Pracodawca
Transformacja cyfrowa w dziale HR, Kadr i Płac. Dlaczego warto digitalizować procesy HR i jak to zrobić?Transformacja cyfrowa w dziale HR, Kadr i Płac. Dlaczego warto digitalizować procesy HR i jak to zrobić?
Transformacja cyfrowa w dziale HR, Kadr i Płac. Dlaczego warto digitalizować procesy HR i jak to zrobić?

Ewelina Glińska-Kołodziej, Dyrektor Operacyjny Trenkwalder

ponad rok temu

8 min. czytania

HR TechTrendy HR

Transformacja cyfrowa w dziale HR, Kadr i Płac. Dlaczego warto digitalizować procesy HR i jak to zrobić?

Jakie korzyści dla firmy niesie digitalizacja procesów HR?

Udostępnij ten artykuł

Jak najlepiej przeprowadzić cyfrową rewolucję w swojej firmie?

Choć cyfryzacja procesów HR nabrała tempa wraz z początkiem pandemii, wciąż wiele firm w Polsce działa w tym obszarze w sposób analogowy. Tymczasem na rynek pracy wchodzi pokolenie, dla którego możliwość załatwienia spraw online z każdego miejsca i w dowolnym czasie jest już normą, podobnie jak zakupy w aplikacjach czy e-recepty. Według ekspertów to właśnie technologiczne przyzwyczajenia pokolenia Z, a także zdalny model pracy i dynamicznie zmieniająca się rola działów HR w firmach będą silnym kołem napędowym dalszej cyfryzacji procesów rekrutacyjnych i kadrowo-płacowych.

Jak wynika z raportu „Zmiany w polskim HR okiem HR-owców” przygotowanego przez Pracuj Ventures, Great Digital i portal pracuj.pl, jedynie co piąta firma, która wzięła udział w badaniu, korzysta z oprogramowania w obszarze kadr i płac. W kolejnych 24% przedsiębiorstw dodatkowo pojawia się oprogramowanie w obszarze rekrutacji. Największa grupa firm (37%) wspiera aplikacjami czy systemami kilka innych obszarów w firmie, np. komunikację czy zarządzanie benefitami. Warto jednak zauważyć, że prawie co piąta firma nie ma żadnego systemu wspierającego pracę HR i/lub pracowników. Dotyczy to przede wszystkim firm zatrudniających do 100 pracowników. Taki stan rzeczy wynika nie tylko z kosztów wdrożenia digitalizacji, ale i z braku zrozumienia roli, jaką we współczesnych organizacjach powinny pełnić działy HR. Dyrektorzy i eksperci HR, którzy brali udział w wywiadach indywidualnych, jako przeszkody na drodze do zautomatyzowania procesów wymieniali m.in.:

  • wysokie koszty digitalizacji,

  • przeznaczanie budżetów na rozwiązywanie konkretnych wyzwań,

  • obciążenie pracą związane z digitalizacją,

  • konieczność łączenia danych z wielu systemów.

 

Digitalizacja nie zastępuje ludzi, ale poprawia efektywność  

W ciągu ostatnich lat ogromnej zmianie uległa rola, jaką pełnią działy HR. A te potrzebują odpowiednich narzędzi, aby sprostać nowym zadaniom. Dziś specjaliści HR, zwłaszcza w dużych firmach, skupiają się głównie na kwestiach strategicznych. Ich rolą nadrzędną jest wspieranie wzrostu biznesu poprzez pozyskiwanie talentów do organizacji, utrzymywanie doświadczonych zespołów, budowanie zaangażowania pracowników i dbanie o rozwój kompetencji. Powtarzalne, zajmujące dużo czasu procesy można zautomatyzować i dzięki temu zwiększyć efektywność pracy działów HR, a przy tym budować pozytywne doświadczenia pracowników i kandydatów.

 

Cyfryzacja procesów HR to szereg korzyści dla firmy:

  • Generuje konkretne oszczędności, które wynikają nie tylko z usprawnienia realizacji zadań, ale także ograniczenia kosztów papieru, druku, archiwizacji dokumentów, powierzchni biurowej i wysyłek dokumentów.

  • Odciąża specjalistów HR, którzy zamiast poświęcać czas na wykonywanie prostych, powtarzalnych czynności mogą skoncentrować się na bardziej zaawansowanych i ambitnych zadaniach.

  • Pomaga pracodawcom budować przewagę w rywalizacji o talenty. Dla młodszych pokoleń kandydatów i pracowników możliwość załatwiania spraw online z dowolnego miejsca i w dowolnym czasie jest już normą, a nie tylko miłym dodatkiem. To oczekiwanie dotyczy również procesu rekrutacji, onboardingu, szkoleń, systemu pracy, czy załatwiania spraw kadrowo-płacowych.    

  • Pozwala wyeliminować wiele nieefektywnych i czasochłonnych procesów, uprościć je, zredukować liczbę błędów lub wprowadzić większą elastyczność i mobilność np. ułatwia wdrożenie w firmie zdalnego i hybrydowego modelu pracy.  

  • Cyfryzacja sprzyja bezpiecznemu przechowywaniu dokumentów zgodnie z wymogami RODO, a także eliminuje skutki ewentualnych wydarzeń losowych, takich jak zagubienie czy zniszczenie papierowych wersji.

 

Cyfryzacja procesów HR niesie ze sobą także szereg korzyści dla pracowników i kandydatów. To przede wszystkim oszczędność czasu i wygoda. Według badania Krajowego Instytutu Mediów w 2022 r. 90,5% Polaków korzystało z telefonów komórkowych, a 87,9% z nich posiada smartfony. Nie dziwi więc, że coraz więcej spraw załatwiamy za pomocą smartfonów i siłą rzeczy to przekłada się również na strefę zawodową.

 

Jak wynika z badania Trenkwalder, aż 67 proc. pracowników korzystających ze stworzonego przez agencję portalu pracowniczego woli załatwiać sprawy kadrowo-płacowe online. Aż 61 proc. przyznaje, że chce to robić w dowolnym dla nich momencie, nawet po godzinach pracy biura. Niemal 60 proc. ankietowanym zależy na dostępie do dokumentów związanych z zatrudnieniem przez 24 godziny na dobę, z kolei dla 69,7 proc. istotne znaczenie ma szybkość załatwiania spraw. To pokazuje kierunek zmian w obszarze kontaktów pracowników z działami HR.

 

Warto wspomnieć także, iż cyfryzacja może skutkować znacznym usprawnieniem procesów rekrutacyjnych, wzrostem pozytywnych doświadczeń kandydatów (Candidate Experience), a dzięki temu pozytywnie wpływać na wizerunek pracodawcy, wspierając realizację celów employer brandingowych. Nie bez znaczenia jest też aspekt ekologii – eliminacji papieru i redukcji śladu węglowego.

 

Automatyzacja procesów rekrutacji - przykłady

  • Chatbot rekrutacyjny

  • Rekrutacja i selekcja online (interaktywne formularze, interview, komunikacja z kandydatami)

  • Elektroniczny proces podpisywania umów

Automatyzacja procesów zatrudniania - przykłady

  • Onboarding

  • Szkolenia

  • Portal pracowniczy (komunikacja i wszystkie dokumenty kadrowo-płacowe online)

  • System elektronicznej rejestracji czasu pracy (aplikacja mobilna)

  • E-teczka pracownicza

 Automatyzacja procesów na linii pracodawcy - agencja zatrudnienia - przykłady

  • Elektroniczny proces podpisywania umów handlowych i obiegu dokumentów

  • ATS

  • Portal dla klientów

Jak wdrożyć cyfrowe procesy w dziale HR, kadr i płac?

W dzisiejszych czasach możliwa jest cyfryzacja niemal wszystkich obszarów HR, począwszy od gromadzenia dokumentów rekrutacyjnych i poświadczenia warunków zatrudnienia, po ewidencję czasu pracy, rejestrację nieobecności, wydawanie zaświadczeń i wniosków, prowadzenie akt osobowych, zarządzanie benefitami i szkoleniami.  

 

Planując wdrożenie cyfryzacji, należy rozpocząć od wyznaczenia celów, rozpisania procesów i zależności pomiędzy nimi, a także wyznaczyć zespół projektowy, który będzie dotykał najważniejszych obszarów funkcjonowania firmy, w tym: księgowości, HR, działu prawnego, IT, czy marketingu. Ważne jest również zdefiniowanie produktu finalnego i podjęcie decyzji, jaką ścieżkę digitalizacji wybrać.

 

  1. Własne zasoby – można rozwijać rozwiązania cyfrowe własnymi zasobami (dział IT firmy) lub zamówić w firmach IT rozwiązanie skrojone na potrzeby naszej firmy i wdrażać je wspólnie. Taka opcja zapewni najlepsze dopasowane do potrzeb firmy, ale trzeba się liczyć z tym, że będzie to duża inwestycja finansowa, a sam proces czasochłonny.  

  2. Gotowe rozwiązania – można także kupić gotowe rozwiązania dostępne na rynku, ale te nie zawsze będą dostosowane do potrzeb firmy, choć dużo tańsze. Musimy się więc liczyć z pewnym kompromisem lub z tym że nasz dział IT i HR będzie musiał nadal poświęcić czas na dostosowanie tych rozwiązań do potrzeb firmy i integrację z własnymi systemami.

  3. W przypadku, gdy firma współpracuje z dostawcami usług rekrutacyjnych, RPO, payroll, outsourcingu czy pracy tymczasowej, a dostawcy ci oferują własne rozwiązania cyfrowe w tym zakresie, wówczas na ogół nie wiąże się to z dodatkowymi kosztami, a rozwiązania są dostępne od ręki, w ramach usług świadczonych przez partnera. Nawiązując współpracę z agencją, warto zapytać, czy oferuje rozwiązania cyfrowe w obszarze HR, kadr i płac. To istotne także z punktu widzenia kandydatów, którzy oczekują szybkiego i nowoczesnego procesu rekrutacji.

 

Jakich pułapek unikać w planowaniu automatyzacji w HR?

Wdrożenia projektów cyfryzacji w HR to często poboczne projekty realizowane niejako przy okazji innych zadań dyrektora HR, których przybywa z każdą zmianą prawną i rynkową. W efekcie procesy się wydłużają, często są porzucane lub wdrożone częściowo, a efektów optymalizacji nie widać. To rodzi frustrację i brak motywacji do dalszych działań. Niejednokrotnie brak czasu lub zasobów na pełne wdrożenie i wsparcie zespołów w stosowaniu nowych narzędzi, sprawia, że pracownicy wykonują zadania sposobami, jakie znają i stosowali do tej pory. Przy wdrażaniu takich projektów kluczem do sukcesu będzie właściwe planowanie, powołanie zespołu projektowego, bieżący monitoring postępu i na koniec solidne, szczegółowe wdrożenie użytkowników oraz komunikacja.

Czy podobał Ci się artykuł?

Podziel się nim z innymi!

Chcesz otrzymać więcej podobnych artykułów?

Zapisz się i otrzymuj więcej artykułów na tematy “HR Tech, Trendy HR”

Ta witryna jest chroniona przez reCAPTCHA i obowiązuje ją polityka prywatności Google oraz Warunki korzystania z usług.

Więcej postów
Jak radzić sobie z deficytami kadrowymi na stanowiskach fizycznych Jak radzić sobie z deficytami kadrowymi na stanowiskach fizycznych

Jak radzić sobie z deficytami kadrowymi na stanowiskach fizycznych

Planowanie zatrudnienia

9 sposobów na radzenie sobie z niedoborem kadry na stanowiskach fizycznych. Sprawdź, jak możesz uzupełnić braki kadrowe pracowników produkcyjnych i fizycznych.

Planujesz digitalizację procesów HR? Planujesz digitalizację procesów HR?

Planujesz digitalizację procesów HR?

HR Tech

Jak zaplanować cyfryzację procesów HR by przebiegła bez problemowo? Digitalizacja HR w 6 krokach. Sprawdź!

Trzy priorytety HR, które pomogą zbudować przewagę rynkową firmyTrzy priorytety HR, które pomogą zbudować przewagę rynkową firmy

Trzy priorytety HR, które pomogą zbudować przewagę rynkową firmy

Trendy HR

Trzy elementy HR które pozwolą Ci zdobyć przewagę konkurencyjną! Ekspertka Trenkwalder, Ewelina Glińska - Kołodziej wyjaśnia, jak w praktyce przeprowadzić transformację HR.

Media społecznościowe

Śledź nas, aby być na bieżąco

Regularnie publikujemy nowe ciekawe oferty pracy, porady i poszukujemy talentów.

Trenkwalder @
iconiconiconiconiconicon