04.01.2023

Podobne Tagi Pracodawca

Rekrutacja pracownika – kiedy warto przeprowadzić ją samodzielnie, a kiedy skorzystać ze wsparcia agencji? Jak wybrać agencję pracy?

 

W teorii rekrutacja pracowników powinna być prostym zadaniem. Dobrze przygotowana oferta zamieszczona w popularnym serwisie pracy i wystarczy czekać na spływające aplikacje. Co jednak, jeśli czas mija, ponosimy koszty, a rezultatów brak? To czarny sen niejednego pracownika działu HR. Skorzystanie ze wsparcia agencji zatrudnienia to najprostsze rozwiązanie, ale czy zawsze jest taka potrzeba? Kiedy zatem rekrutować własnymi zasobami, a kiedy zlecić ten proces agencji zatrudnienia?

W jakich przypadkach warto prowadzić rekrutację samodzielnie, a kiedy zlecić ją agencji pracy i doradztwa personalnego?

Choć korzyści wynikające ze współpracy z agencją rekrutacyjną są ewidentne, nie zawsze istnieje konieczność korzystania ze wsparcia podmiotu zewnętrznego. Potrzeby takiej nie będą miały np. firmy posiadające duże działy HR i wolne moce przerobowe, firmy planujące zatrudnienie niewielkiej liczby pracowników poszukujące pracowników na stanowiska, niewymagające specyficznych kompetencji, a także dysponujące wiedzą i przestrzenią czasową na prowadzenie tego rodzaju procesów. Gdy jednak chcemy zrekrutować większy zespół, na dodatek w krótkim czasie lub gdy nasz wewnętrzny dział HR jest obciążony, wówczas warto rozważyć współpracę z wyspecjalizowaną agencją zatrudnienia. Podobnie, kiedy rekrutujemy na wyższe stanowiska menedżerskie wymagające specyficznych umiejętności rekrutera i głębszej weryfikacji kandydata. Nawet jeśli dysponujemy rozbudowaną strukturą działu HR, rekrutacja kluczowych pracowników prowadzona wspólnie z agencją może przynieść o wiele szybsze i lepsze efekty.

 

Podejmując decyzję o ewentualnej współpracy z agencją, warto też wziąć pod uwagę sumaryczne koszty rekrutacji prowadzonej własnymi siłami i zestawić je ze stawkami oferowanymi przez wyspecjalizowanego usługodawcę. Warto przy tym pamiętać, że koszt nie powinien być jedynym kryterium wyboru. Ważniejsza jest jakość i minimalizacja ryzyka nieudanej rekrutacji. A błędy rekrutacyjne są kosztowne. Szacuje się, że zatrudnienie nieodpowiedniego pracownika to nawet koszt jego rocznego wynagrodzenia. Tu znajdziesz więcej informacji, jak kalkulować koszty rekrutacji i zatrudnienia pracowników.

 

W tych przypadkach warto zdecydować się na współpracę z agencją

1. Czeka Cię trudna rekrutacja

Dla każdej firmy trudna rekrutacja może oznaczać coś innego. Może to być poszukiwanie wysokiej klasy menedżera, rzadkiego specjalisty, czy też pracownika fizycznego, ale trudno dostępnego na lokalnym rynku pracy.  Zastanawiając się nad zleceniem na zewnętrz procesów rekrutacyjnych, należy przede wszystkim wziąć pod uwagę znajomość rynku pracy oraz  skuteczność wyspecjalizowanych agencji w dotarciu do kandydatów z pożądanymi przez nas kompetencjami. Agencje posiadają bowiem zasoby często niedostępne dla rekruterów wewnętrznych, w tym m.in. know-how, znajomość wynagrodzeń na lokalnym rynku pracy, aktualną wiedzę o kandydatach dostępnych na rynku, a także narzędzia umożliwiające szeroko zasięgowe oraz precyzyjne poszukiwania. Agencja, aby dotrzeć do jak największej liczby kandydatów nigdy nie korzysta z jednego źródła. Wykorzystuje kilka selektywnie wybranych dla danego procesu kanałów online i offline oraz korzysta z narzędzi marketingu rekrutacyjnego. Dysponuje także bogatą siecią kontaktów i bazą kandydatów tzw. talent pool. Takie zasoby będą cenne zwłaszcza w przypadku, kiedy przed sobą mamy trudną rekrutację np. wymagającą dotarcia do wąskiej grupy specjalistów lub kandydatów biernych, czyli takich, którzy nie poszukują aktualnie pracy.

 

2. Mierzysz się z wysoką rotacją wśród nowych pracowników

Powodów wysokiej rotacji wśród pracowników jest wiele. Jeśli wskaźnik New Hire Turnover rośnie, należy szczegółowo przeanalizować powody odejść i wdrożyć narzędzia naprawcze. To jednak nie zmienia faktu, że na miejsce odchodzącego pracownika trzeba będzie zrekrutować nowego i po raz kolejny ponieść koszty rekrutacji. Sposobem na ich uniknięcie jest zlecenie rekrutacji agencji, która zaoferuje możliwość skorzystania z gwarancji w przypadku rezygnacji zrekrutowanego przez nich kandydata w określonym czasie po zatrudnieniu. Agencjom zależy, aby takich sytuacji było jak najmniej i by klienci nie musieli korzystać z gwarancji. Dlatego oprócz oferty programu gwarancyjnego agencje wykorzystują narzędzia minimalizujące ryzyko błędnej rekrutacji. W przypadku stanowisk o wysokiej rotacji agencja może zarekomendować również wybór innej strategii zatrudnienia, przenoszącej to ryzyko na agencję. Nieoceniona będzie w tym przypadku również rola doradcza agencji i wspólne przeanalizowanie powodów rotacji, czy zlecenie jej badania lokalnego rynku pracy.

 

3. Chcesz zminimalizować ryzyko pomyłki

Podwójna weryfikacja kandydata, to niższe ryzyko pomyłki. Agencje, które do rekrutacji podchodzą w sposób kilkuetapowy, dokładnie badają m.in. twarde i miękkie kompetencje pracownika, jego motywację do podjęcia współpracy z danym pracodawcą, a także jego aspiracje na przyszłość oraz zgodność przekonań wewnętrznych i osobistych z kulturą organizacyjną przyszłego pracodawcy. Cennym benefitem wynikającym z korzystania z usług zewnętrznej, wyspecjalizowanej firmy jest weryfikacja potencjalnego pracownika i przez agencję, i przez klienta - najpierw oceny dokonuje  wyszkolony, obiektywny pracownik agencji, a następnie przyszły pracodawca. Ta metoda  wydatnie zwiększa prawdopodobieństwo dokonania słusznego wyboru. Redukujemy w ten sposób ryzyko pojawienia się kosztów związanych z szybkim odejściem lub zwolnieniem pracownika i ponowną rekrutacją.

 

4. Chcesz zaoszczędzić czas przy rekrutacji masowej

Kwestią, na którą również warto zwrócić uwagę, są zasoby czasu zarezerwowane na rekrutację. Dla agencji zatrudnienia rekrutacje są podstawową działalnością. Dlatego, w przeciwieństwie do rekrutera wewnętrznego firmy, specjaliści z agencji mogą w pełni oddać się prowadzeniu danego projektu i wykorzystać go tylko na jego realizację, minimalizując czas poszukiwań. Przy rekrutacji na stanowiska produkcyjne i administracyjne niższego szczebla ocenie podlega przeważnie około 10 kandydatów. W przypadku stanowisk średniego szczebla może być to nawet 100 – 150 specjalistów, którzy biorą udział w procesie rekrutacji. Agencja angażuje do takich rekrutacji optymalną liczbę pracowników oraz układa procesy w taki sposób, aby każdy z nich miał przestrzeń na jak najbardziej skuteczną realizację działań. Efektywne przeprowadzenie całego procesu wymaga dokładnego przeanalizowania aplikacji, wywiadów telefonicznych, spotkań oraz przygotowania short listy kandydatów.

 

5. Zależy Ci na dyskrecji i sprawdzeniu referencji

Jedną z przyczyn, która może zdecydować o skorzystaniu z zewnętrznej rekrutacji, jest dyskrecja. To istotne np. w przypadku, kiedy firma nie chce jeszcze podzielić się z pracownikami wewnętrznymi pewnymi informacjami. Nie chodzi tutaj np. wyłącznie o zamianę pracownika obecnie pracującego. Czasami układane są na nowo struktury i firma najpierw chce sprawdzić czy to, co sobie zaplanowała rzeczywiście może się zrealizować czy też nie. Stąd też, żeby nie robić zamieszania wewnątrz w firmie, najpierw rozpoczyna współpracę z agencją.

 

 

Na co zwrócić uwagę, decydując się na współpracę z agencją?

Wybierając partnera wspierającego działania rekrutacyjne, warto porównać oferty kilku agencji. Powinny one uwzględniać informacje na temat etapów, z których będzie składał się proces, zasobów kadrowych i doświadczenia, jakim dysponują rekruterzy, a także sposobów raportowania efektów realizowanej rekrutacji. Dobrym standardem pracy są raporty tygodniowe wysyłane do klienta z podsumowaniem wypracowanych efektów oraz rezultatów, których można spodziewać się w kolejnych dniach lub tygodniach.

 

Dobra agencja rekrutacyjna zaoferuje w ramach współpracy badanie rynku - przygotowanie szczegółowej informacji zwrotnej dla pracodawcy o tym, jak jest on postrzegany przez kandydatów oraz jak plasuje się w danej rekrutacji na rynku lokalnym. W wyniku rekrutacji pracodawcy nie tylko otrzymują więc pracownika posiadającego odpowiednie kwalifikacje, ale także np. analizę poziomów wynagrodzenia, rotacji czy benefitów na rynku lokalnym. Bardzo cenną informacją zwrotną dla firmy jest feedback kandydatów po udziale w procesie rekrutacji. Coraz częściej zdarza się, że kandydaci rezygnują z procesu tylko i wyłącznie dlatego, że nie chcą pracować dla danej marki. Taki feedback może być bardzo przydatny podczas podejmowania kluczowych decyzji w firmie, w tym tworzenia długoterminowych strategii.

 

Wyselekcjonowane agencje warto zapytać o to, w jaki sposób zamierzają zbadać kompetencje kandydatów, jakie obszary będą weryfikowane w trakcie rekrutacji i czy uwzględniają one badanie kompetencji miękkich oraz twardych, a także motywacji, aspiracji i zgodności przekonań osobistych z kulturą organizacyjną. Efektem ustaleń z wybraną agencją powinna być umowa, która w jasny, przejrzysty i jednoznaczny sposób formalizuje wszystkie ustalenia, nie pozostawiając wątpliwości, co do sposobu realizacji rekrutacji. Każda profesjonalna agencja dodatkowo oferuje w ramach gwarancji ponowne zatrudnienie pracownika lub ponowną rekrutację, jeśli wybrany wcześniej pracownik się nie sprawdził.

 

Checklista – czym kierować się przy wyborze agencji zatrudnienia

Kryteria wyboru

 Co warto sprawdzić?

Legalność działania

Wpis do KRAZ, certyfikaty, przynależność do organizacji branżowych

Doświadczenie

Referencje i doświadczenie w prowadzeniu podobnych projektów. Jakiej wielkości? Jak złożone? Czy agencja posiada konsultantów wyspecjalizowanych w poszczególnych obszarach?

Wizerunek

Czy agencja ma merytoryczną ofertę? Czy jest obecna internecie, w mediach społecznościowych i innych mediach? Co o sobie pisze, w czym się specjalizuje, jakie tematy podejmuje w mediach?

Sprawna komunikacja

Jak szybko i profesjonalnie kontaktuje się po otrzymaniu zapytania? Jaki proces komunikacji proponuje w trakcie prowadzenia procesu?

Zespół

Czy w zespole agencji są konsultanci wyspecjalizowani w rekrutacjach na określone stanowiska pracy, dla konkretnej branży, na konkretnym rynku pracy?

Metodologia pracy

Jak wygląda proces rekrutacji? Jaką metodologią i narzędziami będzie realizowany? Jakie kompetencje kandydatów będą badane?  Należy pamiętać przy tym, że czasami mniej znaczy więcej, szczególnie w propozycji etapów procesu rekrutacyjnego. Procesy powinny odpowiadać specyfice rekrutacji.

Oferta cenowa

Czy oferta cenowa jest merytoryczna i transparentna? Czy cena nie jest zbyt wysoka lub podejrzanie niska?

Wartość dodana

Co oprócz samej rekrutacji wchodzi w skład oferty? Czy agencja oferuje gwarancję? Na jaki okres? Czy agencja realizuje badania wynagrodzeń na określonych stanowiskach na lokalnym rynku pracy? Czy doradza w temacie oferty dla kandydata oraz informacji, które powinny znaleźć się w ogłoszeniu o pracę?

 

Dobra agencja pracy i doradztwa personalnego powinna być Twoim ambasadorem i doradcą. Powinna dbać o employer branding Twojej firmy oraz budować pozytywne doświadczenia kandydatów.

 

Jak efektywnie współpracować z agencją pracy i doradztwa personalnego?

Już na etapie wyboru agencji warto zapoznać się z zaproponowanym przez nią procesem oraz ustalić standardy współpracy, formę i częstotliwość raportowania, a także KPI, które powinny być monitorowane. Wśród najczęściej stosowanych KPI można wymienić liczbę aplikacji, liczbę osób włączonych w proces selekcji, ilość spotkań z kandydatami, liczbę rekomendacji, czy mierniki związane z odrzuceniem kandydata przez agencję oraz rezygnację kandydatów z procesu.

 

Kluczem do efektywnej współpracy jest także skuteczna komunikacja oraz przekazywanie informacji zwrotnej od kandydatów. Czasami może okazać się, że feedback otrzymany od kandydatów w trakcie procesu rekrutacji może być wartościowy i kluczowy dla realizacji procesu lub może wpłynąć na modyfikację oferty pracy.

 

Agencje coraz częściej rekomendują pracodawcom włączenie przyszłego przełożonego na finalnym etapie rekrutacji. To on, a nie wewnętrzny dział HR powinien dokonać ostatecznego zaopiniowania przyszłego pracownika. Dlaczego? Ponieważ coraz częściej kandydaci w informacjach zwrotnych dla agencji rekrutacji, wskazują, że jednym z powodów, które przeważyły w podjęciu decyzji o zatrudnieniu u danego pracodawcy było dobre porozumienie z przyszłym przełożonym. To minimalizuje ryzyko szybkiej rotacji.

 

Z decyzją, czy wybrać współpracę z agencją, czy rekrutować samodzielnie jest jak z wyborem pomiędzy kawą, a herbatą. Będzie on inny zależnie od aktualnych potrzeb i okoliczności. Współpraca z agencją pracy i doradztwa personalnego to przede wszystkim minimalizacja ryzyka w wielu obszarach, optymalizacja procesu rekrutacji i zatrudniania oraz oszczędność czasu. Te korzyści będą możliwe tylko wówczas, gdy postawisz na zweryfikowaną i doświadczoną agencję oraz jasno ustalicie wszystkie aspekty współpracy.

 

O autorze publikacji:

Justyna Gosk,
Dyrektor Regionu

 

Justyna specjalizuje się we wsparciu firm w zakresie Business Process Outsourcingu, rekrutacjach stałych i pracy tymczasowej, w tym Try &Hire.


Poszukujesz porady, czy przeprowadzić rekrutację samodzielnie, czy zlecić ją agencji?

Napisz do nas