Wybór dostawcy i wdrożenie pracy tymczasowej w firmie

Współpraca z agencją pracy tymczasowej to nie jest na ogół jednorazowa usługa, ale partnerska relacja, często na dłużej. To wspólna praca nad budowaniem polityki personalnej. Oto kilka czynników, które pomogą nam zweryfikować i wybrać rzetelnego dostawcę.

W tym artykule z cyklu "Merytorycznie o pracy tymczasowej" poruszamy następujące kwestie:

1. Jak zweryfikować agencję pracy tymczasowej?

2. Jak wybrać partnera, który najlepiej dopasuje swoje usługi do potrzeb firmy?

3. Jak porównać różne modele rozliczeniowe agencji pracy tymczasowej?

4. Jak sprawdzić referencje agencji pracy i jej kompetencje doradcze?

5. Jak przeprowadzić wdrożenie usługi pracy tymczasowej?
   

Zanim się skontaktujesz, zweryfikuj

Pierwszym elementem weryfikacji firmy powinno być sprawdzenie, czy figuruje w Krajowym Rejestrze Agencji Zatrudnienia (KRAZ). Żeby uzyskać wpis do rejestru, nie może zalegać z podatkami i składkami na ZUS, Fundusz Gwarantowanych Świadczeń Pracowniczych i Fundusz Emerytur Pomostowych. Jej właściciel nie może być wcześniej karany za przestępstwa lub wykroczenia związane z naruszeniem przepisów regulujących prowadzenie agencji zatrudnienia, np. działalność bez wpisu do rejestru. Również firmy w likwidacji, stanie upadłości lub wykreślone z KRAZ w ciągu ostatnich 3 lat nie mogą ubiegać się o ponowny wpis.

Weryfikacja agencji w KRAZ to jednak dopiero początek. Na dziś w Polsce zarejestrowanych jest ok. 9 tysięcy agencji zatrudnienia. Mogą to być zarówno małe, jednoosobowe firmy, jak i duże agencje sieciowe. Szukając rzetelnego partnera, warto sprawdzić, czy agencja należy do organizacji branżowych, które wspierają etykę i wyznaczają dobre praktyki w biznesie. Jedną z takich organizacji jest Polskie Forum HR. Kolejnym cennym źródłem informacji o agencji będzie oczywiście strona internetowa agencji, jej aktywności w mediach oraz rekomendacje klientów.

Firmy decydujące się na współpracę z agencją muszą również pamiętać, że za wypłatę wynagrodzenia pracownikom tymczasowym odpowiedzialna jest agencja, która jest zobowiązana do zapłaty pracownikom tymczasowym jeszcze przed tym, zanim uregulowana zostanie faktura. Decydując się na agencję, warto zweryfikować, czy i w jaki sposób zabezpiecza płynność finansową. Skutki braku wypłaty wynagrodzeń uderzą nie tylko w agencję, ale również w pracodawcę użytkownika.

Zrozumienie potrzeb

Warto przeanalizować zakres usług, specjalizacje, doświadczenie agencji, bliskość biura i znajomość lokalnego rynku pracy. Dobry partner powinien wspierać różne potrzeby biznesowe i proponować takie usługi, które będą je najlepiej realizować. Nie zawsze praca tymczasowa będzie idealnym rozwiązaniem. Może okazać się, że korzystniej dla Twojej firmy będzie rekrutować pracowników na stałe, przekazać agencji w outsourcing cały proces produkcyjny lub pozyskać pracowników z Ukrainy, czy innych krajów, jeśli lokalny rynek pracy jest już wydrenowany. Funkcja doradcza agencji i możliwość realizacji różnych potrzeb HR firmy jest niezwykle ważna, a najłatwiej zweryfikować ją podczas bezpośredniego spotkania z przedstawicielem.

Porównaj jabłko do jabłka

A teraz przejdźmy do sedna, czyli porównania cen różnych dostawców. Kiedy podchodzimy do wyboru dostawcy pracy tymczasowej, musimy pamiętać o istnieniu różnych modeli rozliczeniowych. Czym innym będzie oferta oparta o marżę, a czym innym stała stawka godzinowa. Żeby faktycznie porównać oferty, musimy zdecydować się na jeden model rozliczeniowy i poprosić agencje, aby właśnie w takim modelu je przesłały. Zawsze można też dopytać agencje o proponowane przez nie modele i porównanie.

W zapytaniu ofertowym warto dopytać o szczegółowe rozpisanie wynagrodzenia agencji w ramach oferty. To pozwoli porównać różne oferty pod kątem m.in. wynagrodzenia pracownika, lokalnego zespołu operacyjnego, automatyzacji procesów, ceny, marży. Co wlicza się w usługę, a za co zapłacimy dodatkowo? Czy agencja oferuje tylko wypłatę wynagrodzeń, czy może coś więcej? Na przykład, czy w ramach usługi wliczone są szkolenia wstępne bhp, pełne raportowanie lub onboarding. 

Zachęcam również do otwartej rozmowy z agencjami o ryzykach jak np. ryzyko chorobowe i zarządzeniu ich kosztami w ramach modelu rozliczeniowego. Transparentność i partnerstwo w tym obszarze pozwoli znaleźć przedstawicielowi agencji najbardziej optymalne rozwiązanie.

Zbyt niska cena ofertowa powinna budzić nasze wątpliwości. Należy dopytać, w jaki sposób agencja rozlicza się z pracownikami tymczasowymi. Kluczowe zasady mówią, że pracownik tymczasowy musi mieć zapewnione dokładnie takie same warunki płacy, jak pracownik wewnętrzny, nie może zostać obciążony opłatą za zatrudnienie czy legalizację pracy, a co najważniejsze pełne wynagrodzenie wypłacone na czas. Gdyby przy okazji kontroli urzędowej okazało się, że tak nie jest, odpowiedzialność ponosi agencja, ale bardzo często cierpi na tym wizerunek pracodawcy użytkownika.

Niedocenione referencje i doradztwo

Na etapie analizy ofert obok porównania i dokładnej analizy ceny i ryzyka istotnymi czynnikami jakości agencji są trzy często pomijane aspekty:

• Porównanie procesów obsługi, czyli czego można oczekiwać w ramach współpracy – jak wygląda proces obsługi klienta i pracownika tymczasowego.

• Sprawdzenie referencji.

• Wsparcie doradcze i merytoryczne.

Ocena jakości dostawcy jest niezwykle ważna i pozwoli uniknąć rozczarowań w przyszłości. Ja, często rekomenduję jeszcze na etapie negocjacji spotkanie z zespołem operacyjnym, który będzie odpowiedzialny za realizację usługi i bieżący kontakt. Takie spotkanie daje możliwość bezpośredniego zapytania pracowników agencji o ich doświadczenie, czy znajomość lokalnego rynku pracy oraz dostępność dla pracowników tymczasowych. To również szansa na spotkanie zespołu klienta z zespołem agencji i omówienie procesu obsługi, wzajemnych oczekiwań i formy rozliczenia.

Niedoceniony i pomijany etap sprawdzenia referencji daje możliwość rozmowy z inną firmą obsługiwaną przez daną agencję i szczegółowe dopytanie o satysfakcję ze współpracy, ale także mocne i słabsze strony.

Wsparcie doradcze to element niebywale istotny na każdym etapie rozmów agencji z klientem. Rozpoczyna się już od pierwszych spotkań i oceny czy w ogóle warto w przypadku danego klienta wdrażać pracę tymczasową? A jeśli tak, to w jakim zakresie? Zdarza się, że klient, który nigdy nie korzystał z pracy tymczasowej, może widzieć same plusy tego rozwiązania. Natomiast nie wie, jakie rodzi ono skutki. Potrzebuje więc informacji o prawach i obowiązkach wynikających z ustawy o pracy tymczasowej np. o ograniczeniach wykorzystania pracy tymczasowej czy obowiązku równego traktowania. Wsparcie doradcze to często jasna i uczciwa informacja od przedstawiciela agencji, że w danej sytuacji nie ma możliwości wdrożenia pracy tymczasowej, ale jednocześnie prezentacja alternatywnych rozwiązań i możliwości ich wdrożenia.

Wsparcie doradcze już po rozpoczęciu współpracy może mieć różny charakter i zaawansowanie w zależności od agencji i warto dopytać o te aspekty jeszcze przed podpisaniem umowy. W naszym przypadku, jako Trenkwalder oferujemy kilka form wsparcia doradczego, między innymi analizę potrzeb klienta i ocenę sytuacji na lokalnym rynku pracy pod kątem dostępności kandydatów oraz oczekiwań płacowych, a także regularną aktualizację obowiązujących przepisów prawa. 

Wdrożenie – czyli kluczowy element powodzenia projektu

Po wyborze dostawcy pracy tymczasowej przychodzi kolej na wdrożenie. To czas na omówienie, poukładanie i spisanie bieżącej współpracy agencja-klient. Na tym etapie należy oczekiwać spotkania z całym zespołem projektowym, podczas którego omawiane są obowiązujące w firmie regulaminy pracy, zasady współpracy, czyli procedura obsługi tego klienta i pracownika, form raportowania oraz zasad komunikacji.

Kiedy przejdziemy już do współpracy, powinniśmy oczekiwać od agencji bardzo regularnych spotkań i podsumowań współpracy oraz raportowania i analizy wskaźników istotnych dla firmy jak rotacja czy absencja. W przypadku zatrudniania obcokrajowców należy absolutnie oczekiwać od agencji regularnego monitoringu i odpowiedzialności za legalizację pracowników.

Agencje o najwyższej jakości dbają o wsparcie klienta i optymalizację wskaźników oraz kosztów. Pamiętajmy jednak, że aby osiągnąć sukces, aby współpraca przyniosła oczekiwane skutki, potrzebne jest absolutne partnerstwo obu stron. Zwłaszcza jeśli chodzi o aspekty oferty dla pracowników, tj. wspólnego poszukiwania możliwych usprawnień, a także  terminowości rozliczeń ewidencji czasu pracy i wynagrodzeń pracowników tymczasowych.