Transformacja cyfrowa w dziale HR, Kadr i Płac. Dlaczego warto digitalizować procesy HR i jak to zrobić?

Jak najlepiej przeprowadzić cyfrową rewolucję w swojej firmie?

Choć cyfryzacja procesów HR nabrała tempa wraz z początkiem pandemii, wciąż wiele firm w Polsce działa w tym obszarze w sposób analogowy. Tymczasem na rynek pracy wchodzi pokolenie, dla którego możliwość załatwienia spraw online z każdego miejsca i w dowolnym czasie jest już normą, podobnie jak zakupy w aplikacjach czy e-recepty. Według ekspertów to właśnie technologiczne przyzwyczajenia pokolenia Z, a także zdalny model pracy i dynamicznie zmieniająca się rola działów HR w firmach będą silnym kołem napędowym dalszej cyfryzacji procesów rekrutacyjnych i kadrowo-płacowych.

Jak wynika z raportu „Zmiany w polskim HR okiem HR-owców” przygotowanego przez Pracuj Ventures, Great Digital i portal pracuj.pl, jedynie co piąta firma, która wzięła udział w badaniu, korzysta z oprogramowania w obszarze kadr i płac. W kolejnych 24% przedsiębiorstw dodatkowo pojawia się oprogramowanie w obszarze rekrutacji. Największa grupa firm (37%) wspiera aplikacjami czy systemami kilka innych obszarów w firmie, np. komunikację czy zarządzanie benefitami. Warto jednak zauważyć, że prawie co piąta firma nie ma żadnego systemu wspierającego pracę HR i/lub pracowników. Dotyczy to przede wszystkim firm zatrudniających do 100 pracowników. Taki stan rzeczy wynika nie tylko z kosztów wdrożenia digitalizacji, ale i z braku zrozumienia roli, jaką we współczesnych organizacjach powinny pełnić działy HR. Dyrektorzy i eksperci HR, którzy brali udział w wywiadach indywidualnych, jako przeszkody na drodze do zautomatyzowania procesów wymieniali m.in.:

• wysokie koszty digitalizacji,

• przeznaczanie budżetów na rozwiązywanie konkretnych wyzwań,

• obciążenie pracą związane z digitalizacją,

• konieczność łączenia danych z wielu systemów.

Digitalizacja nie zastępuje ludzi, ale poprawia efektywność  

W ciągu ostatnich lat ogromnej zmianie uległa rola, jaką pełnią działy HR. A te potrzebują odpowiednich narzędzi, aby sprostać nowym zadaniom. Dziś specjaliści HR, zwłaszcza w dużych firmach, skupiają się głównie na kwestiach strategicznych. Ich rolą nadrzędną jest wspieranie wzrostu biznesu poprzez pozyskiwanie talentów do organizacji, utrzymywanie doświadczonych zespołów, budowanie zaangażowania pracowników i dbanie o rozwój kompetencji. Powtarzalne, zajmujące dużo czasu procesy można zautomatyzować i dzięki temu zwiększyć efektywność pracy działów HR, a przy tym budować pozytywne doświadczenia pracowników i kandydatów.

Cyfryzacja procesów HR to szereg korzyści dla firmy:

• Generuje konkretne oszczędności, które wynikają nie tylko z usprawnienia realizacji zadań, ale także ograniczenia kosztów papieru, druku, archiwizacji dokumentów, powierzchni biurowej i wysyłek dokumentów.

• Odciąża specjalistów HR, którzy zamiast poświęcać czas na wykonywanie prostych, powtarzalnych czynności mogą skoncentrować się na bardziej zaawansowanych i ambitnych zadaniach.

• Pomaga pracodawcom budować przewagę w rywalizacji o talenty. Dla młodszych pokoleń kandydatów i pracowników możliwość załatwiania spraw online z dowolnego miejsca i w dowolnym czasie jest już normą, a nie tylko miłym dodatkiem. To oczekiwanie dotyczy również procesu rekrutacji, onboardingu, szkoleń, systemu pracy, czy załatwiania spraw kadrowo-płacowych.    

• Pozwala wyeliminować wiele nieefektywnych i czasochłonnych procesów, uprościć je, zredukować liczbę błędów lub wprowadzić większą elastyczność i mobilność np. ułatwia wdrożenie w firmie zdalnego i hybrydowego modelu pracy.  

• Cyfryzacja sprzyja bezpiecznemu przechowywaniu dokumentów zgodnie z wymogami RODO, a także eliminuje skutki ewentualnych wydarzeń losowych, takich jak zagubienie czy zniszczenie papierowych wersji.

Cyfryzacja procesów HR niesie ze sobą także szereg korzyści dla pracowników i kandydatów. To przede wszystkim oszczędność czasu i wygoda. Według badania Krajowego Instytutu Mediów w 2022 r. 90,5% Polaków korzystało z telefonów komórkowych, a 87,9% z nich posiada smartfony. Nie dziwi więc, że coraz więcej spraw załatwiamy za pomocą smartfonów i siłą rzeczy to przekłada się również na strefę zawodową.

Jak wynika z badania Trenkwalder, aż 67 proc. pracowników korzystających ze stworzonego przez agencję portalu pracowniczego woli załatwiać sprawy kadrowo-płacowe online. Aż 61 proc. przyznaje, że chce to robić w dowolnym dla nich momencie, nawet po godzinach pracy biura. Niemal 60 proc. ankietowanym zależy na dostępie do dokumentów związanych z zatrudnieniem przez 24 godziny na dobę, z kolei dla 69,7 proc. istotne znaczenie ma szybkość załatwiania spraw. To pokazuje kierunek zmian w obszarze kontaktów pracowników z działami HR.

Warto wspomnieć także, iż cyfryzacja może skutkować znacznym usprawnieniem procesów rekrutacyjnych, wzrostem pozytywnych doświadczeń kandydatów (Candidate Experience), a dzięki temu pozytywnie wpływać na wizerunek pracodawcy, wspierając realizację celów employer brandingowych. Nie bez znaczenia jest też aspekt ekologii – eliminacji papieru i redukcji śladu węglowego.

Automatyzacja procesów rekrutacji - przykłady

• Chatbot rekrutacyjny

• Rekrutacja i selekcja online (interaktywne formularze, interview, komunikacja z kandydatami)

• Elektroniczny proces podpisywania umów

Automatyzacja procesów zatrudniania - przykłady

• Onboarding

• Szkolenia

• Portal pracowniczy (komunikacja i wszystkie dokumenty kadrowo-płacowe online)

• System elektronicznej rejestracji czasu pracy (aplikacja mobilna)

• E-teczka pracownicza

 Automatyzacja procesów na linii pracodawcy - agencja zatrudnienia - przykłady

• Elektroniczny proces podpisywania umów handlowych i obiegu dokumentów

• ATS

• Portal dla klientów

Jak wdrożyć cyfrowe procesy w dziale HR, kadr i płac?

W dzisiejszych czasach możliwa jest cyfryzacja niemal wszystkich obszarów HR, począwszy od gromadzenia dokumentów rekrutacyjnych i poświadczenia warunków zatrudnienia, po ewidencję czasu pracy, rejestrację nieobecności, wydawanie zaświadczeń i wniosków, prowadzenie akt osobowych, zarządzanie benefitami i szkoleniami.  

Planując wdrożenie cyfryzacji, należy rozpocząć od wyznaczenia celów, rozpisania procesów i zależności pomiędzy nimi, a także wyznaczyć zespół projektowy, który będzie dotykał najważniejszych obszarów funkcjonowania firmy, w tym: księgowości, HR, działu prawnego, IT, czy marketingu. Ważne jest również zdefiniowanie produktu finalnego i podjęcie decyzji, jaką ścieżkę digitalizacji wybrać.

1. Własne zasoby – można rozwijać rozwiązania cyfrowe własnymi zasobami (dział IT firmy) lub zamówić w firmach IT rozwiązanie skrojone na potrzeby naszej firmy i wdrażać je wspólnie. Taka opcja zapewni najlepsze dopasowane do potrzeb firmy, ale trzeba się liczyć z tym, że będzie to duża inwestycja finansowa, a sam proces czasochłonny.  

2. Gotowe rozwiązania – można także kupić gotowe rozwiązania dostępne na rynku, ale te nie zawsze będą dostosowane do potrzeb firmy, choć dużo tańsze. Musimy się więc liczyć z pewnym kompromisem lub z tym że nasz dział IT i HR będzie musiał nadal poświęcić czas na dostosowanie tych rozwiązań do potrzeb firmy i integrację z własnymi systemami.

3. W przypadku, gdy firma współpracuje z dostawcami usług rekrutacyjnych, RPO, payroll, outsourcingu czy pracy tymczasowej, a dostawcy ci oferują własne rozwiązania cyfrowe w tym zakresie, wówczas na ogół nie wiąże się to z dodatkowymi kosztami, a rozwiązania są dostępne od ręki, w ramach usług świadczonych przez partnera. Nawiązując współpracę z agencją, warto zapytać, czy oferuje rozwiązania cyfrowe w obszarze HR, kadr i płac. To istotne także z punktu widzenia kandydatów, którzy oczekują szybkiego i nowoczesnego procesu rekrutacji.

Jakich pułapek unikać w planowaniu automatyzacji w HR?

Wdrożenia projektów cyfryzacji w HR to często poboczne projekty realizowane niejako przy okazji innych zadań dyrektora HR, których przybywa z każdą zmianą prawną i rynkową. W efekcie procesy się wydłużają, często są porzucane lub wdrożone częściowo, a efektów optymalizacji nie widać. To rodzi frustrację i brak motywacji do dalszych działań. Niejednokrotnie brak czasu lub zasobów na pełne wdrożenie i wsparcie zespołów w stosowaniu nowych narzędzi, sprawia, że pracownicy wykonują zadania sposobami, jakie znają i stosowali do tej pory. Przy wdrażaniu takich projektów kluczem do sukcesu będzie właściwe planowanie, powołanie zespołu projektowego, bieżący monitoring postępu i na koniec solidne, szczegółowe wdrożenie użytkowników oraz komunikacja.