Co to jest onboarding pracownika? Jak go zaplanować i przeprowadzić?

Nasz krótki poradnik pomoże Ci zaplanować i przeprowadzić efektywny proces wdrożenia nowego pracownika do firmy.

Z tego artykułu dowiesz się:

1. Co to jest onboarding pracownika?

2. Co stanowi o skuteczności onboardingu?

3. Jak w 10 krokach przygotować plan wdrożenia nowego pracownika?

4. Jak może wyglądać właściwy, a jak niewłaściwy onboarding pracownika?

5. Jakich błędów unikać w procesie onboardingu?

Co to jest onboarding pracownika?

Onboarding, czyli „przyjęcie na pokład”, to proces wdrożenia nowego pracownika do organizacji. Umożliwia pracownikowi poznanie swoich zadań, zasad i procedur obowiązujących w firmie, poznania zespołu, kultury organizacyjnej firmy oraz aklimatyzacji i socjalizacji w nowym miejscu pracy. Dla firmy to ważne narzędzie wspierające budowę zaangażowania pracownika. Ma też istotny wpływ na wskaźniki HR związane z rotacją, retencją i kosztami zatrudnienia np. Time to Productivity, New Hire Turnover. Dobrze przeprowadzony proces onboardingu pracownika ułatwia rozpoczęcie pracy i sprawne przejęcie zadań na nowym stanowisku pracy, a w konsekwencji podwyższa skuteczność działania organizacji. Jak go zatem przeprowadzić, aby przyniósł zakładane efekty?

Tworząc proces onboardingowy, warto uwzględnić cztery główne elementy wdrażania pracownika – tzw. 4C. Są to:

• Compliance – dostarczenie pracownikowi informacji dotyczących procedur obowiązujących w firmie.

• Clarification – wyznaczenie celów i zadań podwładnemu.

• Culture – zaprezentowanie kultury organizacyjnej firmy zarówno w kwestiach formalnych, jak i nieformalnych.

• Connection – dbałość o zbudowanie relacji ze współpracownikami i budowę poczucia przynależności do firmy.

Warto pamiętać, że onboarding to połączenie formalności, transferu wiedzy, określenia celu pracy i zadań oraz integracji nowego pracownika z zespołem i osobami spoza zespołu.

Co stanowi o skuteczności onboardingu?

Niezależnie od tego, czy w Twojej organizacji proces onboardingu jest formalnie opisany przez dział HR, czy nie, o sukcesie tego procesu decyduje dobre przygotowanie i solidna realizacja. Jeśli planujesz przyjąć do swojego zespołu nowego pracownika, zadbaj o dobry plan i nie przeocz żadnego z istotnych elementów. Są to:

• Precyzyjne zaplanowanie i przygotowanie procesu (harmonogram, czas trwania), dostosowane do stanowiska pracy.

• Wyznaczenie osoby/zespołu odpowiedzialnego za proces, w tym opiekuna – buddy.

• Komunikacja z pracownikiem przed dniem rozpoczęcia pracy.

• Dopełnienie formalności pierwszego dnia pracy (umowa, szkolenie BHP, kwestionariusze, oświadczenia itp.).

• Przekazanie informacji o firmie (historii, misji, wizji, celach, strukturze organizacyjnej, działalności, wartościach, sukcesach).

• Przekazanie informacji o procedurach, przepisach, regulaminie pracy, narzędziach, systemach, kanałach komunikacji, sposobach mierzenia efektywności pracy, możliwościach rozwoju / awansu, benefitach i inicjatywach integracyjnych.

• Przekazanie materiałów pisemnych (regulaminy, instrukcje, broszury, oferty) ułatwiających proces uczenia się organizacji przez pracownika.

• Stworzenie relacji z przełożonym. Przełożony jest kluczową osobą, która wprowadza pracownika do organizacji.

• Poznanie współpracowników, menedżerów, innych zespołów oraz zarządu – stworzenie atmosfery i zbudowanie relacji. W dużych organizacjach dobrze się sprawdza tzw. welcome day, czyli dzień zapoznawczy, organizowany dla grupy nowych pracowników w formie stacjonarnej lub online.

• Wprowadzenie nowego pracownika w obowiązki i zadania na stanowisku pracy, włączenie w realizację projektów.

Checklista profesjonalnie przeprowadzonego onboardingu

Plan wdrożenia nowego pracownika w 10 krokach:

1. Kilka dni przed dniem rozpoczęcia pracy, zawiadom nowego pracownika telefonicznie lub via email o godzinie rozpoczęcia pracy i planie pierwszego dnia, przekaż wskazówki dotyczące dress code.

2. Dobrze zaplanuj pierwszy dzień onboardingu – sprawy formalne i pierwsze spotkania.

3. Upewnij się, że pracownik otrzyma tego dnia niezbędny sprzęt, podłączenie do systemów firmowych, poczty email itd.

4. Zadbaj o miłe przywitanie pracownika, niech pierwsze wrażenie wywoła efekt WOW. Dobrą praktyką jest przekazywanie firmowego pakietu powitalnego (welcome box) lub zestawu przydatnych w pracy gadżetów firmowych.

5. Rozpocznij od podpisania umowy i niezbędnych oświadczeń, szkolenia BHP, przedstawienia regulaminu pracy, poinformowania pracownika o przysługujących mu benefitach.

6. Wskaż (przygotowane wcześniej) miejsce pracy i oprowadź po firmie, zapoznaj pracownika z planem onboardingu na kolejne dni.

7. Po formalnościach pora na spotkanie z przełożonym i zespołem.

8. Zaplanuj szkolenia i spotkania w kolejnych dniach tak, aby nie przytłoczyć pracownika.

9. W trakcie onboardingu nie zostawiaj pracownika samego sobie, zadbaj regularną komunikację, monitorowanie postępów i informację zwrotną.

10. Po zakończeniu onboardingu nie zapomnij o podsumowaniu tego procesu z pracownikiem.

Jakie korzyści przyniesie dobrze przeprowadzony onboarding? 

Podzielmy je na korzyści dla pracodawcy i dla pracownika

Korzyści z onboardingu dla pracownika:

• Poznanie organizacji w krótkim czasie, zdobycie wiedzy o firmie.

• Poznanie zadań na stanowisku i narzędzi pracy.

• Zbudowanie relacji z ludźmi, poczucia przynależności oraz wzajemnego zaufania.

• Utożsamienie się z wartościami, poznanie kultury organizacyjnej.

• Redukcja stresu związanego z podjęciem nowej pracy.

• Większe zaangażowanie i satysfakcja z pracy oraz dzielenie się dobrymi opiniami na zewnątrz firmy.

Korzyści z onboardingu dla firmy:

• Większa motywacja i zaangażowanie nowych pracowników, wyższa satysfakcja menedżerów z pracy z podwładnymi.

• Większa identyfikacja pracownika z firmą dzięki poznaniu ludzi i nawiązaniu relacji, lepsza atmosfera pracy.

• Szybsze zdobycie samodzielności i efektywności pracownika.

• Adaptacja pracownika przebiega szybciej.

• Mniejsza liczba zwolnień.

• Dobre opinie o firmie na zewnątrz organizacji (ważny element employer brandingu).

Właściwy i niewłaściwy onboarding – przykłady

Agnieszka rozpoczęła pracę 1 czerwca, w czwartek. Osoba z działu HR odpowiedzialna za onboarding była na urlopie. Osoba zastępująca HR-owca, z braku czasu, przeoczyła kilka punktów onbordingu. W ciągu pierwszego tygodnia pracy Agnieszka poznała 2 z 5 menadżerów, z którymi miała współpracować. Pierwszego dnia nie otrzymała narzędzi pracy. Drugiego dnia dostała komputer i dostęp do intranetu. Przełożony pokazał Agnieszce gdzie szukać ważnych informacji i materiałów o firmie oraz danych potrzebnych do realizacji zadań. W pierwszym tygodniu pracy przełożony Agnieszki poświęcił jej 1,5 godziny, skupiając się na ogólnym planie działań i formalnych informacjach dotyczących organizacji (procedury, procesy, cele i obowiązki). Pierwsze spotkanie z zespołem odbyło się w trzecim dniu pracy Agnieszki. Nie został wyznaczony opiekun (buddy), osoba, która pomaga zaaklimatyzować się w organizacji i służy pomocą w pierwszych tygodniach.

Paweł dołączył do tego samego zespołu 1 września, w piątek. Rano miało miejsce zebranie zespołu, na którym Paweł został przedstawiony i nawiązał relacje ze współpracownikami. Zebranie miało charakter półoficjalny, więc Paweł miał okazję poczuć atmosferę, jaka na co dzień panuje w zespole i poznać kilka firmowych newsów. Po zebraniu, przełożony Pawła poświęcił mu 1,5 godziny na wprowadzenie w zadania, poznanie celów, procedur i procesów firmowych. Przełożony przedstawił Pawłowi schemat organizacyjny i zapoznał z bieżącymi materiałami niezbędnymi do pracy. Odpowiedział na wszystkie pytania Pawła, dotyczące zarówno firmy, zadań, jak i ludzi. Kolejne takie spotkanie, miało miejsce po trzech dniach. Narzędzia pracy Paweł otrzymał pierwszego dnia. Codziennie (w ciągu tygodnia) miał krótkie spotkanie z każdym z 5 menadżerów, z którymi miał współpracować.

Czy proces onboardingu Agnieszki mógł być przeprowadzony lepiej?

Agnieszka poradziła sobie, sama nawiązała pierwsze relacje, jednak odczuwała niedosyt informacji i niepewność związaną z niedopracowaną organizacją procesu wdrożenia. Jej motywacja w pierwszych dniach była chwiejna. Ten proces nie został przeprowadzony modelowo.

Jakie są plusy onboardingu Pawła?

Kolejność zdarzeń, czas poświęcony na wdrożenie Pawła, zaangażowanie przełożonego oraz regularność zdobywania wiedzy o organizacji na pewno pozytywnie wpłynęła na motywację Pawła i jego pewność podczas realizacji  pierwszych zadań.

Jakich błędów unikać w procesie onboardingu?

Jeśli planujesz przeprowadzić onboarding po raz pierwszy lub w Twojej organizacji ten proces nie jest formalnie opisany, przygotuj go tak, aby nie popełnić tych błędów:  

• Brak przygotowania i zaangażowania ze strony osób przeprowadzających proces.

• Brak narzędzi pracy i biurka w pierwszym dniu pracy.

• Brak jasnej komunikacji procesu i osoby odpowiedzialnej za proces.

• Nieadekwatny harmonogram – zbyt mało czasu, zbyt duża intensywność spotkań i szkoleń.

• Proces zbyt rozciągnięty w czasie, pracownik długo pozostaje bez istotnych informacji o firmie i własnych zadaniach.

• Pozostawienie pracownika samemu sobie.

• Brak informacji kto jest kim w organizacji.

• Zbyt duży nacisk na formalności i sprawy kadrowe, pominięcie aspektu integracyjnego.

Onboarding to nie tylko pierwszy dzień, czy tydzień w firmie. Czas trwania tego procesu powinien być dostosowany do potrzeb stanowiska pracy, potrzeb pracownika oraz zasad panujących w organizacji. Może trwać kilka tygodni, a nawet miesięcy, ale pierwsze dni są na pewno kluczowe.