14.09.2022

Podobne Tagi Pracodawca

Jak podnieść efektywność działu personalnego poprzez umiejętne wdrożenie outsourcingu procesów HR?

 

Na przestrzeni ostatnich lat HR w polskich organizacjach przeszedł przyspieszoną ewolucję, awansując z funkcji typowo administracyjnej do rangi strategicznego partnera biznesowego. Nierzadko transformacja ta zakładała jedynie wyznaczanie działom personalnym nowych celów, wyzwań i procesów do zagospodarowania, zupełnie pomijając kwestie ich rozbudowy. Jak w dobie rosnących potrzeb i oczekiwań wobec działów HR, małe zespoły HR mogą znaleźć przestrzeń na realizowanie dużych ambitnych projektów? Kiedy warto zdecydować się na outsourcing procesów HR? 

Wyzwania małych działów HR

Wyobraź sobie, że jesteś świeżo upieczonym menedżerem HR, pełnym motywacji i pomysłów na wdrożenie ambitnych procesów i pełnienie roli partnera strategicznego dla zarządu. Przed tobą zbudowanie strategii HRowej dla całej firmy, w tym rekrutacje nowych pracowników (a jest co robić w tym temacie 😉), onboarding, szkolenia, oceny pracownicze, badanie zaangażowania, strategia employer branding, odejścia i exit interview (bo przecież chcesz rozumieć powód odejścia pracownika), no i oczywiście codzienność w postaci zatrudniania pracowników, przygotowywania umów o pracę, monitorowania czasu pracy, naliczania i wypłaty wynagrodzeń, zatrudniania cudzoziemców i legalizacji ich pracy. Dużo tego, jednak twój zespół liczy jedynie dwie osoby. Jak  zaopiekować wszystkie procesy HR, którymi zarządzasz? Jakie priorytety sobie wyznaczyć, aby wszystko co dziać się musi, działo się w odpowiednim czasie i na odpowiednim poziomie, a przy tym realizować nowe, ambitne projekty HR?

 

Małe działy HR nie tylko w małych organizacjach

Liczba procesów, które powinien zaopiekować dział HR jest stała lub prawie stała bez względu na wielkość, czy profil organizacji. Co to oznacza w praktyce? Ni mniej, ni więcej tyle, że w małych zespołach na jedną osobę przypada znacznie większa liczba zadań niż w bardziej rozbudowanych strukturach. Dodatkowo w dużych organizacjach są one trudniejsze i bardziej dynamiczne. Pojawiają się też problemy, których nie identyfikujemy w mniejszych podmiotach, takie jak chociażby trudności komunikacyjne, wynikające z rozproszonej struktury, większa rotacja kadr, bardziej złożone narzędzia, etc. W takich sytuacjach małemu działowi personalnemu naprawdę trudno zaopiekować się chociażby częścią procesów, nie mówiąc już o pełnieniu roli prawdziwego partnera strategicznego. Co zrobić, aby dział HR nie był skazany jedynie na tzw. ‘podtrzymywanie podstawowych funkcji życiowych’ organizacji?

 

Kiedy mały zespół HR może więcej?

Większość z nas z pewnością zetknęła się na swojej drodze zawodowej z działami personalnymi, które choć niewielkie, to realizowały duże, ambitne, pełne wyzwań i inspirujące projekty, które swym zasięgiem obejmowały całe organizacje. To, że coś jest trudne, nie oznacza, że jest nie do zrobienia. Należy jednak pamiętać, że aby mały dział personalny mógł w ogóle myśleć o udźwignięciu dużych i złożonych zadań przekrojowych, muszą zostać spełnione pewne podstawowe warunki, spośród których kluczową rolę odgrywa sam zespół. Nie ma się co oszukiwać - w małych strukturach HR potrzebne są przede wszystkim dużo szersze kompetencje skupione w jednej osobie. Nie chodzi tylko o wiedzę i doświadczenie, ale także cały szereg innych predyspozycji, jak chociażby zdolność do dynamicznego przełączania się z zadania na zadanie, czy umiejętność ustalania priorytetów i realizacji wielu projektów jednocześnie. Wbrew pozorom, to bardzo trudna rola i nie każdy się w niej odnajdzie. Dopiero, kiedy uda nam się stworzyć kompetentny i rzutki zespół, możemy myśleć o podejmowaniu takich wyzwań, jak projekty związane z okresową oceną pracowników, badaniem zaangażowania, wdrażaniem nowych narzędzi i systemów, czy szkoleniami dla wszystkich członków organizacji.

 

 

Pamiętaj o tym, jeśli chcesz realizować duże projekty HR!

Niewątpliwie bardzo istotna jest legitymizacja działań działu personalnego przez zarząd. Nie tylko ze względu na większą decyzyjność. Warto mieć na uwadze, że duże projekty często dotyczą całej organizacji i przez organizację są zupełnie inaczej przyjmowane, jeśli mamy namaszczenie od „góry”. Kolejną kwestią, na którą warto zwrócić uwagę, są zasoby kompetencyjne zespołu. Przed przystąpieniem do etapu planowania działań należy zadać sobie pytanie, czy jako zespół jesteśmy w stanie merytorycznie udźwignąć dany projekt, a także, czy posiadamy wiedzę i doświadczenie, aby efektywnie doprowadzić go do końca. Jeśli nie, możemy sięgnąć po kompetencje z zewnątrz i wykorzystać możliwości, które daje outsourcing. Jeśli natomiast odpowiedź będzie twierdząca, nie pozostaje nic innego, jak tylko zadbać o duże zasoby najbardziej deficytowego towaru w małych działach HR, czyli czasu. Jak to zrobić? Jeśli nie mamy szansy na zwiększenie zespołu, to najlepiej i najprościej zlecić do realizacji na zewnątrz najbardziej pracochłonne i czasochłonne procesy, np. te generyczne i podstawowe lub te wymagające bardzo specjalistycznych i rzadkich kompetencji. Absolutnie nie bójmy się tego robić. Utopią jest zakładanie, że dwu lub trzyosobowy dział personalny jest w stanie udźwignąć absolutnie wszystko. Tym bardziej, że w większości sytuacji outsourcing okaże się rozwiązaniem o wiele korzystniejszym czasowo. Co więcej, mamy szansę od wyspecjalizowanej firmy outsourcingowej nauczyć się nowych rzeczy i pozyskać wartościowe know-how.

 

Outsourcing – przyjaciel małego działu HR

Jakie procesy warto zlecić zewnętrznemu dostawcy? Tu wszystko zależy od specyfiki danego podmiotu oraz jego bieżących potrzeb i priorytetów, a także struktury i roli działów HR. Po pierwsze, warto zlecać na zewnątrz realizację procesów rekrutacyjnych. Mają one charakter wysiłkowy, często dotyczą całej organizacji i globalnie angażują - zwłaszcza na stanowiska, które rekrutuje się masowo. Osoba, która się tym zajmuje, praktycznie nie ma już czasu na inne działania. Na zewnątrz, szczególnie w organizacjach, w których występuje duża rotacja, warto też zlecać wszelkie zadania związane z kadrami i płacami, czyli procesowaniem zatrudnienia, opracowywaniem umów, dopełnianiem kwestii prawnych (tym bardziej w tak dynamicznej rzeczywistości, z jaką mamy do czynienia obecnie w Polsce). Działania takie nie tylko angażują czasowo, ale wymagają też aktualnej i specjalistycznej wiedzy, podobnie zresztą jak procesy szkoleniowe, czy rekrutacja handlowców lub specjalistów IT. Pamiętajmy, że w dzisiejszych czasach wyspecjalizowanym agencjom zatrudnienia, takim jak Trenkwalder, możemy zlecić praktycznie wszystko, począwszy od rekrutacji, poprzez onboarding, outsourcing kadr i płac (payroll), audyt akt osobowych, legalizację pracy i pobytu cudzoziemców, outsourcing procesów produkcyjnych i magazynowych, aż po exit interview i outplacement.

 

Postawmy na samoświadomość i z odwagą sięgajmy po kompetencje z zewnątrz. Znajdziemy wówczas przestrzeń do tego, aby jako mały dział HR rozpędzić się do prędkości, jaką osiągają najnowsze modele porsche.

 

Outsourcing procesów HR – kiedy warto?

Gdy ogranicza Cię czas, zleć dostawcy procesy:

- rekrutacja masowa;

- rekrutacja wysokospecjalistyczna (IT);

- payroll, czyli kadry i płace;

- prowadzenie i archiwizacja akt osobowych;

- exit interview.

Gdy ogranicza Cię brak kompetencji, dostępu do wiedzy lub nowych technologii, zleć dostawcy:

- wartościowanie stanowisk;

- budowanie modeli kompetencyjnych;

- testy kompetencji;

- opisy stanowisk;

- szkolenia menedżerskie;

- badania zaangażowania;

- legalizację pobytu i pracy cudzoziemców.

Procesy, które należy zlecić na zewnątrz niezależnie od ograniczeń:

- praca tymczasowa;

- outplacement.

 

Artykuł ukazał się w poradniku Kompendium HR 2022 wyd. Grupa Pracuj.

O autorze publikacji:

Joanna Rutkowska,
Dyrektor HR

 

Przez ponad 20 lat realizowała projekty z zakresu zarządzania kapitałem ludzkim. Psycholog diagnosta doświadczony w pracy z narzędziami psychometrycznymi, certyfikowany Trener Biznesu, Coach grupowy i zespołowy.


Potrzebujesz wsparcia w procesach HR?

Skontaktuj się z nami