Exit interview

Rozstania z pracownikami to nieodłączny element cyklu życia każdej organizacji. Niezależnie od tego, czy pracownik odchodzi z własnej woli, czy w wyniku decyzji firmy, jego odejście jest cenną okazją do zdobycia wiedzy na temat działania przedsiębiorstwa.

Narzędziem, które Ci w tym pomoże, jest exit interview.  Podczas takiego wywiadu możesz uzyskać informacje, których nie przekaże Ci żadne badanie satysfakcji pracowników. To wyjątkowa okazja do spojrzenia na firmę oczami osoby, która już niczego nie musi udawać, a jest doskonałym, wewnętrznym źródłem informacji. 

Sprawdź:

• Co to jest exit interview i na czym polega

• Jakie są jego cele

• Kiedy go przeprowadzać i jakie pytania zadać

• Jak przeprowadzić exit interview kiedy pracownik decyduje się odejść z firmy?

• A jak kiedy jest zwalniany

• Jakie najczęstsze błędy popełniają pracodawcy prowadząc rozmowę z odchodzącym pracownikiem

Exit interview to rozmowa z pracownikiem, który, niezależnie od przyczyny, odchodzi z firmy. Zazwyczaj jest prowadzona przez przedstawiciela działu HR lub neutralnego menedżera.

Rozmowa ta może mieć formę bezpośrednią, spotkania online, kwestionariusza, ankiety lub rozmowy telefonicznej.

Spotkanie proponowane odchodzącemu pracownikowi powinno mieć w miarę swobodny i dobrowolny charakter.

Choć nazwa na to wskazuje nie jest to wywiad. W takiej rozmowie ważne jest poznanie argumentacji i problemów odchodzącego pracownika. Nie zawsze informacje zwrotne są laurką, powody odejścia bywają różne. Mogą dotyczyć zbyt trudnej współpracy z ludźmi, nieporozumień z przełożonym, bałaganu, braku decyzyjności czy też nadmiaru pracy.

Cele exit interview 

Głównym celem exit interview jest zrozumienie przyczyn rozstania oraz zebranie konstruktywnych opinii na temat funkcjonowania organizacji,

Rozmowa z odchodzącym pracownikiem służy przede wszystkim:

• zidentyfikowaniu problemów organizacyjnych lub menedżerskich,

• zebraniu sugestii dotyczących usprawnień różnych procesów w firmie,

• monitorowaniu przyczyn rotacji pracowników, 

• poprawie retencji talentów,

• pokazaniu osobom pozostałym w organizacji, że firma liczy się ze zdaniem pracowników, 

• ochronie interesów firmy (zidentyfikowanie sytuacji, w których może dojść do dalszych roszczeń ze strony pracownika), 

• ochronie reputacji firmy i poprawie wizerunku pracodawcy (employer branding).

W szerszej perspektywie rozmowa z odchodzącym pracownikiem może też usprawnić proces rekrutacyjny. Możemy dzięki niej zorientować się, czy już na etapie rekrutacji nie zostały popełnione błędy i firma nie zdecydowała się zatrudnić nieodpowiedniego kandydata.

Kiedy przeprowadzać exit interview?

Najlepiej przeprowadzić exit interview tuż przed zakończeniem współpracy – w ostatnich dniach pracy. Dobrym rozwiązaniem jest przeprowadzanie rozmowy po 2–3 tygodniach od podjęcia decyzji o rozstaniu. Wówczas emocje opadną, a pracownik może podzielić się bardziej przemyślanymi refleksjami.

Exit interview to ważny element procesu offboardingu – czyli świadomego i zaplanowanego zakończenia współpracy z pracownikiem. (Jeśli chcesz dowiedzieć się więcej, przeczytaj nasz artykuł o offboardingu).

Przed exit interview dajemy znać pracownikowi, jak taka rozmowa będzie przebiegać. Nie powinien prowadzić jej bezpośredni przełożony, czyli osoba, która mogła pracownika zwalniać czy może być z nim w konflikcie. Zazwyczaj exit interview prowadzi osoba z działu HR, ale uzyskane informacje powinny dotrzeć w formie notatki do wszystkich zainteresowanych osób, czyli menedżerów odpowiedzialnych zarządzanie firmą i przełożonego. Wówczas możliwe będą usprawnienia w skali mikro i makro. Inaczej raport (notatka) wyląduje w przysłowiowej szufladzie i nikomu w niczym nie pomoże.

Jednocześnie należy zapewnić odchodzącego pracownika, że jego wypowiedzi będą traktowane jako poufne i posłużą jedynie do usprawnienia działania firmy.

Zapraszając pracownika na exit interview zadbaj o:

• neutralną przestrzeń (również wirtualną),

• spokojny, nieoceniający ton,

• aktywne słuchanie bez przerywania,

• otwartość na krytykę,

• podziękowanie za współpracę i za szczerość.

Wiadomo, że niektórzy pracownicy „odchodzą od”, a inni „odchodzą do”. Samo poznanie przyczyny odejścia pracownika już daje firmie bardzo wiele w perspektywie chęci zatrzymania w organizacji przyszłych pracowników. Jeśli odejście ma charakter ucieczki, rezygnacji warto rozmawiać otwarcie. Lepiej dowiedzieć się czegoś konkretnego (np. X jest impulsywny i często przekracza granice) niż gładko rozmawiać „o pogodzie”. 

Feedback jest cenny, jeśli może służyć zmianie, rozwojowi osób pozostających w organizacji i budowaniu pozytywnej kultury. Krytyczny feedback nie powinien być zapomniany. Jeśli osoba odchodząca mówi o braku dobrej organizacji pracy działu i wynikającej z tego presji czasowej, trzeba zaadresować taką informację. Jeśli pojawia się temat mobbingu, faworyzowania czy też pomijania niektórych pracowników, tym bardziej trzeba reagować, aby kolejne odejścia nie stały się faktem. W rozmowie z pracownikiem prosimy o opisanie faktów, konkretnych sytuacji, aby, z drugiej strony, nie narazić nikogo na niesłuszny osąd. To są trudne sytuacje, ale życie organizacji nie składa się z samych sukcesów i doskonałych relacji.


Zakres pytań warto dopasować do przyczyny odejścia – inaczej będzie wyglądała rozmowa z osobą szukającą rozwoju, a inaczej z tą, która odchodzi z powodu lepszej oferty lub z powodu wypalenia.

Nie zawsze HR od razu będzie wiedział, czy decyzja o zakończeniu współpracy przez pracownika była podyktowana chęcią uniknięcia dalszej pracy w firmie czy przejścia na bardziej atrakcyjne stanowisko, ale warto uważnie słuchać pracownika i dopasować pytania do uzyskiwanych informacji na temat powodów rezygnacji z pracy. 

Przykłady pytań exit interview dla osoby, która "odchodzi od":

Powodów może być wiele - brak rozwoju, konflikt z menedżerem czy współpracownikami, wypalenie zawodowe. W tym przypadku najtrudniej o szczere odpowiedzi. Pracownik zdecydował się bowiem na zmianę pracy nie dlatego, że znalazł lepszą opcję, ale dlatego, że nie widział już innego wyjścia. Paradoksalnie to u niego, a nie u zwolnionego pracownika motywacja do tego, by pomóc firmie, jest najniższa. 

Przykłady pytań exit interview dla osoby, która znalazła lepszą pracę

Inaczej rozmawiamy z osobą, która idzie do nowej pracy na wyższe/ciekawsze stanowisko, z wyższym  wynagrodzeniem i lepszymi benefitami. W tej sytuacji warto dowiedzieć się, czy decyzja została podjęta po rozważeniu opcji pozostania w organizacji, czy pracownik sprawdzał możliwość awansu wewnętrznego i perspektyw dalszego rozwoju, czy rozmawiał o tym z przełożonym.

 W obu sytuacjach warto by rozmowa końcowa zawierała też pytania o atmosferę, oraz to, co zdaniem odchodzącej osoby firma może zrobić, by przeciwdziałać rotacji. 

Najtrudniejsze są rozmowy z osobami zwolnionymi z inicjatywy pracodawcy. Pracownicy działu HR często się jej obawiają. Warto wtedy pamiętać, że w tym przypadku exit interview pełni funkcję łagodzenia emocji i jest ostatnim aktem troski i zainteresowania pracownikiem. Wymaga jednak szczególnej delikatności, bo może mieć silny ładunek emocjonalny, a pracownik może czuć się rozczarowany, urażony lub zestresowany.

Tego typu spotkanie ma zdecydowaną wartość ze względu na komfort pracownika, jeśli zwolnienie jest spowodowane np. likwidacją stanowiska. Jeśli zwolnienie następuje z racji niedopełnienia obowiązków lub/i niskich wyników, pracownikowi również warto pomóc, przekazując ostatni feedback w stylu coachingowym, a nie stricte oceniającym (ocena powinna być wyrażona w momencie wręczania wypowiedzenia). Zawsze warto docenić sukcesy, czy nawet małe osiągnięcia.

 Przygotuj się na żal, złość i lęk przed przyszłością wyrażany przez pracownika i posłuchajmy, co ma do powiedzenia o organizacji. Może się okazać, że jego/ jej niezadowalający poziom/ styl pracy był spowodowany czynnikami, z którymi inni radzą sobie dobrze np. zbyt wysokie targety (z punktu widzenia firmy nigdy nie są za wysokie!), ostra rywalizacja aprobowana przez przełożonego, niekomfortowe miejsce pracy lub przekroczenie norm BHP czy czasu pracy prowadzące do przebodźcowania i wypalenia.

 Tu pojawia się szeroki temat różnorodności i przygotowania firmy na działania uwzględniające ten aspekt w organizacji. Trzeba pamiętać o tym, że nie każdy ma identyczną odporność psychofizyczną  i preferencje dotyczące otoczenia, w którym pracuje. Np. praca w open space nie jest dla każdego. Wielu pracowników potrzebuje krótkich, ale częstych przerw w pracy. Ludzie mają też różne preferencje odnośnie natężenia osobistych kontaktów międzyludzkich i tempa pracy. Z tego też powodu spora liczba pracowników wybiera pracę zdalną lub model hybrydowy. 

Zestaw pytań exit interview w przypadku zwolnionego pracownika

• Czy rozpoczynając pracę, Twoje zadania i cele związane ze stanowiskiem były dla Ciebie zrozumiałe?  

• Czy uważasz, że zadania były dopasowane do Twoich umiejętności i predyspozycji osobowościowych? 

• Jakie utrudnienia napotkałeś/as w pracy? 

• Czy miałeś/aś możliwość rozmowy o zadaniach i ich realizacji, gdy pojawiły się trudności i jak to wpłynęło na Twoją pracę? 

• Jak oceniasz atmosferę w zespole i Twoją współpracę z przełożonym?

Exit interview to nie tylko „formalność na koniec”. To realne źródło wiedzy, które, jeśli dobrze je wykorzystasz, może pomóc Ci budować lepsze środowisko pracy, ograniczyć rotację i wspierać ogólne usprawnienie przedsiębiorstwa. Rozmawiaj z ludźmi szczerze i z otwartością. Ich odpowiedzi mogą być czasem trudne, ale właśnie one są najbardziej wartościowe.