Onboarding pracownika. Co to jest? Jak go zaplanować i przeprowadzić, aby przyniósł zamierzone efekty?

 

Co stanowi o skuteczności onboardingu?

Niezależnie od tego, czy w Twojej organizacji proces onboardingu jest formalnie opisany przez dział HR, czy nie, o sukcesie tego procesu decyduje dobre przygotowanie i solidna realizacja. Jeśli planujesz przyjąć do swojego zespołu nowego pracownika, zadbaj o dobry plan i nie przeocz żadnego z istotnych elementów. Są to:

• Precyzyjne zaplanowanie i przygotowanie procesu (harmonogram, czas trwania), dostosowane do stanowiska pracy.
• Wyznaczenie osoby/zespołu odpowiedzialnego za proces, w tym opiekuna – buddy.
• Komunikacja z pracownikiem przed dniem rozpoczęcia pracy.
• Dopełnienie formalności pierwszego dnia pracy (umowa, szkolenie BHP, kwestionariusze, oświadczenia itp.).
• Przekazanie informacji o firmie (historii, misji, wizji, celach, strukturze organizacyjnej, działalności, wartościach, sukcesach).
• Przekazanie informacji o procedurach, przepisach, regulaminie pracy, narzędziach, systemach, kanałach komunikacji, sposobach mierzenia efektywności pracy, możliwościach rozwoju / awansu, benefitach i inicjatywach integracyjnych.
• Przekazanie materiałów pisemnych (regulaminy, instrukcje, broszury, oferty) ułatwiających proces uczenia się organizacji przez pracownika.
• Stworzenie relacji z przełożonym. Przełożony jest kluczową osobą, która wprowadza pracownika do organizacji.
• Poznanie współpracowników, menedżerów, innych zespołów oraz zarządu – stworzenie atmosfery i zbudowanie relacji. W dużych organizacjach dobrze się sprawdza tzw. welcome day, czyli dzień zapoznawczy, organizowany dla grupy nowych pracowników w formie stacjonarnej lub online.
• Wprowadzenie nowego pracownika w obowiązki i zadania na stanowisku pracy, włączenie w realizację projektów.

 

Checklista Plan wdrożenia nowego pracownika w 10 krokach: Kilka dni przed dniem rozpoczęcia pracy, zawiadom nowego pracownika telefonicznie lub via email o godzinie rozpoczęcia pracy i planie pierwszego dnia, przekaż wskazówki dotyczące dress code. Dobrze zaplanuj pierwszy dzień onboardingu – sprawy formalne i pierwsze spotkania. Upewnij się, że pracownik otrzyma tego dnia niezbędny sprzęt, podłączenie do systemów firmowych, poczty email itd. Zadbaj o miłe przywitanie pracownika, niech pierwsze wrażenie wywoła efekt WOW. Dobrą praktyką jest przekazywanie firmowego pakietu powitalnego (welcome box) lub zestawu przydatnych w pracy gadżetów firmowych. Rozpocznij od podpisania umowy i niezbędnych oświadczeń, szkolenia BHP, przedstawienia regulaminu pracy, poinformowania pracownika o przysługujących mu benefitach. Wskaż (przygotowane wcześniej) miejsce pracy i oprowadź po firmie, zapoznaj pracownika z planem onboardingu na kolejne dni. Po formalnościach pora na spotkanie z przełożonym i zespołem. Zaplanuj szkolenia i spotkania w kolejnych dniach tak, aby nie przytłoczyć pracownika. W trakcie onboardingu nie zostawiaj pracownika samego sobie, zadbaj regularną komunikację, monitorowanie postępów i informację zwrotną. Po zakończeniu onboardingu nie zapomnij o podsumowaniu tego procesu z pracownikiem.

 

Jakie korzyści przyniesie dobrze przeprowadzony onboarding? 

Korzyści dla pracownika	Korzyści dla pracodawcy
Poznanie organizacji w krótkim czasie, zdobycie wiedzy o firmie.	Adaptacja pracownika przebiega szybciej.
Poznanie zadań na stanowisku i narzędzi pracy.	Szybsze zdobycie samodzielności i efektywności pracownika.
Zbudowanie relacji z ludźmi, poczucia przynależności oraz wzajemnego zaufania.	Większa identyfikacja pracownika z firmą dzięki poznaniu ludzi i nawiązaniu relacji, lepsza atmosfera pracy.
Utożsamienie się z wartościami, poznanie kultury organizacyjnej.	Większa motywacja i zaangażowanie nowych pracowników, wyższa satysfakcja menedżerów z pracy z podwładnymi.
Redukcja stresu związanego z podjęciem nowej pracy.	Mniejsza liczba zwolnień.
Większe zaangażowanie i satysfakcja z pracy oraz dzielenie się dobrymi opiniami na zewnątrz firmy.	Dobre opinie o firmie na zewnątrz organizacji (ważny element employer brandingu).

 

Właściwy i niewłaściwy onboarding – przykłady

Agnieszka rozpoczęła pracę 1 czerwca, w czwartek. Osoba z działu HR odpowiedzialna za onboarding była na urlopie. Osoba zastępująca HR-owca, z braku czasu, przeoczyła kilka punktów onbordingu. W ciągu pierwszego tygodnia pracy Agnieszka poznała 2 z 5 menadżerów, z którymi miała współpracować. Pierwszego dnia nie otrzymała narzędzi pracy. Drugiego dnia dostała komputer i dostęp do intranetu. Przełożony pokazał Agnieszce gdzie szukać ważnych informacji i materiałów o firmie oraz danych potrzebnych do realizacji zadań. W pierwszym tygodniu pracy przełożony Agnieszki poświęcił jej 1,5 godziny, skupiając się na ogólnym planie działań i formalnych informacjach dotyczących organizacji (procedury, procesy, cele i obowiązki). Pierwsze spotkanie z zespołem odbyło się w trzecim dniu pracy Agnieszki. Nie został wyznaczony opiekun (buddy), osoba, która pomaga zaaklimatyzować się w organizacji i służy pomocą w pierwszych tygodniach.

 

Paweł dołączył do tego samego zespołu 1 września, w piątek. Rano miało miejsce zebranie zespołu, na którym Paweł został przedstawiony i nawiązał relacje ze współpracownikami. Zebranie miało charakter półoficjalny, więc Paweł miał okazję poczuć atmosferę, jaka na co dzień panuje w zespole i poznać kilka firmowych newsów. Po zebraniu, przełożony Pawła poświęcił mu 1,5 godziny na wprowadzenie w zadania, poznanie celów, procedur i procesów firmowych. Przełożony przedstawił Pawłowi schemat organizacyjny i zapoznał z bieżącymi materiałami niezbędnymi do pracy. Odpowiedział na wszystkie pytania Pawła, dotyczące zarówno firmy, zadań, jak i ludzi. Kolejne takie spotkanie, miało miejsce po trzech dniach. Narzędzia pracy Paweł otrzymał pierwszego dnia. Codziennie (w ciągu tygodnia) miał krótkie spotkanie z każdym z 5 menadżerów, z którymi miał współpracować.

 

Czy proces onboardingu Agnieszki mógł być przeprowadzony lepiej?

Agnieszka poradziła sobie, sama nawiązała pierwsze relacje, jednak odczuwała niedosyt informacji i niepewność związaną z niedopracowaną organizacją procesu wdrożenia. Jej motywacja w pierwszych dniach była chwiejna. Ten proces nie został przeprowadzony modelowo.

 

Jakie są plusy onboardingu Pawła?

Kolejność zdarzeń, czas poświęcony na wdrożenie Pawła, zaangażowanie przełożonego oraz regularność zdobywania wiedzy o organizacji na pewno pozytywnie wpłynęła na motywację Pawła i jego pewność podczas realizacji  pierwszych zadań.

 

Jakich błędów unikać w procesie onboardingu?

Jeśli planujesz przeprowadzić onboarding po raz pierwszy lub w Twojej organizacji ten proces nie jest formalnie opisany, przygotuj go tak, aby nie popełnić tych błędów:  

• Brak przygotowania i zaangażowania ze strony osób przeprowadzających proces.
• Brak narzędzi pracy i biurka w pierwszym dniu pracy.
• Brak jasnej komunikacji procesu i osoby odpowiedzialnej za proces.
• Nieadekwatny harmonogram – zbyt mało czasu, zbyt duża intensywność spotkań i szkoleń.
• Proces zbyt rozciągnięty w czasie, pracownik długo pozostaje bez istotnych informacji o firmie i własnych zadaniach.
• Pozostawienie pracownika samemu sobie.
• Brak informacji kto jest kim w organizacji.
• Zbyt duży nacisk na formalności i sprawy kadrowe, pominięcie aspektu integracyjnego.
  
  

Onbording to nie tylko pierwszy dzień, czy tydzień w firmie. Czas trwania tego procesu powinien być dostosowany do potrzeb stanowiska pracy, potrzeb pracownika oraz zasad panujących w organizacji. Może trwać kilka tygodni, a nawet miesięcy, ale pierwsze dni są na pewno kluczowe.

Potrzebujesz wsparcia w procesach HR? Skontaktuj się z nami