Jak uzupełnić braki kadrowe w logistyce? 6 sposobów rekrutację

Jak firmy TSL mogą rozwiązać problemy niedoboru lub wysokiej rotacji pracowników?

Z tego artykułu dowiesz się:

1. Jakie są największe wyzwania HR w firmach z logistycznych?

2. Jakimi sposobami można poszerzyć pulę kandydatów do pracy?

Logistyka przeżywa rozkwit, ale kandydatów do pracy brakuje

Od początku pandemii branża TSL w Polsce notuje rok do roku dwucyfrowe wzrosty, co jest konsekwencją dynamicznego rozwoju e-commerce. W całym kraju, szczególnie na obrzeżach miast położonych przy trasach szybkiego ruchu, powstają nowe magazyny oraz centra spedycyjne i logistyczne, które potrzebują pracowników. Popyt na pracę rośnie szybciej, niż podaż pracowników, co dla wielu pracodawców staje się jedną z barier rozwoju biznesu.  Pozyskanie nowych pracowników jest więc obecnie jednym z  wyzwań logistyki w Polsce.

Pomimo ogromnych nakładów ponoszonych na automatyzację i cyfryzację procesów, człowiek w logistyce wciąż jest niezastąpiony. Robotyzacja wszystkich procesów magazynowych nie jest bowiem jeszcze możliwa. Nawet najnowocześniejszy sprzęt wymaga w mniejszym lub większym stopniu udziału ludzi. Operator jest nadal potrzebny podczas wykonywania złożonych lub zmiennych prac. Zwykle w magazynie możliwa jest robotyzacja tylko określonego obszaru lub określonego procesu.  Siłą rzeczy sektor logistyczny potrzebuje, zarówno kandydatów do prostych zadań manualnych związanych z konfekcjonowaniem, pakowaniem czy przenoszeniem towarów, jak też pracowników wykwalifikowanych – specjalistów do obsługi magazynów, transportu i zaopatrzenia. Jednych i drugich brakuje w całym kraju, w szczególności w województwach mazowieckim, łódzkim, śląskim, dolnośląskim i wielkopolskim.

Stanowiska pracy najtrudniejsze do pozyskania w logistyce

W 2024 roku polscy pracodawcy z tej branży zgłaszali nam najwięcej zapytań o rekrutacje na stanowiska:

1. Magazynier

2. Operator wózka widłowego

3. Pakowacz/Komisjoner

4. Kierowca

5. Technik utrzymania ruchu

6. Specjalista logistyki

7. Spedytor krajowy i międzynarodowy

8. Automatyk

9. Inżynier procesów logistycznych.

Z uwagi na wolumen, największe braki dotyczą pracowników szeregowych oraz operatorów wózków widłowych. O tych konkurują zarówno firmy logistyczne, jak i produkcyjne.

Dodatkowo w związku z niskim bezrobociem spowodowanym zmianami demograficznymi, odpływem pracowników z Ukrainy po wybuchu wojny i dużą liczbą ofert pracy, firmy logistyczne muszą mierzyć się także z wysoką rotacją pracowników na stanowiskach fizycznych. Wielu kandydatów pracę w branży traktuje jako zajęcie tymczasowe. W zachodniej i południowej części kraju, rodzime firmy muszą ponadto konkurować o kandydatów z pracodawcami niemieckimi i czeskimi, którzy kuszą Polaków często bardziej atrakcyjnymi warunkami finansowymi. Jakie, więc są sposoby na uzupełnienie braków kadrowych?

Jak zapełnić luki kadrowe na stanowiskach magazynowych?

Co zrobić, gdy dotychczasowe, sprawdzone metody rekrutacji nie przynoszą zamierzonych efektów? Oto lista 6 sposobów, które mogą być dla firm wsparciem i uzupełnieniem samodzielnych poszukiwań lub kompleksowo rozwiązać problem niedoboru kadr.

Praca tymczasowa – leasing pracowniczy

Włączenie elastycznych form zatrudnienia do strategii zarządzania pracownikami to sposób na skuteczne zarządzanie sezonowością, tak częstą w branży logistycznej, czy też uzupełnianie braków kadr spowodowanych wysoką rotacją lub absencjami chorobowymi. Sprawdzi się zarówno w przypadku masowego zapotrzebowania na duże grupy pracowników niższego szczebla, jak i mniejszych wolumenów. Skorzystanie z usług agencji znacznie przyspiesza proces pozyskania rąk do pracy, gdyż dzięki zaangażowaniu całego zespołu konsultantów zewnętrznych zakres poszukiwań jest szerszy, a aplikacje kandydatów mogą być przeprocesowane szybko, nawet w ciągu kilku godzin.

Nie jest tajemnicą, że w przypadku pracowników fizycznych brak odpowiedzi na aplikację w ciągu 1-2 dni może skutkować tym, że w tym czasie znajdą już inną pracę. Dodatkowo agencja zatrudnienia przejmuje na siebie wszystkie obowiązki kadrowo-płacowe związane z zatrudnianiem pracowników, dzięki czemu dział kadr i płac pracodawcy nie jest obciążany dodatkowymi zadaniami. To też utrzymanie w ryzach kosztów kadrowo-administracyjnych.

Praca tymczasowa jest dla pracowników i pracodawców szansą na weryfikację swoich wzajemnych potrzeb oraz oczekiwań i jest bardzo często pierwszym krokiem do zatrudnienia na stałe najlepszych, sprawdzonych już osób. W ubiegłym roku około 1500 pracowników tymczasowych Trenkwalder zostało przejętych na stałe przez pracodawców użytkowników. To pokazuje, że model testowania przed zatrudnieniem (tzw. Try & Hire) rzeczywiście się sprawdza.

Wsparcie agencji w rekrutacji specjalistów i menedżerów TSL

Nie na wszystkich stanowiskach i nie we wszystkich przypadkach sprawdzi się praca tymczasowa, a lepszym lub jedynym sposobem może być rekrutacja stała. Rekrutacją może zająć się wewnętrzny dział HR pracodawcy lub agencja zatrudnienia. Ten drugi sposób sprawdzi się szczególnie w przypadku kompetencji, które są trudne do pozyskana na lokalnym rynku pracy lub gdy wewnętrzny dział rekrutacji nie jest w stanie przeprowadzić procesu samodzielnie, chociażby z uwagi na duże obciążenie innymi procesami.

Agencja sprawdzi się też świetnie w przypadku inwestycji typu greenfield – gdy firma otwiera centrum logistyczne w nowej lokalizacji i w krótkim czasie potrzebuje zrekrutować kadry na wszystkie poziomy stanowisk. Agencja dysponuje wieloma metodami rekrutacyjnymi, które umożliwiają im dotarcie do dużej liczby kandydatów posiadających wymagane na danych stanowiskach kwalifikacje. Dzięki znajomości lokalnego rynku pracy lub po przeprowadzeniu badania rynku pracy agencja jest w stanie dostarczyć pracodawcom wyczerpujących informacji na temat potrzeb i oczekiwań kandydatów, w tym m.in. w zakresie wynagrodzeń, warunków zatrudnienia, czy benefitów.

Agencja zatrudnienia pełni tu rolę partnera, który – dostarczając informacji istotnych dla podejmowania decyzji HR oraz działając szybciej niż wewnętrzny dział HR – jest w stanie efektywnie skompletować pełną obsadę kadrową w nowych lokalizacjach lub uzupełnić pojedyncze wakaty. Podwójna weryfikacja kandydata przez firmę i agencję jest dodatkowym czynnikiem zwiększającym szansę na zatrudnienie właściwej osoby.

Reskilling i upskilling pracowników magazynowych

W przypadku utrudnionego dostępu do wykwalifikowanych kandydatów jednym z rozwiązań jest reskilling lub upskilling własnych pracowników, lub kandydatów z zewnątrz. O reskillingu mówimy wówczas, gdy pracownicy zdobywają nowe umiejętności umożliwiające im przekwalifikowanie się do wykonywania zupełnie innych zadań, lub zdobycia nowego zawodu. Natomiast upskilling to podniesienie umiejętności pracowników umożliwiające im przyjęcie na siebie większej odpowiedzialności lub awans pionowy. Jako uzupełnienie braków na stanowisku operatora UDT dobrze sprawdza się organizacja szkoły operatorów wózków widłowych na terenie zakładu pracy. Kandydatów można zrekrutować spośród własnych, niewykwalifikowanych pracowników lub z zewnątrz, oferując im w pakiecie kurs i zatrudnienie. Uczestnicy szkolenia uzyskują wszelkie niezbędne certyfikaty i uprawnienia (np. UDT) pozwalające na podjęcie pracy u danego przedsiębiorcy na stanowisku wymagającym określonych kwalifikacji.

Opracowanie zasad organizacji kursu i finansowania może być czasochłonne, dlatego warto zlecić to zadanie agencji zatrudnienia mającej w tym doświadczenie. Agencja weźmie na siebie dodatkowo rekrutację kandydatów i ich zatrudnienie, a w przypadku obcokrajowców, wszystkie czynności związane z legalizacją ich pobytu i pracy w Polsce.  Szkołę operatów wózków widłowych można organizować dla większych grup, ale też dla pojedynczych osób. Można organizować ją regularnie, np. raz w roku, lub ad hoc, przed planowanym wysokim sezonem. Reskilling i upskilling będzie zyskiwał na popularności w miarę postępującej automatyzacji procesów logistycznych w  organizacjach. Będzie to dobry sposób na uzupełnienie luki kompetencyjnej w zespołach, podniesienie kwalifikacji swoich kadr wewnętrznych, a tym samym pozyskanie zmotywowanych specjalistów obsługujących urządzenia i systemy w zautomatyzowanym magazynie.

Rekrutacja pracowników zagranicznych

Zatrudnianie cudzoziemców nie jest niczym nowym w sektorze logistycznym w Polsce i sprawdzało się od lat, ale do czasu. W związku z wojną na Ukrainie i ograniczoną dostępnością kandydatów zza wschodniej granicy (głównie mężczyzn), agencje zatrudnienia coraz mocniej specjalizują się w rekrutacjach pracowników z innych krajów, w tym m.in. z Azji, np. Indii, Bangladeszu czy Pakistanu. Pozyskanie pracowników z Azji nie jest tak proste i szybkie, jak to ma miejsce w przypadku pracowników z Ukrainy. Obowiązują w tym przypadku również inne przepisy legalizacyjne, w tym skomplikowane procedury wizowe.

Doświadczona agencja zatrudnienia kompleksowo wspiera firmy w legalizacji pobytu i zatrudnienia cudzoziemców, przeszkoli pracowników wewnętrznych, a w razie potrzeby przeprowadzi audyt teczek osobowych w zakresie legalności pobytu i pracy cudzoziemców już zatrudnionych w firmie, przygotuje firmę na kontrolę PIP czy Straży Granicznej lub całościowo przejmie na siebie ryzyko takiej kontroli, zatrudniając cudzoziemców w swoich strukturach.  Ponadto doświadczona agencja weźmie na siebie zatrudnianie cudzoziemców, weryfikację ich kompetencji, a także wdrożenie w miejscu pracy, a w przypadku grup zaoferuje opiekę dwujęzycznego koordynatora.

Rekrutacja kobiet na stanowiska magazynowe

Rekrutacja kobiet na stanowiskach operatorów wózków widłowych to sposób, do którego przekonuje się coraz więcej pracodawców, choć jest to wciąż za mała skala. To rozwiązanie dla firm, które chcą długofalowo uporać się z problemami kadrowymi na stanowiskach pracy dotychczas zdominowanych przez mężczyzn. Wymaga to oczywiście współpracy różnych działów w firmie – np. zespołu technologów, menedżerów i specjalistów BHP, którzy będą mogli wyodrębnić takie procesy, które mogłyby dopuszczać do pracy kobiety, a następnie dostosować warunki pracy. Czasami dostosowanie to wymaga inwestycji w postaci sprzętu, pomieszczeń socjalnych, ale największym wyzwaniem jest reorganizacja obecnie działających procesów.

Agencja zatrudnienia może w tym przypadku pomóc w szkoleniach i rekrutacji odpowiednich kandydatek np. Trenkwalder prowadzi program szkoleniowy w firmach – Kobiety na wózki widłowe, rekrutując kandydatki spośród uchodźczyń z Ukrainy lub Polek chcących zdobyć nowy, dobrze płatny zawód.

Outsourcing procesów logistycznych

Outsourcing wybranego procesu logistycznego to najwyższy stopień partnerstwa z wyspecjalizowanym dostawcą usługi, którym może być doświadczona w tym obszarze agencja zatrudnienia. Jego wdrożenie wymaga na starcie skrupulatnych przygotowań (np. Trenkwalder wykonuje szczegółowy audyt procesu), ale może okazać się świetnym remedium nie tylko na braki kadrowe, czy wysoką rotację pracowników, ale przede wszystkim to możliwość ciągłej optymalizacji (lean) i poprawy wydajności, a także podniesienie elastyczności i lepsze zarządzanie sezonowością w firmie. Outsourcing procesowy to też dobry sposób na minimalizację ryzyka biznesowego w czasie niepewności gospodarczej, gdyż  partnerzy rozliczają się za efekt. Co ważne, firma nie traci przy tym kontroli nad biznesem, a oddając poboczne procesy, może skoncentrować się na obszarach strategicznych dla swojego biznesu.

Firma może wyodrębnić części magazynu lub przekazać cały magazyn do obsługi firmie zewnętrznej. W ramach takiej usługi partner przejmuje odpowiedzialność za całość procesów odbywających się w magazynie, w tym m.in. rozładunek, kompletowanie, załadunek, pakowanie, etykietowanie, wysyłkę, czy inwentaryzację. Jest przy tym odpowiedzialny za rekrutację, zatrudnianie oraz szkolenie pracowników. Procesy realizowane są z uwzględnieniem wytycznych i KPI uzgodnionych z przedsiębiorcą. Rozliczenie między partnerami odbywa się w oparciu o efekty.

Podsumowując, pomimo dynamicznych zmian w branży TSL, jedno jest pewne, zapotrzebowanie na pracowników jeszcze przez wiele lat będzie rosnąć. Na pewno zmieni się profil pracowników i tylko te firmy, które będą nadążać za zmianą, będą się rozwijać i bić kolejne rekordy. Nasi Klienci najczęściej pracują nad procesami, optymalizacją, automatyzacją, rozwojem rynku, ale zawsze na pierwszym miejscu zawsze powinien być człowiek – pracownik, bo bez niego to wszystko nie byłoby możliwe. Dlatego czasem najlepszym rozwiązaniem będzie inwestycja w wewnętrzne procesy HR, a innym razem zaproszenie do współpracy wyspecjalizowanego partnera, który uzupełni procesy.

Każde omówionych powyżej sześciu rozwiązań może realizować inne potrzeby firm, a wybór optymalnego rozwiązania wymaga szczegółowej analizy. Zapraszam do rozmowy.