Outsourcing jako sposób na zwinne zarządzanie organizacją

Współpraca z agencją zatrudnienia kojarzy się niektórym pracodawcom wyłącznie z usługami rekrutacji i zatrudniania pracowników tymczasowych, w tym szczególnie pracowników fizycznych o niskich kwalifikacjach zawodowych. Jest to jednak tylko część działalności agencji.

W ciągu ostatnich lat kompetencje w zakresie tzw. miękkiego i twardego HR pozwoliły agencjom zatrudnienia rozwinąć zakres usług o szereg nowych rozwiązań wspierających działy HR, kadr i płac, np.:

• zatrudnianie pracowników tymczasowych na stanowiskach specjalistycznych – tzw. białych kołnierzyków;

• outsourcing usług HR nazywany też outsourcingiem pracowniczym,

• outsourcing kadr i płac – tzw. payroll,

• outsourcing procesów produkcyjnych, magazynowych, obsługi klienta, czy sprzedaży.

Nowe usługi zyskują na popularności wśród firm szczególnie w ostatnich dwóch latach, co jest w dużym stopniu sposobem na poniesienie zwinności i elastyczności firm w obliczu niepewności gospodarczej będącej efektem pandemii oraz wojny na Ukrainie. Jest to również zgodne ze światowymi trendami w obszarze zatrudniania i zarządzania organizacjami. Polscy pracodawcy coraz chętniej podążają za światowymi trendami, zlecając agencjom zatrudnienia realizację usług outsourcingu i pracy tymczasowej białych kołnierzyków, choć statystyki w Polsce są wciąż jeszcze niższe, niż na dojrzałych rynkach pracy tj. Wielka Brytania, Holandia, czy Francja.

Praca tymczasowa i outsourcing również dla  ‘white collar’

Raport World Employment Confederation pokazuje, że udział pracy tymczasowej w pełnym zatrudnieniu wynosi w Europie średnio 2,1%. Najwyższy odsetek notowany jest w Wielkiej Brytanii i Holandii – odpowiednio 3,4% i 3,3%. W tych krajach zatrudnienie pracowników tymczasowych dotyczy nie tylko tzw. niebieskich kołnierzyków. Powszechne jest tam również zatrudnianie tzw. białych kołnierzyków w ramach pracy tymczasowej. Udział pracy tymczasowej w pełnym zatrudnieniu w Polsce wynosi 1,1%, czyli o 1% mniej niż wskaźnik europejski. W Polsce również obserwujemy rosnący trend w zatrudnianiu w ramach pracy tymczasowej specjalistów white collar. Dodatkowo pracodawcy mają możliwość skorzystania z tzw. outsourcingu pracowniczego. 

Kiedy warto skorzystać z outsourcingu pracowniczego lub pracy tymczasowej?

Rozmawiając z klientami o ich potrzebach, wyzwaniach i problemach, jakie rozwiązują usługi outsourcingu, najczęściej wymieniane są:

• Zmienne zapotrzebowanie na pracowników, duża sezonowość biznesu, czy np. konieczność zatrudnienia czasowego w przy wdrożeniach nowych projektów lub znalezienia zastępstwa na czas długich nieobecności.

• Wysoka rotacja pracowników wewnętrznych i wynikające z tego problemu wysokie koszty rekrutacji.

• Limity wewnętrznego zatrudnienia m.in. ze względu na precyzyjną politykę zatrudnienia lub przy konieczności utrzymania statusu MŚP.

• Zamiana kosztów stałych na koszty zmienne w warunkach zmienności koniunktury gospodarczej.

• Ograniczenie rozliczenia do jednej faktury kosztowej za dostarczone usługi.

• Redukcja kosztów archiwizacji, digitalizacji, utrzymania narzędzi.

• Brak konieczności zachowania pełnych rezerw kosztów pracowniczych.

• Odciążenie wewnętrznego działu HR lub brak możliwości rekrutacji nowych pracowników do wewnętrznego działu HR.

• Przejęcie formalności i zobowiązań urzędowych przez firmę zewnętrzną: ZUS, US, archiwizacja dokumentów, obieg dokumentów, obsługa kadrowa.

• Przejęcie przez agencję kompleksowej obsługi HR: rekrutacja, zatrudnienie, polityka płacowa, benefity, narzędzia, flota, szkolenia, delegacje etc.

• Przekazanie odpowiedzialności za monitorowanie zmian prawnych i dostosowanie narzędzi i rozliczeń firmie zewnętrznej.

• Wydłużone terminy płatności np. 21 lub 30 dni po dostarczeniu usługi.

• Odpowiedzialność za wdrożenie digitalizacji procesów HR.

• Koszty i organizacja rekrutacji przekazana do zewnętrznej firmy.

• Współpraca oparta o wskaźniki realizacji usług.

• Zachowanie ciągłości zatrudnienia w agencji/firmie usługowej w przypadku podziału lub wydzielania spółek.

Outsourcing pracowniczy a outsourcing kadr i płac

Usługa outsourcingu pracowniczego polega na oddaniu całych zespołów do zatrudnienia firmom zewnętrznym (agencjom zatrudnienia), które przejmują pełną odpowiedzialność za zadania HR. Nie należy mylić tej usługi z outsourcingiem kadr i płac, który polega na oddaniu całości rozliczeń kadrowo płacowych do firmy zewnętrznej, przy zachowaniu pracowników wewnątrz organizacji.

 O ile outsourcing pracowniczy obejmuje pełny zakres obsługi HR, to w przypadku outsourcingu kadrowo-płacowego zwanego potocznie usługą payroll, zakres jest ograniczony i może dotyczyć administracji kadrowej, administracji plac lub obu tych obszarów.

Outsourcing administracji kadrowej obejmuje:

• Rejestracja pracownika w systemie kadrowo-placowym (praca na systemie klienta bądź na systemie dostawcy usługi- TETA).

• Zgłoszenie i wyrejestrowywanie pracowników w ZUS (program Płatnik).
  Przygotowywanie dokumentacji związanej z zatrudnieniem.

• Kontrolowanie terminów ważności badań lekarskich, szkoleń BHP.

• Przygotowywanie zaświadczeń o zatrudnieniu oraz innych dokumentów związanych z zatrudnieniem, np. RP-7.

• Przygotowywanie dokumentacji do umów cywilno-prawnych.

• Sporządzanie deklaracji do GUS, PFRON, SODiR.

• Przygotowanie raportów i zestawień zgodnie 2 potrzebami klienta.

• Przygotowanie odpowiedzi pod zajęcia komornicze, rejestracja potraceń komorniczych.

• Asysta w toku postępowania kontrolnego i podatkowego przed organami podatkowymi i organami kontroli skarbowej, organami państwowej inspekcji pracy.

• Prowadzenie akt osobowych , dokumentów związanych z zatrudnieniem zleceniobiorców.

• Obsługa PUE w zakresie zwolnień chorobowych ZLA, zaświadczeń płatnika składek Z3, zgłoszenia umów o dzieło.

• Obsługa Pracowniczych Planów Kapitałowych PPK.

• Obsługa benefitów pracowniczych : pakiety sportowe, opieka medyczna, ubezpieczenie na życie i innych.

• Przygotowanie raportów i zestawień zgodnie z potrzebami klienta.

• Hot Line dla pracowników - dostępność przedstawiciela Trenkwalder w wyznaczonych terminach, w godzinach pracy - kontakt telefoniczny, on-line, e-mail, helpdesk.

Outsourcing administracji płac obejmuje:

• Naliczanie wynagrodzeń zgodnie z przepisami prawa, zasadami regulaminu wynagradzania oraz wewnętrznych zarządzeń klienta.

• Ustalanie świadczeń pieniężnych związanych z ustaniem stosunku pracy (ekwiwalent za niewykorzystany urlop wypoczynkowy, odprawy pieniężne, odszkodowania za skrócony okres wypowiedzenia itp.).

• Rozliczanie umów o pracę oraz umów cywilno-prawnych (umowy zlecenia, umów o dzieło, kontraktów menedżerskich).

• Przygotowywanie pasków wynagrodzeń zawierających informacje wymagane drukiem RMUA.

• Sporządzanie deklaracji rozliczeniowych do US i ZUS.

• Przygotowywanie zaświadczeń o osiągniętym wynagrodzeniu.

• Wszelkie czynności związane z zajęciem wynagrodzeń.

• Przygotowywanie niezbędnych raportów dotyczących wynagrodzeń zgodnie z potrzebami klienta.

• Sporządzanie deklaracji: PIT-11, PIT 40, PIT 8R, PIT 8AR.

• Sprawozdawczość GUS w zakresie wynagrodzeń.

Lista korzyści jest naprawdę długa. Jeśli poszukujesz sposobów na optymalizację kosztów oraz podniesienie elastyczności firmy szczególnie obecnie, w dobie niepewności gospodarczej, zapraszamy do kontaktu.

 Chętnie porozmawiamy o możliwościach rozwiązania Twoich wyzwań biznesowych poprzez współpracę w obszarze pracy tymczasowej lub outsourcingu.

Umów się na bezpłatną rozmowę z naszym konsultantem.