Onboarding pracownika
proces, wskazówki, przykładyDobry onboarding pracownika
Nawet najlepiej przeprowadzona rekrutacja nie daje gwarancji, że wybrany przez nas idealny kandydat sprawdzi się w nowej roli. Bez solidnie przeprowadzonego onboardingu sukces rekrutacji może przerodzić się w obustronne rozczarowanie.
Nasz poradnik pomoże Ci zaplanować i przeprowadzić efektywny proces wdrożenia nowego pracownika do firmy.
Z tego artykułu dowiesz się:
PLoS One (16 lutego 2023)
„Organizacje, które są bardziej aktywne i skuteczniejsze w procesie wdrażania nowych pracowników, osiągają 2,5-krotnie większy wzrost przychodów i 1,9-krotnie większą marżę zysku niż organizacje, które są mniej aktywne i skuteczne w zakresie wdrażania nowych pracowników“
DefinicjaCzym jest onboarding pracownika?
Onboarding, czyli „przyjęcie na pokład”, to proces wdrożenia nowego pracownika do organizacji. Umożliwia pracownikowi poznanie swoich zadań, zasad i procedur obowiązujących w firmie, poznania zespołu, kultury organizacyjnej firmy oraz aklimatyzacji i socjalizacji w nowym miejscu pracy.
Dla firmy to ważne narzędzie wspierające budowę zaangażowania pracownika. Ma też istotny wpływ na wskaźniki HR związane z rotacją, retencją i kosztami zatrudnienia np. Time to Productivity, New Hire Turnover.
Dobrze przeprowadzony proces onboardingu pracownika ułatwia rozpoczęcie pracy i sprawne przejęcie zadań na nowym stanowisku pracy, a w konsekwencji podwyższa skuteczność działania organizacji. Jak go zatem przeprowadzić, aby przyniósł zakładane efekty?
4CEtapy onboardingu
Tworząc proces onboardingowy, warto uwzględnić cztery główne elementy wdrażania pracownika – tzw. 4C. Są to:
Compliance
Dostarczenie pracownikowi informacji dotyczących procedur obowiązujących w firmie.
Clarification
Wyznaczenie celów i zadań podwładnemu.
Culture
Zaprezentowanie kultury organizacyjnej firmy zarówno w kwestiach formalnych, jak i nieformalnych.
Connection
Dbałość o zbudowanie relacji ze współpracownikami i budowę poczucia przynależności do firmy.
Trenkwalder
„Warto pamiętać, że efektywny onboarding w firmie to połączenie formalności, transferu wiedzy, określenia celu pracy i zadań oraz integracji nowego pracownika z zespołem i osobami spoza zespołu.“
Potrzebujesz wsparcia w rekrutacji i onboardingu pracowników?
Cechy skutecznego onboardingu
Niezależnie od tego, czy w Twojej organizacji wprowadzenie pracownika jest formalnie opisane przez dział HR, czy nie, o sukcesie tego procesu decyduje dobre przygotowanie i solidna realizacja. Jeśli planujesz przyjąć nowego członka zespołu, zadbaj o dobry plan i nie przeocz żadnego z istotnych elementów. Są to:
Precyzyjne zaplanowanie i przygotowanie procesu (harmonogram, czas trwania), dostosowane do stanowiska pracy.
Wyznaczenie osoby/zespołu odpowiedzialnego za proces, w tym opiekuna – buddy.
Komunikacja z pracownikiem przed dniem rozpoczęcia pracy (preonboarding).
Dopełnienie formalności pierwszego dnia pracy (umowa, badania medycyny pracy, szkolenie BHP, kwestionariusze, oświadczenia itp.).
Przekazanie informacji o firmie (historii, misji, wizji, celach, strukturze organizacyjnej, działalności, wartościach, sukcesach).
Przekazanie informacji o procedurach, przepisach, regulaminie pracy, narzędziach, systemach, kanałach komunikacji, sposobach mierzenia efektywności pracy, możliwościach rozwoju / awansu, benefitach i inicjatywach integracyjnych.
Przekazanie materiałów pisemnych (regulaminy, instrukcje, broszury, oferty) ułatwiających proces uczenia się organizacji przez pracownika.
Stworzenie relacji z przełożonym. Przełożony jest kluczową osobą, która wprowadza pracownika do organizacji.
Poznanie współpracowników, menedżerów, innych zespołów oraz zarządu – stworzenie atmosfery i zbudowanie relacji. W dużych organizacjach dobrze się sprawdza tzw. welcome day, czyli dzień zapoznawczy, organizowany dla grupy nowych pracowników w formie stacjonarnej lub online.
Wprowadzenie nowego pracownika w obowiązki i zadania na stanowisku pracy, włączenie w realizację projektów.
Jakie korzyści przynosi?Dobrze przeprowadzony, skuteczny onboarding
Dobrze przygotowany onboarding przynosi korzyści dla pracodawcy i dla pracownika.
Korzyści z onboardingu dla pracownika:
Poznanie organizacji w krótkim czasie, zdobycie wiedzy o firmie.
Poznanie zadań na stanowisku i narzędzi pracy.
Zbudowanie relacji z ludźmi, poczucia przynależności oraz wzajemnego zaufania.
Utożsamienie się z wartościami, poznanie kultury organizacyjnej.
Redukcja stresu związanego z podjęciem nowej pracy.
Większe zaangażowanie i satysfakcja z pracy oraz dzielenie się dobrymi opiniami na zewnątrz firmy.
Korzyści z onboardingu dla firmy / pracodawcy:
Większa motywacja i zaangażowanie nowych pracowników, wyższa satysfakcja menedżerów z pracy z podwładnymi.
Większa identyfikacja pracownika z firmą dzięki poznaniu ludzi i nawiązaniu relacji, lepsza atmosfera pracy.
Szybsze zdobycie samodzielności i efektywności pracownika.
Adaptacja pracownika przebiega szybciej.
Mniejsza fluktuacja. Podniesienie retencji pracowników
Dobre opinie o firmie na zewnątrz organizacji (ważny element employer brandingu).
Brandon Hall Group
„Skuteczne programy wdrażania nowych pracowników zwiększają retencję nowych pracowników o 82% i wydajność o ponad 70%“
najbardziej typowe błędy onboardingu Pierwszy dzień w nowym miejscu pracy
Tych 5 najczęstszych błędów sprawia, że część pracowników nie ma ochoty na powrót do pracy już drugiego dnia po jej rozpoczęciu.
Brak przygotowania stanowiska
Może dotyczyć wszystkiego - od braku komputera, biurka czy innych niezbędnych narzędzi, przez brak dostępów do narzędzi czy danych, po brak struktury pierwszych kilku dni. Pracownik przychodzi i nic nie jest gotowe, a cały proces adaptacji nowego pracownika odbywa się niejako "w biegu" i na bieżąco.
Chaos informacyjny
Zarzucenie nowego pracownika nadmiarem informacji już pierwszego dnia. Aż 20% nowych osób w firmach mówi, że dostało zbyt dużo informacji pierwszego dnia pracy.
Brak wsparcia
Kolejnym błędem jest filozofia "radź sobie sam". 12% pracowników nie otrzymało pierwszego dnia żadnego wsparcia, a 27% wskazuje brak wdrożenia w zakres obowiązków jako główny problem. Pracownik czuje, że został pozostawiony sam, bez jasnych wskazówek i z poczuciem, że bezpośredni przełożony jest zbyt zajęty.
Niejasne cele
Jeden na pięciu pracowników nie zna celu swojego okresu próbnego. Brak jasno określonych oczekiwań i celów sprawia, że nowi pracownicy nie wiedzą, co mają osiągnąć, aby pomyślnie przejść proces wdrożenia.
Brak feedbacku
Problem pogłębia brak regularnej informacji zwrotnej od osób zaangażowanych w proces. Nowo zatrudniona osoba nie wie czy dobrze sobie radzi, czy poprawnie interpretuje zakres swoich obowiązków, czy spełnia oczekiwania pracodawcy i przełożonego.
Onboarding nowego pracownika w Polsce - dane i problemy
Według raportu "Onboarding po polsku 2025" 1 aż 22% nowo zatrudnionych rozważa odejście z pracy już w ciągu pierwszych trzech miesięcy. Co więcej, w branżach takich jak HoReCa czy logistyka problem jest jeszcze większy – tam 43% nowych pracowników myśli o zmianie pracodawcy. Szczególnie niepokojące jest to, że 31% młodych pracowników rozważa odejście w pierwszym kwartale.
Duży problem jest tu związany z jakością wdrożenia pracownika do zespołu i firmy. Połowa polskich pracowników na onboarding ma mniej niż tydzień, a 11% nowych pracowników w ogóle go nie doświadcza.
Międzynarodowe badania potwierdzają skalę problemu – 22% nowych pracowników rezygnuje w ciągu pierwszych 45 dni, a w przypadku pracowników godzinowych ten odsetek sięga nawet 50% w ciągu pierwszych 120 dni2.
Checklista wdrożenia nowego pracownika
Plan wdrożenia nowego pracownika w 10 krokach:
Kilka dni przed dniem rozpoczęcia pracy, zawiadom nowego pracownika telefonicznie lub via email o godzinie rozpoczęcia pracy i planie pierwszego dnia, przekaż wskazówki dotyczące dress code.
Dobrze zaplanuj pierwszy dzień onboardingu – sprawy formalne i pierwsze spotkania.
Upewnij się, że pracownik otrzyma tego dnia niezbędny sprzęt, podłączenie do systemów firmowych, poczty email itd.
Zadbaj o miłe przywitanie pracownika, niech pierwsze wrażenie wywoła efekt WOW. Dobrą praktyką jest przekazywanie firmowego pakietu powitalnego (welcome pack) lub zestawu przydatnych w pracy gadżetów firmowych.
Rozpocznij od podpisania umowy i niezbędnych oświadczeń, szkolenia BHP, przedstawienia regulaminu pracy, poinformowania pracownika o przysługujących mu benefitach.
Wskaż (przygotowane wcześniej) miejsce pracy i oprowadź po firmie, zapoznaj pracownika z planem onboardingu na kolejne dni.
Po formalnościach pora na spotkanie z przełożonym i zespołem.
Zaplanuj szkolenia i spotkania w kolejnych dniach tak, aby nie przytłoczyć pracownika.
W trakcie onboardingu nie zostawiaj pracownika samego sobie, zadbaj regularną komunikację, monitorowanie postępów i informację zwrotną.
Po zakończeniu onboardingu nie zapomnij o podsumowaniu tego procesu z pracownikiem.
Skuteczny onboarding powinien być procesem rozłożonym w czasie. 44% pracowników potrzebuje na pełne przygotowanie więcej niż miesiąc. Kluczowe jest wprowadzenie preonboardingu – kontaktu z pracownikiem przed pierwszym dniem pracy, jasne określenie celów okresów próbnych oraz regularne spotkania feedbackowe.
PrzykładyWłaściwy i niewłaściwy onboarding
Agnieszka
Agnieszka rozpoczęła pracę 1 czerwca, w czwartek. Osoba z działu HR odpowiedzialna za onboarding była na urlopie. Osoba zastępująca HR-owca, z braku czasu, przeoczyła kilka punktów onbordingu. W ciągu pierwszego tygodnia pracy Agnieszka poznała 2 z 5 menadżerów, z którymi miała współpracować. Pierwszego dnia nie otrzymała narzędzi pracy. Drugiego dnia dostała komputer i dostęp do intranetu.
Przełożony pokazał Agnieszce gdzie szukać ważnych informacji i materiałów o firmie oraz danych potrzebnych do realizacji zadań. W pierwszym tygodniu pracy przełożony Agnieszki poświęcił jej 1,5 godziny, skupiając się na ogólnym planie działań i formalnych informacjach dotyczących organizacji (procedury, procesy, cele i obowiązki).
Pierwsze spotkanie z zespołem odbyło się w trzecim dniu pracy Agnieszki. Nie został wyznaczony opiekun (buddy), osoba, która pomaga zaaklimatyzować się w organizacji i służy pomocą w pierwszych tygodniach.
Czy proces onboardingu Agnieszki mógł być przeprowadzony lepiej?
Agnieszka poradziła sobie, sama nawiązała pierwsze relacje, jednak odczuwała niedosyt informacji i niepewność związaną z niedopracowaną organizacją procesu wdrożenia. Jej motywacja w pierwszych dniach była chwiejna. Ten proces nie został przeprowadzony modelowo.
Paweł
Paweł dołączył do tego samego zespołu 1 września, w piątek. Rano miało miejsce zebranie zespołu, na którym Paweł został przedstawiony i nawiązał relacje ze współpracownikami. Zebranie miało charakter półoficjalny, więc Paweł miał okazję poczuć atmosferę, jaka na co dzień panuje w zespole i poznać kilka firmowych newsów.
Po zebraniu, przełożony Pawła poświęcił mu 1,5 godziny na wprowadzenie w zadania, poznanie celów, procedur i procesów firmowych. Przełożony przedstawił Pawłowi schemat organizacyjny i zapoznał z bieżącymi materiałami niezbędnymi do pracy. Odpowiedział na wszystkie pytania Pawła, dotyczące zarówno firmy, zadań, jak i ludzi. Kolejne takie spotkanie, miało miejsce po trzech dniach.
Narzędzia pracy Paweł otrzymał pierwszego dnia. Codziennie (w ciągu tygodnia) miał krótkie spotkanie z każdym z 5 menadżerów, z którymi miał współpracować.
Jakie są plusy onboardingu Pawła?
Kolejność zdarzeń, czas poświęcony na wdrożenie Pawła, zaangażowanie przełożonego oraz regularność zdobywania wiedzy o organizacji na pewno pozytywnie wpłynęła na motywację Pawła i jego pewność podczas realizacji pierwszych zadań.
Jakich błędów unikać Dalszy proces onboardingu
Uważaj na te błędy, zwłaszcza, jeśli przygotowujesz onboarding po raz pierwszy
Brak przygotowania i zaangażowania ze strony osób przeprowadzających proces.
Brak narzędzi pracy i biurka w pierwszym dniu pracy.
Brak jasnej komunikacji procesu i osoby odpowiedzialnej za proces.
Nieadekwatny harmonogram – zbyt mało czasu, zbyt duża intensywność spotkań i szkoleń.
Proces zbyt rozciągnięty w czasie, pracownik długo pozostaje bez istotnych informacji o firmie i własnych zadaniach.
Pozostawienie pracownika samemu sobie.
Brak informacji kto jest kim w organizacji.
Zbyt duży nacisk na formalności i sprawy kadrowe, pominięcie aspektu integracyjnego.
Jak mierzyć skuteczność?KPI w onboardingu pracownika
Onboarding to nie tylko pierwszy dzień, czy tydzień w firmie. Czas trwania tego procesu powinien być dostosowany do potrzeb stanowiska pracy, potrzeb pracownika oraz zasad panujących w organizacji. Może trwać kilka tygodni, a nawet miesięcy, ale pierwsze dni są na pewno kluczowe.
Skuteczne zarządzanie procesem onboardingu wymaga systematycznego pomiaru jego efektywności. Bez odpowiednich wskaźników organizacje działają po omacku, nie wiedząc, czy ich wysiłki przynoszą oczekiwane rezultaty.
Kluczowe wskaźniki efektywności (KPI) w onboardingu
Czas do osiągniecia pełnej produktywności
Pokazuje jak szybko nowy pracownik zaczyna przynosić organizacji wartość porównywalną z doświadczonymi członkami zespołu.
Na przykład produktywność pracowników sprzedaży oznacza moment, gdy sprzedawca ma wszystkie narzędzia i wiedzę potrzebną do realizacji sprzedaży.
Koszt osiągnięcia optymalnego poziomu produktywności (OPL)
Obejmuje wszystkie koszty związane z wprowadzeniem pracownika do pełnej sprawności – od rekrutacji, przez szkolenia, po wynagrodzenie pracownika i trenerów. Według badań Oxford Economics, w handlu detalicznym wynosi on około 16 240 funtów, w mediach 21 633 funtów, a w sektorze prawniczym 35 307 funtów.
Wskaźnik retencji nowo zatrudnionych
Należy go mierzyć w odstępach 30, 90 i 365 dni od zatrudnienia. Badania pokazują, że 50% pracowników podejmuje decyzję o odejściu z organizacji w ciągu pierwszych 90 dni. Wskaźnik oblicza się dzieląc liczbę pracowników pozostających w firmie po określonym czasie przez całkowitą liczbę zatrudnionych w danym okresie. Dobrze przeprowadzony onboarding pomaga zmniejszyć ten wskaźnik.
Wskaźnik retencji nowo zatrudnionych per menedżera
Pozwala to sprawdzić czy czasem problemem słabego onboardingu w firmie nie jest proces, a osoba za niego odpowiedzialna.
Zalecane benchmarki
Organizacje powinny dążyć do konkretnych wartości docelowych. Wskaźnik retencji powinien wynosić co najmniej 90% po 3 miesiącach i 80% po roku. Czas do pełnej produktywności to zazwyczaj 1-3 miesiące w zależności od stanowiska, a satysfakcja z onboardingu powinna przekraczać 4,5/5 lub NPS powyżej 50.
1. Raport "Onboarding po polsku 2025" Gamfi.
2. preppio.com/blog/employee-onboarding-research-statistics