Przedłużenie ochrony czasowej obywateli Ukrainy z numerem pesel ze statusem UKR zostało wydłużone do 04 marca 2027 roku. Chcesz wiedzieć, jak legalnie zatrudnić pracownika z Ukrainy w 2026 roku? W tym artykule wyjaśniamy, jakie są zasady zatrudnienia pracowników z Ukrainy, jakie dokumenty są potrzebne i kiedy konieczna jest wiza pracownicza dla Ukraińca.

Obywatel Ukrainy może być zatrudniony w Polsce tylko wtedy, gdy jego pobyt w Polsce jest legalny i spełnione są warunki dostępu do rynku pracy. Kluczową rolę odgrywają dziś przepisy tzw. specustawy „ukraińskiej” oraz przedłużenie ochrony czasowej do 4 marca 2027 r. dla osób z numerem PESEL ze statusem UKR. Nowe przepisy jednocześnie wprowadzają istotne modyfikacje w obszarze legalizacji pobytu i dostępu do rynku pracy osób z Ukrainy.

Jak wynika z ustawy z dnia 23 stycznia 2026 roku o wygaszeniu rozwiązań wynikających z ustawy o pomocy obywatelom Ukrainy w związku z konfliktem zbrojnym na terytorium tego państwa oraz o zmianie niektórych innych ustaw, to ostatnie przedłużenie ochrony czasowej, co oznacza konieczność przygotowania się pracowników z Ukrainy do nowych zasad pobytowych po 2027 r.

W tym artykule poruszamy następujące kwestie:

1. Kluczowe terminy dotyczące legalizacji pobytu obywatela Ukrainy do 2027 roku

2. Jak legalnie zatrudnić pracownika z Ukrainy w 2026 roku

Ochrona czasowa Ukraińca i jego zatrudnienie w Polsce

Ustawa przewiduje przedłużenie do 4 marca 2027 r.:

• ochrony czasowej dla obywateli Ukrainy oraz członków ich rodzin posiadających numer PESEL ze statusem UKR,

• ważności dokumentów pobytowych, których termin upłynął po 24 lutego 2022 r., w tym:

• wiz krajowych,

• zezwoleń na pobyt czasowy,

• kart pobytu,

• polskich dokumentów tożsamości cudzoziemca,

• dokumentów „zgoda na pobyt tolerowany”,

• uprawnień wynikających z ruchu bezwizowego,

• zawieszenia biegu terminów na załatwienie spraw pobytowych.

Rozwiązania te zapewniają ciągłość legalnego pobytu osobom objętym ochroną czasową, jednak ustawodawca równocześnie wyraźnie wskazuje, że jest to okres przejściowy. 

Legalność pobytu obywateli Ukrainy – kluczowe terminy i obowiązki

Jeśli PESEL UKR został nadany na podstawie ważnego dokumentu podróży, to osoby z PESEL UKR nie muszą składać oddzielnych wniosków o przedłużenie ochrony – następuje to automatycznie.

Jeżeli numer PESEL UKR został nadany na podstawie oświadczenia (bez ważnego dokumentu tożsamości), cudzoziemiec ma obowiązek potwierdzić swoją tożsamość w dowolnym organie gminy na podstawie ważnego dokumentu podróży do 31 sierpnia 2026 r.

Brak potwierdzenia skutkuje:

• zmianą statusu UKR na NUE z dniem 1 września 2026 r.,

• utratą prawa do legalnego pobytu w Polsce.

 Termin 30 dni od dnia wjazdu do Polski na złożenie wniosku o PESEL UKR

Osoby, które wjadą na terytorium RP po 4 marca 2026 r., i będą chciały uzyskać ochronę czasową, muszą złożyć wniosek o nadanie numeru PESEL UKR w terminie 30 dni od dnia wjazdu do Polski. Niedochowanie terminu oznacza wygaśnięcie ochrony czasowej.

Jest to zmiana względem wcześniej obowiązujących przepisów, gdzie osoba z Ukrainy po PESEL UKR powinna była wystąpić niezwłocznie po przyjeździe.

Wyjazd z Polski a utrata ochrony

Ochrona czasowa wygasa w przypadku opuszczenia terytorium Polski na okres przekraczający 30 dni (jednorazowo). Ustawa nie przewiduje wyjątku dla cudzoziemców delegowanych przez polskich pracodawców do wykonywania pracy poza granicami RP, co może mieć istotne znaczenie dla firm działających międzynarodowo.

Co czeka Ukraińców po 4 marca 2027 r.?

Obecne przedłużenie jest ostatnim. Obywatele Ukrainy, którzy będą chcieli kontynuować pobyt w Polsce po 4 marca 2027 r., będą zobowiązani do uzyskania odrębnego tytułu pobytowego.

Planowane jest uruchomienie systemu teleinformatycznego MOS 2, umożliwiającego osobom posiadającym nieprzerwanie od 365 dni PESEL UKR ubieganie się o tzw. kartę CUKR w uproszczonej procedurze. Rozwiązanie to ma stanowić pomost między ochroną czasową a „klasycznymi” tytułami pobytowymi.

Jak legalnie zatrudnić pracownika z Ukrainy w Polsce?

Sposób zatrudnienia zależy przede wszystkim od statusu pobytowego i sytuacji danej osoby. W praktyce można wyróżnić kilka głównych grup:

Obywatel Ukrainy z numerem PESEL ze statusem UKR (ochrona czasowa)

• Dostęp do rynku pracy odbywa się na uproszczonych zasadach – pracodawca składa powiadomienie o powierzeniu pracy (do 7 dni od rozpoczęcia pracy przez osobę z Ukrainy), zamiast uzyskiwać klasyczne zezwolenie.

• Pobyt jest legalny do 4 marca 2027 r. na podstawie przepisów o ochronie czasowej.

• Jeśli PESEL UKR nadano na podstawie oświadczenia, cudzoziemiec musi potwierdzić tożsamość dokumentem podróży do 31 sierpnia 2026 r., inaczej jego status zmieni się na NUE i straci prawo legalnego pobytu.

Obywatel Ukrainy nieobjęty ochroną czasową (bez PESEL UKR lub po utracie statusu)

• Dla tej grupy przewidziano 3‑letni okres przejściowy, w którym nadal można korzystać z uproszczonej procedury zatrudnienia opartej na powiadomieniu.

• Warunkiem jest jednak posiadanie innej ważnej podstawy legalnego pobytu (np. wiza, ruch bezwizowy, karta pobytu), a pracodawca musi pilnować, aby powiadomienie dotyczyło okresu, w którym pobyt jest legalny.

Sankcje

Niedopełnienie obowiązku powiadomienia o powierzeniu pracy zagrożone jest dla pracodawcy karą grzywny w wysokości od 1 000 zł do 3 000 zł.

Obywatel Ukrainy z „klasycznym” tytułem pobytowym (pobyt czasowy, stały, rezydent UE)

• Pobyt jest legalny na podstawie decyzji wojewody (zezwolenie na pobyt czasowy do 3 lat, pobyt stały, pobyt rezydenta długoterminowego UE).

• Zatrudnienie odbywa się na zasadach ogólnych: w zależności od rodzaju zezwolenia na pobyt cudzoziemiec może potrzebować odrębnego zezwolenia na pracę lub być z tego obowiązku zwolniony (np. przy niektórych zezwoleniach na pobyt czasowy związanych z pracą)

Obywatel Ukrainy z ochroną międzynarodową (status uchodźcy, ochrona uzupełniająca) lub wnioskujący o taką ochronę

• Osoby z ochroną międzynarodową (procedura prowadzona przez Szefa Urzędu do Spraw Cudzoziemców z nie na bazie specustawy) są zwolnione z obowiązku uzyskania zezwolenia na pracę i mogą pracować na terytorium Polski bez ograniczeń, także jako pracownicy tymczasowi.​

• Osoby, które dopiero ubiegają się o ochronę międzynarodową, nabywają prawo do pracy, jeśli ich postępowanie przed Szefem Urzędu do Spraw Cudzoziemców trwa ponad 6 miesięcy bez ich winy.  Wtedy na podstawie odpowiedniego zaświadczenia mogą podejmować zatrudnienie.​

Warto pamiętać, że z perspektywy pracodawcy najczęściej spotykanym statusem dla osoby z Ukrainy jest PESEL UKR i ochrona czasowa. Ochrona międzynarodowa dotyczy relatywnie niewielkiej grupy Ukraińców.

 
Uczniowie i studenci z Ukrainy studiujący w Polsce

• Jeżeli potencjalny pracownik z Ukrainy jest jednocześnie uczniem lub studentem, zwykle korzysta z tych samych podstaw co powyżej (ochrona czasowa, klasyczny tytuł pobytowy, ochrona międzynarodowa), ale może mieć dodatkowe ułatwienia w dostępie do rynku pracy przewidziane dla studentów studiów stacjonarnych czy absolwentów. Sprawdź też nowe przepisy o  zwolnieniu z procedur legalizacji pracy dla cudzoziemców.

• Dla pracodawcy kluczowe jest sprawdzenie, na jakiej podstawie cudzoziemiec przebywa w Polsce i czy dany status daje prawo do pracy bez zezwolenia, na podstawie powiadomienia.
  

 
Chcesz zatrudnić pracowników z Ukrainy? Legalizacja pracy cudzoziemców w Polsce z Trenkwalder to pewność, bezpieczeństwo i zaoszczędzony czas.

Zatrudnienie pracownika z Ukrainy krok po kroku

Krok 1 – sprawdź podstawę pobytu (PESEL UKR/ochrona czasowa, wiza, ruch bezwizowy, karta pobytu).

Krok 2 – określ, czy wystarczy powiadomienie, oświadczenie.

Krok 3 – złóż powiadomienie/oświadczenie.

Krok 4 – podpisz umowę i przechowuj kopię dokumentu pobytowego na wypadek kontroli legalności zatrudnienia cudzoziemcy przez PIP.

Planujesz zatrudnienie pracowników z Ukrainy i nie masz pewności jak zrobić to legalnie? Skontaktuj się z nami!

Kiedy ochrona czasowa i prawo do pracy obywateli Ukrainy wygasają?

Nowa ustawa zapewnia obywatelom Ukrainy stabilność pobytową i zawodową do 4 marca 2027 r., jednak jednocześnie jednoznacznie sygnalizuje koniec nadzwyczajnych rozwiązań.

Dla pracodawców, przedsiębiorców oraz samych zainteresowanych oznacza to konieczność:

• monitorowania terminów (szczególnie 31 sierpnia 2026 r. dla obywateli Ukrainy którzy nie potwierdzili swojej tożsamości oraz 4 marca 2027 r.),

• weryfikacji podstaw legalności pobytu,

• przygotowania się do przejścia na „standardowe” tytuły pobytowe.

Najbliższe miesiące będą kluczowe dla wypracowania praktyki stosowania nowych przepisów oraz interpretacji niektórych niejednoznacznych regulacji.

Czy wiza pracownicza dla obywatela Ukrainy jest konieczna w 2026 roku?

Mając na uwadze to, że ustawa przedłuża ważność dokumentów pobytowych, których ważność upłynęła po 24 lutego 2022 r. (m.in. wiz krajowych, zezwoleń na pobyt czasowy, kart pobytu, dokumentów „zgoda na pobyt tolerowany”, uprawnień z ruchu bezwizowego) wiza pracownicza nie musi być konieczna dla Obywatela Ukrainy.

To też zależy czy sam cudzoziemiec chce wyrobić wizę i przyjechać do Polski na podstawie takiego dokumentu. Nie zapominajmy też o tym, że Obywatele Ukrainy mogą przyjeżdżać do Polski w ruchu bezwizowym, jeżeli posiadają ważny paszport biometryczny i mają dostępny pakiet dni na ruchu bezwizowym.

Chcesz zatrudnić obcokrajowca z innego kraju niż Ukraina? Pobierz nasz bezpłatny e-book dotyczący legalizacji pobytu i pracy obcokrajowców lub napisz do nas – pomożemy!