Zmiany w zatrudnianiu cudzoziemców 2025

W kwietniu oraz maju zostały podpisane istotne ustawy w kontekście zatrudniania cudzoziemców w Polsce. Jak wpłyną na legalizację pobytu cudzoziemców w Polsce?

Sprawdź:

• Jakie ustawy wpłyną na zmianę zatrudnienia cudzoziemców i kiedy wchodzą w życie?

• Zmiany w oświadczeniu o powierzeniu pracy cudzoziemcowi

• Karty pobytu – nowy obowiązek dla pracodawcy

• Zniesienie testu rynku pracy

• Zezwolenia na pracę – zmiana terminów, treści wniosków i okresu

• Zmiany wizowe przy zatrudnianiu cudzoziemców

• Ograniczenia w outsourcingu cudzoziemców

• Nowe, zaostrzone kary finansowe za nielegalne zatrudnienie

Nowe przepisy dotyczące zatrudnienia cudzoziemców 2025

W kwietniu oraz maju zostały podpisane istotne ustawy w kontekście zatrudniania cudzoziemców w Polsce. Pierwsza ustawa - o warunkach dopuszczalności powierzania pracy cudzoziemcom na terytorium Rzeczypospolitej Polskiej wejdzie w życie 1 czerwca bieżącego roku 9 Ustawa z dnia 20 marca 2025 r. o warunkach dopuszczalności powierzania pracy cudzoziemcom na terytorium Rzeczypospolitej Polskiej Dz.U. 2025 poz. 621).

Jak zapowiadali twórcy ustawy, ma ona na celu uprościć procedury związane z legalizacją pracy oraz ograniczyć nadużycia związane z zatrudnianiem cudzoziemców.

Druga ustawa - o zmianie niektórych ustaw w celu wyeliminowania nieprawidłowości w systemie wizowym Rzeczypospolitej Polskiej także wejdzie w życie, z dniem 1 czerwca tego roku. Ten projekt zakłada reformę systemu wydawania wizy krajowej w celu odbycia studiów oraz systemu wydawania zezwolenia na pobyt czasowy w celu kształcenia się na studiach, wprowadzenia limitu cudzoziemców kształcących się na studiach na danej uczelni oraz ograniczenia dostępu do możliwości ubiegania się o udzielenie zezwolenia na pobyt czasowy i pracę.

W tym artykule, skupimy się na istotnych zmianach obu ustaw i wyodrębnimy te najważniejsze, które są kluczowe przy zatrudnianiu cudzoziemców w Polsce.

Pobierz nowy, bezpłatny e-book Jak zalegalizować pobyt i pracę cudzoziemca w Polsce 2025

Zmiany w oświadczeniu o powierzeniu pracy cudzoziemcowi

Ustawodawca wprowadził tu trzy istotne zmiany:

• wydłużenie terminu zgłoszenia niepodjęcia pracy

• konieczność informowania o wcześniejszym zakończeniu pracy

• konieczność przekazania kopii umowy

1. Termin zgłoszenia niepodjęcia pracy został wydłużony z 7 do 14 dni kalendarzowych.

Zgodnie z obowiązującymi przepisami, pracodawca zatrudniający cudzoziemca na podstawie oświadczenia o powierzeniu pracy, po wpisaniu tego oświadczenia do ewidencji, ma obowiązek poinformować urząd pracy o:

• podjęciu pracy przez cudzoziemca – w terminie 7 dni od dnia rozpoczęcia pracy;

• niepodjęciu pracy – w terminie 14 dni od daty wskazanej w oświadczeniu jako dzień rozpoczęcia zatrudnienia.

Co to oznacza dla pracodawcy

Wydłużenie terminu zgłoszenia niepodjęcia pracy do 14 dni to korzystna zmiana zarówno dla pracodawców, jak i dla urzędów. Dzięki temu pracodawca zyskuje więcej czasu na ocenę sytuacji i może uniknąć podwójnego raportowania.

Dotychczas, jeśli cudzoziemiec podejmował pracę dopiero np. po 10 dniach od daty wskazanej w oświadczeniu, pracodawca był zobowiązany najpierw zgłosić niepodjęcie pracy (po 7 dniach), a następnie – jej podjęcie. Nowe przepisy pozwolą ograniczyć liczbę zbędnych zgłoszeń.

2. Obowiązek informowania urzędu pracy, gdy:

• cudzoziemiec nie podejmie pracy przed terminem wskazanym w oświadczeniu,

• cudzoziemiec zakończy pracę wcześniej niż przewidywano – wówczas należy poinformować o tym starostę.

Co to oznacza dla pracodawcy

To nowy obowiązek, który ma na celu uporządkowanie ewidencji oświadczeń. Zgłoszenie przez pracodawcę, że cudzoziemiec nie podejmie pracy lub zakończy ją wcześniej, skutkuje usunięciem oświadczenia z ewidencji.

W praktyce oznacza to, że dany cudzoziemiec nie będzie już mógł pracować na podstawie tego dokumentu ani uzyskać wizy w celu przyjazdu do Polski. Zmiana ta ma na celu uszczelnienie systemu i ograniczenie nadużyć.

3. Kopia umowy do Urzędu Pracy

Nowością jest również obowiązek przekazania do urzędu pracy kopii umowy zawartej z cudzoziemcem. Od momentu wpisania oświadczenia do ewidencji, pracodawca ma obowiązek dostarczyć dokument potwierdzający warunki zatrudnienia.

Karty pobytu – jednolite zezwolenie na pracę i pobyt

W poprzednim stanie prawnym obowiązek zakończenia współpracy spoczywał na cudzoziemcu. Teraz to pracodawca musi poinformować urząd wojewódzki o zakończeniu współpracy z cudzoziemcem, który posiadał kartę pobytu wydaną na podstawie zatrudnienia w jego firmie.

Termin na zgłoszenie nie uległ zmianie – nadal wynosi 15 dni kalendarzowych od dnia zakończenia pracy.

Co to oznacza dla pracodawcy

To kolejny nowy obowiązek, o którym pracodawcy muszą pamiętać. Niedopełnienie tego obowiązku może skutkować nałożeniem grzywny.

Brak możliwości wyrobienia jednolitego zezwolenia na pobyt i pracę w szczególnych przypadkach

Z kolei ustawa wizowa zakłada nowe przesłanki odmowy wszczęcia postępowania w sprawie zezwolenia na pobyt czasowy i pracę. Poniżej lista okoliczności dotyczących pobytu, przy których cudzoziemiec nie będzie mógł wyrobić jednolitego zezwolenia na pobyt i pracę:

1. Cudzoziemiec przebywający na podstawie Polskiej wizy:

• 1 -3 – Turystyczna, odwiedziny przyjaciół, Imprezy sportowe

• 7 - Prowadzenia działalności kulturalnej lub udziału w konferencjach

• 9 - odbycia studiów pierwszego stopnia, studiów drugiego stopnia lub jednolitych studiów magisterskich albo kształcenia się w szkole doktorskiej;

• 10 - szkolenia zawodowego;

• 11 - kształcenia się lub szkolenia w innej formie niż określona w pkt 9 lub 10;

• 14-16 – Tranzyt, leczenie

• 18 - udziału w programie wymiany kulturalnej lub edukacyjnej, programie pomocy humanitarnej lub programie pracy wakacyjnej;

2. Wizy długoterminowej wydanej przez inne państwo członkowskie strefy Schengen (art. 116 pkt 7)

3. Dokumentu pobytowego wydanego przez inne państwo członkowskie strefy Schengen (art. 116 pkt 8) – np. karta pobytu

Co to oznacza dla pracodawcy

Cudzoziemcy przebywający w Polsce na podstawie wiz lub dokumentów pobytowych wydanych przez inne kraje Schengen nie będą mogli ubiegać się o jednolite zezwolenie na pobyt i pracę. Pracodawcy powinni dokładnie weryfikować dokumenty swoich pracowników i zadbać o legalizację ich pobytu w Polsce.

Nie wiesz czy wszystkie formalności związane z zatrudnieniem obcokrajowca zostały dopełnione? Legalizuj pracę cudzoziemców z Trenkwalder.

Warto również pamiętać, że nie będzie możliwości złożenia wniosku o jednolite zezwolenie, jeśli cudzoziemiec przebywa w Polsce na podstawie wizy wydanej w związku z nauką (cele: 7, 9, 10, 11). Ustawodawca wprowadza te zmiany, by ograniczyć nadużycia związane z próbami obejścia obowiązku legalizacji pracy przez fikcyjne studiowanie.

Jeśli cudzoziemiec obecnie ma status studenta, ale nie planuje kontynuować nauki i chce pozostać w Polsce jako pracownik, powinien złożyć wniosek o kartę pobytu przed wejściem w życie nowych przepisów. Po zmianach uzyskanie takiej karty w celach zawodowych może zostać ograniczone.

Brak testu rynku pracy

Dotychczas pracodawca, który chciał zatrudnić cudzoziemca na zezwolenie o pracę musiał w wielu sytuacjach, przeprowadzać test rynku pracy w Powiatowym Urzędzie Pracy. Teraz nie będzie to konieczne.

Przeczytaj więcej o zniesieniu testu rynku pracy 2025

Co to oznacza dla pracodawcy

Zniesienie informacji starosty jest dobrą zmianą dla pracodawców, która likwiduje zbędna administrację i przyspiesza proces wyrabiania karty pobytu czy zezwolenia na pracę. Warto jednak pamiętać, że zamiast testu rynku pracy będą listy zawodów, przy których cudzoziemiec nie będzie mógł podjąć pracy.

Zezwolenie na pracę cudzoziemca

W nowelizacji przepisów dotyczących zezwoleń na pracę pojawiło się kilka ważnych zmian, które bezpośrednio wpływają na obowiązki pracodawców.

Skrócenie terminów informacyjnych (art. 19)

Dotychczas pracodawca miał 3 miesiące na poinformowanie wojewody o określonych zdarzeniach. Po zmianach termin ten został skrócony do 2 miesięcy. Pracodawca ma obowiązek poinformować urząd wojewódzki, jeśli:

• cudzoziemiec nie podjął pracy w ciągu 2 miesięcy od daty rozpoczęcia ważności zezwolenia,

• wystąpiła przerwa w wykonywaniu pracy przekraczająca 2 miesiące,

• cudzoziemiec zakończył pracę wcześniej niż 2 miesiące przed upływem ważności zezwolenia.

Obowiązek przekazania umowy

Podobnie jak w przypadku oświadczeń, pracodawca jest zobowiązany do przekazania urzędowi wojewódzkiemu kopii umowy, którą zawrze z cudzoziemcem.

Umowę należy przesłać przez portal praca.gov.pl i musi to nastąpić przed rozpoczęciem zatrudnienia.

Nowe kryteria przy wydawaniu zezwoleń

W procesie wydawania zezwolenia wojewoda będzie brał pod uwagę wynagrodzenie i wymiar czasu pracy wskazane we wniosku. Oferowane wynagrodzenie nie może być:

• niższe niż to, które otrzymują inni pracownicy na podobnym stanowisku lub wykonujący podobne obowiązki,

• niższe niż ustawowa płaca minimalna.

Wymiar czasu pracy musi mieścić się w określonych granicach:

• minimum 1/4 etatu,

• maksimum pełny etat (nie więcej).

Zezwolenie tylko na 1 rok w określonych przypadkach

Zezwolenie na pracę może zostać wydane maksymalnie na 12 miesięcy, jeśli:

• pracodawca prowadzi działalność gospodarczą krócej niż rok,

• we wniosku wskazano niepełny wymiar czasu pracy, tj. nie więcej niż 1/2 etatu lub 20 godzin tygodniowo.

Zmiany wizowe przy zatrudnianiu cudzoziemców

Planowane zmiany w ustawie, która ma na celu wyeliminowania nieprawidłowości w systemie wizowym Rzeczypospolitej Polskiej obejmują:

1. Zakaz pracy jeśli cudzoziemiec przebywa w Polsce na podstawie wizy wydanej przez inne Państwo strefy Schengen.

Co to oznacza dla pracodawcy?

Cudzoziemcy, którzy przyjadą(lub już są w Polsce) do Polski na wizie, która została wydana przez inne państwo ze strefy Schengen, nie będą mogli podjąć pracy. Pracodawcy powinni sprawdzić dokumenty pobytowe swoich pracowników i podjąć działania w kierunku ich legalizacji pobytu.

2. Zakaz pracy na wizie wydanej w innych okolicznościach (25)

Co to oznacza dla pracodawcy?

Cudzoziemcy, którzy przyjadą (lub już są) do Polski na wizie 25 – wiza wydana w innych okolicznościach, nie będą mogli podjąć pracy. Pracodawcy powinni sprawdzić dokumenty pobytowe swoich pracowników i jeżeli jest taka potrzeba, to nim wejdzie nowa ustawa składać wnioski na karty pobytu, jeżeli na dziś ich tytułem pobytowym jest wiza 25.

3. Ograniczenia w podejmowaniu pracy w czasie ruchu bezwizowego

Minister właściwy do spraw pracy będzie mógł — w drodze rozporządzenia — wprowadzić listę państw, których obywatele nie będą mogli podejmować pracy w Polsce podczas pobytu w ramach ruchu bezwizowego, nawet jeśli posiadają ważne dokumenty legalizujące zatrudnienie.

Celem tej regulacji jest ochrona porządku publicznego oraz przeciwdziałanie nadużyciom — w szczególności przypadkom, w których cudzoziemcy deklarują chęć podjęcia pracy, ale faktycznie próbują wjechać do Polski w innym celu.

Co to oznacza dla pracodawcy?

Nawet jeśli cudzoziemiec posiada ważne zezwolenie na pracę lub oświadczenie o powierzeniu pracy, nie będzie mógł rozpocząć zatrudnienia w Polsce, jeżeli pochodzi z kraju wpisanego na listę państw objętych zakazem pracy w ramach ruchu bezwizowego.

Kluczowe znaczenie może to mieć dla firm, które zatrudniają wielu pracowników z jednego kraju. W przypadku objęcia tego państwa restrykcjami — zatrudnienie nowych osób w trybie bezwizowym stanie się niemożliwe.

Pracodawcy powinni na bieżąco śledzić treść rozporządzeń ministra i w razie potrzeby planować zatrudnienie cudzoziemców w oparciu o inne, bezpieczniejsze podstawy pobytowe — np. wizę lub kartę pobytu.

Ograniczenia w outsourcingu cudzoziemców

Od 1 czerwca wchodzą w życie nowe przepisy dotyczące zatrudniania cudzoziemców w ramach outsourcingu. Zmiana dotyczy zarówno zezwoleń na pracę, jak i jednolitych zezwoleń na pobyt i pracę.

Zgodnie z nowymi przepisami, jeżeli cudzoziemiec ma być zatrudniony przez firmę niebędącą agencją pracy tymczasowej działającą zgodnie z ustawą, a jego praca będzie wykonywana na rzecz innego podmiotu (czyli tzw. praca dla klienta) – urząd wojewódzki będzie miał prawo odmówić wydania zezwolenia na pracę lub pobyt.

Oznacza to, że legalizacja pobytu i zatrudnienia cudzoziemców pracujących w modelu outsourcingowym (np. na podstawie umów o świadczenie usług B2B pomiędzy firmami) może zostać zablokowana, jeżeli praca nie będzie wykonywana bezpośrednio u pracodawcy wskazanego w dokumentach legalizacyjnych.

Co to oznacza dla pracodawcy?

Jeśli pracodawca zatrudnia cudzoziemców, którzy wykonują pracę dla klientów zewnętrznych, np. w ramach umowy outsourcingowej – musi przygotować się na ryzyko odmowy zezwolenia na pracę lub pobyt dla takich pracowników.

Nowe przepisy faworyzują zatrudnienie bezpośrednie – czyli sytuację, gdy cudzoziemiec wykonuje pracę w siedzibie i na rzecz pracodawcy wskazanego w umowie.

Jeśli korzystasz z usług firm podwykonawczych, które delegują cudzoziemców do pracy u Ciebie – sprawdź, czy te firmy działają jako legalne agencje pracy tymczasowej. W przeciwnym razie, zatrudnieni przez nie cudzoziemcy mogą nie uzyskać zgody na legalny pobyt i pracę.

Zmiany te mają na celu ograniczenie nadużyć związanych z pozornym zatrudnieniem i obejściem przepisów o pracy tymczasowej.

Wzrost kar za nielegalne zatrudnienie cudzoziemców

W ramach nowelizacji ustawy rosną stawki kar za każdego nielegalnie zatrudnionego cudzoziemca oraz zniesiony został ich górny limit. Od teraz pracodawca może otrzymać karę za każdego nielegalnie zatrudnionego obcokrajowca, a kara będzie proporcjonalna do skali.

Sprawdź aktualne stawki kar za nielegalne zatrudnienie cudzoziemców.

Dodatkowe zmiany w ustawach o zatrudnieniu cudzoziemców

Dotyczą elektronizacji procedur związanych z legalizacją pracy. Zezwolenia na prace maja być w pełni zdigitalizowane, w tym wysyłanie informacji do Urzędów Wojewódzkich po otrzymanym zezwoleniu na pracę.

Nowa ustawa nakłada nowe obowiązki na pracodawcę oraz zwiększa odpowiedzialność w zatrudnianiu cudzoziemców. Nowe regulacje przyspieszają procesy legalizacyjne (np. poprzez zniesienie testu rynku pracy) oraz uszczelniają system przed nadużyciami w zatrudnianiu obcokrajowców. Ale nie można zapominać także o zaostrzonych karach.

Aby ominąć zbędne koszty i zaoszczędzić cenny czas warto oddać formalności legalizacyjnych w ręce doświadczonych ekspertów zewnętrznych takich jak Trenkwalder.

Skontaktuj się z nami!