Planujesz digitalizację procesów HR?

6 kroków do sprawnej i efektywnej digitalizacji procesów HR!

1. Ustalenie projektu HR do digitalizacji

2. Wyznaczenie lidera projektu

3. Plan projektu digitalizacji HR

4. Realizacja i monitoring prac

5. Szkolenia dla pracowników

6. Ocena projektu

Sprawdź też: Największe błędy w procesach digitalizacji HR


Czas na transformację cyfrową w HR. Według dostępnych raportów analityki HR, tylko 16,4% firm wdrożyło pełną digitalizację dokumentacji pracowniczej, a w 18% planuje wdrożenie cyfryzacji w 2024 roku. Jednocześnie, firmy wskazują, że na drodze do digitalizacji pojawia się wiele wyzwań z obszarów budżetowych, czasowych i organizacyjnych.

Jeżeli mierzysz się z wdrożeniem cyfrowych procesów, to pamiętaj, że digitalizacja procesów HR to projekt, a więc sprawne wdrożenie i osiągnięcie celu będzie możliwe pod warunkiem zabezpieczenia poszczególnych etapów zarządzania projektowego. Jak to zrobić?

Krok 1. Zdefiniuj projekt HR, który chcesz digitalizować

Niezależnie od tego czy stoi przed Tobą pełna digitalizacja HR, czy tylko pojedynczego procesu, zanim przystąpisz do działania, poświęć czas na zadanie sobie pytań, co chcesz osiągnąć i po co wdrażasz cyfryzację. Zastanów się, jakie elementy strategii ma wspierać nowy proces. Zdefiniuj dokładnie cel finalny i przygotuj schemat istniejących procesów, systemów informatycznych oraz zależności między nimi.

Tworząc taki diagram sieciowy zobaczysz, czy kolejność procesów do digitalizacji będzie efektywna i czy narzędzia, których już używasz dają możliwość transformacji.

Dla przykładu, nie ma sensu wprowadzanie digitalnego procesu generowania i podpisywania umów o pracę, jeżeli organizacja nie wdrożyła e-teczek. Na podstawie takiej analizy określ kamienie milowe projektu, czyli etapy digitalizacji. Materiał, który powstanie koniecznie zapisz w postaci „karty projektu”. Ten dokument będzie przewodnikiem i gwarantem osiągnięcia celu.

Krok 2. Wyznacz lidera projektu

Cyfryzacja procesów HR będzie wymagała zaangażowania pracowników wielu działów, warto więc zadbać o lidera projektu rozumiejącego metodyki zarządzania projektami i zorientowanego na celu. Taki lider powinien cechować się umiejętnością skutecznej komunikacji, dobrą organizacją pracy, ukierunkowaniem na szukanie rozwiązań i zdolnościami przywódczymi. Zadaniem nadrzędnym takiej osoby jest łączenie kompetencji i celów wielu działów zaangażowanych w budowanie procesów.

Krok 3. Zaplanuj projekt digitalizacji HR

To na tym etapie planujemy zespół projektowy, szczegółowy harmonogram, budżet, wybór metody zarzadzania projektem, analizę ryzyka, prognozowanie wpływu digitalnego procesu na organizację, wskaźniki sukcesu oraz narzędzia i systemy, jakie będą wykorzystywane w nowych rozwiązaniach.

Elementy, na które należy szczególnie zwrócić uwagę to:

• Zespół projektowy uwzględniający lidera projektu, dział prawny, dział IT, dział kadr i płac, dział HR, przyszłych użytkowników procesu.

• Zebranie oczekiwań i sugestii użytkowników procesu lub właściciela procesu i spisanie w karcie pracy.

• Szczegółowe planowanie z podziałem projektu na konkretne zadania i zależności między zadaniami.

• Rozważne prognozowanie czasu wdrożenia z wykorzystaniem metody Ścieżki Krytycznej czy macierzy Gantta.

• Określenie kamieni milowych projektu, czyli punktów kontrolnych.

• Wybór i wdrożenie narzędzi zarządzania projektami jak na przykład Trello, Asana, MS Teams czy Jira.

Rzetelne planowanie przekłada się na czas realizacji i zabezpiecza ryzyko wprowadzania zmian na późnych etapach projektu lub w najgorszym wypadku konieczność rezygnacji z wdrożenia.

Krok 4. Realizuj i monitoruj postępy

Realizując projekt wdrożenia cyfryzacji zadbaj, aby podzielić go na krótkie etapy ze szczegółowym określeniem produktu etapu i jego zatwierdzeniem przez przyszłego użytkownika. Częste punkty kontrolne dają możliwość utrzymania harmonogramu oraz bieżące modyfikacje planu czy usprawnienia.

Warto, aby jak najwcześniej wdrożyć projekt testowy i zaangażować w prace nad procesem przyszłych użytkowników, którzy mając wpływ na produkt końcowy, staną się ambasadorami nowego narzędzia po pełnym wdrożeniu.

Pamiętaj, aby nieustannie testować nowy proces, realizując wszelkie możliwe scenariusze i wdrażać, już na tym etapie, raporty użytkowania procesu.

W momencie oddania nowego procesu do użytkowania, rozpoczynaj stopniowo i przez okres dwóch – trzech miesięcy prowadź równolegle dotychczasowy proces. Dzięki temu zabezpieczysz się przed ewentualnymi błędami.

Krok 5. Nie zapomnij o komunikacji i szkoleniach dla pracowników!

Mówi się, że największym problemem komunikacji jest iluzja, że do niej doszło. W przypadku wdrożeń nowych narzędzi i procesów digitalnych jest to szczególnie ważne, bo nawet najlepszy produkt czy proces nie przyniesie spodziewanych efektów, jeżeli nie będzie używany.

Jako zespoły projektowe mierzymy się nie tylko z nauczeniem ludzi procesu, ale w pierwszej kolejności z przekonaniem ich, że warto i pokazaniem celu. Wprowadzanie automatyzacji niejednokrotnie budzi w pracownikach obawy o swoje stanowisko pracy.

Jak więc przekonać pracowników?

• Komunikuj o planowanych wdrożeniach, ich celu i wartościach strategicznych.

• Wysyłaj regularne informacje o postępach projektowych.

• Zaangażuj ambasadorów procesu do prowadzenia szkoleń wewnętrznych z użytkowania nowych narzędzi.

• Przygotuj harmonogram szkoleń w małych grupach przed uruchomieniem procesu. Małe grupy gwarantują, że użytkownicy będą zadawać pytania i będą się angażować.

• Uruchom kanały wsparcia w postaci dedykowanego adresu e-mail, formularza kontaktowego, chat bota czy telefonu i odpowiadaj na pytania na bieżąco.

• Opublikuj dokument często zadawanych pytań (FAQ).

• Stwórz instrukcję i przewodniki po narzędziach w formie krótkich nagrań, do których można łatwo sięgnąć.

• Zbieraj uwagi i analizuj je, przydadzą się w przypadku przyszłych modyfikacji.
  

Krok 6. Zakończenie i ocena projektu digitalizacji HR

Wdrożenie nowego procesu i przeszkolenie zespołu to nie koniec projektu. Po pierwsze trzeba dokonać analizy nowego procesu i odpowiedzieć sobie na pytanie, czy zdefiniowany na początku cel został osiągnięty. W dalszej kolejności należy wdrożyć regularny monitoring użycia i wykorzystania nowych procesów oraz wyznaczyć właściciela lub kluczowego użytkownika procesu.

Istotnym elementem będzie również zebranie i analiza wniosków użytkowników, co pozwoli zaplanować przyszłe aktualizacje narzędzia. Tempo zmian prawnych w obszarze prawa pracy i polityki ochrony danych osobowych, jak i postęp technologiczny są tak duże, że każdy cyfrowy proces i narzędzie wymaga regularnego udoskonalania.

7 największych błędów przy wdrożeniu digitalizacji procesów HR

1. Brak lidera projektu.

2. Brak zaangażowania wszystkich interesariuszy w fazie planowania, szczególnie działu prawnego dbającego o zabezpieczenie wymogów RODO.

3. Brak bieżącego testowania procesu na każdym etapie projektu.

4. Brak ambasadorów narzędzi i szkoleń wdrożeniowych.

5. Brak bieżącego monitorowania użycia procesu.

6. Brak karty projektu ze szczegółowym opisem produktu końcowego.

7. Brak analizy dotychczasowych narzędzi i możliwości ich wykorzystania, a w zamian wdrażanie wielu, niepowiązanych ze sobą systemów informatycznych.

Digitalizując procesy HR poruszamy się w obszarach wrażliwych prawnie, wpływających na koszty, wspierających trendy ESG, budujących wizerunek pracodawcy i wpływających na doświadczenia kandydatów i pracowników. Dbałość o projektowanie i wdrożenie intuicyjnych narzędzi będzie stanowić ogromną wartość pracodawcy na rynku. Warto jak najszybciej rozpocząć transformację cyfrową, pamiętając o konieczności uporządkowania swoich działań. Nie każda firma będzie miała zasoby, czy czas, aby wdrażać własne narzędzia.

Sprawdź, jakie procesy HR zdigitalizowano w Trenkwalder.

W takim przypadku warto poszukać gotowych rozwiązań dostępnych na rynku lub nawiązać kontakt z partnerem HR, np. Trenkwalder, który takie narzędzia już posiada i w ramach swoich usług jest w stanie udostępnić je bez dodatkowych kosztów. Zapraszamy do współpracy z Trenkwalder.

*Artykuł został opublikowany w Kompendium HR 2024 wyd. Grupa Pracuj