Legalne zatrudnianie pracowników z Ukrainy w 2026

W 2026 r. bezpieczny proces legalizacji pracy obywatela Ukrainy nie może kończyć się na skanie paszportu i zezwolenia. Przejście z rozwiązań nadzwyczajnych do systemowej ochrony czasowej obywateli Ukrainy to wiele zmian dla pracodawców.  

Dla bezpieczeństwa firmy trzeba osobno ocenić:

• legalność pobytu,

• legalność pracy,

• warunki konkretnego dokumentu,

• obowiązki zgłoszeniowe.

Na co zwrócić uwagę?  

05 marca 2026 – wygaszenie rozwiązań ochronnych

Od 5 marca 2026 r. wygaszono część szczególnych przepisów wprowadzonych po wybuchu wojny. Nie oznacza to jednak końca ochrony obywateli Ukrainy.

Najważniejsze rozwiązania przeniesiono do systemu ochrony czasowej wynikającego z ogólnych przepisów o ochronie cudzoziemców. Oznacza to zmianę podstawy prawnej, a nie automatyczną utratę wszystkich uprawnień.

Do 4 marca 2027 roku przedłużono między innymi:

• okresy pobytu wynikające z określonych wiz krajowych,

• ważność określonych zezwoleń na pobyt czasowy i dokumentów pobytowych

• legalność pobytu osób, które wyczerpały pobyt krótkoterminowy, w tym w ruchu bezwizowym, jeżeli spełniają warunki przewidziane w przepisach.
  

Co to oznacza dla pracodawcy?

Nie należy zakładać, że każdy pracownik automatycznie zachowuje wcześniejsze uprawnienia. Przy zatrudnieniu i przedłużaniu umowy trzeba sprawdzić aktualny status pobytowy oraz podstawę prawa do pracy.

04 marca 2028 – przedłużenie ochrony czasowej

Decyzja wykonawcza Rady (UE) 2026/1912 z 30 lipca 2026 r. przedłuża ochronę czasową osób objętych mechanizmem ukraińskim na kolejny okres, do 4 marca 2028 r.

Trzeba jednak pamiętać, że przedłużenie ochrony czasowej nie oznacza automatycznego przedłużenia każdego dokumentu, statusu ani terminu administracyjnego do 2028 r.

Co to oznacza dla pracodawcy?

Dla pracodawców jest to dobra wiadomość z punktu widzenia ciągłości dostępu do rynku pracy, ale firma powinna nadal regularnie sprawdzać, czy konkretny pracownik zachowuje status uprawniający do pobytu i pracy.

Nowy wymóg dotyczący obowiązków wojskowych

Od 5 sierpnia 2026 r. ochronę czasową przyznaje się osobom, które spełniają obowiązki wojskowe w Ukrainie i, gdy ma to zastosowanie, potrafią to wykazać.

W praktyce, w określonych sytuacjach cudzoziemiec może zostać poproszony o dokument potwierdzający:

• legalne opuszczenie Ukrainy,

• zwolnienie z obowiązku wojskowego lub jego wykonanie

• inny odpowiedni status potwierdzony dokumentem papierowym lub elektronicznym.

Warto pamiętać, że wymóg ten nie dotyczy osób, która najpóźniej 4 sierpnia 2026 r. korzystały z ochrony czasowej w danym państwie UE i zachowują ją tam nieprzerwanie.

Co to oznacza dla pracodawcy?

Przy nowych kandydatach nie wystarczy założyć, iż każdy obywatel Ukrainy automatycznie uzyska status UKR. Firma nie powinna samodzielnie rozstrzygać, czy kandydat wypełnił obowiązki wojskowe, ale powinna żądać aktualnego urzędowego potwierdzenia statusu pobytowego i prawa do pracy. Ocena dokumentów wojskowych należy do właściwych organów, nie do działu HR.

PESEL UKR i obowiązki praktyczne

Numer PESEL ze statusem UKR pozostaje podstawowym potwierdzeniem korzystania z ochrony czasowej w Polsce.

• Osoba powinna uzyskać PESEL UKR w ciągu 30 dni od wjazdu. Niedochowanie terminu może prowadzić do utraty ochrony.

• Osoby, którym nadano PESEL na podstawie oświadczenia bez okazania paszportu, powinny były potwierdzić tożsamość do 31 sierpnia 2026 r.

• Status może wygasnąć między innymi po pobycie poza Polską dłuższym niż 30 dni, po uzyskaniu ochrony w innym państwie UE albo po uzyskaniu innego tytułu pobytowego.

Co to oznacza dla pracodawcy?

Obecnie (po 31 sierpnia 2026) pracodawca powinien szczególnie uważnie zweryfikować aktualność statusu UKR. Oznacza to, że powinien zwrócić uwagę na to, czy:

• pracownik ma aktualny status UKR,

• PESEL został uzyskany w terminie 30 dni od wjazdu do Polski,

• osoba, której nadano PESEL na podstawie oświadczenia bez okazania paszportu, potwierdziła tożsamość w wymaganym terminie,

• pracownik nie przebywał poza Polską dłużej niż 30 dni,

• pracownik nie uzyskał ochrony czasowej w innym państwie UE,

• pracownik nie uzyskał innego tytułu pobytowego, który wpływa na jego dotychczasowy status.

Po 31 sierpnia 2026 r. szczególnie ważne jest sprawdzenie, czy status UKR nie został utracony z powodu braku potwierdzenia tożsamości.

Przypominamy!

Umowa z cudzoziemcem musi być zawarta na piśmie przed rozpoczęciem pracy. Jeżeli cudzoziemiec nie zna języka polskiego, przed podpisaniem należy przedstawić mu treść w języku dla niego zrozumiałym. Trzeba przechowywać kopię dokumentu pobytowego przez okres wymagany ustawą, pilnować zgodności warunków umowy z zezwoleniem, oświadczeniem lub powiadomieniem oraz terminowo realizować zgłoszenia do ZUS i urzędów pracy.

Najbezpieczniejsza strategia nie polega na gromadzeniu dokumentów na ostatnią chwilę. Polega na stałym monitoringu statusu pobytowego, terminów zgłoszeń i rzeczywistych warunków pracy. W praktyce to jakość procesu HR, a nie sam fakt posiadania jednego dokumentu, decyduje o odporności firmy na kontrolę i ryzyko nielegalnego powierzenia pracy.

Checklista dla pracodawcy zatrudniającego pracownika z Ukrainy w 2026 roku

Przed rozpoczęciem pracy takiej osoby należy:

• Sprawdzić dokument tożsamości i dokument potwierdzający legalny pobyt.

• Potwierdzić aktualność statusu UKR albo innej podstawy pobytu.

• Upewnić się, że pracownik ma prawo do wykonywania konkretnej pracy.

• Zawrzeć umowę na piśmie przed rozpoczęciem pracy.

• Przedstawić treść umowy w języku zrozumiałym dla pracownika, jeśli nie zna on języka polskiego.

• Sprawdzić, czy stanowisko, wynagrodzenie, wymiar czasu pracy i miejsce pracy odpowiadają zgłoszonym warunkom.

• Zachować kopię dokumentu pobytowego przez wymagany prawem okres.

• Terminowo wykonać obowiązki wobec ZUS i urzędu pracy.

• Regularnie monitorować terminy ważności dokumentów i status pobytowy.

• Aktualizować dokumentację po każdej zmianie sytuacji pracownika.