Blog

Tymczasowy pracownik biurowy może być korzystniejszy niż zatrudnienie pracownika na etacie! Dzieje się tak zwłaszcza, gdy firma potrzebuje szybkiego zastępstwa, obsługi okresowego wzrostu zadań albo realizacji konkretnego projektu. Największą wartością nie jest sama stawka, lecz przewidywalność kosztu, szybkość uruchomienia wsparcia i ograniczenie obciążeń rekrutacyjno-kadrowych.

Praca tymczasowa realizowana zgodnie z Ustawą o zatrudnianiu pracowników tymczasowych z 9.07.2003 (Dz.U. z 2019 r. poz. 1563) od lat i popularna jest w branży produkcyjnej i logistycznej w tzw. zawodach blue collar (pracownicy fizyczni). Jak rozwiązanie to sprawdza się na stanowiskach biurowych?

W tym artykule poruszamy następujące kwestie:

1. Czy pracownik biurowy może pracować tymczasowo?

2. Kiedy warto zatrudnić pracownika tymczasowego?

3. Sezonowy wzrost liczby zamówień, klientów, dokumentów

4. Projekt wdrożeniowy, migracja z pracownikami tymczasowymi

5. Praca tymczasowa zamiast umowy na zastępstwo - dlaczego to się opłaca?

6. Praca tymczasowa przy nowym stanowisku pracy w firmie

7. Przewaga pracy tymczasowej nad umową zlecenie

   
   

Pracownik tymczasowy w biurze. Czy to możliwe?

Skoro praca tymczasowa sprawdza się w na stanowiskach blue collar, to czy można ją zastosować również na stanowiskach biurowych, czyli tzw. white collar? Zdecydowanie tak! Jest szczególnie użyteczna, gdy firma potrzebuje zastępstwa, wsparcia w okresie zwiększonego obciążenia, szybkiego obsadzenia wakatu albo realizacji ograniczonego w czasie projektu administracyjnego.

Patrząc na kraje, w których stopa penetracji rynku[1] jest dużo wyższa niż w Polsce (np. w Niemczech czy w Holandii) widać wyraźnie, że to możliwe. W Polsce również coraz więcej firm zaczyna interesować się rozwiązaniami uelastycznienia pracy biurowej. 

Z raportu Polskiego Forum HR ‘Rynek Usług HR 2026’ wynika, że szacowana całkowita liczba pracowników tymczasowych w Polsce to 272 tys. osób (z czego 82 tys. w agencjach zrzeszonych w PFHR). 38% zatrudnienia pracowników tymczasowych to sektor usług. Szacujemy, że około połowa z nich to tzw. białe kołnierzyki. 

W ten sposób pracować mogą osoby zajmujące się administracją (back office), czy obsługą klienta (front office). Ponadto ta forma zatrudnienia sprawdza się w sieciach sprzedaży w sklepach stacjonarnych, w e-commerce, działach planowania produkcji, obsłudze recepcyjnej czy nowoczesnej obsłudze klienta. 

Kiedy warto zatrudnić pracownika tymczasowego do pracy biurowej?

Ustawa pozwala zatrudnić pracownika biurowego w formule pracy tymczasowej w prawie każdej sytuacji. Jedyne wyjątki, to brak możliwości zastąpienia pracownikiem tymczasowym pracownika będącego na strajku zakładowym oraz pracownika, z którym w ostatnich 3 miesiącach rozwiązano stosunek pracy z przyczyn jego niedotyczących. Poza wspomnianymi już korzyściami związanymi z redukcją kosztów, zatrudnienie pracownika tymczasowego pomaga pracodawcy:

• ograniczyć liczbę nadgodzin pracowników własnych, poprzez zlecanie dodatkowych zadań pracownikom zatrudnianym czasowo na okresach wzmożonego zapotrzebowania na pracę;

• obniżyć koszty absencji chorobowej, wynikające z możliwości, jakie daje ustawa o pracy tymczasowej, czyli zastosowania krótszych i nieograniczonych ilościowo umów o pracę;

• szybko uzupełnić braki kadrowe na czas wysokiego sezonu, czy w okresach peaków sprzedażowych (to rozwiązanie sprawdza się między innymi w e-commerce i pozwala elastycznie dopasowywać liczbę pracowników do zmiennego zapotrzebowania na pracę);

• zwiększyć liczbę pracowników w sytuacji, kiedy firma z powodu ograniczeń formalnych nie może zwiększyć liczby etatów (np. zamrożenie etatów i nowych rekrutacji przez centralę firmy), dzięki temu, że usługa pracy tymczasowej rozliczana jest w postaci faktury;

• odciążyć dział rekrutacji oraz dział kadr i płac w przypadku rekrutacji masowych;

• w łatwy sposób rozliczać koszty usługi z agencją pracy tymczasowej (jedna faktura miesięcznie).

Najczęstsze sytuacje, w których przy pracy biurowej sprawdzi się praca tymczasowa to:

• Zastępstwo za pracownika na urlopie, L4 lub urlopie rodzicielskim

• Nagły wakat i czas potrzebny na stałą rekrutację

• Sezonowy wzrost liczby zamówień, dokumentów lub klientów

• Projekt wdrożeniowy, migracja danych, audyt i porządkowanie dokumentacji

• Otwarcie oddziału, nowej lokalizacji albo wejście na nowy rynek

• Testowanie nowej funkcji lub skali zapotrzebowania przed utworzeniem etatu

Dodatkowo dzięki poszerzeniu lejka rekrutacyjnego o osoby chcące pracować w systemie part time, pracodawca zyskuje też dostęp do dużej puli zmotywowanych pracowników. Część z nich to już osoby z doświadczeniem.

Praca tymczasowa zamiast umowy na zastępstwo

Zgodnie z ustawą o pracy tymczasowej, zatrudnienie pracownika tymczasowego w sposób ciągły na miejsce nieobecnego pracownika pracodawcy użytkownika, może trwać do 36 miesięcy. To rozwiązanie dające większą elastyczność niż typowa umowa na zastępstwo. Zgodnie z Kodeksem Pracy, najkrótszy okres wypowiedzenia umowy o pracę zawartej na czas określony to 2 tygodnie, a po upływie 6 miesięcy zatrudnienia to już 1 miesiąc.

W przypadku pracy tymczasowej okresy wypowiedzenia to maksymalnie 1 tydzień. Innym aspektem jest również sytuacja, w której wewnętrzny pracownik wraca z długotrwałej absencji, ale tylko na część etatu. W tym momencie umowa o pracę na zastępstwo ulega rozwiązaniu zgodnie z okresem, na jaki została zawarta, a więc do zakończenia usprawiedliwionej nieobecności pracownika stałego. Nie ma możliwości, aby kontynuować umowę na zastępstwo w pozostałym wymiarze. Z kolei praca tymczasowa daje taką możliwość.

Co trzech pracowników, to nie dwoje

Praca tymczasowa ma znaczenie również z punktu widzenia jakości wykonywanej pracy. W firmie, która zatrudnia pracowników jedynie w sposób tradycyjny, zazwyczaj wypełnia się pełne etaty. Nagłe zwiększenie zapotrzebowania na pracę, absencja chorobowa pracownika czy jego odejście z pracy, generuje nie tylko duże koszty po stronie pracodawcy, ale również obciąża pozostały personel.

Przy zatrudnieniu tymczasowym i rozliczeniu za godziny, taka sytuacja nie tylko nie zaburza cyklu pracy (na poziomie codziennych zadań, to agencja odpowiada za grafik pracy i to ona musi zadbać o to, by był wypełniony), ale też nie wywoła obniżenia jakości pracy zespołu spowodowanej zbytnim przeciążeniem.  

Warto też pamiętać o tym, że to agencja bierze na siebie ryzyko rotacyjne. To ona odpowiada za prowadzenie i archiwizację akt pracowników, a także przejmuje odpowiedzialność przed organami kontrolnymi z US, ZUS i PIP.

Sezonowy wzrost w pracy biurowej

Praca tymczasowa dobrze sprawdza się wtedy, gdy firma okresowo potrzebuje większego wsparcia administracyjnego w dziale obsługi klienta, kadr i płac, czy księgowości, ale nie chce od razu tworzyć stałego etatu. Taka sytuacja może pojawić się na przykład przed świętami, w sezonie wyprzedażowym, w okresie rozliczeń, podczas wzrostu liczby zamówień albo przy zwiększonej liczbie zapytań od klientów.

Pracownik administracyjny zatrudniony tymczasowo może przejąć obsługę dokumentów, faktur, zamówień, reklamacji, korespondencji, wprowadzania danych czy kontaktu z klientami. Dzięki temu stali pracownicy nie muszą odkładać swoich podstawowych obowiązków, a firma może utrzymać jakość i terminowość obsługi także w okresie większego obciążenia.

Zatrudnienie biurowego pracownika tymczasowego pozwala dopasować liczbę osób w zespole do aktualnych potrzeb biznesowych. Po zakończeniu sezonu lub wzmożonego okresu firma nie zostaje z etatem, którego zakres obowiązków przestał odpowiadać rzeczywistemu zapotrzebowaniu.

Projekt wdrożeniowy, migracja danych - tymczasowa praca dla specjalisty

W wielu firmach pojawiają się zadania administracyjne, które wymagają dodatkowych rąk do pracy, ale mają jasno określony początek i koniec. Może to być wdrożenie nowego systemu CRM lub ERP, migracja danych, digitalizacja dokumentów, przygotowanie firmy do audytu, porządkowanie archiwum, aktualizacja baz danych albo uzupełnienie dokumentacji kadrowej, księgowej czy handlowej.

W takich sytuacjach nie zawsze zasadne jest prowadzenie rekrutacji na stałe stanowisko. Praca tymczasowa umożliwia zatrudnienie osoby z konkretnymi kompetencjami na czas realizacji projektu. Firma zyskuje czasowe wsparcie w wykonaniu dodatkowych zadań, a jednocześnie nie musi budować długoterminowego etatu tylko dlatego, że przez kilka miesięcy zespół potrzebuje większych mocy przerobowych.

To rozwiązanie warto rozważyć szczególnie wtedy, gdy projekt obciąża obecnych pracowników, a jego opóźnienie wiąże się z ryzykiem operacyjnym, finansowym lub wizerunkowym. Tymczasowy pracownik umysłowy może odciążyć zespół w powtarzalnych zadaniach administracyjnych, dzięki czemu osoby kluczowe dla projektu mogą skoncentrować się na kontroli jakości, decyzjach biznesowych i wdrożeniu zmian.

Otwarcie oddziału, lokalizacji albo wejście na nowy rynek

Otwarcie nowego oddziału, biura, punktu sprzedaży czy wejście na nowy rynek zwykle wiąże się z dużą liczbą zadań organizacyjnych. Jednocześnie na początku trudno jednoznacznie ocenić, jak duże i trwałe będzie zapotrzebowanie na pracę administracyjną.

W takim momencie praca tymczasowa daje firmie możliwość sprawdzenia, jaki zakres wsparcia rzeczywiście jest potrzebny. Zamiast od razu budować pełny zespół administracyjny, przedsiębiorca może rozpocząć od jednej lub kilku osób zatrudnionych na określony czas i obserwować, które zadania są stałe, a które wynikają jedynie z etapu uruchamiania nowej działalności.

Nowe stanowisko pracy w firmie

Pracując z klientami, którzy tworzą nowe, nie zawsze dobrze opisane kompetencyjnie stanowisko, zachęcam do wdrożenia pracy tymczasowej, bo dzięki temu, zyskujemy czas na to, by sprawdzić, czy to faktycznie takiej osoby potrzebujemy, czy takie powinny być jej kompetencje, czy to jest konkretnie to stanowisko, które najlepiej odpowie na potrzeby biznesowe. Praca tymczasowa daje też możliwość wydłużenia czasu szkolenia pracownika.

Sprawdź, czy w twoim przypadku biurowy pracownik tymczasowy ma sens!

1. Sytuacja w firmie - Urlop rodzicielski lub długie L4 pracownika

Korzyści z pracownika tymczasowego - Umożliwia zapewnienie ciągłości pracy bez tworzenia rozwiązania na stałe.

2. Sytuacja w firmie - Wzrost liczby zamówień w wysokim sezonie

Korzyści z pracownika tymczasowego - Pozwala zwiększyć moce administracyjne na okres szczytu.

3. Sytuacja w firmie - Nowy projekt na kilka lub kilkanaście miesięcy

Korzyści z pracownika tymczasowego - Zakres, czas i liczba potrzebnych osób są bardziej przewidywalne.

Przewaga pracy tymczasowej nad umową zlecenie

Korzyści pracodawcy, wynikające z zastosowania pracy tymczasowej są niewątpliwe i mierzalne. A co z pracownikami? Czy będą chcieli wybierać taką formę zatrudnienia?

Wszystko wskazuje na to, że to właśnie elastyczność i możliwość dopasowania pracy do życia, a nie życia do pracy, staje się motorem napędzającym rynek pracy. Już teraz obserwujemy duże zainteresowanie kandydatów z pokolenia Z ofertami pracy tymczasowej w obszarach takich jak obsługa klienta, czy na stanowiskach biurowych w back office.

Rośnie też wiedza pracowników na temat pracy tymczasowej. Coraz więcej osób wie, że praca tymczasowa to prawo do urlopu w wymiarze 2 dni/miesięcznie, czego nie daje umowa zlecenie. Zachowane jest też prawo do wynagrodzenia chorobowego i do okresu wypowiedzenia, opłacany jest ZUS. To sprawia, że praca tymczasowa, dając również pracownikowi możliwość elastycznej i szybkiej zmiany pracy, jest postrzegana przez pracowników jako atrakcyjna alternatywa.

[1] Według corocznych sprawozdań Polskiego Forum HR (PFHR) oraz globalnych raportów branżowych World Employment Confederation (WEC, dawniej Ciett), polska stopa penetracji utrzymuje się w przedziale 0,7%–1,2%.

This article is available only in Polish. Please switch to the Polish version of the website or use your browser’s automatic translation feature.

This article is available only in Polish. Please switch to the Polish version of the website or use your browser’s automatic translation feature.

Wartościowanie stanowisk pracy to świadome ustalenie wewnętrznej hierarchii stanowisk w organizacji z uwzględnieniem jej potrzeb i uwarunkowań rynkowych. Przynosi wymierne korzyści firmie w postaci usystematyzowania całej polityki zarządzania zasobami ludzkimi.

Do tej pory w wielu firmach był to element rozwoju polityki HR. W związku z wdrożeniem dyrektywy UE 2023/970 oraz projektowanej ustawy o równości wynagrodzeń, wartościowanie pracy staje się jednym z kluczowych mechanizmów zapewnienia zgodności z prawem.

Nowe przepisy dbają o przejrzystość wynagrodzeń, czyli dbają o to, by system wynagrodzeń był oparty na obiektywnych, neutralnych kryteriach oraz żeby pracodawca był w stanie wykazać, że różnice płacowe są uzasadnione wartością pracy, a nie subiektywnymi czynnikami. Jest to wzmocnienie stosowania zasady równości wynagrodzeń znanego już nam z obowiązującego prawa pracy. 

W tym artykule poruszamy następujące kwestie:

1. Na czym polega wartościowanie stanowisk?

2. Przebieg efektywnego procesu wartościowania

3. Co zmienia się po wdrożeniu dyrektywy 2023/970

4. Najczęstsze wyzwania w procesie wartościowania zgodnie z przepisami dyrektywy
   

Na czym polega wartościowanie stanowisk?

Proces polega na ocenie wartości stanowisk dla organizacji. Przy użyciu określonych metod precyzuje się wymogi kompetencyjne na poszczególne stanowiska, ustala się także ich oddziaływanie na realizację celów firmy.

Zgodnie z projektowanymi przepisami pracodawca dokonuje oceny wartości pracy na stanowisku lub wartości rodzaju pracy. Oznacza to konieczność podejścia systemowego, obejmującego wszystkie role w organizacji.

Na etapie budowy metodologii wartościowania kluczowe jest odejście od podejścia intuicyjnego i oparcie się na obiektywnych kryteriach. Punktem wyjścia pozostaje art. 18³c Kodeksu pracy, który wprowadza zasadę jednakowego wynagrodzenia za jednakową pracę lub pracę o jednakowej wartości. Prace o jednakowej wartości to takie, które wymagają porównywalnych kwalifikacji zawodowych, odpowiedzialności oraz wysiłku. 

Dyrektywa UE 2023/970 rozszerza to podejście i wymaga, żeby wartościowanie uwzględniało cztery obszary:

• umiejętności (w tym kompetencje miękkie), 

• wysiłek, 

• zakres odpowiedzialności, 

• warunki pracy. 
  

W praktyce wartościowanie odpowiada na jedno kluczowe pytanie: która praca w organizacji ma większą, a która mniejszą i dlaczego.

Dlaczego proces wartościowania stanowisk pracy ma dziś znaczenie strategiczne?

Nowe regulacje zmieniają funkcję wartościowania na rynku pracy. Nie jest to już wyłącznie narzędzie porządkujące wynagrodzenia, ale fundament:

• struktury wynagrodzeń, 

• raportowania luki płacowej, 

• realizacji obowiązków informacyjnych wobec pracowników. 

Pracodawca będzie zobowiązany m.in. do:

• przypisywania pracowników do kategorii wykonujących pracę o jednakowej wartości, 

• raportowania różnic wynagrodzeń w tych kategoriach, 

• udzielania pracownikom informacji o poziomach wynagrodzeń. 

Bez wartościowania nie jest możliwe spełnienie tych obowiązków w sposób rzetelny.

Przebieg wdrożenia efektywnego procesu wartościowania w organizacji

Jak sprawnie dokonać wartościowania stanowisk pracy w organizacji?  

Krok 1: Powołanie zespołu projektowego

Proces rozpoczyna się od identyfikacji stanowisk lub rodzajów pracy funkcjonujących w organizacji. W wielu firmach już na tym etapie ujawniają się niespójności np. różne nazwy dla podobnych ról lub brak formalnego podziału stanowisk. Na tym etapie zbierane są również dane dotyczące:

• zakresów obowiązków,

• umów o pracę,

• istniejących poziomów wynagrodzeń.

Pod uwagę należy wziąć każde stanowisko funkcjonujące w firmie. 

Krok 2: Opracowanie opisów stanowisk

Lista stanowisk nie wystarczy. Rzetelne wartościowanie nie jest możliwe bez aktualnych i spójnych opisów stanowisk pracy. Powinny one obejmować nie tylko zadania, ale przede wszystkim:

• zakres odpowiedzialności,

• wymagane kompetencje,

• poziom samodzielności,

• wpływ na organizację.

Najczęściej w tym momencie powstaje słownik stanowisk stosowany w danej organizacji

Krok 3:  Ustalenie kryteriów stanowisk

Jednym z najważniejszych elementów procesu jest wybór kryteriów oceny. Zgodnie z projektowanymi przepisami muszą one być:

• obiektywne,

• neutralne pod względem płci,

• stosowane w sposób jednolity dla wszystkich stanowisk

Na tym etapie kluczowe jest upewnienie się, że wybrane kryteria wartościowania stanowisk pracy nie faworyzują żadnej z grup pracowników , co jest bezpośrednio związane z wymogami dyrektywy.

Krok 4: Ocena i porównanie stanowisk

Po ustaleniu kryteriów następuje właściwa ocena stanowisk. Może ona przyjmować różne formy (np. punktową lub analityczną), jednak jej celem jest jedno: porównanie wartości pracy w całej organizacji. Efektem tego etapu jest uporządkowanie stanowisk według ich wartości oraz identyfikacja stanowisk o zbliżonym poziomie.

Krok 5: Klasyfikacja stanowisk i tworzenie kategorii prac

Zgodnie z nowymi przepisami pracodawca po dokonaniu oceny wartości pracy dokonuje klasyfikacji stanowisk i ustala kategorie pracowników wykonujących pracę o jednakowej wartości. To kluczowy moment procesu, ponieważ:

• powstają grupy porównawcze,

• które będą wykorzystywane przy analizie wynagrodzeń,

• oraz przy raportowaniu luki płacowej.

Krok 6: Powiązanie z systemem wynagrodzeń

Ostatnim etapem jest przełożenie wyników wartościowania na praktykę biznesową, czyli budowę struktury wynagrodzeń. Zgodnie z projektowanymi przepisami struktura wynagrodzeń powinna wynikać z wartości pracy. W praktyce oznacza to:

• tworzenie widełek płacowych dla poszczególnych kategorii (siatka płac)

• określenie zasad wzrostu wynagrodzeń,

• powiązanie systemów premiowych z obiektywnymi kryteriami.

Bez tego etapu wartościowanie pozostaje jedynie analizą, a nie realnym narzędziem zarządzania.

 Prawidłowo przeprowadzone wartościowanie stanowisk to wyzwanie - napisz do nas, pomożemy!

Zmiana w procesie wartościowania stanowisk zgodna z dyrektywą UE 2023/970

Najważniejszą zmianą jest to, że wartościowanie przestaje być wyborem, a staje się podstawą realizacji obowiązków prawnych. Nowe regulacje wprowadzają m.in.:

• obowiązek przejrzystości wynagrodzeń,

• prawo pracownika do informacji o poziomach płac,

• obowiązek raportowania luki płacowej,

• konieczność stosowania obiektywnych kryteriów wynagradzania.

Dodatkowo pojawia się wymóg wykazania, że system wynagrodzeń nie prowadzi do dyskryminacji, co w praktyce bez wartościowania jest bardzo trudne. Wartościowanie stanowisk pracy to dziś nie tylko narzędzie HR, ale element zarządzania ryzykiem prawnym i finansowym w organizacji. Firmy, które podejdą do wartościowania w sposób systemowy, zyskują nie tylko bezpieczeństwo, ale również większą transparentność i kontrolę nad polityką wynagrodzeń.

Przeprowadzenie wartościowania w sposób zgodny z nowymi przepisami wymaga połączenia wiedzy prawnej, analitycznej i HR-owej. W wielu organizacjach oznacza to konieczność wsparcia zewnętrznego, szczególnie na etapie projektowania kryteriów oraz budowy struktury wynagrodzeń. Wsparcie to pozwala nie tylko przyspieszyć proces, ale przede wszystkim zapewnić jego zgodność z wymaganiami, które od 2026 roku będą realnie weryfikowane.

Najczęstsze wyzwania w procesie wartościowania pracy zgodnie z nowymi przepisami 

Doświadczenie Trenkwalder pokazuje, że organizacje napotykają kilka powtarzalnych trudności. Najczęściej są to:

• brak aktualnych opisów stanowisk,

• niespójne nazewnictwo stanowisk,

• trudność w ustaleniu obiektywnych kryteriów,

• opór menedżerów przed „ujednoliceniem” wynagrodzeń,

• istniejące nierówności płacowe, które ujawniają się w trakcie procesu.

W kontekście nowych przepisów szczególnie ryzykowne jest pomijanie tych problemów lub ich „maskowanie”, ponieważ dane będą podlegały analizie i raportowaniu.

Chcesz wdrożyć wartościowanie stanowisk i szukasz wsparcia? Napisz do nas!

This article is available only in Polish. Please switch to the Polish version of the website or use your browser’s automatic translation feature.