Sygnaliści. Najczęstsze błędy pracowników przy zgłaszaniu naruszeń

Ustawa o ochronie sygnalistów daje pracownikom możliwość zgłaszania nieprawidłowości w firmie i ma na celu chronić ich przed działaniami odwetowymi ze strony pracodawców. Czy zawsze tak się dzieje? Tak, ale pod warunkiem, że zgłoszenie jest zgodne z zapisami ustawy. Jakie błędy w interpretacji przepisów o sygnalistach najczęściej popełniają pracownicy?

W tym artykule omawiamy następujące tematy:

• Błędne rozumienie zakresu ochrony sygnalisty

• Niewłaściwe korzystanie z procedur zgłaszania

• Niezgłaszanie działań odwetowych

• Co pracodawcy powinni zrobić, by pracownicy popełniali mniej błędów?
  

Błędne rozumienie zakresu ochrony sygnalisty

Najczęstsze błędy dotyczą mylnego rozumienia zakresu ochrony sygnalistów. Ustawa chroni pracowników przed działaniami odwetowymi pracodawców tylko w przypadku zgłaszania naruszeń prawa, a nie kwestii dotyczących prawa pracy czy konfliktów interpersonalnych w firmie.

Wyłączone spod ochrony są więc np. zgłoszenia mobbingu, molestowania czy dyskryminacji.

Które naruszenia należy zgłaszać?

• przyjmowanie łapówek (finansowych oraz niefinansowych)

• fałszowanie dokumentacji przetargowej

• ustawianie przetargów

• niewdrożenie wymaganych procedur AML

• monitorowanie prywatnych rozmów pracowników

• utrudnianie zrzeszania się pracowników np. w związkach zawodowych - brak dbania o zdrowie i bezpieczeństwo zwierząt

• naruszenie przepisów dot. ochrony środowiska np. nieprawidłowe składowanie odpadów

• przepisywanie pacjentom nieprawidłowych leków lub w nieprawidłowych dawkach

• sprzedawanie danych osobowych klientów bez ich zgody

Które naruszenia nie podlegają (ustawie) a więc pracownik nie jest chroniony?

• mobbing

• dyskryminacja

• nierówne traktowanie

• molestowanie

• molestowanie seksualne

• osobiste konflikty pomiędzy pracownikami

• nieprzestrzeganie wewnętrznych regulacji pracodawcy (np. kodeksy postępowania, kodeksy etyki)

Pracodawcy na podstawie art. 3 ust. 2 ustawy o ochronie sygnalistów są uprawnieni do rozszerzenia zakresu przyjmowanych zgłoszeń wewnętrznych o podstawy nie wymienione pierwotnie w przepisach prawa tj. zarówno dodatkowe ustawy, jak i akty prawa wewnętrznego funkcjonujące w zakładzie pracy.

Najprościej jednak wyjść z założenia, że jeżeli pracodawca nie wskazał inaczej, wszelkie nieprawidłowości związane z pracą oraz relacjami pomiędzy pracownikami nie podlegają zgłoszeniu w ramach procedury dla sygnalistów.

Niewłaściwie korzystanie z procedur zgłaszania

Powodem braku ochrony sygnalisty może być też zgłaszanie nieprawidłowości poza ustalonymi kanałami czy też bez zachowania wymaganych formalności (np. zamiast na specjalnie wyodrębnioną skrzynkę e-mail, zgłoszenie jest przesłane na ogólny adres e-mail do kontaktu lub w formie pisemnej na adres siedziby spółki).

W sytuacji, gdy zgłoszenie zostało dokonane w sposób inny, niż przewidziano w procedurze zgłoszeń wewnętrznych, może okazać się, że wybrany przez sygnalistę kanał nie gwarantuje ochrony poufności tożsamości sygnalisty, osoby której zgłoszenie dotyczy oraz osoby trzeciej wskazanej w zgłoszeniu (np. jako świadka) i takie zgłoszenie nie powinno być procedowane. Należy jednak pamiętać, że uznaje się za dobrą praktykę, aby w miarę możliwości rozpatrywać zgłoszenia złożone poza oficjalnymi kanałami kontaktu, o ile nie istnieją podejrzenia co do naruszenia poufności ich treści – jeżeli sygnalista zostanie zignorowany w toku procedury zgłoszeń wewnętrznych istnieje duże prawdopodobieństwo, że dokona zgłoszenia zewnętrznego – podkreśla Dominika Domiańska-Drzazga, radca prawny Trenkwalder.

Brak znajomości procedur zgłaszania

Nieznajomość wewnętrznych procedur zgłaszania nieprawidłowości w firmie może prowadzić do błędów w procesie zgłaszania i skutkować utratą ochrony sygnalisty.

- Procedury powinny być zaprojektowane tak, aby nie ograniczać praw i uprawnień sygnalistów. Zalecane jest też tworzenie tego rodzaju dokumentów w miarę prostym językiem. Jednak jeśli sygnalista sam nie będzie dbał o ochronę swojej tożsamości, np. przesyłając zgłoszenie do osoby, która nie jest uprawniona do jej otrzymania, to pracodawca nie jest w stanie nic na to poradzić – zaznacza Dominika Domiańska-Drzazga.

Niezgłaszanie działań odwetowych

Działania odwetowe ze strony pracodawcy po zgłoszeniu nieprawidłowości przez sygnalistę są zabronione i mogą prowadzić do sankcji prawnych, o czym sygnaliści mogą nie wiedzieć. Zgodnie z art. 55 ustawy, za działania odwetowe grozi grzywna, kara ograniczenia wolności albo pozbawienia wolności do lat 2.

Przykładowe działania odwetowe to m.in.: 

• odmowa nawiązania stosunku pracy lub zawarcia umowy cywilnoprawnej,

• wypowiedzenie lub rozwiązanie umowy, obniżenie wynagrodzenia,

• pozbawienie premii,

• mobbing,

• dyskryminacja,

• przeniesienie na niższe stanowisko pracy,

• wstrzymanie awansu lub pominięcie przy awansie, itp.
  
  

Sygnalista, który doświadcza działań odwetowych powinien zgłosić ten fakt do tego samego podmiotu, któremu dokonał zgłoszenia naruszenia prawa.

Co pracodawca może zrobić, aby pracownicy popełniali mniej błędów przy zgłaszaniu naruszeń?

Podstawą jest opracowanie przejrzystej procedury zgłoszeń oraz przeprowadzenie szkoleń dla pracowników. Zalecane jest też wprowadzenie przez pracodawców w zakładach pracy skróconych wersji  procedur oraz np. ulotek lub infografik przedstawiających czynności podejmowane na każdym etapie dokonywania zgłoszenia, tak aby umożliwić lepsze zrozumienie całego procesu przez pracowników.

Trzeba mieć jednak na uwadze, że prędzej czy później pracownicy zaczną popełniać błędy, dlatego prawidłowym działaniem w takiej sytuacji będzie przeprowadzanie okresowych kontroli prawidłowości, przejrzystości i skuteczności zapisów procedury dokonywania zgłoszeń wewnętrznych.

Pracodawcy mają obowiązek stałego informowania nowych pracowników oraz osób ubiegających się o pracę o obowiązujących procedurach. Informacje te muszą być przekazywane w momencie rozpoczęcia rekrutacji lub negocjacji poprzedzających zawarcie umow.

Eliminacja nieprawidłowości w ramach przeprowadzonej procedury wewnętrznej jest też w interesie pracodawcy. Dlaczego?

- Duża część nieprawidłowości, które zgłaszają sygnaliści może wiązać się z odpowiedzialnością pracodawcy względem zewnętrznych podmiotów. Jeżeli sygnalista zaobserwuje, że jego zgłoszenie nie zostało rozpoznane, nawet jeżeli wynika to z jego winy, może dokonać zgłoszenia zewnętrznego i zaangażować odpowiednie organy administracji publicznej, co zazwyczaj nie jest korzystne dla pracodawcy – zaznacza Dominika Domiańska-Drzazga.

Jesteś pracodawcą i potrzebujesz wsparcia w rekrutacji i zatrudnianiu pracowników lub porady w sprawach kadrowych?

Zgłoś się do nas