Jak zatrudnić Białorusina?

Chcesz zatrudnić pracownika z Białorusi, ale gubisz się w przepisach i formularzach? Poniżej znajdziesz prosty opis procesu rejestracji oświadczenia o powierzeniu pracy obywatelowi Białorusi – razem z typowymi problemami, na które warto uważać.

Zatrudnienie obywatela Białorusi - opis procedury rejestracji oświadczenia o powierzeniu pracy.

Zatrudnienie cudzoziemca z Białorusi krok po kroku 

1. Weryfikacja legalnego pobytu obywatela Białorusi

2. Sprawdzenie, czy potrzebna jest legalizacja pracy

3. Założenie konta pracodawcy na praca.gov.pl

4. Przygotowanie danych i złożenie wniosku o oświadczenie

5. Dokumenty dołączane do wniosku (nowe wymogi od 1.12.2025)

6. Czas oczekiwania i typowe błędy urzędowe

7. Obowiązki pracodawcy po wpisaniu oświadczenia do ewidencji

8. Nowe ryzyka – kiedy starosta może odmówić wpisu

Legalny pobyt obywatela Białorusi - weryfikacja

Na początku musisz sprawdzić, czy obywatel Białorusi legalnie przebywa w Polsce i na jakiej podstawie. W tym celu zweryfikuj następujące dokumenty:

• paszport – musi być ważny przez cały okres planowanej pracy,

• wizy, pieczątki wjazdowe, stemple z urzędu wojewódzkiego – sprawdź, czy pobyt w Polsce jest nadal ważny,

• karta pobytu wraz z decyzją (jeśli ją ma) – zwróć uwagę na podstawę prawną decyzji i okres jej ważności,

• inne dokumenty pobytowe, które mogą mieć znaczenie (np. Karta Polaka, tymczasowe zaświadczenie tożsamości cudzoziemca).

Na tym etapie warto też sprawdzić, czy obywatel Białorusi nie jest zwolniony z obowiązku posiadania zezwolenia/oświadczenia, np. ze względu na:

• studia stacjonarne w Polsce,

• status absolwenta,

• lub połączenie z rodziną (pobyt z członkiem rodziny).

W tych sytuacjach osoba z Białorusi może podjąć pracę w Polsce bez oświadczenia. Pamiętaj jednak, że nie każde studia dają uprawnienie do wykonywania pracy w Polsce i dostęp do rynku pracy. Uczelnia musi spełniać wymogi MSWiA.  Przeczytaj więcej o zwolnieniach z legalizacji pracy cudzoziemca.

Jeśli masz wątpliwości przy weryfikacji legalności pobytu i legalizacji pracy Białorusina, skontaktuj się z Trenkwalder – zajmiemy się analizą dokumentów za Ciebie.

Sprawdzenie, czy potrzebna jest legalizacja pracy

Jeżeli po analizie dokumentów obywatela Białorusi widzisz, że:

• jego pobyt jest legalny

• obywatel Białorusi nie jest zwolniony z obowiązku legalizacji pracy

– wtedy musisz zalegalizować jego pracę. W przypadku obywateli Białorusi standardową drogą jest rejestracja oświadczenia o powierzeniu pracy cudzoziemcowi w powiatowym urzędzie pracy.

Od 1 grudnia 2025 r. oświadczenie można składać wyłącznie elektronicznie – nie ma już wersji papierowej.

W każdym tym kroku trzeba dokładnie przeanalizować dokumenty, które muszą być zgodne wraz z najnowszą ustawą oraz najnowszymi rozporządzeniami dotyczącymi zatrudniania cudzoziemców. 

Jeśli nie jesteś pewien, czy w Twoim przypadku wystarczy oświadczenie o powierzeniu pracy Białorusinowi, czy potrzebny będzie inny typ dokumentu (np. zezwolenie na prace sezonową) – napisz do Trenkwalder w sprawie legalizacji pracy obywatela Białorusi.

Założenie konta pracodawcy na praca.gov.pl

Aby zarejestrować oświadczenie, musisz mieć konto na portalu praca.gov.pl oraz zarejestrowaną na nim swoją firmę.

• załóż konto osoby fizycznej na praca.gov.pl

• podłącz do konta profil zaufany (bez niego nie podpiszesz wniosku online)

• zarejestruj swoją firmę/organizację (dane z KRS lub CEIDG)

Bez konta i profilu zaufanego nie przejdziesz dalej z rejestracją oświadczenia.

Jeśli masz problem z założeniem konta na praca.gov.pl albo podpięciem do niego firmy, skontaktuj się z Trenkwalder, pomożemy przejść cały proces zatrudnienia Białorusina online.

Złożenie wniosku o oświadczenie o powierzeniu wykonywania pracy Białorusinowi

Zanim usiądziesz do wniosku, przygotuj wszystkie dane – to znacznie zmniejsza ryzyko błędów i wezwań z urzędu pracy.

Przygotuj:

• dane obywatela Białorusi (imię, nazwisko, data urodzenia, obywatelstwo, numer paszportu itp.),

• informacje o pracy: stanowisko, wymiar czasu pracy, miejsce wykonywania pracy, rodzaj umowy, wynagrodzenie,

• okres, na jaki powierzysz pracę (daty od–do),

• informacje o przewidywanym przyjeździe, jeśli kandydat jest jeszcze poza Polską.

Mając takie dane wypełniamy wniosek na stronie praca.gov na naszym koncie organizacji.  Musimy pamiętać, aby nie było żadnych pomyłek we wniosku oraz że dane muszą się zgadzać z podpisywaną umową z cudzoziemcem.

Trzeba pamiętać także, że umowa zlecenie jest traktowana przez kontrole PIP legalności pracy cudzoziemca dosłownie. Czyli, jeżeli powierzymy pracę cudzoziemcowi na 40h miesięcznie, to tyle godzin może przepracować cudzoziemiec. Zmniejszenie lub zwiększenie tego wymiaru może nastąpić tylko w wyniku wyjątkowych okoliczności.

Wypełniając formularz elektroniczny o powierzeniu pracy zwróć uwagę na kilka wrażliwych elementów:

• dane pracodawcy – dokładnie zgodne z KRS/CEIDG,

• dane cudzoziemca – bez literówek, zgodne z paszportem,

• daty rozpoczęcia i zakończenia pracy – muszą mieścić się w okresie legalnego pobytu,

• rodzaj umowy – umowa o pracę lub umowa zlecenia (w praktyce obie formy są kontrolowane bardzo skrupulatnie),

• wynagrodzenie – zgodne z rynkiem i nie niższe niż u innych pracowników na podobnym stanowisku.

Jeżeli masz problemy ze złożeniem wniosku na oświadczenie lub obawiasz się zatrudnienia na umowie zlecenie, to zgłoś się do Trenkwalder - zajmujemy się legalizacją pracy cudzoziemców na co dzień.

Dokumenty dołączane do wniosku o powierzenie wykonywania pracy cudzoziemcowi w 2026 roku

(zgodne z rozporządzeniem obowiązującym od 1.12.2025)

Po wypełnieniu formularza trzeba dołączyć skany wymaganych dokumentów. Od 1 grudnia 2025 r. obowiązują nowe rozporządzenia, które doprecyzowują listę załączników.

Dokumenty pobytowe obywatela Białorusi:

• Paszport – wizy, stemple wjazdowe

• Karty pobytu – decyzja wraz z plastikiem, jeżeli cudzoziemiec posiada

Dokumenty wymagane według rozporządzenia:

• Oświadczenie o niekaralności zawierające podstawę z nowej ustawy

• Oświadczenie o pozostałych okolicznościach - Środki finansowe firmy

• Oświadczenie o pozostałych okolicznościach - wymagania i niekaralność cudzoziemca

• Zaświadczenia z ZUS oraz z US

• Oświadczenie dotyczące wynagrodzenia cudzoziemca, które mówi o tym, że nie jest ono niższe niż dla pozostałych pracowników,

• Opłata za wniosek – 400zł

Tutaj trzeba pamiętać, że niektóre dokumenty muszą być podpisane przez osoby zawarte w reprezentacji w KRS lub w CEIDG. Niektóre urzędy mogą też wymagać, aby każdy dokument wysłany do urzędy był podpisany podpisem elektronicznym.

Błędy w podpisach są jedną z najczęstszych przyczyn wezwań pracodawcy do uzupełnienia dokumentacji!

Kompletowanie załączników pod legalizację pracy Białorusina jest czasochłonne – agencja Trenkwalder może przygotować pełen pakiet dokumentów zgodny z nowymi rozporządzeniami i ułatwić ci zatrudnienie cudzoziemca. 

Czas oczekiwania i typowe błędy urzędowe

Po wysłaniu wniosku i dokumentów czekasz na decyzję urzędu pracy. Ustawowo wpis oświadczenia do ewidencji powinien nastąpić w ciągu 7 dni roboczych, ale praktycznie często trwa to do około 3 tygodni.

Jeśli we wniosku są błędy lub brakuje dokumentów, urząd wyśle pismo z wezwaniem do:

• poprawienia wskazanych pól

• dosłania konkretnych dokumentów lub korekt załączników

Dopiero po pozytywnym rozpatrzeniu wniosku otrzymasz zarejestrowane oświadczenie o powierzeniu pracy obywatelowi Białorusi.

Chcesz przyspieszyć proces i uniknąć wezwań z urzędu? Zleć przygotowanie i obsługę wniosku o zatrudnienie Białorusina specjalistom z Trenkwalder.

Obowiązki pracodawcy po wpisaniu oświadczenia do ewidencji

Po otrzymaniu oświadczenia Twoje obowiązki się nie kończą. Pracodawca, którego oświadczenie zostało wpisane do ewidencji, ma obowiązek poinformować starostę:

• o podjęciu pracy przez cudzoziemca – w terminie 7 dni od daty rozpoczęcia pracy wskazanej w oświadczeniu

• o niepodjęciu pracy – w terminie 14 dni od dnia rozpoczęcia pracy określonego w oświadczeniu

• o tym, że cudzoziemiec zakończył pracę przed terminem wskazanym w oświadczeniu – w takim przypadku oświadczenie staje się nieważne z mocy prawa

Masz też dodatkowe obowiązki wobec samego pracownika:

• musisz zawrzeć z obywatelem Białorusi pisemną umowę (o pracę lub zlecenie) i przed podpisaniem przedstawić mu jej treść w języku dla niego zrozumiałym. Umowa sporządzona w języku polskim (także w wersji dwujęzycznej, gdzie jednym z języków jest polski) nie wymaga tłumaczenia przez tłumacza przysięgłego,

• warunki umowy nie mogą być gorsze niż te wskazane w oświadczeniu (stawka, wymiar, stanowisko)m

• masz obowiązek poinformować cudzoziemca o prawie przystąpienia do związków zawodowych.

Dodatkowo musisz:

• przekazać do urzędu kopię zawartej umowy (podpisanej przez obie strony) za pośrednictwem systemu teleinformatycznego przed powierzeniem pracy cudzoziemcowi; obowiązek ten nie dotyczy kolejnych umów czy aneksów i może być spełniony najpóźniej w dniu rozpoczęcia pracy.

Ufff, sporo tego, prawda? Jeśli boisz się sankcji za niewywiązanie się z obowiązków po rejestracji oświadczenia o powierzeniu pracy Białorusinowi, skontaktuj się z Trenkwalder – przeprowadzimy Cię przez cały proces legalizacji pracy krok po kroku.

Czy i kiedy starosta może odmówić wpisu i zatrudnienie Białorusina będzie niemożliwe?

Nowa ustawa wprowadziła dość znaczącą zmianę dotyczącą oświadczeń o powierzeniu pracy. Starosta może odmówić wpisania oświadczenia do ewidencji, m.in. jeżeli:

• cudzoziemiec w ciągu ostatnich dwóch lat wjechał do Polski w celu wykonywania pracy na podstawie oświadczenia lub zezwolenia, ale tej pracy faktycznie nie wykonywał,

• pracodawca nie posiada środków finansowych na pokrycie wynagrodzeń i składek, zalega z podatkami lub składkami ZUS, albo nie prowadzi realnej działalności uzasadniającej powierzenie pracy cudzoziemcowi.

W takim wypadku trzeba dość szczegółowo wyjaśnić przyczyny z jakich cudzoziemiec nie mógł podjąć pracy w poprzednich latach na zezwoleniach.

Jeżeli kandydat z Białorusi miał „problematyczną” historię pobytów i oświadczeń, nie składaj nowego wniosku w ciemno – skontaktuj się z Trenkwalder, żeby bezpiecznie zaplanować legalizację pracy Białorusina.