Kandydat
Co to jest Kindergeld i ile wynosi w Niemczech?Co to jest Kindergeld i ile wynosi w Niemczech?
Co to jest Kindergeld i ile wynosi w Niemczech?

Trenkwalder

5 miesięcy temu

19 min. czytania

Praca za granicą

Co to jest Kindergeld i ile wynosi w Niemczech?

Masz dzieci i pracujesz lub chcesz pracować w Niemczech? Zobacz co to jest Kindergeld, komu przysługuje, ile wynosi i jakie dokumenty są potrzebne do wniosku.

Udostępnij ten artykuł

Pracując legalnie w Niemczech przez ponad sześć miesięcy, możesz mieć prawo do niemieckiego zasiłku rodzinnego, znanego jako Kindergeld. Niemcy są jednym z krajów, gdzie uzyskanie tego świadczenia jest stosunkowo proste. Świadczenie przysługuje nie tylko na dzieci mieszkające w Niemczech, ale również na te przebywające w Polsce, co jest szczególnie atrakcyjne dla Polaków pracujących za naszą zachodnią granicą.

W artykule przedstawimy szczegółowe informacje na temat tego, czym jest ten zasiłek, jakie dokumenty są potrzebne do jego uzyskania oraz jaka jest wysokość tego świadczenia.

Z tego artykułu dowiesz się:

Kindergeld – co to za świadczenie i kogo dotyczy?

Kindergeld to zasiłek na dzieci przyznawany w Niemczech, który przysługuje ich rodzicom lub opiekunom prawnym, jeśli legalnie pracują (również jako pracownicy delegowani) lub prowadzą działalność w tym kraju przez co najmniej sześć miesięcy w roku, niezależnie od dochodów, jakie osiągają. Może być przyznany zarówno matce, jak i ojcu dziecka, w zależności od ich ustaleń oraz tego, kto jest faktycznym opiekunem dziecka. Jeśli rodzice mieszkają razem, domyślnie świadczenie wypłacane jest matce, chyba że przedstawi ona dokumenty wskazujące na inną decyzję. W przypadku rodziców rozwiedzionych lub żyjących w separacji zasiłek trafia do tego rodzica, z którym dziecko mieszka. Świadczenie dotyczy nie tylko dzieci biologicznych, ale również dzieci adoptowanych oraz dzieci formalnego partnera lub współmałżonka na stałe włączonych do gospodarstwa domowego, a także wnuków, jeśli to dziadkowie sprawują nad nimi opiekę. Kluczowym kryterium jest wspólny meldunek dzieci i ich opiekunów prawnych.


Polacy pracujący w Niemczech i podlegający tym samym obowiązkowi podatkowemu, również mogą ubiegać się o zasiłek, nawet jeśli ich dzieci mieszkają w Polsce (lub innym kraju Unii Europejskiej), a więc gdy centrum ich interesów rodzinnych znajduje się poza Niemcami. Nawet jeśli Polak nie ma meldunku w Niemczech, ale pracuje tam przez co najmniej 183 dni w roku, a 90% jego całkowitego dochodu zostało wypracowane właśnie w tym kraju, to może on podlegać nieograniczonemu obowiązkowi podatkowemu. W konsekwencji pozwala to na uzyskanie tego świadczenia.

Jeśli korzysta z programu 800+, może również otrzymywać niemiecką wersję tego zasiłku i ma prawo do różnicy między wysokością obu świadczeń, jednak musi zgłosić fakt otrzymywania świadczenia w Polsce niemieckiej Kasie Świadczeń Rodzinnych (Familienkasse).

 

Kindergeld – do jakiego wieku przysługuje?

  • Kindergeld przysługuje na każde dziecko do momentu ukończenia 18. roku życia.

  • Zasiłek może być też wypłacany aż do 25. roku życia, pod warunkiem dostarczenia odpowiednich zaświadczeń potwierdzających kontynuowanie nauki przez dziecko.

  • W przypadku, gdy dziecko jest bezrobotne, ale zarejestrowane w niemieckiej Federalnej Agencji Pracy (Bundesagentur für Arbeit) lub też jego dochód nie przekracza 8 tysięcy euro rocznie (warto również zaznaczyć, że dziecko może dorabiać poprzez tzw. minipracę, o ile jego dochody nie przekraczają 450 euro miesięcznie), zasiłek można pobierać do 21. roku życia.

  • Dzieci niepełnosprawne mogą natomiast otrzymywać zasiłek nawet po ukończeniu 25 lat, jeśli niepełnosprawność wystąpiła przed 25. urodzinami i uniemożliwia im podjęcie pracy zarobkowej.

 

Ile wynosi Kindergeld w Niemczech? 

W 2024 roku Kindergeld w Niemczech wynosi 250 euro miesięcznie na każde dziecko. Z dniem 1 stycznia 2023 roku, w odpowiedzi na rosnącą inflację, niemiecki rząd podniósł stawkę oraz zmienił warunki przyznania zasiłku, aby lepiej wspierać rodziny. Do 2023 roku wysokość zasiłku rodzinnego zależała od liczby dzieci w rodzinie: na pierwsze i drugie dziecko wynosiła 219 euro miesięcznie, na trzecie dziecko było to 225 euro, natomiast na każde kolejne dziecko przysługiwało 250 euro miesięcznie. Warto podkreślić, że zasiłek ten może być zwiększony o dodatek Kinderzuschlag.

Masz dzieci i chcesz pracować w Niemczech, aby otrzymywać Kindergeld?

Oferujemy zatrudnienie ze wsparciem koordynatora.

Zadzwoń i dowiedz się więcej +48 22 290 27 65 lub wypełnij formularz.

 

Co to jest Kinderzuschlag?

Kinderzuschlag to dodatkowy zasiłek przyznawany równocześnie z Kindergeld, skierowany do rodzin w Niemczech o niskich dochodach i jest uzależniony od jego wysokości. W 2024 roku wynosi maksymalnie 250 euro miesięcznie. Aby się zakwalifikować, rodzice lub opiekunowie muszą:

  • osiągać minimalne dochody brutto wynoszące 900 euro dla par lub 600 euro dla samotnych rodziców,

  • pobierać Kindergeld,

  • zamieszkiwać w Niemczech razem z dziećmi, które nie mogą mieć więcej niż 25 lat i być w związku małżeńskim lub partnerskim.

  • złożyć oddzielny wniosek w Familienkasse, a po pół roku ponownie ubiegać się o dodatek (narzędzie KiZ-Lotse na stronie Federalne Agencji Pracy pomaga w weryfikacji uprawnień do tego świadczenia.

 

Jakie dokumenty są potrzebne do Kindergeld?

Aby złożyć wniosek o Kindergeld w Niemczech w 2024 roku, potrzebujemy kilku istotnych dokumentów. Należą do nich:

  • wypełnione formularze aplikacyjne,

  • akty małżeństwa i urodzenia dziecka (idealnie, jeśli byłby w międzynarodowej wersji),

  • zaświadczenie potwierdzające wspólne zamieszkania z dzieckiem lub ewentualne oddzielne zaświadczenie o zameldowaniu, jeśli dziecko mieszka pod innym adresem (rozpatrywane indywidualnie),

  • kopia dowodu osobistego lub paszportu.

 W sytuacji zatrudnienia na umowę o pracę potrzebne będzie poświadczenie o stosunku pracy (Arbeitgeberbescheinigung), a w przypadku dzieci powyżej 18 lat – zaświadczenie o nauce.

W zależności od sytuacji może być również konieczne przedstawienie takich dokumentów jak decyzja o otrzymywaniu zasiłku z innego państwa Unii Europejskiej, oświadczenie rodzicielskie o przekazaniu opieki nad dziećmi, dokumenty związane z działalnością gospodarczą czy orzeczenia sądowe.

 

Kiedy złożyć wniosek o Kindergeld?

W Niemczech o Kindergeld można wystąpić po okresie 6 miesięcy legalnej pracy lub prowadzenia działalności gospodarczej, chociaż istnieją wyjątki, gdzie wniosek można złożyć wcześniej. Możliwe jest także ubieganie się o zasiłek z mocą wsteczną, sięgającą maksymalnie pół roku do tyłu od daty złożenia wniosku. Aby rozpocząć proces wnioskowania o świadczenie, należy przedłożyć wymagane dokumenty bezpośrednio w Familienkasse – osobiście lub za pośrednictwem pełnomocnika, albo wysyłając je pocztą lub online.

Przepisy obowiązujące od 2023 roku upraszczają także procedurę otrzymania zasiłku dla Polaków w Niemczech, umożliwiając pełne korzystanie z dodatkowego zasiłku bez względu na status zatrudnienia obu rodziców za granicą. Proces aplikowania odbywa się za pomocą formularzy dostępnych w Familienkasse lub przez stronę internetową.

 

Ile się czeka na Kindergeld?

Zazwyczaj proces przyznawania Kindergeld zajmuje od dwóch do sześciu miesięcy. Mimo że wypłata zasiłku następuje co miesiąc, to nie ma stałej daty, w której ona następuje. Zależy to bowiem od numeru Kindergeldnummer, czyli numeru nadawanego rodzicom lub opiekunom, którym przysługuje świadczenie. Ostatnia cyfra tego numeru określa termin wypłaty, przy czym wyższa cyfra oznacza późniejszą datę przelewu. Cyfry od:

  • 0 do 3 to oznaczają wypłatę na początku miesiąca,

  • od 4 do 6 – w drugim tygodniu miesiąca,

  • od 7 do 9 – w trzecim tygodniu miesiąca.

Świadczenie jest zawsze przelewane na konto bankowe wnioskodawcy, nie ma możliwości odbioru gotówki. Warto pamiętać, że wysokość otrzymanego zasiłku rodzinnego należy wpisać w zeznaniu podatkowym przy rozliczaniu podatku w Niemczech.

 

Kindergeld w Niemczech a polskie 800+

W 2024 roku polskie rodziny mogą korzystać z dwóch różnych form wsparcia finansowego na dzieci: programu 800+ oraz niemieckiego Kindergeld, które można otrzymywać równocześnie, jeśli spełnia się odpowiednie kryteria w obu krajach. 800+ oferuje niższą kwotę na dziecko, ponieważ niemieckie świadczenie wynoszące 250 euro to około 1100 zł. Polskie świadczenie jest jednak tylko 1,4 raza mniejsze od niemieckiego, a w relacji do zarobków w obu krajach polskie rodziny w porównaniu do niemieckich dostają trochę większą kwotę.


Wprowadzenie zmian w polskim systemie z 500+ na 800+ miało wpływ na system weryfikacji statusu zawodowego rodziców w Polsce przez niemieckie instytucje, takie jak Federalnej Agencja Pracy. Rodzice uznani za nieaktywnych zawodowo w Polsce będą mieć pierwszeństwo wypłaty niemieckiego zasiłku w pełnej wysokości, ponieważ Niemcy przestrzegają unijnej zasady pierwszeństwa, a do tego będą otrzymywać polskie 800+, jako świadczenie gwarantowane. Natomiast ci, którzy są uznawani za aktywnych zawodowo, mogą pobierać zarówno 800+, jak i niemiecki zasiłek, ale w ten sposób, że polskie świadczenie zostanie uzupełnione o tzw. dodatek dyferencyjny do wysokości niemieckiego świadczenia, co oznacza, że dzięki tej zmianie mniejsze koszty poniesie niemiecki budżet. Aby zapewnić poprawność wypłat niemieckiego świadczenia, zaleca się zgłoszenie zmiany w wysokości lub nabycia polskiego świadczenia przy pomocy druku KG 45 Kindergeld w Familienkasse.

Czy podobał Ci się artykuł?

Podziel się nim z innymi!

Więcej postów
Rekrutacje silversów i zarządzanie zespołami zróżnicowanymi wiekowoRekrutacje silversów i zarządzanie zespołami zróżnicowanymi wiekowo

Rekrutacje silversów i zarządzanie zespołami zróżnicowanymi wiekowo

Trendy HRZarządzanie pracownikamiPlanowanie zatrudnienia

Jak przebiega rekrutacja silversów? Jakie korzyści niesie zatrudnianie osób po 50-tce? O czym pamiętać rekrutując osoby z najstarszego pokolenia?

Rekruterzy łaskawszym okiem patrzą na ludzi dojrzałych, zaczynają doceniać ich wiedzę, doświadczenie i stabilność. Warto zachować zdrowy dystans do dzielenia ludzi na grupy pod kątem wieku. Pracownicy 50 i 60+ to w dużej mierze ludzie wykształceni, spełnieni w życiu osobistym, dobrze radzący sobie w sytuacjach kryzysowych, dbający o zdrowie, realizujący swoje pasje. Krótko mówiąc – interesujący profesjonaliści.

Stereotypowe obawy i uprzedzenia, że silversi nie poradzą sobie we współpracy z młodszymi, są przesadzone. Ludzie z dużym stażem zawodowym mają różnorodne, nieprzedawnione kompetencje, silną motywację i nadal chęć do nauki. Są dobrymi specjalistami, ekspertami, menedżerami, prezesami. Podobnie można określić pracowników blue collar, ich zaangażowanie, determinacja, fachowa wiedza i doświadczenie może być nierzadko wzorem dla dzisiejszych młodych pracowników. Zatrudnianie silversów wzbogaca organizacje – pomaga kształtować harmonijny klimat i wspomaga transfer wiedzy.

Z tego artykułu dowiesz się:

Rekrutowanie silversów

Rekrutacja silversów tak naprawdę nie różni się rekrutacji nie-silversów. Sprawdzamy kompetencje, stosujemy testy, rozmawiamy z kandydatami o ich doświadczeniu zawodowym, motywacji i określamy stopień dopasowania do roli i zespołu.

Jak w każdej rekrutacji, mogą pojawić się problemy. To prawda, że różnica wieku może rzutować na komunikację i pewność siebie obu stron w relacji rekrutacyjnej. Jeśli rekruter ma niewielki staż, a kandydat jest starszy o 25 lat, rekruter może grać osobę bardziej doświadczoną, niż jest, a kandydat – osobę wyluzowaną lub przeciwnie, może być dominujący i krytyczny wobec rekrutera. Efekt takiej rozmowy może być różny. Dlatego warto pracować nad nastawieniem do innych i akceptacją różnorodności, w jakiejkolwiek roli występujemy.

Co jest kluczem do dobrej komunikacji międzypokoleniowej? 

Na pewno otwartość, ciekawość i elastyczność. Nastawienie na zrozumienie, akceptacja różnic, umiejętność dostosowania stanowi o sukcesie dialogu międzypokoleniowego. Na rynku pracy mamy przekrój pokoleń od boomersów do zetek i tak naprawdę, nie ma odwrotu od wspólnej pracy.

 

Rekrutując silversów, warto być otwartym i zainteresowanym ich historią – można się od wówczas dowiedzieć ciekawych rzeczy o początkach kapitalizmu w Polsce, o firmach, ludziach i stylu pracy – te wspomnienia mogą również być źródłem wiedzy o kompetencjach i motywacji kandydatów. 

 

Jesteś z pokolenia Y/Z i rekrutujesz silversów? Pamiętaj:

  • Gdy oni zaczynali pracę, mieli prostą motywację – zdobywanie szczytów (wyzwania) i dobre pieniądze (benefitów wtedy nie było).

  • Warto docenić ich doświadczenie zawodowe i życiowe, oni naprawdę zdobyli niejeden szczyt i zaliczyli niejeden upadek.

  • Możesz liczyć na ich odpowiedzialność i zaangażowanie.

  • Są mistrzami wielozadaniowości.

  • Szukają rozwiązań, nie odpuszczają.

  • Charakteryzuje ich dojrzałość emocjonalna i społeczna, mogą być wsparciem dla młodszych pracowników.

  • Mają wysokie standardy jakości pracy.

  • Są zorientowani na relacje (chętniej rozmawiają bezpośrednio, niż klikają).

  • Potrafią rozwiązywać problemy – znają z doświadczenia sytuacje konfliktowe, presję, przeżyli niejedną zmianę.

  • Nie będą szukać nowej pracy za pół roku.

Silversi szukający pracy naprawdę jej potrzebują i chcą pracować, ich motywacja jest inna niż kiedyś – dziś chcą czuć się potrzebni, dzielić się doświadczeniem, robić to, w czym są dobrzy.


Różnice międzypokoleniowe są, ale nie warto ulegać stereotypom. Dużą obawę rekruterów budzi chęć pracy srebrnych kandydatów na niższych stanowiskach. Niepotrzebnie, silversi z doświadczeniem na stanowiskach kierowniczych często poszukują pracy na stanowiskach eksperckich i specjalistycznych, a niekoniecznie menedżerskiej odpowiedzialności. Chętnie pełnią funkcję o mniejszym stopniu decyzyjności i wpływu.


 

Korzyści wynikające z zatrudniania silversów

  • Organizacja staje się różnorodna.

  • Transfer wiedzy jest bogatszy i wielokierunkowy.

  • Rosną zasoby mentoringowe organizacji.

  • Dzięki zróżnicowaniu kompetencji, punktów widzenia i opinii produktywność i kreatywność zespołów nabiera nowej jakości.

 

Zarządzanie zespołami zróżnicowanymi wiekowo

Zarządzanie silversami to kwestia empatii, elastyczności i uznania ich atutów. Odpowiednie podejście zwiększa ich zaangażowanie, lojalność i satysfakcję, co pozytywnie wpływa na całą firmę.

 

Zdarza się, że młodsi szefowie nie potrafią zarządzać osobami starszymi od siebie lub w zespole są niesnaski pomiędzy osobami w różnym wieku. Wówczas warto sięgnąć po pomoc trenera/coacha, zrealizować warsztaty integrujące, zapytać wszystkich o obawy, uprzedzenia i trudności w komunikacji. Bez dialogu, współpraca dryfuje na mieliznę, a przecież nie o to chodzi.

 

Jeśli chcesz efektywnie zarządzać zespołem silversów lub zespołem złożonym z osób w różnym wieku pamiętaj o poniższych działaniach i strategiach:

  • Indywidualne podejście uwzględniające potrzeby i preferencje różnych osób w zespole.

  • Docenianie doświadczenia i wiedzy silversów.

  • Nastawienie na porozumienie i wzajemne uczenie się.

  • Rezygnacja z mikrozarządzania.

  • Adekwatne delegowanie zadań.

  • Docenianie lojalności.

  • Otwartość na ich opinie.

  • Umożliwienie silversom pełnienia ról mentorskich (formalnie i nieformalnie).

  • Wspieranie rozwoju i oferowanie szkoleń.

  • Transparentna komunikacja pozbawiona uprzedzeń.

  • Inicjowanie wydarzeń integracyjnych, promujących współpracę międzypokoleniową.

  • Zapewnienie odpowiedniego wsparcia w zakresie korzystania z nowych technologii – szkolenia, tech-coaching.

  • Planowanie sukcesji, silversi prędzej niż później przejdą na emeryturę.

Polityka różnorodności i inkluzywności w wielu organizacjach jest faktem, a jej realizacja zależy między innymi od umiejętności zarządzania zespołami osób w różnym wieku. To niewątpliwie jedno z wyzwań dla ambitnych, nowoczesnych liderów.

Wynagrodzenie w euro czy złotówkach – wypłata pensji unijnej walucieWynagrodzenie w euro czy złotówkach – wypłata pensji unijnej walucie

Wynagrodzenie w euro czy złotówkach – wypłata pensji unijnej walucie

Praca za granicą

Zastanawiasz się jak wygląda wypłata wynagrodzenia w euro? Zobacz nasz artykuł na temat przeliczania wynagrodzeń w euro i przekonaj się, jakie to jest proste!

Od przystąpienia Polski do Unii Europejskiej i otwarcia granic, polskie firmy coraz śmielej działają na rynkach zagranicznych, a Polacy są chętnie zatrudniani za granicą jako pracownicy delegowani. Wiele z naszych firm, w tym Agencje Pracy, współpracuje obecnie głównie z zagranicznymi kontrahentami, dokonując rozliczeń w obcych walutach, w tym wypłacając wynagrodzenie w euro. Kiedy możliwa jest wypłata wynagrodzenia w euro i jak wygląda?

Zapoznaj się z naszym artykułem, aby znaleźć odpowiedzi na te pytania.

Z tego artykułu dowiesz się:

Wynagrodzenie w euro – zasady przeliczania według kursu NBP

Zasady wypłacania wynagrodzenia w euro, jak i w każdej innej obcej walucie, są szczegółowo opisane w polskim Kodeksie pracy. Niemniej, gdy wynagrodzenie ma być wypłacane w obcej walucie, konieczne jest również uwzględnienie przepisów Kodeksu cywilnego, do którego odsyła artykuł 300 Kodeksu pracy w przypadku zagadnień nieuregulowanych w Kodeksie pracy. Zgodnie z art. 358 Kodeksu cywilnego, wartość waluty obcej określa się według średniego kursu ogłaszanego przez Narodowy Bank Polski (NBP).

 

Aby prawidłowo wyliczyć wynagrodzenie w euro, należy przeliczyć je po kursie NBP z dnia wymagalności roszczenia. W przypadku przelewów bierze się pod uwagę stawkę z ostatniego dnia roboczego poprzedzającego obciążenie rachunku bankowego pracodawcy. Kwotę wynagrodzenia brutto w euro przelicza się na złotówki, po czym dokonuje się odpowiednich potrąceń, takich jak podatek dochodowy i składki ZUS, zgodnie ze standardowymi zasadami naliczania list płac. Po ustaleniu kwoty netto w złotówkach należy ponownie przeliczyć ją na euro, uzyskując w ten sposób kwotę netto, którą pracodawca wypłaci pracownikowi.

 

Chcesz pracować w Niemczech i otrzymywać wynagrodzenie w euro?

Oferujemy zatrudnienie ze wsparciem koordynatora.

Zadzwoń i dowiedz się więcej +48 22 290 27 65 lub sprawdź aktualne oferty pracy za granicą

 

Ochrona wynagrodzenia w euro – zasady i przepisy

Niezależnie od tego, czy pracownik otrzymuje wynagrodzenie w euro, czy w innej obcej walucie, rozliczenie pensji musi spełniać określone standardy ochrony płac. Kluczowym elementem tej ochrony jest przestrzeganie minimalnego wynagrodzenia obowiązującego w Polsce w danym roku. Pracodawca, wypłacający wynagrodzenie w euro, musi zapewnić, że po przeliczeniu na złotówki, zgodnie z kursem średnim Narodowego Banku Polskiego (NBP), kwota ta nie jest niższa niż aktualna krajowa płaca minimalna.

 

Jeśli po przeliczeniu wynagrodzenia okaże się, że jest ono poniżej obowiązującej minimalnej płacy, pracodawca ma obowiązek wyrównać tę różnicę. W praktyce oznacza to, że po przeliczeniu brutto wynagrodzenia na złotówki i dokonaniu odpowiednich potrąceń, takich jak podatek dochodowy oraz składki ZUS, kwota netto musi być ponownie przeliczona na walutę obcą, aby zapewnić pracownikowi należną wypłatę. Proces ten nie tylko chroni interesy pracowników, ale również zapewnia zgodność z przepisami prawa pracy i Kodeksu cywilnego.

 

Kiedy jest możliwa wypłata wynagrodzenia w euro?

Wypłata wynagrodzenia w euro jest możliwa tylko wtedy, gdy obie strony umowy, czyli pracodawca i pracownik, wyrażą na to zgodę. Pracodawca nie może jednostronnie narzucić wypłaty wynagrodzenia w innej walucie. Z tego powodu zaleca się uwzględnienie w umowie o pracę klauzuli określającej walutę, w której będzie dokonywana wypłata. Pracownik ma prawo odmówić otrzymywania wynagrodzenia w walucie innej niż obowiązująca w kraju, w którym pracuje.

 

Jeśli pracownik podpisuje umowę o pracę za granicą z Trenkwalder, ma możliwość otrzymania wynagrodzenia w euro lub złotówkach. Posiadanie konta walutowego nie jest wymagane, jednak wypłata w EURO jest korzystniejsza, ponieważ unika się wtedy podwójnego przewalutowania. Konto walutowe można założyć w większości polskich banków i korzystać z niego zarówno w Polsce, jak i za granicą.

Ustawa o ochronie sygnalistów – nowe obowiązki dla pracodawcówUstawa o ochronie sygnalistów – nowe obowiązki dla pracodawców

Ustawa o ochronie sygnalistów – nowe obowiązki dla pracodawców

Prawo pracy

Sprawdź, co pracodawcy powinni wiedzieć o zmianie przepisów dotyczących ustawy o ochronie sygnalistów i jakie obowiązki na nich nakłada.

21 czerwca br., Prezydent RP podpisał ustawę o ochronie sygnalistów, która została opublikowana w Dzienniku Ustaw dnia 24 czerwca br. Podstawą polskiej ustawy są zapisy Dyrektywy Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2019/1937 w sprawie ochrony osób zgłaszających naruszenia prawa Unii z dnia 23 października 2019 r.

Na co pracodawcy powinni zwrócić uwagę, aby sprawnie i bez błędów opracować odpowiednie procedury?


Z tego artykułu dowiesz się:

Ustawa o ochronie sygnalistów – kim jest tzw. whisteblower?

 Zgodnie z zapisami ustawy o ochronie sygnalistów (ang. whisteblower) może nim zostać:

  • pracownik,

  • pracownik tymczasowy,

  • osoba świadcząca pracę na innej podstawie niż stosunek pracy, w tym na podstawie umowy cywilnoprawnej,

  • przedsiębiorca,

  • prokurent,

  • akcjonariusz lub wspólnik,

  • członek organu osoby prawnej lub jednostki organizacyjnej nieposiadającej osobowości prawnej,

  • osoba świadcząca pracę pod nadzorem i kierownictwem wykonawcy, podwykonawcy lub dostawcy, w tym na podstawie umowy cywilnoprawnej,

  • stażysta,

  • wolontariusz,

  • praktykant,

  • kandydat do pracy,

  • były pracownik.

Ponadto sygnalistami mogą być funkcjonariusze w rozumieniu art. 1 ust. 1 ustawy z dnia 18 lutego 1994 r. o zaopatrzeniu emerytalnym funkcjonariuszy Policji, Agencji Bezpieczeństwa Wewnętrznego, Agencji Wywiadu, Służby Kontrwywiadu Wojskowego, Służby Wywiadu Wojskowego, Centralnego Biura Antykorupcyjnego, Straży Granicznej, Straży Marszałkowskiej, Służby Ochrony Państwa, Państwowej Straży Pożarnej, Służby Celno-Skarbowej i Służby Więziennej oraz ich rodzin; a także żołnierz w rozumieniu art. 2 pkt 39 ustawy z dnia 11 marca 2022 r. o obronie Ojczyzny.

 

Sygnalista ma kilka możliwości dokonania zgłoszenia:

  • zgłoszenie wewnętrzne dokonywane do pracodawcy,

  • zgłoszenie zewnętrzne do organu publicznego,

  • ogłoszenie publiczne (tylko w szczególnie określonych przypadkach).

Zgodnie z ustawą sygnalista jest objęty ochroną przed działaniami odwetowymi w następujących przypadkach:

  • Zgłoszenie w dobrej wierze tzn. sygnalista w momencie dokonania zgłoszenia musi mieć uzasadnione podejrzenie zaistniałego lub potencjalnego naruszenia prawa, do którego doszło lub prawdopodobnie dojdzie.

  • Zgłoszenie musi dotyczyć naruszeń prawa wskazanych w ustawie, tj. np. korupcji, ochrony środowiska czy ochrony konsumentów. Uwaga – pracodawcy mogą w wewnętrznych procedurach poszerzyć katalog z ustawy i przewidzieć możliwość zgłaszania naruszeń dotyczących obowiązujących u pracodawcy regulacji wewnętrznych lub standardów etycznych – ale tu tylko zgłoszenie wewnętrzne będzie możliwe.

  • Zgłoszenie musi dotyczyć informacji, która została uzyskana w kontekście związanym z pracą.

 Jeśli ww. przesłanki są spełnione, to sygnalista zostaje objęty ochroną z chwilą dokonania zgłoszenia. Ochrona sygnalisty polega na tym, że nie mogą być wobec niego podejmowane działania odwetowe ani próby lub groźby zastosowania takich działań. Ustawa o ochronie sygnalistów wskazuje, na czym takie działania odwetowe mogą polegać, jednak nie jest to katalog zamknięty. Przykłady to: odmowa nawiązania stosunku pracy, rozwiązania umowy o pracę, wstrzymanie awansu, negatywna ocena wyników pracy, mobbing, dyskryminacja.

 

Kiedy wchodzi ustawa o ochronie sygnalistów i kogo dotyczy?

Przepisy ustawy o ochronie sygnalistów wchodzą w życie 25 września 2024. W związku z opóźnieniem (miało to nastąpić do 17 grudnia 2021 r.) część polskich pracodawców już wcześniej zaczęła opracowywać wewnętrzne procedury w swoich firmach czy instytucjach. Jednak bez polskiej ustawy, która wdraża do naszego porządku prawnego zapisy unijnej dyrektywy, nie mogli tego procesu zakończyć.

 

Teraz pracodawcy mają 3 miesiące na opracowanie stosownych procedur ochrony sygnalistów lub ich weryfikację pod kątem zgodności z polską ustawą. Obowiązek ten spoczywa zarówno na podmiotach prywatnych, jak i publicznych, które zatrudniają co najmniej 50 osób. Pracodawcy zatrudniający mniej niż 50 osób mogą, ale nie muszą wdrożyć w swoich organizacjach przepisów ww. ustawy.


Nowe obowiązki dla firm w ustawie o ochronie sygnalistów

Ustawa o ochronie sygnalistów nakłada na pracodawców szereg nowych obowiązków. Nieustanowienia procedury albo ustanowienie jej z naruszeniem istotnych wymogów wskazanych w ustawie podlega karze grzywny. Na co pracodawcy powinni zwrócić uwagę w procesie wdrażania postanowień ustawy?

 

– Ustalenie procedury zgłoszeń wewnętrznych musi być poprzedzone konsultacjami. Jeśli u pracodawcy działają związki zawodowe, konsultacje powinny być prowadzone z zakładową organizacją związkową. Jeśli nie ma związków zawodowych, konsultacje należy przeprowadzić z przedstawicielami osób świadczących pracę na rzecz pracodawcy wyłonionymi w trybie przyjętym u pracodawcy. Co ciekawe, ustawa określa czas prowadzenia takich konsultacji – mają one trwać nie krócej niż 5 i nie dłużej niż 10 dni liczonych od przedstawienia przez pracodawcę projektu procedury – podpowiada Dominika Domiańska-Drzazga, radca prawy w Trenkwalder.

 

W procedurze zgłoszeń wewnętrznych nieprawidłowości w firmie należy określić m.in.:

  • Kto będzie upoważniony do przyjmowania zgłoszeń wewnętrznych – może to być wewnętrzna jednostka organizacyjna działająca u pracodawcy (np. konkretny dział), konkretna osoba w ramach struktury organizacyjnej (np. dyrektor HR) lub podmiot zewnętrzny (np. kancelaria prawna);

  • Sposoby przekazywania zgłoszeń przez sygnalistę oraz bezstronną wewnętrzną jednostkę organizacyjną lub osobę w ramach struktury organizacyjnej, które będą upoważnione do prowadzenia działań następczych (m.in. weryfikacja zgłoszenia, kontakt z sygnalistą), tryb postępowania
    z informacjami o naruszeniach zgłoszonymi anonimowo – pracodawcy mogą sami zdecydować czy takie zgłoszenia przyjmować, czy nie.

Zgodnie z ustawą, sposoby przekazywania zgłoszeń wewnętrznych obejmują co najmniej możliwość dokonywania zgłoszeń ustnie lub pisemnie. Przy ustalaniu sposobów zgłaszania naruszeń warto wziąć pod uwagę rodzaj zakładu pracy oraz personel, jaki pracodawca zatrudnia, tak aby zgłoszenia nie były dla nich utrudnione. Formularz on-line, który sprawdzi się w przypadku pracowników biurowych, może być utrudnieniem dla np. pracowników produkcyjnych. W tym drugim przypadku lepszym rozwiązaniem może być umieszczenie skrzynki, do której będzie można wrzucać zgłoszenia. Przy czym powinna się ona znajdować w miejscu nieobjętym monitoringiem kamer – zaznacza Dominika Domiańska-Drzazga.

 

Oprócz wyznaczenia odpowiednich kanałów zgłaszania przez sygnalistów nieprawidłowości, pracodawcy muszą sporządzić oczywiście odpowiednią dokumentację, czy dostosować swoje systemy IT.  Nie mniej ważna jest kampania informacyjna wewnątrz firmy, której celem będzie prawidłowe zaznajomienie pracowników z opracowanymi procedurami, np. poprzez zorganizowanie szkolenia, na którym zostanie pracownikom wytłumaczony cel wprowadzenia procedury zgłaszania naruszeń i główne założenia ustawy o ochronie sygnalistów.

 

Pracodawcy mogą w wewnętrznych procedurach poszerzyć katalog naruszeń wskazanych w ustawie i przewidzieć możliwość zgłaszania naruszeń dotyczących obowiązujących u pracodawcy regulacji wewnętrznych lub standardów etycznych. Pracownicy muszą zostać powiadomieni, że tylko zgłoszenie wewnętrzne będzie możliwe w takim przypadku – mówi Dominika Domiańska-Drzyzga.

 

Pracownicy tymczasowi a ustawa o ochronie sygnalistów

Pracownicy tymczasowi zostali wprost objęci przepisami ustawy o ochronie sygnalistów. Pracownik tymczasowy będzie mógł zgłosić naruszenie zarówno w agencji pracy tymczasowej, jak i u pracodawcy użytkownika – w zależności od tego, którego podmiotu naruszenie dotyczy.

 

Ważne jest, aby pracownicy tymczasowi zostali przez agencję pracy tymczasowej prawidłowo poinstruowani nie tylko, jakie naruszenia, ale też, do którego z podmiotów zgłaszać. Przy czym zarówno agencja pracy tymczasowej, jak i pracodawca użytkownik, powinni opracować wewnętrzną procedurę postępowania na wypadek zgłoszenia przez pracownika tymczasowego naruszenia dotyczącego drugiej strony.

 

Wątpliwości może budzić odpowiedź na pytanie, który z podmiotów – agencja pracy tymczasowej czy pracodawca użytkownik powinien wliczyć do stanu osób zatrudnionych pracowników tymczasowych. W mojej ocenie należy przyjąć, że liczbę pracowników tymczasowych powinna uwzględnić agencja pracy tymczasowej, jako formalny pracodawca – tłumaczy Dominika Domiańska-Drzyzga.

 

Czy ustawa o ochronie sygnalistów jest korzystna dla firm?

Wdrożenie zapisów ustawy o ochronie sygnalistów może być odbierane przez pracodawców jako swego rodzaju rewolucja, czy dodatkowe obciążenie. Pracodawcy powinni jednak spojrzeć na obowiązek wdrożenia postanowień w swoich organizacjach przez pryzmat korzyści, jakie mogą się z tym wiązać dla organizacji.

 

Uzyskanie informacji o nieprawidłowościach w organizacji pozwoli na podjęcie odpowiednich działań naprawczych oraz uniknięcie konsekwencji prawnych czy finansowych. Może też zapobiec utracie renomy organizacji.

Media społecznościowe

Śledź nas, aby być na bieżąco

Regularnie publikujemy nowe ciekawe oferty pracy, porady i poszukujemy talentów.

Trenkwalder @
iconiconiconiconiconicon