Trenkwalder
prawie 2 lata temu
•25 min. czytania
Jak wybrać agencję pracy i kiedy skorzystać z jej usług?
W teorii rekrutacja pracowników powinna być prostym zadaniem. Dobrze przygotowana oferta zamieszczona w popularnym serwisie pracy i wystarczy czekać na spływające aplikacje. Co, jednak jeśli czas mija, ponosimy koszty, a rezultatów brak? To czarny sen niejednego pracownika działu HR. Skorzystanie ze wsparcia agencji zatrudnienia to najprostsze rozwiązanie, ale czy zawsze jest taka potrzeba? Kiedy zatem rekrutować własnymi zasobami, a kiedy zlecić ten proces agencji zatrudnienia?
W tym artykule podpowiadamy:
Kiedy rekrutować samodzielnie, a kiedy zlecić proces agencji?
Choć korzyści wynikające ze współpracy z agencją rekrutacyjną są ewidentne, nie zawsze istnieje konieczność korzystania ze wsparcia podmiotu zewnętrznego. Potrzeby takiej nie będą miały np. firmy posiadające duże działy HR i wolne moce przerobowe, firmy planujące zatrudnienie niewielkiej liczby pracowników poszukujące pracowników na stanowiska, niewymagające specyficznych kompetencji, a także dysponujące wiedzą i przestrzenią czasową na prowadzenie tego rodzaju procesów.
Gdy jednak chcemy zrekrutować większy zespół, na dodatek w krótkim czasie lub gdy nasz wewnętrzny dział HR jest obciążony, wówczas warto rozważyć współpracę z wyspecjalizowaną agencją zatrudnienia. Podobnie, kiedy rekrutujemy na wyższe stanowiska menedżerskie wymagające specyficznych umiejętności rekrutera i głębszej weryfikacji kandydata. Nawet jeśli dysponujemy rozbudowaną strukturą działu HR, rekrutacja kluczowych pracowników prowadzona wspólnie z agencją może przynieść o wiele szybsze i lepsze efekty.
Podejmując decyzję o ewentualnej współpracy z agencją, warto też wziąć pod uwagę sumaryczne koszty rekrutacji prowadzonej własnymi siłami i zestawić je ze stawkami oferowanymi przez wyspecjalizowanego usługodawcę. Warto przy tym pamiętać, że koszt nie powinien być jedynym kryterium wyboru. Ważniejsza jest jakość i minimalizacja ryzyka nieudanej rekrutacji. A błędy rekrutacyjne są kosztowne. Szacuje się, że zatrudnienie nieodpowiedniego pracownika to nawet koszt jego rocznego wynagrodzenia. Tu znajdziesz więcej informacji, jak kalkulować koszty rekrutacji i zatrudnienia pracowników.
W tych przypadkach warto zdecydować się na agencję pracy
Czeka Cię trudna rekrutacja
Dla każdej firmy trudna rekrutacja może oznaczać coś innego. Może to być poszukiwanie wysokiej klasy menedżera, rzadkiego specjalisty, czy też pracownika fizycznego, ale trudno dostępnego na lokalnym rynku pracy. Zastanawiając się nad zleceniem na zewnątrz procesów rekrutacyjnych, należy przede wszystkim wziąć pod uwagę znajomość rynku pracy oraz skuteczność wyspecjalizowanych agencji w dotarciu do kandydatów z pożądanymi przez nas kompetencjami. Agencje posiadają bowiem zasoby często niedostępne dla rekruterów wewnętrznych, w tym m.in. know-how, znajomość wynagrodzeń na lokalnym rynku pracy, aktualną wiedzę o kandydatach dostępnych na rynku, a także narzędzia umożliwiające szeroko zasięgowe oraz precyzyjne poszukiwania.
Agencja, aby dotrzeć do jak największej liczby kandydatów, nigdy nie korzysta z jednego źródła. Wykorzystuje kilka selektywnie wybranych dla danego procesu kanałów online i offline oraz korzysta z narzędzi marketingu rekrutacyjnego. Dysponuje także bogatą siecią kontaktów i bazą kandydatów tzw. talent pool. Takie zasoby będą cenne zwłaszcza w przypadku, kiedy przed sobą mamy trudną rekrutację np. wymagającą dotarcia do wąskiej grupy specjalistów lub kandydatów biernych, czyli takich, którzy nie poszukują aktualnie pracy.
Mierzysz się z wysoką rotacją wśród nowych pracowników
Powodów wysokiej rotacji wśród pracowników jest wiele. Jeśli wskaźnik New Hire Turnover rośnie, należy szczegółowo przeanalizować powody odejść i wdrożyć narzędzia naprawcze. To jednak nie zmienia faktu, że na miejsce odchodzącego pracownika trzeba będzie zrekrutować nowego i po raz kolejny ponieść koszty rekrutacji. Sposobem na ich uniknięcie jest zlecenie rekrutacji agencji, która zaoferuje możliwość skorzystania z gwarancji w przypadku rezygnacji zrekrutowanego przez nich kandydata w określonym czasie po zatrudnieniu. Agencjom zależy, aby takich sytuacji było jak najmniej i by klienci nie musieli korzystać z gwarancji. Dlatego oprócz oferty programu gwarancyjnego agencje wykorzystują narzędzia minimalizujące ryzyko błędnej rekrutacji. W przypadku stanowisk o wysokiej rotacji agencja może zarekomendować również wybór innej strategii zatrudnienia, przenoszącej to ryzyko na agencję. Nieoceniona będzie w tym przypadku również rola doradcza agencji i wspólne przeanalizowanie powodów rotacji, czy zlecenie jej badania lokalnego rynku pracy.
Chcesz zminimalizować ryzyko pomyłki
Podwójna weryfikacja kandydata to niższe ryzyko pomyłki. Agencje, które do rekrutacji podchodzą w sposób kilkuetapowy, dokładnie badają m.in. twarde i miękkie kompetencje pracownika, jego motywację do podjęcia współpracy z danym pracodawcą, a także jego aspiracje na przyszłość oraz zgodność przekonań wewnętrznych i osobistych z kulturą organizacyjną przyszłego pracodawcy. Cennym benefitem wynikającym z korzystania z usług zewnętrznej, wyspecjalizowanej firmy jest weryfikacja potencjalnego pracownika i przez agencję, i przez klienta – najpierw oceny dokonuje wyszkolony, obiektywny pracownik agencji, a następnie przyszły pracodawca. Ta metoda wydatnie zwiększa prawdopodobieństwo dokonania słusznego wyboru. Redukujemy w ten sposób ryzyko pojawienia się kosztów związanych z szybkim odejściem lub zwolnieniem pracownika i ponowną rekrutacją.
Chcesz zaoszczędzić czas przy rekrutacji masowej
Kwestią, na którą również warto zwrócić uwagę, są zasoby czasu zarezerwowane na rekrutację. Dla agencji zatrudnienia rekrutacje są podstawową działalnością. Dlatego, w przeciwieństwie do rekrutera wewnętrznego firmy, specjaliści z agencji mogą w pełni oddać się prowadzeniu danego projektu i wykorzystać go tylko na jego realizację, minimalizując czas poszukiwań. Przy rekrutacji na stanowiska produkcyjne i administracyjne niższego szczebla ocenie podlega przeważnie około 10 kandydatów. W przypadku stanowisk średniego szczebla może być to nawet 100 – 150 specjalistów, którzy biorą udział w procesie rekrutacji. Agencja angażuje do takich rekrutacji optymalną liczbę pracowników oraz układa procesy w taki sposób, aby każdy z nich miał przestrzeń na jak najbardziej skuteczną realizację działań. Efektywne przeprowadzenie całego procesu wymaga dokładnego przeanalizowania aplikacji, wywiadów telefonicznych, spotkań oraz przygotowania short listy kandydatów.
Zależy Ci na dyskrecji i sprawdzeniu referencji
Jedną z przyczyn, która może zdecydować o skorzystaniu z zewnętrznej rekrutacji, jest dyskrecja. To istotne np. w przypadku, kiedy firma nie chce jeszcze podzielić się z pracownikami wewnętrznymi pewnymi informacjami. Nie chodzi tutaj np. wyłącznie o zamianę pracownika obecnie pracującego. Czasami układane są na nowo struktury i firma najpierw chce sprawdzić, czy to, co sobie zaplanowała, rzeczywiście może się zrealizować czy też nie. Stąd też, żeby nie robić zamieszania wewnątrz w firmie, najpierw rozpoczyna współpracę z agencją.
Na co zwrócić uwagę, decydując się na współpracę z agencją?
Wybierając partnera wspierającego działania rekrutacyjne, warto porównać oferty kilku agencji. Powinny one uwzględniać informacje na temat etapów, z których będzie składał się proces, zasobów kadrowych i doświadczenia, jakim dysponują rekruterzy, a także sposobów raportowania efektów realizowanej rekrutacji. Dobrym standardem pracy są raporty tygodniowe wysyłane do klienta z podsumowaniem wypracowanych efektów oraz rezultatów, których można spodziewać się w kolejnych dniach lub tygodniach.
Dobra agencja rekrutacyjna zaoferuje w ramach współpracy badanie rynku – przygotowanie szczegółowej informacji zwrotnej dla pracodawcy o tym, jak jest on postrzegany przez kandydatów oraz jak plasuje się w danej rekrutacji na rynku lokalnym. W wyniku rekrutacji pracodawcy nie tylko otrzymują więc pracownika posiadającego odpowiednie kwalifikacje, ale także np. analizę poziomów wynagrodzenia, rotacji czy benefitów na rynku lokalnym. Bardzo cenną informacją zwrotną dla firmy jest feedback kandydatów po udziale w procesie rekrutacji. Coraz częściej zdarza się, że kandydaci rezygnują z procesu tylko i wyłącznie dlatego, że nie chcą pracować dla danej marki. Taki feedback może być bardzo przydatny podczas podejmowania kluczowych decyzji w firmie, w tym tworzenia długoterminowych strategii.
Wyselekcjonowane agencje warto zapytać o to, w jaki sposób zamierzają zbadać kompetencje kandydatów, jakie obszary będą weryfikowane w trakcie rekrutacji i czy uwzględniają one badanie kompetencji miękkich oraz twardych, a także motywacji, aspiracji i zgodności przekonań osobistych z kulturą organizacyjną. Efektem ustaleń z wybraną agencją powinna być umowa, która w jasny, przejrzysty i jednoznaczny sposób formalizuje wszystkie ustalenia, nie pozostawiając wątpliwości co do sposobu realizacji rekrutacji. Każda profesjonalna agencja dodatkowo oferuje w ramach gwarancji ponowne zatrudnienie pracownika lub ponowną rekrutację, jeśli wybrany wcześniej pracownik się nie sprawdził.
Czym kierować się przy wyborze agencji zatrudnienia – checklista
Dobra agencja pracy i doradztwa personalnego powinna być Twoim ambasadorem i doradcą. Powinna dbać o employer branding Twojej firmy oraz budować pozytywne doświadczenia kandydatów.
Jak efektywnie współpracować z agencją pracy doradztwa HR?
Już na etapie wyboru agencji warto zapoznać się z zaproponowanym przez nią procesem oraz ustalić standardy współpracy, formę i częstotliwość raportowania, a także KPI, które powinny być monitorowane. Wśród najczęściej stosowanych KPI można wymienić liczbę aplikacji, liczbę osób włączonych w proces selekcji, ilość spotkań z kandydatami, liczbę rekomendacji, czy mierniki związane z odrzuceniem kandydata przez agencję oraz rezygnację kandydatów z procesu.
Kluczem do efektywnej współpracy jest także skuteczna komunikacja oraz przekazywanie informacji zwrotnej od kandydatów. Czasami może okazać się, że feedback otrzymany od kandydatów w trakcie procesu rekrutacji może być wartościowy i kluczowy dla realizacji procesu lub może wpłynąć na modyfikację oferty pracy.
Agencje coraz częściej rekomendują pracodawcom włączenie przyszłego przełożonego na finalnym etapie rekrutacji. To on, a nie wewnętrzny dział HR powinien dokonać ostatecznego zaopiniowania przyszłego pracownika. Dlaczego? Ponieważ coraz częściej kandydaci w informacjach zwrotnych dla agencji rekrutacji, wskazują, że jednym z powodów, które przeważyły w podjęciu decyzji o zatrudnieniu u danego pracodawcy, było dobre porozumienie z przyszłym przełożonym. To minimalizuje ryzyko szybkiej rotacji.
Z decyzją, czy wybrać współpracę z agencją, czy rekrutować samodzielnie jest jak z wyborem pomiędzy kawą a herbatą. Będzie on inny zależnie od aktualnych potrzeb i okoliczności. Współpraca z agencją pracy i doradztwa personalnego to przede wszystkim minimalizacja ryzyka w wielu obszarach, optymalizacja procesu rekrutacji i zatrudniania oraz oszczędność czasu. Te korzyści będą możliwe tylko wówczas, gdy postawisz na zweryfikowaną i doświadczoną agencję oraz jasno ustalicie wszystkie aspekty współpracy.
Podziel się nim z innymi!
Rekrutacje silversów i zarządzanie zespołami zróżnicowanymi wiekowo
Jak przebiega rekrutacja silversów? Jakie korzyści niesie zatrudnianie osób po 50-tce? O czym pamiętać rekrutując osoby z najstarszego pokolenia?
Rekruterzy łaskawszym okiem patrzą na ludzi dojrzałych, zaczynają doceniać ich wiedzę, doświadczenie i stabilność. Warto zachować zdrowy dystans do dzielenia ludzi na grupy pod kątem wieku. Pracownicy 50 i 60+ to w dużej mierze ludzie wykształceni, spełnieni w życiu osobistym, dobrze radzący sobie w sytuacjach kryzysowych, dbający o zdrowie, realizujący swoje pasje. Krótko mówiąc – interesujący profesjonaliści.
Stereotypowe obawy i uprzedzenia, że silversi nie poradzą sobie we współpracy z młodszymi, są przesadzone. Ludzie z dużym stażem zawodowym mają różnorodne, nieprzedawnione kompetencje, silną motywację i nadal chęć do nauki. Są dobrymi specjalistami, ekspertami, menedżerami, prezesami. Podobnie można określić pracowników blue collar, ich zaangażowanie, determinacja, fachowa wiedza i doświadczenie może być nierzadko wzorem dla dzisiejszych młodych pracowników. Zatrudnianie silversów wzbogaca organizacje – pomaga kształtować harmonijny klimat i wspomaga transfer wiedzy.
Z tego artykułu dowiesz się:
Rekrutowanie silversów
Rekrutacja silversów tak naprawdę nie różni się rekrutacji nie-silversów. Sprawdzamy kompetencje, stosujemy testy, rozmawiamy z kandydatami o ich doświadczeniu zawodowym, motywacji i określamy stopień dopasowania do roli i zespołu.
Jak w każdej rekrutacji, mogą pojawić się problemy. To prawda, że różnica wieku może rzutować na komunikację i pewność siebie obu stron w relacji rekrutacyjnej. Jeśli rekruter ma niewielki staż, a kandydat jest starszy o 25 lat, rekruter może grać osobę bardziej doświadczoną, niż jest, a kandydat – osobę wyluzowaną lub przeciwnie, może być dominujący i krytyczny wobec rekrutera. Efekt takiej rozmowy może być różny. Dlatego warto pracować nad nastawieniem do innych i akceptacją różnorodności, w jakiejkolwiek roli występujemy.
Co jest kluczem do dobrej komunikacji międzypokoleniowej?
Na pewno otwartość, ciekawość i elastyczność. Nastawienie na zrozumienie, akceptacja różnic, umiejętność dostosowania stanowi o sukcesie dialogu międzypokoleniowego. Na rynku pracy mamy przekrój pokoleń od boomersów do zetek i tak naprawdę, nie ma odwrotu od wspólnej pracy.
Rekrutując silversów, warto być otwartym i zainteresowanym ich historią – można się od wówczas dowiedzieć ciekawych rzeczy o początkach kapitalizmu w Polsce, o firmach, ludziach i stylu pracy – te wspomnienia mogą również być źródłem wiedzy o kompetencjach i motywacji kandydatów.
Jesteś z pokolenia Y/Z i rekrutujesz silversów? Pamiętaj:
Gdy oni zaczynali pracę, mieli prostą motywację – zdobywanie szczytów (wyzwania) i dobre pieniądze (benefitów wtedy nie było).
Warto docenić ich doświadczenie zawodowe i życiowe, oni naprawdę zdobyli niejeden szczyt i zaliczyli niejeden upadek.
Możesz liczyć na ich odpowiedzialność i zaangażowanie.
Są mistrzami wielozadaniowości.
Szukają rozwiązań, nie odpuszczają.
Charakteryzuje ich dojrzałość emocjonalna i społeczna, mogą być wsparciem dla młodszych pracowników.
Mają wysokie standardy jakości pracy.
Są zorientowani na relacje (chętniej rozmawiają bezpośrednio, niż klikają).
Potrafią rozwiązywać problemy – znają z doświadczenia sytuacje konfliktowe, presję, przeżyli niejedną zmianę.
Nie będą szukać nowej pracy za pół roku.
Silversi szukający pracy naprawdę jej potrzebują i chcą pracować, ich motywacja jest inna niż kiedyś – dziś chcą czuć się potrzebni, dzielić się doświadczeniem, robić to, w czym są dobrzy.
Różnice międzypokoleniowe są, ale nie warto ulegać stereotypom. Dużą obawę rekruterów budzi chęć pracy srebrnych kandydatów na niższych stanowiskach. Niepotrzebnie, silversi z doświadczeniem na stanowiskach kierowniczych często poszukują pracy na stanowiskach eksperckich i specjalistycznych, a niekoniecznie menedżerskiej odpowiedzialności. Chętnie pełnią funkcję o mniejszym stopniu decyzyjności i wpływu.
Korzyści wynikające z zatrudniania silversów
Organizacja staje się różnorodna.
Transfer wiedzy jest bogatszy i wielokierunkowy.
Rosną zasoby mentoringowe organizacji.
Dzięki zróżnicowaniu kompetencji, punktów widzenia i opinii produktywność i kreatywność zespołów nabiera nowej jakości.
Zarządzanie zespołami zróżnicowanymi wiekowo
Zarządzanie silversami to kwestia empatii, elastyczności i uznania ich atutów. Odpowiednie podejście zwiększa ich zaangażowanie, lojalność i satysfakcję, co pozytywnie wpływa na całą firmę.
Zdarza się, że młodsi szefowie nie potrafią zarządzać osobami starszymi od siebie lub w zespole są niesnaski pomiędzy osobami w różnym wieku. Wówczas warto sięgnąć po pomoc trenera/coacha, zrealizować warsztaty integrujące, zapytać wszystkich o obawy, uprzedzenia i trudności w komunikacji. Bez dialogu, współpraca dryfuje na mieliznę, a przecież nie o to chodzi.
Jeśli chcesz efektywnie zarządzać zespołem silversów lub zespołem złożonym z osób w różnym wieku pamiętaj o poniższych działaniach i strategiach:
Indywidualne podejście uwzględniające potrzeby i preferencje różnych osób w zespole.
Docenianie doświadczenia i wiedzy silversów.
Nastawienie na porozumienie i wzajemne uczenie się.
Rezygnacja z mikrozarządzania.
Adekwatne delegowanie zadań.
Docenianie lojalności.
Otwartość na ich opinie.
Umożliwienie silversom pełnienia ról mentorskich (formalnie i nieformalnie).
Wspieranie rozwoju i oferowanie szkoleń.
Transparentna komunikacja pozbawiona uprzedzeń.
Inicjowanie wydarzeń integracyjnych, promujących współpracę międzypokoleniową.
Zapewnienie odpowiedniego wsparcia w zakresie korzystania z nowych technologii – szkolenia, tech-coaching.
Planowanie sukcesji, silversi prędzej niż później przejdą na emeryturę.
Polityka różnorodności i inkluzywności w wielu organizacjach jest faktem, a jej realizacja zależy między innymi od umiejętności zarządzania zespołami osób w różnym wieku. To niewątpliwie jedno z wyzwań dla ambitnych, nowoczesnych liderów.
Wynagrodzenie w euro czy złotówkach – wypłata pensji unijnej walucie
Zastanawiasz się jak wygląda wypłata wynagrodzenia w euro? Zobacz nasz artykuł na temat przeliczania wynagrodzeń w euro i przekonaj się, jakie to jest proste!
Od przystąpienia Polski do Unii Europejskiej i otwarcia granic, polskie firmy coraz śmielej działają na rynkach zagranicznych, a Polacy są chętnie zatrudniani za granicą jako pracownicy delegowani. Wiele z naszych firm, w tym Agencje Pracy, współpracuje obecnie głównie z zagranicznymi kontrahentami, dokonując rozliczeń w obcych walutach, w tym wypłacając wynagrodzenie w euro. Kiedy możliwa jest wypłata wynagrodzenia w euro i jak wygląda?
Zapoznaj się z naszym artykułem, aby znaleźć odpowiedzi na te pytania.
Z tego artykułu dowiesz się:
Wynagrodzenie w euro – zasady przeliczania według kursu NBP
Zasady wypłacania wynagrodzenia w euro, jak i w każdej innej obcej walucie, są szczegółowo opisane w polskim Kodeksie pracy. Niemniej, gdy wynagrodzenie ma być wypłacane w obcej walucie, konieczne jest również uwzględnienie przepisów Kodeksu cywilnego, do którego odsyła artykuł 300 Kodeksu pracy w przypadku zagadnień nieuregulowanych w Kodeksie pracy. Zgodnie z art. 358 Kodeksu cywilnego, wartość waluty obcej określa się według średniego kursu ogłaszanego przez Narodowy Bank Polski (NBP).
Aby prawidłowo wyliczyć wynagrodzenie w euro, należy przeliczyć je po kursie NBP z dnia wymagalności roszczenia. W przypadku przelewów bierze się pod uwagę stawkę z ostatniego dnia roboczego poprzedzającego obciążenie rachunku bankowego pracodawcy. Kwotę wynagrodzenia brutto w euro przelicza się na złotówki, po czym dokonuje się odpowiednich potrąceń, takich jak podatek dochodowy i składki ZUS, zgodnie ze standardowymi zasadami naliczania list płac. Po ustaleniu kwoty netto w złotówkach należy ponownie przeliczyć ją na euro, uzyskując w ten sposób kwotę netto, którą pracodawca wypłaci pracownikowi.
Chcesz pracować w Niemczech i otrzymywać wynagrodzenie w euro?
Oferujemy zatrudnienie ze wsparciem koordynatora.
Zadzwoń i dowiedz się więcej +48 22 290 27 65 lub sprawdź aktualne oferty pracy za granicą
Ochrona wynagrodzenia w euro – zasady i przepisy
Niezależnie od tego, czy pracownik otrzymuje wynagrodzenie w euro, czy w innej obcej walucie, rozliczenie pensji musi spełniać określone standardy ochrony płac. Kluczowym elementem tej ochrony jest przestrzeganie minimalnego wynagrodzenia obowiązującego w Polsce w danym roku. Pracodawca, wypłacający wynagrodzenie w euro, musi zapewnić, że po przeliczeniu na złotówki, zgodnie z kursem średnim Narodowego Banku Polskiego (NBP), kwota ta nie jest niższa niż aktualna krajowa płaca minimalna.
Jeśli po przeliczeniu wynagrodzenia okaże się, że jest ono poniżej obowiązującej minimalnej płacy, pracodawca ma obowiązek wyrównać tę różnicę. W praktyce oznacza to, że po przeliczeniu brutto wynagrodzenia na złotówki i dokonaniu odpowiednich potrąceń, takich jak podatek dochodowy oraz składki ZUS, kwota netto musi być ponownie przeliczona na walutę obcą, aby zapewnić pracownikowi należną wypłatę. Proces ten nie tylko chroni interesy pracowników, ale również zapewnia zgodność z przepisami prawa pracy i Kodeksu cywilnego.
Kiedy jest możliwa wypłata wynagrodzenia w euro?
Wypłata wynagrodzenia w euro jest możliwa tylko wtedy, gdy obie strony umowy, czyli pracodawca i pracownik, wyrażą na to zgodę. Pracodawca nie może jednostronnie narzucić wypłaty wynagrodzenia w innej walucie. Z tego powodu zaleca się uwzględnienie w umowie o pracę klauzuli określającej walutę, w której będzie dokonywana wypłata. Pracownik ma prawo odmówić otrzymywania wynagrodzenia w walucie innej niż obowiązująca w kraju, w którym pracuje.
Jeśli pracownik podpisuje umowę o pracę za granicą z Trenkwalder, ma możliwość otrzymania wynagrodzenia w euro lub złotówkach. Posiadanie konta walutowego nie jest wymagane, jednak wypłata w EURO jest korzystniejsza, ponieważ unika się wtedy podwójnego przewalutowania. Konto walutowe można założyć w większości polskich banków i korzystać z niego zarówno w Polsce, jak i za granicą.
Ustawa o ochronie sygnalistów – nowe obowiązki dla pracodawców
Sprawdź, co pracodawcy powinni wiedzieć o zmianie przepisów dotyczących ustawy o ochronie sygnalistów i jakie obowiązki na nich nakłada.
21 czerwca br., Prezydent RP podpisał ustawę o ochronie sygnalistów, która została opublikowana w Dzienniku Ustaw dnia 24 czerwca br. Podstawą polskiej ustawy są zapisy Dyrektywy Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2019/1937 w sprawie ochrony osób zgłaszających naruszenia prawa Unii z dnia 23 października 2019 r.
Na co pracodawcy powinni zwrócić uwagę, aby sprawnie i bez błędów opracować odpowiednie procedury?
Z tego artykułu dowiesz się:
Kiedy wchodzi w życie ustawa o ochronie sygnalistów i jakich pracodawców dotyczy?
Jakie nowe obowiązki nakłada na pracodawców ustawa o ochronie sygnalistów?
Na jakich zasadach pracownicy tymczasowi podlegają ustawie o ochronie sygnalistów?
Czy ustawa o ochronie sygnalistów jest korzystna dla pracodawców?
Ustawa o ochronie sygnalistów – kim jest tzw. whisteblower?
Zgodnie z zapisami ustawy o ochronie sygnalistów (ang. whisteblower) może nim zostać:
pracownik,
pracownik tymczasowy,
osoba świadcząca pracę na innej podstawie niż stosunek pracy, w tym na podstawie umowy cywilnoprawnej,
przedsiębiorca,
prokurent,
akcjonariusz lub wspólnik,
członek organu osoby prawnej lub jednostki organizacyjnej nieposiadającej osobowości prawnej,
osoba świadcząca pracę pod nadzorem i kierownictwem wykonawcy, podwykonawcy lub dostawcy, w tym na podstawie umowy cywilnoprawnej,
stażysta,
wolontariusz,
praktykant,
kandydat do pracy,
były pracownik.
Ponadto sygnalistami mogą być funkcjonariusze w rozumieniu art. 1 ust. 1 ustawy z dnia 18 lutego 1994 r. o zaopatrzeniu emerytalnym funkcjonariuszy Policji, Agencji Bezpieczeństwa Wewnętrznego, Agencji Wywiadu, Służby Kontrwywiadu Wojskowego, Służby Wywiadu Wojskowego, Centralnego Biura Antykorupcyjnego, Straży Granicznej, Straży Marszałkowskiej, Służby Ochrony Państwa, Państwowej Straży Pożarnej, Służby Celno-Skarbowej i Służby Więziennej oraz ich rodzin; a także żołnierz w rozumieniu art. 2 pkt 39 ustawy z dnia 11 marca 2022 r. o obronie Ojczyzny.
Sygnalista ma kilka możliwości dokonania zgłoszenia:
zgłoszenie wewnętrzne dokonywane do pracodawcy,
zgłoszenie zewnętrzne do organu publicznego,
ogłoszenie publiczne (tylko w szczególnie określonych przypadkach).
Zgodnie z ustawą sygnalista jest objęty ochroną przed działaniami odwetowymi w następujących przypadkach:
Zgłoszenie w dobrej wierze tzn. sygnalista w momencie dokonania zgłoszenia musi mieć uzasadnione podejrzenie zaistniałego lub potencjalnego naruszenia prawa, do którego doszło lub prawdopodobnie dojdzie.
Zgłoszenie musi dotyczyć naruszeń prawa wskazanych w ustawie, tj. np. korupcji, ochrony środowiska czy ochrony konsumentów. Uwaga – pracodawcy mogą w wewnętrznych procedurach poszerzyć katalog z ustawy i przewidzieć możliwość zgłaszania naruszeń dotyczących obowiązujących u pracodawcy regulacji wewnętrznych lub standardów etycznych – ale tu tylko zgłoszenie wewnętrzne będzie możliwe.
Zgłoszenie musi dotyczyć informacji, która została uzyskana w kontekście związanym z pracą.
Jeśli ww. przesłanki są spełnione, to sygnalista zostaje objęty ochroną z chwilą dokonania zgłoszenia. Ochrona sygnalisty polega na tym, że nie mogą być wobec niego podejmowane działania odwetowe ani próby lub groźby zastosowania takich działań. Ustawa o ochronie sygnalistów wskazuje, na czym takie działania odwetowe mogą polegać, jednak nie jest to katalog zamknięty. Przykłady to: odmowa nawiązania stosunku pracy, rozwiązania umowy o pracę, wstrzymanie awansu, negatywna ocena wyników pracy, mobbing, dyskryminacja.
Kiedy wchodzi ustawa o ochronie sygnalistów i kogo dotyczy?
Przepisy ustawy o ochronie sygnalistów wchodzą w życie 25 września 2024. W związku z opóźnieniem (miało to nastąpić do 17 grudnia 2021 r.) część polskich pracodawców już wcześniej zaczęła opracowywać wewnętrzne procedury w swoich firmach czy instytucjach. Jednak bez polskiej ustawy, która wdraża do naszego porządku prawnego zapisy unijnej dyrektywy, nie mogli tego procesu zakończyć.
Teraz pracodawcy mają 3 miesiące na opracowanie stosownych procedur ochrony sygnalistów lub ich weryfikację pod kątem zgodności z polską ustawą. Obowiązek ten spoczywa zarówno na podmiotach prywatnych, jak i publicznych, które zatrudniają co najmniej 50 osób. Pracodawcy zatrudniający mniej niż 50 osób mogą, ale nie muszą wdrożyć w swoich organizacjach przepisów ww. ustawy.
Nowe obowiązki dla firm w ustawie o ochronie sygnalistów
Ustawa o ochronie sygnalistów nakłada na pracodawców szereg nowych obowiązków. Nieustanowienia procedury albo ustanowienie jej z naruszeniem istotnych wymogów wskazanych w ustawie podlega karze grzywny. Na co pracodawcy powinni zwrócić uwagę w procesie wdrażania postanowień ustawy?
– Ustalenie procedury zgłoszeń wewnętrznych musi być poprzedzone konsultacjami. Jeśli u pracodawcy działają związki zawodowe, konsultacje powinny być prowadzone z zakładową organizacją związkową. Jeśli nie ma związków zawodowych, konsultacje należy przeprowadzić z przedstawicielami osób świadczących pracę na rzecz pracodawcy wyłonionymi w trybie przyjętym u pracodawcy. Co ciekawe, ustawa określa czas prowadzenia takich konsultacji – mają one trwać nie krócej niż 5 i nie dłużej niż 10 dni liczonych od przedstawienia przez pracodawcę projektu procedury – podpowiada Dominika Domiańska-Drzazga, radca prawy w Trenkwalder.
W procedurze zgłoszeń wewnętrznych nieprawidłowości w firmie należy określić m.in.:
Kto będzie upoważniony do przyjmowania zgłoszeń wewnętrznych – może to być wewnętrzna jednostka organizacyjna działająca u pracodawcy (np. konkretny dział), konkretna osoba w ramach struktury organizacyjnej (np. dyrektor HR) lub podmiot zewnętrzny (np. kancelaria prawna);
Sposoby przekazywania zgłoszeń przez sygnalistę oraz bezstronną wewnętrzną jednostkę organizacyjną lub osobę w ramach struktury organizacyjnej, które będą upoważnione do prowadzenia działań następczych (m.in. weryfikacja zgłoszenia, kontakt z sygnalistą), tryb postępowania
z informacjami o naruszeniach zgłoszonymi anonimowo – pracodawcy mogą sami zdecydować czy takie zgłoszenia przyjmować, czy nie.
– Zgodnie z ustawą, sposoby przekazywania zgłoszeń wewnętrznych obejmują co najmniej możliwość dokonywania zgłoszeń ustnie lub pisemnie. Przy ustalaniu sposobów zgłaszania naruszeń warto wziąć pod uwagę rodzaj zakładu pracy oraz personel, jaki pracodawca zatrudnia, tak aby zgłoszenia nie były dla nich utrudnione. Formularz on-line, który sprawdzi się w przypadku pracowników biurowych, może być utrudnieniem dla np. pracowników produkcyjnych. W tym drugim przypadku lepszym rozwiązaniem może być umieszczenie skrzynki, do której będzie można wrzucać zgłoszenia. Przy czym powinna się ona znajdować w miejscu nieobjętym monitoringiem kamer – zaznacza Dominika Domiańska-Drzazga.
Oprócz wyznaczenia odpowiednich kanałów zgłaszania przez sygnalistów nieprawidłowości, pracodawcy muszą sporządzić oczywiście odpowiednią dokumentację, czy dostosować swoje systemy IT. Nie mniej ważna jest kampania informacyjna wewnątrz firmy, której celem będzie prawidłowe zaznajomienie pracowników z opracowanymi procedurami, np. poprzez zorganizowanie szkolenia, na którym zostanie pracownikom wytłumaczony cel wprowadzenia procedury zgłaszania naruszeń i główne założenia ustawy o ochronie sygnalistów.
– Pracodawcy mogą w wewnętrznych procedurach poszerzyć katalog naruszeń wskazanych w ustawie i przewidzieć możliwość zgłaszania naruszeń dotyczących obowiązujących u pracodawcy regulacji wewnętrznych lub standardów etycznych. Pracownicy muszą zostać powiadomieni, że tylko zgłoszenie wewnętrzne będzie możliwe w takim przypadku – mówi Dominika Domiańska-Drzyzga.
Pracownicy tymczasowi a ustawa o ochronie sygnalistów
Pracownicy tymczasowi zostali wprost objęci przepisami ustawy o ochronie sygnalistów. Pracownik tymczasowy będzie mógł zgłosić naruszenie zarówno w agencji pracy tymczasowej, jak i u pracodawcy użytkownika – w zależności od tego, którego podmiotu naruszenie dotyczy.
Ważne jest, aby pracownicy tymczasowi zostali przez agencję pracy tymczasowej prawidłowo poinstruowani nie tylko, jakie naruszenia, ale też, do którego z podmiotów zgłaszać. Przy czym zarówno agencja pracy tymczasowej, jak i pracodawca użytkownik, powinni opracować wewnętrzną procedurę postępowania na wypadek zgłoszenia przez pracownika tymczasowego naruszenia dotyczącego drugiej strony.
– Wątpliwości może budzić odpowiedź na pytanie, który z podmiotów – agencja pracy tymczasowej czy pracodawca użytkownik powinien wliczyć do stanu osób zatrudnionych pracowników tymczasowych. W mojej ocenie należy przyjąć, że liczbę pracowników tymczasowych powinna uwzględnić agencja pracy tymczasowej, jako formalny pracodawca – tłumaczy Dominika Domiańska-Drzyzga.
Czy ustawa o ochronie sygnalistów jest korzystna dla firm?
Wdrożenie zapisów ustawy o ochronie sygnalistów może być odbierane przez pracodawców jako swego rodzaju rewolucja, czy dodatkowe obciążenie. Pracodawcy powinni jednak spojrzeć na obowiązek wdrożenia postanowień w swoich organizacjach przez pryzmat korzyści, jakie mogą się z tym wiązać dla organizacji.
Uzyskanie informacji o nieprawidłowościach w organizacji pozwoli na podjęcie odpowiednich działań naprawczych oraz uniknięcie konsekwencji prawnych czy finansowych. Może też zapobiec utracie renomy organizacji.
Śledź nas, aby być na bieżąco
Regularnie publikujemy nowe ciekawe oferty pracy, porady i poszukujemy talentów.
Trenkwalder @
