23.12.2022

Podobne Tagi Pracodawca

Oczywiste i nieoczywiste koszty rekturacji i zatrudnienia pracowników. Jak mierzyć i optymalizować efektywność rekrutacji?

 

Okres niepewności gospodarczej to czas, kiedy częściej niż zwykle myślimy w firmach o kosztach, analizujemy efektywność procesów, szukamy oszczędności lub eliminujemy te działania, które nie przynoszą nam wartości dodanej. Jak to wygląda w działach HR i w rekrutacjach? Czy analizujecie efektywność procesów HR i mierzycie koszty? Czy wiecie, ile kosztuje Was rekrutacja i jak ją zoptymalizować?

 

Chociaż temat rekrutacji nie kojarzy się z liczbami, to de facto jest z nimi bardzo mocno związany. Podpowiadamy, jak właściwie zidentyfikować koszty rekrutacji, co warto mierzyć w procesie rekrutacji i na podstawie jakich kryteriów ocenić, czy rekrutację przeprowadzić samodzielnie, czy może zlecić ją na zewnątrz.

Jednym z kluczowych parametrów, który powinniśmy wziąć się pod uwagę, podejmując decyzję o tym, czy realizować działania rekrutacyjne siłami własnego działu HR, czy zlecić je na zewnętrz, są, oprócz jakości,  koszty. Warto poświęcić czas na ich prawidłowe oszacowanie, ponieważ koszt źle przeprowadzonej rekrutacji w przypadku niektórych stanowisk może uszczuplić firmowy budżet o kilkanaście, a niekiedy nawet kilkadziesiąt tysięcy złotych.

 

Rekrutacja wewnętrzna - oczywiste i nieoczywiste koszty procesu

Zanim zdecydujemy się na pozyskanie pracowników własnymi siłami, powinniśmy zastanowić się nad efektywnością ekonomiczną takich działań. Możemy wyróżnić pięć głównych filarów, które generują koszty związane z rekrutacją.

 

1. Koszt rekrutacji pracownika

W tym przypadku jedną z głównych pozycji w budżecie jest czas i koszt rekrutera. Jeśli nie mamy w swoim zespole wykwalifikowanego rekrutera musimy wziąć pod uwagę, że znalezienie specjalisty z kompetencjami gwarantującymi sukces rekrutacyjny wiąże się z odpowiednim wynagrodzeniem. A te na przestrzeni ostatnich pięciu lat wzrosły o ponad 100 proc. Poza tym, wykwalifikowany rekruter powinien się systematycznie szkolić, co wiąże się z kosztami. Dodatkowo, będzie korzystał z narzędzi wspierających proces rekrutacji, a te również kosztują (system ATS, narzędzia i licencje direct search). W niektórych przypadkach, zwłaszcza przy rekrutacji na bardzo wysokie, kierownicze stanowiska, wskazany byłby rekruter, który posiada potwierdzone certyfikatem umiejętności pozwalające mu przeprowadzić  test weryfikujący kompetencje kandydata.

 

Oprócz wynagrodzenia, szkoleń i narzędzi pracy dla rekrutera, kolejnym ważnym elementem kosztów rekrutacji jest sam czas, który rekruter musi poświęcić. Średnio potrzeba 40 - 60 godzin pracy, aby zamknąć jeden placement. Musimy pamiętać, że w tym czasie pracownik działu HR firmy nie będzie wykonywać innych obowiązków służbowych. Szacuje się też, że aby rekruter był efektywny, nie powinien prowadzić więcej niż 5 – 10 procesów jednocześnie. W przypadku, kiedy firma musi przeprowadzić w krótkim czasie np. 30 procesów rekrutacyjnych, należy liczyć się z tym, że ich skuteczność będzie niższa.

 

W koszcie rekrutacji trzeba też uwzględnić koszty marketingowe, czyli np. ogłoszenia, które dział HR zamieszcza na portalach pracy, czy w mediach społecznościowych. Ogłoszenia na wyspecjalizowanych portalach to często koszt od 200 do 1000 zł. netto. Tu warto się zastanowić nad efektywnością tych kosztów. Specjaliści z agencji zewnętrznych, którzy stale prowadzą rekrutacje potrafią zgodnie z potrzebą i trendem rynkowym uruchamiać procesy rekrutacyjne w szerokim spektrum kanałów, zarówno online, jak i offline. Rekruterzy wewnętrzni zwykle nie mają dostępu do tak zróżnicowanych kanałów rekrutacyjnych.

 

W szacowaniu kosztu rekrutacji przydatny będzie wskaźnik Cost per Hire, ale też: Time to Hire i Time to Fill (patrz tabela poniżej).

 

2. Koszty przygotowania pracownika

To przede wszystkim onbarding, czyli koszty pracy osób, które w pierwszych dniach lub tygodniach wspierają pracownika we wdrożeniu. W tym okresie należy wziąć pod uwagę także koszty mniejszej efektywności zarówno nowego pracownika, jak też osób wprowadzających go w kulisy pracy. W tej kategorii należy uwzględnić dodatkowo koszty m.in. badań lekarskich, które wzrosły dwukrotnie na przestrzeni dwóch ostatnich lat, a także koszty BHP, czy samych narzędzi pracy. Nieudana rekrutacja i rezygnacja pracownika z zatrudnienia w firmie po okresie wdrożenia przełoży się na znaczne straty finansowe.

 

3. Koszty zatrudnienia w okresie niskiej produktywności

Oczywistym jest, że nie ma pracownika, który od pierwszego dnia na nowym stanowisku jest w 100 proc. wydajny. Niższą produktywność w danym okresie należy potraktować jako dodatkowy koszt rekrutacji. W tej kategorii należy uwzględnić także nakłady czasu i pracy ponoszone na szkolenia wewnętrzne, dalsze inwestycje w podnoszenie kompetencji pracownika, a także koszty administracyjne związane z jego utrzymaniem. W analizie tej kategorii kosztów warto wykorzystać wskaźniki HR: Time to Productivity i New Hire Turnover.

 

4. Koszty związane z odejściem lub zwolnieniem pracownika

W przypadku nieudanej rekrutacji i odejścia pracownika, wszystkie wymienione wcześniej nakłady finansowe oraz czas i pracę należy uznać za stratę dla firmy. Cofamy się tym samym do punktu wyjścia, czyli do punktu 1, gdyż ponownie musimy ponieść koszt rekrutacji pracownika, tym razem na miejsce tego, który odchodzi. 

 

W kategorii tej warto uwzględnić także m.in. koszty nadgodzin innych pracowników powstałe w wyniku odejścia nowo zrekrutowanego pracownika. To sytuacja o tyle niekorzystna dla firmy, że może rodzić niezadowolenie w dotychczasowym zespole, a nawet przyczynić się do zwiększenia rotacji w nim. W tej kategorii należy także wziąć pod uwagę koszty utraconych korzyści biznesowych, wynikające z niewystarczających zasobów kadrowych do realizacji projektu czy zlecenia.

 

 

5. Rotacja pracowników

W następstwie nieudanej rekrutacji i obciążenia naszego zespołu obowiązkami, które miał wykonywać nowy pracownik może powstać kolejny koszt, którego tak naprawdę nie jesteśmy w stanie do końca policzyć. To koszt niezadowolenia pozostałych pracowników, który może prowadzić do rotacji w firmie.

 

Po zsumowaniu wszystkich wymienionych powyżej pięciu filarów kosztów może okazać się, że rzeczywisty koszt rekrutacji i zatrudnienia szeregowego pracownika to nawet kilkadziesiąt tysięcy złotych, a specjalisty – kilkukrotnie więcej.

 

W mierzeniu efektywności rekrutacji warto sięgnąć po sprawdzone wskaźniki HR. Ich regularne monitorowanie i porównywanie ich w czasie pozwala ocenić efektywność rekrutacji,  onboardingu i ocenić, czy rekrutacje wewnętrzne są efektywne, czy może warto zlecić je agencji.

 

Wskaźniki HR pomocne w szacowaniu kosztów rekrutacji i zatrudnienia

KPI

Co oznacza? Jak go obliczyć?

Recruitment channel effectiveness – efektywność kanału rekrutacji

Wskaźnik ten pozwala porównać liczbę otrzymanych aplikacji kandydatów z poszczególnych źródeł np. portali pracy. Pozwala eliminować nieefektywne źródła. Analizując ten wskaźnik nie można wpaść w pułapkę ilości CV, gdyż w procesie rekrutacji ważna jest również jakość pozyskanych aplikacji. Wskaźnik ten sprawdzi się wówczas, gdy firma prowadzi wiele procesów rekrutacji i rekrutacje masowe.

 

Jak obliczyć?

Łączna liczba kandydatów pozyskanych z danego źródła / liczba opublikowanych ogłoszeń = efektywność kanału rekrutacji

Time to Hire - czas rekrutacji  

Wskaźnik określa czas od otrzymania aplikacji do akceptacji oferty przez kandydata i tym samym ocenia efektywność procesu rekrutacyjnego. Zbyt długi czas to większe ryzyko rezygnacji kandydata z udziału w procesie. Monitorowanie tego wskaźnika pomaga zapobiegać przedłużaniu się procesów rekrutacyjnych.

 

Jak obliczyć?

Dzień otrzymania aplikacji – dzień akceptacji oferty przez kandydata = Time To Hire

 

Time to Fill – czas zapełnienia wakatu

Kolejny wskaźnik oceniający efektywność procesu rekrutacji. Pomaga planować procesy rekrutacyjne w firmie z myślą o utrzymaniu płynności zatrudnienia.

 

Jak obliczyć?

Dzień akceptacji oferty przez kandydata – dzień publikacji ogłoszenia o pracę = Time to Fill

 

Cost per Hire – koszt zatrudnienia

Wskaźnik ten pomaga monitorować opłacalność rekrutacji i decydować, czy rekrutację prowadzić samodzielnie, czy za pośrednictwem agencji. Analizując ten wskaźnik należy dążyć do utrzymaniu balansu między kosztami, a jakością. Niski koszt zatrudnienia nie zawsze idzie w parze z jakością.

 

Jak obliczyć?

Łączne koszty pozyskania pracowników (miesięcznie lub rocznie) / liczba zrekrutowanych pracowników  = koszt zatrudnienia

Time to productivity – czas osiągnięcia produktywności

Wskaźnik pomaga oszacować, ile czasu potrzebuje osoba nowozatrudniona na osiągnięcie pełnej produktywności i z jakimi kosztami to się wiąże.

 

Jak obliczyć?

Czas niższej produktywności x (koszt wynagrodzenia pracownika + koszt wynagrodzenia osoby szkolącej/managera) = czas osiągnięcia produktywności

New hire turnover – rotacja nowych pracowników

Wskaźnik pokazuje, ilu nowych pracowników rezygnuje z pracy w określonym czasie (np. w ciągu 1 kwartału od rozpoczęcia pracy lub 1 roku).

Wysoki wskaźnik powinien skłonić do analizy, czy rekrutacja nie była błędna, czy wdrożenie zostało przeprowadzone poprawnie. Konieczne jest monitorowanie powodów odejść w ramach exit interview.

 

Jak go obliczyć?

Liczba pracowników odchodzączych dobrowolnie w okresie (np. 3 mies.) od rozpoczęcia pracy  / łączna liczba pracowników, którzy odeszli z firmy w tym czasie (niezależnie od czasu trwania ich okresu zatrudnienia) x 100% = wskaźnik rotacji nowych pracowników po 3 mies.

 

Choć rekrutacje pracowników postrzegane są powszechnie jako procesy miękkie, to jak widać, ich efektywność determinowana jest przez szereg konkretnych parametrów, które należy regularnie monitorować i poddawać analizie. Szacując koszty pozyskania nowych pracowników należy przyjąć szerszą perspektywę i brać pod uwagę również koszty zatrudnienia. Tylko takie podejście umożliwi dyrektorom HR prowadzenie skutecznych i uzasadnionych ekonomicznie działań, mających na celu pozyskanie wartościowych kadr. Rozpoczynając rekrutację pracownika, warto pomyśleć więc o oczywistych i tych nieoczywistych kosztach całego procesu oraz porównać, jakie korzyści da nam realizacja rekrutacji we współpracy z zewnętrznym partnerem, a jakie przy udziale naszego działu HR.

  

O autorze publikacji:

Justyna Gosk,
Dyrektor Regionu

 

Justyna specjalizuje się we wsparciu firm w zakresie Business Process Outsourcingu, rekrutacjach stałych i pracy tymczasowej, w tym Try &Hire.


Potrzebujesz wsparcia w procesach HR?

Skontaktuj się z nami