Offboarding pracownika
Etapy, rola, przebiegCzym jest offboarding?
Offboarding zaczyna się od wypowiedzenia umowy o pracę zainicjowanego przez jedną ze stron – pracownika lub pracodawcę.
Offboarding przeprowadza się:
Gdy zwalniamy pracownika
Przedstawiamy argumenty i wyjaśnienie decyzji o zwolnieniu. Na tym etapie nie może zabraknąć konkretów, ale też empatii. Przekazujemy warunki rozstania oraz harmonogram odejścia.
Gdy pracownik sam składa wypowiedzenie
Warto jak najszybciej wyznaczyć termin przeprowadzenia exit interview, aby poznać przyczyny rozstania z pracownikiem.
Jest to wieloetapowy proces i powinien być transparentny i przeprowadzony z szacunkiem oraz troską o pracownika.
Sprawdź:
Trenkwalder
„Firmy z ustrukturyzowanym offboardingiem oszczędzają nawet do 25% kosztów po odejściu pracowników“
Dlaczego warto przeprowadzićproces offboardingu
Korzyści dla organizacji
Ochrona firmowych danych i reputacji. 59% firm doświadczyło naruszenia danych związanego ze źle zarządzanym offboardingiem, a 85% specjalistów IT wymienia offboarding jako krytyczny moment dla zagrożeń cyberbezpieczeństwa (Cybersecurity Ventures)
Wzmocnienie employer brandingu firmy. Zachęcenie pracowników do uczestniczenia w grupach (social media) lub spotkaniach alumnów.
Możliwość usprawnienia działań HR poprzez informacje z exit interview . Wg HR Trends 49% firm twierdzi, że offboarding pomósł im zidentyfikować wewnętrzne usprawnienia procesów
Uzyskanie szczerego feedbacku dotyczącego organizacji i ludzi.
Możliwość wprowadzenia zmian w zakresie procedur, procesów i ogólnie pojętej kultury organizacyjnej.
Zmiana w przekazie wizerunkowym firmy i komunikacji z otoczeniem.
Szansa na powrót do organizacji ludzi, na których nam zależy – to zdarza się częściej, niż sądzicie! Z badań opublikowanych przez Linkedin wynika, ze 62% pracowników rozważyłoby powrót do poprzedniego pracodawcy, gdyby pozytywnie przeszli proces offboardingu
Korzyści dla pracownika:
Wyciszenie emocji, które towarzyszą rozstaniu.
Wsparcie w poszukiwaniu nowej pracy (np. outplacement, referencje).
Często lepszy wgląd w decyzję o zwolnieniu pracownika.
Profesjonalne pożegnanie się z firmą bez palenia mostów.
Dobry offboarding minimalizuje negatywne emocje związane z odejściem z firmy i wpływa na pozytywny employer branding. Pozwala pożegnać pracownika z szacunkiem, na jaki zasługuje.
SHRM
„31% firm uważa offboarding za równie ważny jak onboarding!“
Jak przygotować się do procesu offboardingu pracownika w 4 krokach?
Spisana procedura:
checklisty, harmonogramy, osoby odpowiedzialne.
Podział zadań:
HR, przełożony, IT, kadry.
Uwzględnienie formy odejścia:
dobrowolne, zwolnienie, sytuacja konfliktowa.
Dostosowanie do warunków zdalnych:
zdalny offboarding pracownika wymaga odpowiednich narzędzi i komunikacji.
Potrzebujesz wsparcia w offboardingu?
Jakprzeprowadzić offboarding?
Niezależnie od tego, która strona inicjuje zakończenie współpracy, pracodawca nie powinien zapomnieć o żadnym z elementów procesu offboardingu:
Formalności kadrowe
związane z rozwiązaniem umowy i wypowiedzeniem, ustaleniem terminu zakończenia pracy, odprawą pieniężną, korzystaniem z benefitów, rozliczeniem urlopu lub wykorzystaniem zaległego urlopu, a także przygotowaniem referencji dla odchodzącego pracownika czy przekazaniem mu świadectwa pracy.
Exit interview
oraz komunikacja wewnętrzna kierowana do pozostałych pracowników, dotycząca odejścia pracownika z organizacji.
Zakończenie i przekazanie projektów
Przekazanie projektów prowadzonych przez odchodzącego pracownika jego następcy, ustalenie zasad współpracy w okresie wypowiedzenia, przekazanie dokumentów, ważnych danych kontaktowych oraz poinformowanie klientów o zmianie.
Kwestie techniczne
Przejęcie od pracownika narzędzi pracy, kart dostępu, samochodu służbowego, zablokowanie dostępów do systemów, komunikatorów i skrzynki mailowej.
Offboarding pracownika - O czym należy pamiętać?
Rozstanie pracownika z firmą to jedno z najbardziej stresujących doświadczeń zawodowych!
I to zarówno wtedy, kiedy pracownik odchodzi z własnej woli, jak i kiedy traci pracę z inicjatywy pracodawcy.
Szczególnej uwagi wymagają sytuacje, w których podjęcie decyzji o rozstaniu należało do pracodawcy.
W tych przypadkach należy:
umożliwić urlop wypoczynkowy lub zwolnienie z obowiązku świadczenia pracy,
zaproponować wsparcie w poszukiwaniu nowej pracy,
zaoferować dni wolne na poszukiwanie pracy (gwarantowane Kodeksem Pracy)
rozważyć outplacement.
Komunikacja w procesie offboardingu
Osoby, które pozostają w organizacji, a zwłaszcza w zespole, powinny zostać z wyprzedzeniem poinformowane o odejściu pracownika i poznać (o ile to możliwe) powód odejścia. Nie warto trzymać pozostałych pracowników w niepewności i ukrywać informacji o rozstaniu pracownika z organizacją. Generuje to plotki i domysły. Warto ustalić harmonogram offboardingu i zadbać o przekazanie obowiązków z wyprzedzeniem.
Offboarding ma też znaczenie wizerunkowe, przeprowadzając ten proces, trzeba pamiętać, że może wywołać różne reakcje pracownika, które nie będą obojętne dla innych: np. „muszę przyznać, że mimo szoku związanego ze zwolnieniem, czuję wsparcie, pracodawca nie zostawia mnie na lodzie” lub „nikt nie kiwnął palcem, żeby zatroszczyć się o moje uczucia i moją zawodową przyszłość”.
Dobry offboarding, czyli jaki?
Offboarding ma sens wtedy, gdy jest procesem dającym obu stronom wartościowy feedback. Aby dobrze go przeprowadzić, trzeba mieć czas i dobry schemat exit interview. Celem exit interview jest zdobycie informacji o powodach odejścia pracownika, wsparcie go w przełomowym czasie i przekazanie feedbacku menedżerom w celu wprowadzenia uzasadnionych zmian w organizacji.
Najczęstsze błędy podczas rozstania z pracownikiem
Brak planu i harmonogramu
Wywołuje chaos, frustrację, błędy na poziomie bezpieczeństwa informacji i IT.
Nieskuteczna komunikacja z osobą odchodzącą
Wywołuje negatywny employer branding, frustrację po stronie odchodzącego pracownika. zamyka drzwi do dalszej współpracy.
Pośpiech i chaos
Owocuje wrażeniem bycia ignorowanym, niszczy reputację pracodawcy i zwiększa ryzyko popełnienia błędów formalnych.
Brak feedbacku
lub jego zignorowanie. Prowadzi do frustracji i niezrozumienia.
Pomijanie formalnych elementów
Błędy w dokumentacji, problemy przy kontroli PIP, aruszenie bezpieczeństwa.
Pomijanie stresu
Nieuwzględnienie skali stresu związanego z odejściem pracownika, co prowadzi do sytuacji konfliktowych.