Nowe przepisy dotyczące osób pracujących z komputerem

17 listopada 2023 weszły w życie nowe przepisy dotyczące bezpieczeństwa i higieny pracy na stanowiskach wyposażonych w monitory ekranowe. Pracodawcy mają 6 miesięcy na wprowadzenie zmian, ale nie w każdym przypadku. Co oznaczają zmiany przepisów BHP, w praktyce wyjaśnia radca prawny z agencji zatrudnienia Trenkwalder.

Rozporządzenie Ministra Rodziny i Polityki Społecznej z dnia 18 października 2023 r. wprowadza szereg istotnych zmian dla pracowników oraz pracodawców w zakresie przestrzegania przepisów BHP. Najistotniejsze zmiany odnoszą się do przepisów dotyczących monitorów ekranowych, krzeseł oraz obowiązku zapewnienia okularów lub szkieł kontaktowych korygujących wzrok. Zgodnie z treścią Rozporządzenia zmianie ulega też definicja stanowiska pracy. 

– Od teraz będzie ono definiowane jako przestrzeń pracy z wyposażeniem podstawowym, w tym monitorem ekranowym, klawiaturą, myszą lub innymi urządzeniami wejściowymi, oprogramowaniem z interfejsem dla użytkownika, krzesłem i stołem, a także opcjonalnym wyposażeniem dodatkowym, w tym stacją dysków, drukarką, skanerem, uchwytem na dokumenty i podnóżkiem – tłumaczy Dominika Domiańska-Drzazga, radca prawny z agencji zatrudnienia Trenkwalder Polska.  

Dla dużej części pracodawców nowe brzmienie Rozporządzenia będzie wiązało się z koniecznością zakupu dodatkowego wyposażenia dla pracowników. Ekspertka z agencji zatrudnienia Trenkwalder podkreśla też, że to pracodawca decyduje jaki sprzęt zostanie zakupiony na stanowisko pracy pracownika, więc jeżeli pracodawca przydzieli pracownikowi podstawkę lub monitor, nie jest zobowiązany do uwzględniania wniosków pracownika o przydzielenie innego sprzętu niż ten już otrzymany. Inaczej jest natomiast w przypadku podnóżka i uchwytu na dokumenty, gdy przy pracy istnieje konieczność korzystania z dokumentów. W tych przypadkach pracodawca będzie musiał na życzenie pracownika wyposażyć go w podnóżek oraz w uchwyt na dokumenty posiadający regulację ustawienia wysokości, pochylenia oraz odległości od pracownika.  

Podstawka pod laptop albo monitor stacjonarny 

Zgodnie z minimalnymi wymaganiami BHP oraz ergonomii, jakie powinny spełniać stanowiska pracy wyposażone w monitory ekranowe, w przypadku stosowania systemów przenośnych przeznaczonych do użytkowania na danym stanowisku pracy co najmniej przez połowę dobowego wymiaru czasu pracy, stanowisko pracy powinno być wyposażone w stacjonarny monitor ekranowy lub podstawkę zapewniającą ustawienie ekranu tak, aby jego górna krawędź znajdowała się na wysokości oczu pracownika, oraz w dodatkową klawiaturę i mysz. Istotne jest, że nowe wymagania zawarte w Rozporządzeniu obejmują również stanowiska pracy zdalnej. 

– W przypadku, gdy zgodnie z poczynionymi przez strony umowy o pracę ustaleniami pracownik korzysta lub będzie korzystać przy wykonywaniu pracy zdalnej z własnego monitora, to zgodnie z przepisami kodeksu pracy, jeśli jest to narzędzie niezbędne do wykonywania pracy, należy uwzględnić taki fakt w ramach wypłaty ekwiwalentu lub ryczałtu z tytułu wykonywania pracy zdalnej – zauważa Dominika Domiańska-Drzazga, radca prawny z agencji zatrudnienia Trenkwalder Polska. 

Regulowane podłokietniki i szkła kontaktowe korygujące wzrok

Zgodnie z nowym Rozporządzeniem, krzesła użytkowane przez pracowników muszą posiadać regulowane podłokietniki. Wcześniejsza wersja Rozporządzenia nie przewidywała takiego wymogu.  

Pracodawca jest obowiązany zapewnić pracownikom zatrudnionym na stanowiskach z monitorami ekranowymi profilaktyczną opiekę zdrowotną, w zakresie i na zasadach określonych w odrębnych przepisach. Efektem takiej profilaktycznej opieki zdrowotnej może być zalecenie lekarskie w zakresie korekcji narządu wzroku. Dotychczasowe przepisy bezpośrednio wskazywały na obowiązek zakupienia jedynie okularów korekcyjnych. Nowe Rozporządzenie dodaje dodatkową opcję w zakresie korekcji wzroku poprzez korzystanie ze szkieł kontaktowych.

– Wątpliwości budzi jednak to, jak w praktyce będzie wyglądała kwestia decyzji o tym, czy pracownik ma prawo do okularów, czy szkieł kontaktowych. Można uznać, że w pierwszej kolejności zazwyczaj będzie o tym decydował lekarz. Jeżeli ten nie uzna, że szkła kontaktowe są niezbędne (i wskaże na konieczność zapewnienia okularów) decyzja, czy uznać wniosek pracownika o zapewnienie dofinansowania szkieł kontaktowych będzie należała do pracodawcy – zauważa Dominika Domiańska-Drzazga, radca prawny z agencji zatrudnienia Trenkwalder Polska. 

W treści Rozporządzenia nie określono wysokości kwoty dofinansowania na zakup okularów lub szkieł kontaktowych korygujących wzrok, nie wskazano również na częstotliwość dofinansowania, zatem ostateczna regulacja w tym przedmiocie będzie wynikała zazwyczaj z regulaminu funkcjonującego u danego pracodawcy.

Obowiązek informacyjny

W związku ze zmianami wprowadzanymi przez Rozporządzenie prawdopodobnie niezbędna będzie również aktualizacja informacji o warunkach wykonywania pracy zdalnej i aktualizacja oświadczeń pracowników o zapoznaniu się z przygotowaną przez pracodawcę oceną ryzyka zawodowego wraz z informacją zawierającą zasady bezpiecznego i higienicznego wykonywania pracy zdalnej oraz zobowiązaniu się do ich przestrzegania. Pracodawca będzie zobowiązany do poinformowania pracownika o nowych wymaganiach, jakie ma spełniać stanowisko pracy i odebrać oświadczenie od pracownika, iż miejsce pracy zdalnej spełnia wymagania BHP.

Vacatio legis nie w każdym przypadku

Rozporządzenie wejdzie w życie z dniem 17 listopada 2023 r. W przypadku stanowisk pracy wyposażonych w monitory ekranowe, utworzonych przed 17 listopada 2023 r., pracodawcy mają sześć miesięcy na dostosowanie się do minimalnych wymagań bezpieczeństwa i higieny pracy oraz ergonomii określonych w Rozporządzeniu. Należy jednak pamiętać, że w przypadku stanowisk pracy utworzonych po 17 listopada 2023 r., pracodawcy nie otrzymają żadnego terminu przejściowego na dostosowanie się do nowych wymogów prawnych.