On-site Management – konsultanci agencji na wyłączność pracodawcy użytkownika

Jeśli zatrudniasz lub planujesz zatrudnić kilkudziesięciu pracowników tymczasowych, ale obawiasz się, że przysporzy to twojemu działowi personalnemu szereg nowych obowiązków związanych ze wdrożeniem i bieżącą obsługą tak dużej grupy osób, wybierz On-site Management. Rozwiązanie, które przy pewnych wolumenach pracowników kosztuje tylko tyle, ile wydzielenie miejsca pracy dla konsultanta zewnętrznego.

W tym artykule z cyklu "Merytorycznie o pracy tymczasowej" poruszamy następujące kwestie:

1. Dwa główne cele biznesowe usługi on-site management

2. Od rekrutacji po obsługę kadrowo-płacową na miejscu

3. Onboarding pracowników przekierowany na konsultanta

4. Stały monitoring wskaźników HR

5. Budowa wizerunku pracodawcy dzięki on-site management

6. Komunikacja z obcokrajowcami

7. Jak przygotować się na wprowadzenie On-site Management?

8. Czy On-site Management to rozwiązanie dla każdego?

9. Ile kosztuje On-site Management?
   

Dwa główne cele biznesowe

On-site Management to rozwiązanie, w którym agencja, oprócz rekrutacji, zatrudnienia i obsługi pracowników tymczasowych, w ramach tej samej umowy deleguje swojego konsultanta lub zespół konsultantów do pracy w biurze pracodawcy użytkownika. Pracownik agencji jest dedykowany wyłącznie do obsługi jednego klienta. Można powiedzieć, że jest to dodatkowy dział rekrutacji, szkoleń, kadr i płac do twojej dyspozycji. 

Co zyskuje firma, decydując się na On-site Management? On–site to rozwiązanie idące krok dalej po wdrożeniu pracy tymczasowej. Z jednej strony pozwala realizować dwa główne cele, o których pisałam już w poprzednich artykułach:

• ograniczenie kosztów i wzrost elastyczności,

• przejęcie przez agencję pracy tymczasowej działań, które nie są strategiczne dla naszego biznesu.

Z drugiej zaś strony pozwala firmie utrzymać kontrolę i pełne zaangażowanie agencji w realizację wyłącznie własnych potrzeb.

Od rekrutacji po obsługę kadrowo-płacową na miejscu

Rekrutacja i obsługa kadrowo-płacowa wiąże się z kosztami pracy działu HR. Jako przykład rozwiązania On-site Management mogę podać jednego z klientów, który korzystając z tej usługi, zatrudniał ok. 150 pracowników tymczasowych. W pewnym momencie zdecydował się zminimalizować udział pracy tymczasowej i zrezygnować z biura On-site. Wrócił do tego rozwiązania już po 3 miesiącach. Okazało się, że musiał zatrudnić dwóch dodatkowych pracowników HR do prowadzenia projektów rekrutacyjnych w związku z nowymi zamówieniami i rotacją oraz do obsługi wszystkich obszarów kadrowych tj. absencje,  urlopy, zwolnienia, dokumentacja pracownicza, onboarding, czy komunikacja. Przestało to być dla niego opłacalne.

Mając na miejscu biuro On-site, wszystkie te czynności prowadzi konsultant wyznaczony  przez agencję zatrudnienia. Między agencją a klientem następuje tylko wymiana raportów, ewidencji czasu pracy i zamówień. Klient rozlicza agencję z realizacji zadania i w każdej chwili może bez kosztów z tego rozwiązania zrezygnować.

Dodatkowo w przypadku rozwiązania onsite’owego rekrutacja często okazuje się bardziej efektywna. Pracownik agencji prowadzi ją w biurze na terenie zakładu klienta, dzięki czemu na ostatnim etapie rekrutacji często ma możliwość pokazania mu przyszłego miejsca pracy. Z mojego doświadczenia pomaga to obniżyć poziom rotacji pracowników szczególnie w pierwszym okresie zatrudnienia, gdyż niweluje rozbieżności pomiędzy oczekiwaniami pracownika a rzeczywistością.

Onboarding „z głowy”

Konsultant agencji pracujący w biurze On-site u klienta bardzo często przejmuje pierwsze etapy procesu onboardingu – np. spotkanie pierwszego dnia z nowymi pracownikami, prezentacja firmy, zapoznanie z zakładem pracy, z obowiązującymi zasadami, organizacja szkoleń BHP, omówienie wszystkie niezbędnych tematów organizacyjnych, wydanie odzieży roboczej, identyfikatorów czy kluczy do szatni, a wreszcie bycie dostępnym cały czas dla tych pracowników i to nie tylko w pierwszym dniu. Może się wydawać, że to nic skomplikowanego. Oczywiście, ale jeśli nie zrobi tego pracownik agencji, to będzie musiał zrobić to pracownik wewnętrznego działu HR, który mógłby w tym czasie wykonywać inne zadania.

Stały monitoring wskaźników

Kolejny nierozerwalny element i korzyść z On-site Management to skrupulatne mierzenie wskaźników HR zgodnie z polityką firmy i ustaleniami z działem HR. Dzięki temu, że konsultant agencji pracuje bezpośrednio na terenie zakładu czy w biurowcu obok, jest na stałe bardzo blisko klienta. Razem mogą analizować najważniejsze wskaźniki HR, takie jak rotacja, absencja czy poziomu realizacji i wdrażać natychmiast rozwiązania usprawniające.

Pracownik agencji ma szansę dobrze poznać zatrudnionych tam pracowników tymczasowych, łatwiej mu przeprowadzić tzw. exit interview i zbadać powód odejścia pracownika, jak i satysfakcję z pracy. Jest w stanie także szybciej zauważyć i wychwycić wszelkie niuanse, które na końcu mają podstawowy wpływ na wskaźniki rotacji i absencji, a przez to finalnie na koszty.

Wizerunek pracodawcy na plus

Dla przedsiębiorców, którym zależy na dobrym wizerunku firmy, dużą wartością dodaną On-site Management jest to, że pracownicy tymczasowi zatrudnieni dla danego pracodawcy, mają swojego kadrowca cały czas na miejscu. Mogą w każdej chwili załatwić swoje sprawy kadrowe bez konieczności wyjazdu z miejsca pracy i straty czasu. Według prowadzonych przez nas analiz, pracownicy zatrudniani w biurach On-site czują się dobrze zaopiekowani. To procentuje niższą rotacją, wyższym poziomem identyfikacji pracowników z firmą oraz lojalnością pracowników tymczasowych wobec pracodawcy użytkownika.

Obcokrajowcy – komunikacja

Dla firm zatrudniających obcokrajowców szczególne znaczenie ma komunikacja zarówno w zakresie dokumentacji kadrowej, szkoleń BHP, jak i codziennych poleceń. W przypadku rozwiązania On-site to agencja zapewnia pełną opiekę, a niejednokrotnie dwujęzyczny koordynator agencji jest wówczas na stałe w miejscu pracy.

Jak przygotować się na wprowadzenie On-site Management?

To rozwiązanie nie wymaga szczególnych przygotowań ze strony pracodawcy, a jedynie udostępnienia pomieszczenia biurowego w zakładzie pracy. Konsultant agencji delegowany do pracy u klienta przychodzi z własnymi narzędziami pracy – laptop, telefon, narzędzia i systemy rekrutacyjne. Nie musimy więc się o to martwić i ponosić dodatkowych kosztów na zakup sprzętu.

Do ustalenia pozostają też kwestie organizacyjne, takie jak np. identyfikatory umożliwiające wejście do zakładu pracy. Klient powinien zastanowić się też, w jakim zakresie konsultant agencji powinien mieć dostęp do wewnętrznych systemów firmy. I oczywiście jakie zadania dodatkowe przekazać agencji i wyznaczyć termin przeszkolenia np. czy konsultant agencji ma prowadzić pełny onboarding, czy konsultant agencji wykonuje testy selekcyjne lub wreszcie, czy i jakie dane konsultant agencji ma wprowadzać do wewnętrznych systemów klienta. Takie kwestie omawiamy szczegółowo podczas spotkania technicznego na samym początku współpracy.  

Czy On-site Management to rozwiązanie dla każdego?

Z pewnością nie. O biurze On-site warto pomyśleć, gdy utrzymujemy przynajmniej kilkudziesięciu pracowników tymczasowych stale lub jest stale utrzymywana grupa pracowników i dodatkowe wzrosty zatrudnienia w ciągu roku. Wówczas cały proces rekrutacji i obsługi kadrowej dużej grupy pracowników oraz bieżącej komunikacji z nimi przechodzi na agencję.

Szczególnie jednak rozwiązanie On-site rekomenduję tym przedsiębiorstwom, które borykają się z wysokimi wskaźnikami rotacji i absencji.

Co w przypadku dużych wahań sezonowych wolumenu produkcji? Wówczas również rekomendujemy utrzymanie tego rozwiązania na czas spadków. Konsultantowi, który pracuje na miejscu, w zakładzie pracy klienta i zna dobrze pracowników tymczasowych, łatwiej będzie zrekrutować ich z powrotem w momencie większego zapotrzebowania na produkcję.

A co z kosztami?

Koszty usługi on-site management mieszczą się w ramach obowiązującej umowy świadczenia usług pracy tymczasowej lub negocjowanych warunków umowy. Dodatkowy koszt to miejsce pracy udostępnione konsultantowi agencji.

Należy jednak pamiętać, że wdrożenie on-site jest możliwe przy określonym wolumenie pracowników tymczasowych.

On-site Management to bardzo zaawansowane narzędzie, które poprzez ścisłą i partnerską współpracę z agencją pozwala osiągać cele biznesowe. Zachęcam do kontaktu i konsultacji tych, którzy chcieliby ocenić czy jest możliwe i czy warto wprowadzić to rozwiązanie u siebie.