Od 1 maja 2026 roku już wszyscy pracownicy (nie tylko jednostek publicznych) będą mogli wliczyć do stażu pracy okresy inne niż zatrudnienie na podstawie umowy o pracę (np. umowę zlecenie).

Sprawdź:

• Czym jest staż pracy i do czego się go używa?

• Kto zyska na nowych przepisach?

• Jak udowodnić staż pracy – przewodnik krok po kroku

• Najczęstsze pytania o nowe zasady liczenia stażu pracy

Staż pracy – nowe zasady naliczania

Od 1 stycznia 2026 roku obowiązują nowe przepisy dotyczące liczenia stażu pracy.
Od 1 maja te zasady obejmują także pracowników firm prywatnych, a nie tylko tych z sektora publicznego.

Podstawa prawna to ustawa z 2025 roku o ujednoliceniu zasad obliczania stażu pracy (Ustawa z 26.09.2025 r. o zmianie ustawy Kodeks pracy oraz niektórych innych ustaw, opublikowana w Dz.U. 21.10.2025 r.).

Wprowadzono dwie daty zmian, ponieważ najpierw przepisy wdrożono w urzędach i instytucjach państwowych, a dopiero później – w przedsiębiorstwach prywatnych.

Celem nowej ustawy jest równe traktowanie wszystkich pracowników.

Wcześniej różne przepisy sprawiały, że osoby z sektora prywatnego miały trudniej przy ustalaniu stażu i związanych z nim uprawnień, takich jak urlop czy dodatek stażowy.

Co to właściwie jest staż pracy?

Staż pracy to w skrócie łączny czas przepracowany przez pracownika w różnych miejscach pracy. Jest liczony w latach, miesiącach i dniach.

Czy staż pracy jest tym samym co doświadczenie zawodowe?

Nie. Doświadczenie zawodowe to to, co potrafisz i czego nauczyłeś się w pracy – Twoje umiejętności i praktyka.

Staż pracy to natomiast czas, przez jaki byłeś zatrudniony na podstawie przepisów, czyli oficjalnie udokumentowany okres pracy, który liczy się do praw pracowniczych.

Po co oblicza się staż pracy?

Staż pracy nie jest „suchą liczbą lat”.
Zależy od niego wiele Twoich praw w pracy i po jej zakończeniu:

Od stażu pracy zależy wymiar urlopu wypoczynkowego

• Jeśli Twój staż pracy (liczony zgodnie z przepisami) jest krótszy niż 10 lat – przysługuje Ci 20 dni urlopu rocznie.

• Jeśli masz co najmniej 10 lat stażu – masz 26 dni urlopu wypoczynkowego rocznie.

Przykład:
Kasia ma ukończone studia wyższe (8 lat stażu) 1 rok pracy na umowę-zlecenie po studiach i 1 rok prac na etacie.

Po zsumowaniu Kasia ma 10 lat stażu i od tego momentu należy się jej 26 dni urlopu. Kasia otrzyma prawo do 26 dni urlopu o rok wcześniej niż otrzymałaby względem starych przepisów, które uwzględniały tylko studia (8 lat) i pracę na etacie.  

Dodatek stażowy (wysługa lat) – budżetówka i niektóre firmy prywatne

W prawie całej budżetówce i niewielkim odsetku prywatnych firm od stażu zależy tzw. dodatek stażowy.
To procent wynagrodzenia doliczany co miesiąc do wynagrodzenia po osiągnięciu określonego stażu.

Przykład:
Po 5 latach pracy dodatek wynosi 5% pensji, a po każdym kolejnym roku rośnie o 1%.
Tomek pracował 2 lata na umowie zlecenie i teraz pracuje już 3 rok w urzędzie państwowym. Po zakończeniu 3 roku pracy będzie miał prawo do 5% dodatku. Przy dawnych przepisach musiałby czekać jeszcze 2 lata na dodatek stażowy.

Nagrody jubileuszowe

W niektórych zakładach pracy przyznaje się nagrody za określony staż, np. 20, 25, 30 lat. Staż pracy decyduje o tym, kiedy osiągasz próg, który daje prawo do takiej nagrody.

Przykład:
Anna ma 18 lat stażu u różnych pracodawców.
Po doliczeniu umów zlecenia ze składkami ZUS wychodzi 20 lat.
Jeśli w dniu, gdy mija 20 lat, Anna będzie zatrudniona u pracodawcy, który ma w regulaminie nagrodę jubileuszową za 20 lat, to nabędzie prawo do tej nagrody.

Odprawy (np. emerytalna, przy zwolnieniach)

Staż pracy wpływa też na prawo do odpraw:

• odprawy emerytalno-rentowej (przy przejściu na emeryturę lub rentę),

• odprawy przy zwolnieniach grupowych lub z przyczyn leżących po stronie pracodawcy (zgodnie z odrębnymi przepisami).

Uwaga! To są wewnętrzne regulacje konkretnych firm. Może być więc tak, że w Twojej firmie nie ma to znaczenia.

Przykład:
Firma przewiduje, że przy odejściu na emeryturę pracownik z co najmniej 20-letnim stażem dostaje wyższą odprawę niż pracownik z krótszym stażem.
Po doliczeniu działalności gospodarczej i umów zlecenia ze składkami może się okazać, że „wpadasz” w wyższy próg odprawy.

Rekrutacja, awanse, wewnętrzne zasady

Niektórzy pracodawcy uzależniają:

• możliwość awansu,

• możliwość udziału w rekrutacji wewnętrznej,

• pierwszeństwo przy wyborze grafików czy świadczeń
  od określonego stażu pracy.

Przykład:
Regulamin firmy przewiduje, że na stanowisko starszego specjalisty mogą kandydować osoby z co najmniej 5-letnim stażem.
Piotrek pracował najpierw na zleceniu, a później zaczął prowadzić działalność gospodarczą. Od stycznia tego roku pracuje na umowie o pracę i ponieważ ma oficjalnie tylko kilka miesięcy stażu, nie może brać udziału w tej rekrutacji, mimo iż posiada odpowiednie kwalifikacje. Po przeliczeniu stażu pracy na nowo po 1 maja 2026 okazuje się, że już może kandydować na wybrane stanowisko.

Umowa zlecenie do stażu pracy – czyli zmiany przepisów

Na czym polega zmiana w obliczaniu wymiaru stażu?

Co wliczało się do stażu pracy już wcześniej:

• każdy okres zatrudnienia na umowę o pracę,

• urlopy macierzyńskie, rodzicielskie i wychowawcze,

• służba wojskowa,

• nauka w szkole lub na studiach – w zakresie określonym w przepisach (np. szkoła zawodowa daje kilka lat stażu po ukończeniu),

• okres tymczasowej niezdolności do pracy (potwierdzony określonymi dokumentami – np. w świadectwie pracy czy drukiem ZUS Z-3),

• okresy pobierania zasiłku dla bezrobotnych,

• zatrudnienie u zagranicznego pracodawcy, jeśli istniała umowa między państwami.

Co od 2026 roku wlicza się dodatkowo (na mocy nowych przepisów):

• prowadzenie działalności gospodarczej, także w okresie ulgi na start i preferencji, o ile działalność była formalnie zarejestrowana (np. w CEIDG). Ważne jest to, że dla emerytury znaczenie mają składki, ale dla stażu pracy liczy się sam okres prowadzenia firmy,

• umowy zlecenia, umowy o świadczenie usług, umowy agencyjne,

• zatrudnienie w instytucjach zagranicznych, np. w organizacjach międzynarodowych lub firmach z siedzibą poza Polską – jeśli składki były odprowadzane,

• okres opieki nad osobą zależną, jeśli został zgłoszony do ZUS jako okres ubezpieczenia,

• aktywność w rolnictwie (pozostawania członkiem spółdzielni kółek rolniczych lub rolniczej spółdzielni produkcyjnej, o ile w tym czasie byłaś/byłeś objęta/y ubezpieczeniami emerytalno‑rentowymi (ZUS lub KRUS),

• okres bycia osobą współpracującą z osobą prowadzącą JDG (np. współmałżonek pomagający w firmie), jeśli była zgłoszona jako osoba współpracująca do ubezpieczeń.

Co nadal nie wlicza się do stażu pracy:

• umowy o dzieło,

• wolontariat i praktyki bez wynagrodzenia,

• prowadzenie działalności gospodarczej w formie działalności nierejestrowanej,

• okresy nieopłaconej działalności gospodarczej (gdy nie płacono składek np. zawieszenie, ale bez zgłoszenia jednocześnie opieki nad dzieckiem).

• urlopy bezpłatne, jeśli przepisy nie stanowią inaczej,

• okres pozostawania na bezrobociu bez prawa do zasiłku,

• nieudokumentowany czas pracy, czyli brak świadectwa pracy lub innego potwierdzenia (np. przy pracy na czarno).

Komu pomoże nowa ustawa o stażu pracy?

Nowe przepisy są szczególnie korzystne dla osób, które nie miały „typowej” kariery tylko na etacie w jednym miejscu, pracowały na zleceniu, prowadziły działalność lub przechodziły między sektorami.

Pracownicy firm prywatnych, którzy pracowali na zleceniu lub B2B

Skorzystają osoby, które pracowały na zleceniu lub prowadziły działalność, ale przechodzą na etat. Szybciej zyskają prawo do 26 dni urlopu wypoczynkowego.

W prywatnych firmach dodatki stażowe i nagrody jubileuszowe nie są obowiązkowe i w praktyce pojawiają się rzadko. Zależą wyłącznie od decyzji pracodawcy i zapisów w regulaminie wynagradzania – tu korzyści będą więc rzadkie.

Osoby przechodzące między sektorem prywatnym a publicznym

 Zmiany pomagają wszystkim, którzy część życia zawodowego spędzili w urzędzie lub szkole, a część w firmie prywatnej pracując na zleceniu lub prowadząc działalność gospodarczą.

Ich staż pracy jest teraz liczony łącznie i faktycznie odzwierciedla lepiej przepracowane okresy. 

Przykład:

Pani Zofia przez 10 lat pracowała w prywatnej firmie na umowie - zleceniu, a potem 5 lat w urzędzie na etacie.

Po nowych zasadach jej staż pracy to jeden ciągły staż 15 lat, ma zatem prawo do wyższego dodatku stażowego i szybciej otrzyma nagrodę jubileuszową. Ma też prawo od razu do 26 dni urlopu. Nie musi czekać kolejnych lat. 

Jak udowodnić staż pracy na umowie-zleceniu lub przy prowadzeniu działalności gospodarczej?

Po zakończeniu umowy-zlecenia zleceniodawca nie jest zobowiązany do wystawienia takiego dokumentu jak świadectwo pracy.

Dlatego by móc wliczyć umowę – zlecenie do stażu pracy trzeba odwołać się bezpośrednio do ZUS, który przy potwierdzaniu stażu pracy korzysta z własnych dokumentów, nie musisz zatem przygotowywać żadnych danych. Wystarczy złożyć wniosek przez platformę e-ZUS.

1. Zaloguj się do platformy e-ZUS i wejdź w zakładkę dla ubezpieczonego (konto indywidualne)

2. Wybierz kreator wniosku „stażowe”

   

3. Uruchom kreator wniosku.

4. Sprawdź, czy Twoje dane są poprawnie wczytane (imię, nazwisko, PESEL).

5. Wybierz zakres danych do potwierdzenia – możesz od razu wystąpić o potwierdzenie wszystkich okresów ubezpieczenia lub wybrać konkretny zakres (np. tylko umowę – zlecenie). W kolejnym kroku będzie proszony o zdecydowanie, czy oczekujesz potwierdzenia ubezpieczenia z wybranego tytułu od wszystkich płatników czy tylko konkretnego (wtedy musisz podać NIP tego płatnika) oraz czy ma to być potwierdzenie za cały okres czy tylko za jakąś część.

   

6.  Kreator poprosi o wybór sposobu odbioru odpowiedzi.

7. Potwierdź i wyślij wniosek elektronicznie.

Po kilku dniach otrzymasz informacje o piśmie do odebrania w platformie e-ZUS. ZUS ma 7 dni na rozpatrzenie twojego wniosku. Takie zaświadczenie przesyłasz w formie PDF do swojego pracodawcy (lub drukujesz i dołączasz do akt kadrowych).

Jeśli w otrzymanej dokumentacji nie ma jakichś okresów, które uważasz, że powinny się tam znaleźć, możesz wystąpić do ZUS z prośbą o wyjaśnienie. Po twojej stronie leży jednak wtedy ciężar udowodnienia stażu pracy i wtedy musisz zgromadzić odpowiednie dokumenty.

Jeśli pracowałeś na zleceniu, a zleceniodawca nie odprowadził składek, najpierw sprawdź swoje konto w ZUS. Jeśli takiego okresu zlecenia nie ma, a masz umowę ze zleceniodawcą lub jakiekolwiek inne dowody (np. rachunki do umów, potwierdzenia przelewów, korespondencję ze zleceniodawcą), możesz zgłosić sprawę do ZUS lub PIP – obowiązek zapłaty składek ciąży na zleceniodawcy i może on zostać zobowiązany do ich zapłaty.

Studenci do 26 roku życia, którzy w czasie studiów pracowali na umowie-zlecenie i chcą ten okres uwzględnić (bo np. nie skończyli studiów i nie otrzymają dodatkowego stażu pracy za studia), muszą przedstawić pracodawcy dowody w postaci np. umowy-zlecenia, bo ZUS, jako że składki nie były odprowadzane, nie ma takich danych w systemie.

Kiedy można wystąpić do ZUS o potwierdzenie stażu pracy?

Wnioski możesz składać już teraz. Platforma działa i ZUS terminowo odpowiada.

Na przekazanie dokumentów 24 miesiące liczone od dnia, w którym u Twojego pracodawcy zaczęły obowiązywać nowe przepisy (czyli jeśli to firma prywatna to do 30 kwietnia 2028 roku a jeśli publiczna to do 31 grudnia 2027 roku).

Po upływie tych 24 miesięcy pracodawca nie może już wliczyć „spóźnionych” okresów do stażu pracy dla uprawnień pracowniczych.

Ile czasu ma pracodawca na uwzględnienie dokumentów?

Przepisy mówią, że pracodawca ma zrobić to niezwłocznie po otrzymaniu kompletnych dokumentów, czyli bez zbędnej zwłoki – praktycznie powinno to nastąpić przy najbliższym przeliczeniu stażu (np. przed końcem miesiąca lub przed udzieleniem urlopu).

Nowy staż pracy 2026 – najczęstsze pytania

Czy praca na umowę o dzieło wlicza się do stażu pracy według nowych zasad?
Nie. Umowa o dzieło nadal nie wlicza się do stażu pracy – ani do urlopu, ani do dodatku stażowego, ani do innych uprawnień pracowniczych.

Czy umowa-zlecenie wlicza się do stażu pracy wstecz czy dopiero od 2026 roku?

Możliwość wliczenia umowy – zlecenie do stażu pracy istnieje dopiero od 2026 roku, ale wliczyć można wszystkie okresy pracy na umowie-zlecenie przed 2026 rokiem. Jeśli zatem praca w oparciu o umowę-zlecenie odbywała się w latach 2005-2010, w 2026 roku możesz ten okres wliczyć w staż pracy, o ile przyniesiesz swojemu pracodawcy potwierdzenie stażu pracy uzyskane z ZUS.

Czy jest minimalny okres trwania umowy - zlecenia by liczył się do stażu pracy?

Nie, potwierdzenie możesz otrzymać nawet wtedy, kiedy pracowałeś/łaś na zleceniu tylko 1 dzień.

Czy zmiana w stażu pracy wpływa na uprawnienia emerytalne?

Nowe przepisy nie zmieniają zasad przyznawania emerytury. Tu nadal liczy się wiek i lata ze składkami. Zmieniają natomiast to, że umowy zlecenia i działalność gospodarcza ‘przechodzą’ także do stażu pracy, od którego zależą urlop i dodatki, a nie tylko do ZUS.

Przy emeryturze trzeba odróżnić staż pracy „pracowniczy” od okresów składkowych i nieskładkowych w systemie emerytalnym.

Do emerytury minimalnej (czyli gwarantowanej minimalnej kwoty wypłaty) liczy się określona liczba lat podlegania ubezpieczeniom – czyli okresy, za które były opłacane składki emerytalne oraz wybrane okresy nieskładkowe.

Czy okres urlopu bezpłatnego liczy się do stażu pracy według nowych przepisów?
Co do zasady nie. Urlop bezpłatny zwykle nie wlicza się do stażu pracy, od którego zależą uprawnienia pracownicze, chyba że szczególne przepisy branżowe stanowią inaczej (np. w niektórych służbach).

Zawiesiłam działalność, aby opiekować się dzieckiem – czy to wliczy się do stażu pracy?

Tak, jeśli w tym czasie byłaś zgłoszona do ubezpieczeń jako osoba sprawująca osobistą opiekę nad dzieckiem. Jest to traktowane podobnie jak urlop wychowawczy u pracownika na etacie.

Czy jeśli jednocześnie pracowałem na etacie i na zleceniu to staż pracy policzy się za oba okresy?

Jeśli jednocześnie pracowałeś na etacie i na zleceniu, to do stażu pracy liczy się tylko jeden okres w danym czasie, czyli  miesiąc, w którym miałeś etat i zlecenie jednocześnie, dolicza się jako 1 miesiąc stażu, a nie 2.

Co zrobić, jeśli zleceniodawca nie odprowadził składek, a firma już nie istnieje?

Jeżeli zleceniodawca nie zgłosił Cię do ZUS, a firma już nie istnieje, wciąż możesz próbować udowodnić nowemu pracodawcy staż pracy w okresie zlecenia (umowami, rachunkami, przelewami czy innymi dokumentami). Nowy pracodawca może zaliczyć ten okres do stażu pracy na podstawie takich dowodów, ale ZUS nie zawsze uzna go do emerytury, jeśli składki faktycznie nie zostały opłacone.

Co jeśli pracowałem/am za granicą – czy te okresy też się uwzględniają?
Tak, ale tylko jeśli potrafisz udokumentować pracę. Do stażu pracy wlicza się udokumentowany okres wykonywania pracy zarobkowej za granicą u pracodawcy zagranicznego, nawet jeśli nie były to polskie składki ZUS.
Potrzebne są np. zagraniczne umowy, zaświadczenia od pracodawcy lub tamtejszego odpowiednika ZUS. Na ich podstawie pracodawca w Polsce może doliczyć te lata do stażu.

Pracowałem na zleceniu w agencji pracy – do kogo mam wystąpić o potwierdzenie stażu pracy?

Nawet jeśli pracowałeś na zlecenie z agencją pracy taką jak Trenkwalder, wszelkie kwestie dotyczące ustalenia lub przeliczenia stażu pracy należy zgłaszać bezpośrednio do ZUS, a nie do agencji.

Czy przy każdej zmianie pracy będzie trzeba przedkładać potwierdzenia stażu z ZUS?  

Zaświadczenie „stażowe” z ZUS jest uniwersalne – potwierdza Twoje okresy ubezpieczenia, a nie jest „przypisane” do jednego pracodawcy. Tak jak w każdej nowej firmie przedstawiasz świadectwa pracy, tak będziesz również przedstawiać zaświadczenia stażu pracy z ZUS. Nie trzeba będzie jednak ponownie o nie występować.

Czy pracodawcy mogą zweryfikować zaświadczenie ZUS o stażu pracy?

Tak, od 31 marca 2026 roku pracodawca ma możliwość potwierdzanie autentyczności zaświadczeń, które ZUS wydaje na wniosek USP. Robi to bazując na pliku pdf otrzymanym od pracownika.