Legalizacja pracy i pobytu cudzoziemców w Polsce – zmiany 2026

1 grudnia 2025 roku weszły w życie akty wykonawcze do ustawy o warunkach dopuszczalności powierzania pracy cudzoziemcom (Dz.U. 2025 poz. 621). Doprecyzowały one procedury, dokumentację i wyjątki.

Jakie to ma skutki dla pracodawców?

Umówimy:

• Zmiany opłat związanych z dokumentami legalizującymi pracę.

• Skrócenie listy Państw, które mogły korzystać z oświadczeń o powierzeniu pracy cudzoziemcowi

• Nowe obowiązki w zakresie dokumentacji  do oświadczeń o pracy i zezwoleń typu A dla cudzoziemców (np. potwierdzenia dla agencji pracy tymczasowej czy zawodów regulowanych)

• Wyjątki od zezwoleń na pracę oraz przepisy przejściowe (np. kontynuacja pracy bez zezwolenia max. 6 miesięcy). Dotyczy to studentów oraz absolwentów.

• Elektroniczne wnioski na karty pobytu czasowego, stałego oraz rezydenta UE.
  
  

Chcesz wiedzieć więcej?

Pobierz bezpłatny e-book jak zalegalizować pracę cudzoziemca w Polsce!

Nowe stawki opłat za zezwolenie na pracę od 1 grudnia 2025 roku

Dla pracodawców bardzo ważne jest to, ile kosztuje zezwolenie na pracę cudzoziemca. Niestety koszty oświadczenia o powierzeniu pracy znacząco wzrosły i od 1 grudnia 2025 roku wynoszą:

• 200 zł – gdy podmiot powierzający pracę cudzoziemcowi zamierza powierzyć ją na podstawie zezwolenia na pracę na okres nieprzekraczający 3 miesięcy;

• 400 zł – gdy podmiot powierzający pracę cudzoziemcowi zamierza powierzyć ją na podstawie zezwolenia na pracę na okres przekraczający 3 miesiące;

• 800 zł – gdy podmiot powierzający pracę cudzoziemcowi zamierza delegować cudzoziemca na terytorium Rzeczypospolitej Polskiej;

• 100 zł – gdy podmiot powierzający pracę cudzoziemcowi zamierza powierzyć ją na podstawie zezwolenia na pracę sezonową;

• 400 zł – gdy podmiot powierzający pracę cudzoziemcowi zamierza powierzyć ją na podstawie oświadczenia o powierzeniu pracy cudzoziemcowi wpisanego do ewidencji oświadczeń o powierzeniu pracy cudzoziemcowi.

Największe poruszenie wzbudzają opłaty za oświadczenie oraz za zezwolenia na pracę. Wcześniej były to kwoty po 100zł za wniosek, a teraz mamy przeskok na 400 zł za wniosek. Dla pracodawców zatrudniających cudzoziemców  oznacza to jedno: większe koszty przy zatrudnieniu cudzoziemca.

Brak możliwości zatrudnienia obywatel Gruzji na podstawie oświadczenia o powierzeniu pracy cudzoziemcowi

Usunięcie Gruzji z listy państw, które mogły korzystać z oświadczeń o powierzeniu pracy cudzoziemcowi sprawi, że obywatele Gruzji, ( o ile nie obejmie ich zwolnienie z legalizacji omawiane nieco później w artykule), będą musieli mieć wyrobione zezwolenie na pracę typu A.

Gruzini, którzy byli zatrudnieni u pracodawców na oświadczeniu o powierzeniu pracy, mogą kontynuować pracę na tym oświadczeniu do końca jego ważności.

Obywatel Republiki Gruzji, któremu powierzono wykonywanie pracy na podstawie oświadczenia o powierzeniu pracy cudzoziemcowi wpisanego do ewidencji oświadczeń przed dniem wejścia w życie niniejszego rozporządzenia, może kontynuować pracę na warunkach określonych w tym oświadczeniu do dnia upływu ważności tego oświadczenia.

Dla pracodawców jest to oczywiście kolejny kłopot, z którym będą musieli się zmierzyć. Procedura oświadczeniowa jest o wiele prostsza i szybsza – oświadczenie jest do uzyskania w ciągu 10 dni. Zezwolenia na pracę niestety nie są już tak szybko procedowane. W niektórych województwach czekamy na takie dokumenty nawet 7 miesięcy. Oczywiście musimy też tutaj wspomnieć o kolejnym koszcie, jeżeli ktoś będzie musiał niebawem wyrobić kolejny dokument legalizacyjny.

Cyfrowe kopie dokumentów i zmiany dokumentów legalizujących pracę

Akty wykonawcze wprowadziły zmiany i dookreśliły formę dotyczy dokumentów jakie trzeba będzie przedstawić w urzędach podczas procedowania dokumentów legalizujących pracę.

Dokumenty dla oświadczenia o powierzeniu pracy (od grudnia 2025 r. ):

1. Cyfrowe odwzorowanie wszystkich wypełnionych stron ważnego dokumentu podróży cudzoziemca, którego dotyczy oświadczenie;

2. Dokument sporządzony przez pracodawcę użytkownika, potwierdzający uzgodnienie w zakresie skierowania cudzoziemca przez agencję pracy tymczasowej – jeżeli podmiotem powierzającym pracę jest ta agencja;

3. Dokumenty potwierdzające spełnienie wymagań kwalifikacyjnych i innych warunków – w przypadku zamiaru powierzenia pracy cudzoziemcowi w zawodzie regulowanym;

4. Dowód wniesienia opłaty, o której mowa w art. 63 ust. 1 ustawy, określający cudzoziemca, którego dotyczy oświadczenie.

Dokumenty dla zezwolenia na pracę typ A (od grudnia 2025 r. ):

1. Cyfrowe odwzorowanie wszystkich wypełnionych stron ważnego dokumentu podróży cudzoziemca, którego dotyczy wniosek;

2. Dokument sporządzony przez pracodawcę użytkownika, potwierdzający uzgodnienie w zakresie skierowania cudzoziemca przez agencję pracy tymczasowej – jeżeli podmiotem powierzającym pracę jest ta agencja;

3. Dokumenty potwierdzające spełnienie wymagań kwalifikacyjnych i innych warunków – w przypadku zamiaru powierzenia pracy cudzoziemcowi w zawodzie regulowanym;

4. Dowód wniesienia opłaty, o której mowa w art. 10 ust. 1 ustawy z dnia 20 marca 2025 r. o warunkach dopuszczalności powierzania pracy cudzoziemcom na terytorium Rzeczypospolitej Polskiej, zwanej dalej „ustawą”, określający cudzoziemca, którego dotyczy wniosek.

Dokumenty dla obu typów wniosków dotyczących legalizacji pracy cudzoziemca:

1. Podmiot powierzający pracę cudzoziemcowi do złożonego wniosku o wydanie zezwolenia na pracę lub do oświadczenia o powierzeniu pracy cudzoziemcowi na żądanie organu rozpatrującego sprawę przedstawia do wglądu oryginały dokumentów, których cyfrowe odwzorowania zostały dołączone do wniosku lub do oświadczenia.

2. Podmiot powierzający pracę cudzoziemcowi do złożonego wniosku o wydanie zezwolenia na pracę lub do oświadczenia o powierzeniu pracy cudzoziemcowi na żądanie organu rozpatrującego sprawę dołącza inne dokumenty lub dowody potwierdzające okoliczności istotne dla rozpatrzenia sprawy.

3. Przed wydaniem zezwolenia na pracę lub wpisaniem oświadczenia o powierzeniu pracy do ewidencji oświadczeń, podmiot powierzający pracę cudzoziemcowi dołącza oświadczenie, że cudzoziemiec spełni wymagania kwalifikacyjne i inne warunki dotyczące zawodu regulowanego po wydaniu zezwolenia na pracę lub wpisaniu oświadczenia o powierzeniu pracy do ewidencji oświadczeń.

4. Podmiot powierzający pracę cudzoziemcowi dołącza oświadczenie, że wysokość wynagrodzenia podana we wniosku lub w oświadczeniu o powierzeniu pracy cudzoziemcowi nie jest niższa od wynagrodzenia pracowników wykonujących pracę porównywalnego rodzaju lub na porównywalnym stanowisku.

5. Podmiot powierzający pracę cudzoziemcowi dołącza oświadczenie, że posiada środki finansowe lub źródła dochodu niezbędne do pokrycia zobowiązań wynikających z powierzenia pracy cudzoziemcowi.

6. Podmiot powierzający pracę cudzoziemcowi dołącza oświadczenie, czy według jego wiedzy cudzoziemiec, którego dotyczy wniosek albo oświadczenie o powierzeniu pracy cudzoziemcowi, był prawo-mocnie skazany za przestępstwo określone w art. 270, art. 271, art. 272, art. 273 lub art. 275 ustawy z dnia 6 czerwca 1997 r. – Kodeks karny (Dz. U. z 2025 r. poz. 383).

Efekt?

Dużo nowych dokumentów, które mogą być wymagane od pracodawców. Obecnie nie wszystkie urzędy ich jeszcze wymagają, ale trzeba liczyć się z tym, że pracodawca zostanie o nie poproszony.

Łatwa legalizacja pracy cudzoziemców z Trenkwalder. Sprawdź!

Zwolnienie z legalizacji pracy cudzoziemca w 2026 roku

Zmiany w zwolnieniach z legalizacji pracy (zezwolenia/oświadczenia) dotyczą głównie studentów i absolwentów szkół ponadpodstawowych – od 1 grudnia 2025 r. zaostrzają się warunki tych zwolnień.

Zmiana dotyczy:

• Absolwentów szkół ponadpodstawowych: sam dyplom nie wystarcza, potrzebny certyfikat zawodowy. Ważne, że certyfikat nie musi być ukierunkowany na pracę, jaką będzie wykonywał cudzoziemiec.

• Studentów studiów stacjonarnych: tylko z wybranych szkół/uczelni.

Na czym polega zmiana

Zaostrzenie listy szkół: zwolnienie tylko dla studentów z uczelni zatwierdzonych przez Ministra Spraw Wewnętrznych (art. 144 ust. 4 ustawy o cudzoziemcach) lub spełniających art. 144 ust. 5. Przepisy przejściowe z rozporządzenia z 2015 r. pozwalają kontynuować pracę bez legalizacji max. 6 miesięcy (do maja 2026 r.).

W 2026 roku zwolnieni z procedury legalizacji pracy będą więc mogli być:

• Studenci, którzy zostali zatrudnieni do 30.11.2025 roku, którzy  kontynuują pracę  u tego samego pracodawcy, mogą u niego pracować bez legalizacji do 31.05.2026 roku. Dotyczy to wszystkich studentów, bez względu do jakiej szkoły chodzą. W tym także absolwentów szkół ponadpodstawowych.

Cudzoziemcy nowo zatrudnieni od 1 grudnia 2025r mogą pracować bez legalizacji, jeżeli:

• Uczelnia cudzoziemca jest na liście ministerialnej (Punkt a z rozporządzenia),

• Uczelnia cudzoziemca nie potrzebuje zatwierdzenia i spełnia warunki z art.144 ust.5 (jako punkt b z rozporządzenia.)

• Cudzoziemiec, którego uczelnia nie jest wpisana na listę ministerialną ani nie spełnia kryteriów z art. 144 ust 5 (jako punkt b z rozporządzenia), ale jest szkołą niepubliczną akademicką lub publiczną zawodową, może podejmować pracę i pracować bez legalizacji do 30.06.2026 r.

Ta zmiana na pewno utrudni pracodawcom życie. Pracodawca musi sam weryfikować, która szkoła daje prawo pracy bez legalizacji.

Elektroniczne wnioski na karty pobytu czasowego, stałego oraz rezydenta UE

Urząd do Spraw Cudzoziemców nie wskazał jeszcze konkretnej daty pojawienia się elektronicznych wniosków, ale ustawa już została podpisana.

Kiedy zostaną prowadzone:

• cudzoziemcy nie będą już mogli składać wniosków w wersji papierowej (tylko elektronicznie),

• cudzoziemcy będą musieli dysponować elektronicznym podpisem (Profil zaufany lub Podpis Kwalifikowany). Jest to wymóg konieczny, bez którego cudzoziemiec nie będzie w stanie złożyć wniosku.

• po weryfikacji i zatwierdzeniu wniosku przez pracownika urzędu wojewódzkiego, cudzoziemiec będzie mógł pobrać z systemu i wydrukować zaświadczenie o złożeniu wniosku o udzielenie zezwolenia na pobyt w Polsce, które zastąpi dotychczasowy stempel w paszporcie. Tym samym zniknie też problem z „żółtymi karteczkami” potwierdzającymi złożenie wniosku przez operatora pocztowego.

Pojawią się wnioski dedykowane specjalnie obywatelom Ukrainy (CUKR). Uzyskanie takiej karty pozwoli im podejmować pracę u każdego pracodawcy bez martwienia się o legalizację pracy oraz pobytu.

Potrzebujesz pomocy w legalizacji pracy cudzoziemca? Skontaktuj się z nami!