organizacji.