Kontrola legalności zatrudnienia cudzoziemców przez PIP

Czy pracodawcy zatrudniający cudzoziemców mają się czego bać? Co będzie podlegało kontroli i jak się na nią przygotować? Jak wzrosną kary dla przedsiębiorców za nieprawidłowe zatrudnianie cudzoziemców?

Przeczytajcie:

• Co kontroluje PIP w przypadku zatrudnienia cudzoziemca?

• Jak wygląda kontrola?

• Jak się do niej przygotować?

• Kary dla pracodawcy – kiedy i ile?

Kontrola legalności zatrudnienia cudzoziemców - czy pracodawcy powinni się bać?

Nie, jeśli zatrudniają ich legalnie. Trzeba jednak pamiętać, że choć kontrole PIP będą koncentrowały się na wyszukiwaniu przypadków celowych nadużyć, to jednak często wiele kar wynika z braku znajomości przepisów, nieświadomości lub zaniedbań pracodawców. Nie są to argumenty dające taryfę ulgową, dlatego ważne jest, by być gotowym na ewentualną kontrolę o przysłowiowej każdej porze dnia i nocy.

Co kontroluje PIP, badając legalność zatrudnienia cudzoziemca?

Podczas kontroli PIP-u sprawdzane są zazwyczaj m.in. takie kwestie jak:

• Legalność pobytu - czy dany cudzoziemiec posiada stosowne dokumenty (np. wiza, karta pobytu) aby mieć legalny pobyt w Polsce i na tej podstawie móc legalnie pracować

• Legalność pracy – czy dany cudzoziemiec posiada stosowny dokument legalizujący jego pracę, jeżeli jest w danej sytuacji wymagany,

• Poprawność zatrudnienia – czy wszystkie dokumenty cudzoziemca są spójne, czy jego dokument legalizujący pracę pokrywa się z zawartą umową pomiędzy nim a pracodawcą,

• Elementy formalne - czy wszystkie dane na umowie oraz dokumencie legalizującym pracę są wpisane prawidłowo – tzn. czy nie ma błędów w numerach PESEL, numerach paszportu, dacie urodzenia itp.

• Warunki pracy - czy przestrzegane są godziny pracy, które zostały zawarte na dokumencie legalizującym pracę oraz na umowie, czy wynagrodzenie jest wypłacane itd.

Najczęstsze błędy w zatrudnieniu cudzoziemców wykrywane podczas kontroli

Związane z dokumentami: 

• Zatrudnienie przed uzyskaniem dokumentów legalizujących pracę 

• Niepełna weryfikacja dokumentów pobytowych cudzoziemca.  Sama karta pobytu z adnotacją "dostęp do rynku pracy" nie jest wystarczająca - konieczne jest uzyskanie decyzji uprawniającej do otrzymania tej karty. 

Związane z warunkami zatrudnienia:

• Nieprawidłowa wypłata wynagrodzenia lub jego brak. 

• Niezgodne z prawem zastosowanie umów cywilnoprawnych zamiast umowy o pracę.

• Nieprzestrzeganie przepisów z zakresu bezpieczeństwa i higieny pracy cudzoziemców. 

Błędy formalne: 

• Brak pisemnej umowy z cudzoziemcem lub jej nieodpowiednia forma.

• Niedopełnienie obowiązku informowania pracownika o działaniach związanych z procedurą uzyskiwania zezwolenia na pracę lub wprowadzenie cudzoziemca w błąd.

• Brak zgłoszenia lub nieterminowe zgłoszenie cudzoziemców do ubezpieczeń społecznych.

• Przekonanie pracodawcy, że wiza lub ruch bezwizowy automatycznie uprawniają do podjęcia pracy.

Jak wygląda kontrola legalności zatrudnienia prowadzona przez PIP?

Sama kontrola legalności pobytu i pracy jest podobna do każdej innej kontroli przestrzegania przepisów prawa pracy. 

1. Inspektor PIP okazuje upoważnienie do wszczęcia kontroli wraz z legitymacją służbową.

2. Inspektorzy sprawdzają akta osobowe i dokumenty związane z wykonywaniem pracy przez cudzoziemca.

3. Weryfikują umowy, listy płac, listy obecności, dokumenty zgłoszenia do ubezpieczenia społecznego, uprawnienia do wykonywania pracy, a nawet warunki zatrudnienia. 

4. Mogą rejestrować przebieg kontroli za pomocą zdjęć czy nagrań.

5. Mogą przeprowadzić oględziny miejsca pracy (i maja prawi swobodnego wstępu na teren zakładu pracy). 

6. Ustalają liczbę, tożsamość i charakter pobytu osób wykonujących pracę.

Jak przygotować się do kontroli państwowej inspekcji pracy w zakresie legalności zatrudnienia obcokrajowca?

Jeśli chcesz się przygotować do kontroli legalności zatrudniania cudzoziemców, wykonaj następujące kroki:

1. Uporządkuj i skompletuj dokumentację pracowniczą. W tym przede wszystkim:

• zezwolenia na pracę,

• zarejestrowane oświadczenia o powierzeniu pracy,

• dokumenty zwalniające z obowiązku uzyskania zezwolenia na pracę (jeśli dotyczą cudzoziemca)

• aktualne umowy o pracę,

• ewidencję czasu pracy,

• protokoły BHP,

• zaświadczenia o szkoleniach.

• dokumenty pobytowe – paszport, karty pobytu.

2. Upewnij się, że stanowiska pracy są zgodne z przepisami BHP.

3. Przygotuj dokumenty potwierdzające zgłoszenie pracowników do ubezpieczeń społecznych.

Skontaktuj się z nami - przeprowadzimy audyt legalności zatrudnienia i zyskasz pewność, której potrzebujesz! 

Komu "grozi" kontrola PIP w zakresie legalności zatrudnienia cudzoziemca?

Kontroli legalności zatrudnienia cudzoziemców podlegają:

• Pracodawcy,

• Przedsiębiorcy niebędący pracodawcami,

• Inne jednostki organizacyjne, na rzecz których jest świadczona praca przez osoby fizyczne,

• Podmioty świadczące usługi pośrednictwa pracy, doradztwa personalnego, poradnictwa zawodowego oraz pracy tymczasowej,

• Osoby fizyczne zatrudniające cudzoziemców,

• Cudzoziemcy prowadzący własną działalność gospodarczą w Polsce.

Przeprowadzenie kontroli legalności przez PIP bez zapowiedzi - czy możliwe?

Tak, PIP (Państwowa Inspekcja Pracy) ma prawo przeprowadzać kontrole zatrudnienia cudzoziemców bez wcześniejszej zapowiedzi. Inspektorzy pracy mogą przeprowadzać kontrole w różnych okolicznościach, aby sprawdzić, czy przestrzegane są przepisy prawa pracy, w tym te dotyczące zatrudniania cudzoziemców.

Kontrole mogą obejmować zarówno sprawdzenie dokumentacji, jak i rozmowy z pracownikami. Warto pamiętać, że pracodawcy mają obowiązek przestrzegania przepisów prawa pracy, a nieprzestrzeganie ich może prowadzić do konsekwencji prawnych.

Kontrola PIP z donosu

Kontrola PIP legalności zatrudnienia cudzoziemca w Polsce przeprowadzona z donosu zasadniczo nie różni się od standardowej kontroli. Mało tego, pracodawca nie jest informowany, czy kontrola jest spowodowana donosem ani kto złożył skargę. Warto jednak pamiętać, że PIP nie przyjmuje anonimowych zgłoszeń, aczkolwiek inspektorzy PIP są zobowiązaniu do zachowania poufności o źródle skargi.

Nowelizacja ustawy o cudzoziemcach a kontrole PIP – nowe kary

Warto też przypomnieć, że w tym roku przewidywana jest nowelizacja ustawy o cudzoziemcach i według projektów nowej ustawy kary za nieprawidłowe zatrudnianie cudzoziemców zostaną znacznie zaostrzone. Jak na razie nie ma konkretnej daty kiedy ma wejść nowa ustawa. Przewiduje się okres marzec – kwiecień 2025 roku.

Nowa ustawa zaostrzy przepisy dotyczące karania przedsiębiorców za nieprawidłowe zatrudnianie cudzoziemców. Kluczowe zmiany to:

• Karanie już za jeden przypadek nieprawidłowego zatrudnienia (a nie dopiero przy wykryciu w trakcie kontroli kilku czy kilkunastu takich przypadków, tak jak odbywało się to do tej pory)

• Wzrośnie także grzywna – nielegalne zatrudnienie cudzoziemca może być obarczone karą rzędu od 3000 zł do nawet 50 000 zł.

• Ustawodawca chce również ustanowić najniższy wymiar grzywny na 1000 zł dla cudzoziemca, który nielegalnie wykonuje pracę.

Celem podwyższenia kar jest zniechęcenie pracodawców do nielegalnego zatrudniania cudzoziemców. Wciąż zdarzają się bowiem sytuacje świadomego unikania przepisów i zatrudniania cudzoziemców na czarno lub niezgodnie z umową.

Niekiedy jednak nielegalne wykonywanie pracy przez cudzoziemca wynika z niedopatrzenia lub braku świadomości i wiedzy na temat przepisów, jakie obowiązują. W takim przypadku kara dla firmy, która nie dopilnowała legalności pracy cudzoziemca, będzie taka sama.

Lista rzeczy, które sprawdza PIP jest naprawdę długa i wymagająca znajomości przepisów. Do tego zaostrzenie przepisów dotyczących karania za nieprawidłowe zatrudnienie cudzoziemców sprawia, że każdy przedsiębiorca, który zatrudnia cudzoziemców, powinien być należycie przygotowany na ewentualną kontrolę ze strony PIP.

Tym bardziej że według nowych przepisów, organy kontrolne będą mogły robić jednoczesne kontrole, a to oznacza , że w tym samym czasie mogą odwiedzić nas inspektorzy PIP oraz funkcjonariusze straży granicznej.

Jeśli zatem chcesz mieć pewność, że z kontroli legalności wykonywania pracy przez cudzoziemców wyjdziesz bez szwanku, skontaktuj się z nami!