Renata od ponad 20 lat specjalizuje się w prawie pracy i procesach kadrowo-płacowych. Odpowiada za strategie payroll, zarządzanie działem rozliczającym kilkanaście tysięcy pracowników miesięcznie oraz planowaniem i wdrażaniem usługi Payroll w organizacjach.

Kontrola Państwowej Inspekcji Pracy (PIP) 2026 – weryfikacja umów i form zatrudnienia

Reforma PIP 2026. Czy Twój model zatrudnienia jest gotowy na nowe kontrole?

This article is available only in Polish. Please switch to the Polish version of the website or use your browser’s automatic translation feature.

Od 8 lipca 2026 roku wchodzą w życie kluczowe elementy reformy Państwowej Inspekcji Pracy. Ustawą z 11 marca 2026 o zmianie ustawy o PIP oraz niektórych innych ustaw okręgowi 

inspektorzy pracy otrzymają nowe uprawnienia związane z kontrolą prawidłowości zatrudnienia, dostępem do danych, możliwością skuteczniejszego identyfikowania przypadków, w których umowy cywilnoprawne zastępują stosunek pracy oraz 

ustaleniem istnienia stosunku pracy decyzją administracyjną

.  Decyzja może zostać wydana, gdy zawarto umowę cywilnoprawną lub gdy praca jest faktycznie świadczona za wynagrodzeniem w warunkach odpowiadających stosunkowi pracy. 

Dla większości firm zatrudniających zgodnie z przepisami reforma nie oznacza rewolucji. Jest jednak sygnałem, że 

warto zweryfikować obecne modele współpracy ze zleceniobiorcami i osobami świadczącymi usługi na podstawie kontraktów B2B

Szczególnie dotyczy to organizacji działających w branżach produkcyjnych, logistycznych, handlowych czy usługowych, gdzie występuje sezonowość zatrudnienia, zmienne zapotrzebowanie kadrowe lub duża liczba osób wykonujących prace na innych umowach, niż umowy o pracę. 

ustalenie stanu faktycznego w zakresie przestrzegania prawa pracy

, w szczególności przepisów i zasad BHP, przepisów dotyczących legalności zatrudnienia, oraz udokumentowanie ustaleń. Kontrolowani mogą być nie tylko klasyczni pracodawcy, ale – w świetle nowej kompetencji dotyczącej ustalania stosunku pracy – również inni przedsiębiorcy i jednostki organizacyjne, na rzecz których pracę faktycznie świadczą osoby fizyczne 

Jak zmieniają się kontrole po reformie PIP? 

Nowe przepisy przewidują między innymi: 

I to ten ostatni punkt wywołał najwięcej wątpliwości wśród pracodawców. Należy jednak podkreślić, że 

celem reformy nie jest eliminacja umów cywilnoprawnych, czy współpracy B2B

. Ustawodawca podkreśla, że legalnie zawarte i prawidłowo realizowane formy współpracy pozostają dopuszczalne. Zmiany mają dotyczyć sytuacji, w których 

forma umowy nie odpowiada rzeczywistemu sposobowi wykonywania pracy

Kiedy umowa cywilnoprawna może zostać zakwestionowana? 

nie to, jak nazwana jest umowa, lecz jak wygląda codzienna współpraca

stosunek pracy występuje wtedy, gdy praca jest wykonywana: 

kontroli szczególne znaczenie mogą mieć pytania

Im więcej takich elementów występuje łącznie, tym większe ryzyko zakwestionowania przez PIP zastosowanej formy współpracy i nałożenia kary grzywny nawet do 60 tys. złotych. 

Jak pracodawcy powinni przygotować się na kontrolę PIP? 

Aby nie dać się zaskoczyć kontroli PIP warto już teraz: 

1. Opracować procedurę wewnętrzną na wypadek wejścia inspektora PIP 

Ze względu na możliwość kontroli bez uprzedzenia, warto mieć spisaną i przećwiczoną procedurę, obejmującą m.in.:  

2. Dokonać wewnętrznych przeglądów prewencyjnych i identyfikacji ryzyk  

Biorąc pod uwagę szeroki zakres kontroli PIP (prawo pracy, BHP, legalność zatrudnienia, wkrótce ustalanie stosunku pracy), racjonalne jest cykliczne przeprowadzanie wewnętrznych audytów na wzór postępowania kontrolnego inspektora:  

3. Zweryfikować współpracę z agencjami zatrudnienia  

Odpowiedzialność biznesowa coraz częściej będzie obejmować również wybór partnerów, którzy gwarantują zgodność z przepisami.

4. Ustalić plan działań naprawczych - w razie potrzeby  

Po wytypowaniu umów o podwyższonym poziomie ryzyka należy zdecydować, która z dwóch ścieżek będzie właściwa: 

dostosowanie warunków współpracy tak, aby zachowała ona charakter cywilnoprawny, albo dobrowolne przekształcenie relacji w stosunek pracy

. Drugie rozwiązanie będzie zasadne zwłaszcza wtedy, gdy współpraca ma cechy pracownicze albo gdy podmiot zatrudniający nie jest w stanie zapewnić rzeczywistej niezależności właściwej dla relacji cywilnoprawnej.

5. W razie wątpliwości uzyskać indywidualną interpretację GIP  

W razie wątpliwości dotyczących kwalifikacji danej umowy albo sposobu ukształtowania współpracy warto skorzystać z pomocy prawnej. Nowe przepisy przewidują 

możliwość uzyskania indywidualnej interpretacji Głównego Inspektora Pracy, co do charakteru danego stosunku prawnego

. Na wniosek pracodawcy GIP może rozstrzygnąć, czy dany kontrakt stanowi stosunek pracy w rozumieniu art. 22 § 1 k.p. Interpretacja kosztuje 40 zł i powinna zostać wydana w ciągu 30 dni od złożenia kompletnego wniosku. Co istotne, pracodawca, który zastosuje się do uzyskanej interpretacji, nie może zostać obciążony sankcjami administracyjnymi, finansowymi, ani karami w zakresie nią objętym.

Dobra wiadomość dla działów kadr jest taka, że ustalony został 12-miesięczny okres przejściowy. W tym czasie firmy mogą zrobić przegląd swoich modeli zatrudnienia i samodzielnie dokonać przekształcenia niepoprawnych umów, jeśli będzie taka potrzeba. 

Dodatkowo w tym okresie warto zadbać o pełną digitalizację dokumentacji kadrowej w firmach. Z uwagi na to, że kontrole mogą odbywać się zdalnie, inspektor może żądać okazania dokumentów w formie elektronicznej. 

Praca tymczasowa jako bezpieczny model elastycznego zatrudnienia 

Nie zakładamy, że każda firma ma problem. Warto jednak sprawdzić, czy obecny model zatrudnienia będzie równie bezpieczny po 8 lipca 2026 roku. 

Jednym z rozwiązań będących odpowiedzią na nowe otoczenie regulacyjne może być profesjonalnie zarządzana praca tymczasowa. 

Natomiast pracodawca użytkownik otrzymuje elastyczny dostęp do pracowników dopasowanych do aktualnego zapotrzebowanie na pracę w dziale produkcji, logistyki,  administracji (np. recepcja), czy w obsłudze klienta.   

Jak Trenkwalder wspiera firmy w bezpiecznym zatrudnianiu pracowników? 

Jeżeli Twoja organizacja korzysta z umów cywilno-prawnych, porozmawiajmy. 

Nasi eksperci pomogą ocenić potencjalne ryzyka oraz wskazać rozwiązania dopasowane do specyfiki Twojej organizacji. 

Umów bezpłatną konsultację z ekspertem Trenkwalder

Kontakt dla kandydatów

Elastyczna praca tymczasowa

Legalnie i elastycznie – praca tymczasowa

Czy praca tymczasowa stanie się dla pracodawców optymalnym rozwiązaniem?

Nowe uprawnienia Państwowej Inspekcji Pracy oznaczają dla przedsiębiorców konieczność ponownego spojrzenia na stosowane modele zatrudnienia. Szczególnie istotne staje się ryzyko związane z kontraktami cywilnoprawnymi, jeżeli sposób ich wykonywania w praktyce odpowiada cechom stosunku pracy.

Od 8 lipca 2026 r. PIP dysponuje znacznie silniejszymi narzędziami weryfikacji kontraktów cywilnoprawnych, 

a kontrole mogą być kierowane do podmiotów typowanych również na podstawie analizy ryzyka.

W tej sytuacji przedsiębiorca staje przed wyborem: 

zlecenie obarczone większym ryzykiem regulacyjnym czy bezpośrednia umowa o pracę, która przy krótkotrwałym lub zmiennym zapotrzebowaniu może generować istotne koszty i ograniczenia organizacyjne?

która w świetle nowych uprawnień PIP może nabierać coraz większego znaczenia. 

Pozwala ona korzystać z pracowników zatrudnionych na podstawie umowy o pracę przez agencję, jednocześnie zachowując elastyczność właściwą dla okresowego zapotrzebowania przedsiębiorstwa.

Co istotne, w przypadku pracy tymczasowej nie stosuje się kodeksowego limitu trzech umów na czas określony ani limitu 33 miesięcy w taki sam sposób jak przy standardowym zatrudnieniu bezpośrednim.

Dla przedsiębiorcy oznacza to możliwość połączenia legalności zatrudnienia pracowniczego z większą elastycznością biznesową.

3 zalety pracy tymczasowej wspierające biznes

Jak praca tymczasowa pozwala zachować elastyczność i zwinność w 2026? 

1. Zmniejszenie ryzyka związanego z kontraktami cywilnoprawnymi

Praca tymczasowa jest konstrukcją ustawową opartą na zatrudnieniu pracowniczym. Pozwala więc 

ograniczyć ryzyko związane z sytuacją, w której kontrakt cywilnoprawny w praktyce zostanie uznany za stosunek pracy.

2. Większa elastyczność niż przy bezpośrednim zatrudnieniu

Przy klasycznej umowie o pracę na czas określony przedsiębiorca musi uwzględniać m.in. limit trzech umów i 33 miesięcy, z określonymi wyjątkami. Po przekroczeniu tych limitów zatrudnienie co do zasady przekształca się w umowę na czas nieokreślony.

W przypadku pracy tymczasowej ustawodawca stworzył odrębny mechanizm, dostosowany właśnie do czasowego zapotrzebowania na pracę.

3. Przeniesienie części obowiązków kadrowych na agencję

Pracownikiem tymczasowym jest osoba zatrudniona przez agencję pracy tymczasowej, a następnie kierowana do wykonywania pracy u pracodawcy użytkownika. Pozwala to przedsiębiorcy korzystać z pracy pracownika bez konieczności samodzielnego budowania całego procesu zatrudnienia i obsługi kadrowej.

W efekcie praca tymczasowa może dziś stanowić interesujący kompromis pomiędzy bezpieczeństwem, elastycznością i kosztami zatrudnienia.

 W sytuacji, w której kontrakty cywilnoprawne wiążą się z coraz większym ryzykiem regulacyjnym, a bezpośrednie zatrudnienie pracownicze nie zawsze odpowiada potrzebom biznesowym,

 model pracy tymczasowej może stać się jednym z najbardziej racjonalnych rozwiązań dla przedsiębiorców.

Dokładne porównanie 3 form zatrudnienia: umowy o pracę, umowy - zlecenie oraz pracy tymczasowej, można znaleźć w naszym poradniku opisującym 

praca tymczasowa na tle innych form zatrudnienia

Chcesz wiedzieć więcej o tym, jak uniknąć niepotrzebnego ryzyka umów cywilnoprawnych i zachować elastyczność zatrudnienia? 

Zatrudnienie obywatela Ukrainy procedura 2026

Legalne zatrudnianie pracowników z Ukrainy w 2026

W 2026 r. bezpieczny proces legalizacji pracy obywatela Ukrainy nie może kończyć się na skanie paszportu i zezwolenia. Przejście z rozwiązań nadzwyczajnych do systemowej ochrony czasowej obywateli Ukrainy to wiele zmian dla pracodawców.  

Dla bezpieczeństwa firmy trzeba osobno ocenić:

05 marca 2026 – wygaszenie rozwiązań ochronnych

Od 5 marca 2026 r. wygaszono część szczególnych przepisów wprowadzonych po wybuchu wojny. 

Nie oznacza to jednak końca ochrony obywateli Ukrainy.

Najważniejsze rozwiązania przeniesiono do systemu ochrony czasowej wynikającego z ogólnych przepisów o ochronie cudzoziemców. Oznacza to zmianę podstawy prawnej, a nie automatyczną utratę wszystkich uprawnień.

Do 4 marca 2027 roku przedłużono między innymi:

Nie należy zakładać, że każdy pracownik automatycznie zachowuje wcześniejsze uprawnienia. Przy zatrudnieniu i przedłużaniu umowy trzeba sprawdzić aktualny status pobytowy oraz podstawę prawa do pracy.

04 marca 2028 – przedłużenie ochrony czasowej

Decyzja wykonawcza Rady (UE) 2026/1912 z 30 lipca 2026 r. przedłuża ochronę czasową osób objętych mechanizmem ukraińskim na kolejny okres, do 4 marca 2028 r.

Trzeba jednak pamiętać, że przedłużenie ochrony czasowej nie oznacza automatycznego przedłużenia każdego dokumentu, statusu ani terminu administracyjnego do 2028 r.

Dla pracodawców jest to dobra wiadomość z punktu widzenia ciągłości dostępu do rynku pracy, ale firma powinna nadal regularnie sprawdzać, czy konkretny pracownik zachowuje status uprawniający do pobytu i pracy.

Nowy wymóg dotyczący obowiązków wojskowych

Od 5 sierpnia 2026 r. ochronę czasową przyznaje się osobom, które spełniają obowiązki wojskowe w Ukrainie i, gdy ma to zastosowanie, potrafią to wykazać.

W praktyce, w określonych sytuacjach cudzoziemiec może zostać poproszony o dokument potwierdzający:

Warto pamiętać, że wymóg ten nie dotyczy osób, która najpóźniej 4 sierpnia 2026 r. korzystały z ochrony czasowej w danym państwie UE i zachowują ją tam nieprzerwanie.

Przy nowych kandydatach nie wystarczy założyć, iż każdy obywatel Ukrainy automatycznie uzyska status UKR. Firma nie powinna samodzielnie rozstrzygać, czy kandydat wypełnił obowiązki wojskowe, ale powinna żądać aktualnego urzędowego potwierdzenia statusu pobytowego i prawa do pracy. Ocena dokumentów wojskowych należy do właściwych organów, nie do działu HR.

Numer PESEL ze statusem UKR pozostaje podstawowym potwierdzeniem korzystania z ochrony czasowej w Polsce.

Obecnie (po 31 sierpnia 2026) pracodawca powinien szczególnie uważnie zweryfikować aktualność statusu UKR. 

Oznacza to, że powinien zwrócić uwagę na to, czy:

Po 31 sierpnia 2026 r. szczególnie ważne jest sprawdzenie, czy status UKR nie został utracony z powodu braku potwierdzenia tożsamości.

Umowa z cudzoziemcem musi być zawarta na piśmie przed rozpoczęciem pracy. Jeżeli cudzoziemiec nie zna języka polskiego, przed podpisaniem należy przedstawić mu treść w języku dla niego zrozumiałym. Trzeba przechowywać kopię dokumentu pobytowego przez okres wymagany ustawą, pilnować zgodności warunków umowy z zezwoleniem, oświadczeniem lub powiadomieniem oraz terminowo realizować zgłoszenia do ZUS i urzędów pracy.

Najbezpieczniejsza strategia nie polega na gromadzeniu dokumentów na ostatnią chwilę. Polega na stałym monitoringu statusu pobytowego, terminów zgłoszeń i rzeczywistych warunków pracy. W praktyce to jakość procesu HR, a nie sam fakt posiadania jednego dokumentu, decyduje o odporności firmy na kontrolę i ryzyko nielegalnego powierzenia pracy.

Checklista dla pracodawcy zatrudniającego pracownika z Ukrainy w 2026 roku

Przed rozpoczęciem pracy takiej osoby należy:

Chcesz mieć pewność, że dokumenty legalizacyjne cudzoziemców zatrudnionych w Twojej firmie są aktualne i prawidłowe? 

Ruch bezwizowy

Ruch bezwizowy 2026 praca

Od 22 sierpnia 2026 r. ważne ograniczenie w ruchu bezwizowym, które wpływa na możliwość podejmowania pracy przez osoby z Kolumbii, Wenezueli i Gruzji.

Od 22 sierpnia 2026 r. pracodawcy zatrudniający lub planujący zatrudnienie obywateli Gruzji, Kolumbii i Wenezueli muszą szczególnie uważnie sprawdzać podstawę ich pobytu w Polsce. Sam pobyt bezwizowy, nawet w połączeniu z uzyskanym zezwoleniem na pracę, co do zasady nie będzie już wystarczający do legalnego rozpoczęcia pracy przez nowo przyjeżdżające osoby z tych państw.

Ruch bezwizowy oznacza możliwość wjazdu i krótkiego pobytu w Polsce oraz innych państwach strefy Schengen bez konieczności uzyskania wizy przed podróżą. Zwykle pozwala on na pobyt maksymalnie przez 90 dni w każdym 180-dniowym okresie.

Dla pracodawcy kluczowe jest jednak to, że ruch bezwizowy określa przede wszystkim prawo do pobytu, a nie automatyczne prawo do wykonywania pracy.

Aby cudzoziemiec mógł legalnie pracować w Polsce, muszą być spełnione równocześnie dwa warunki:

Ważne: posiadanie ważnego zezwolenia na pracę nie wystarcza, jeśli sama podstawa pobytu danej osoby nie pozwala jej wykonywać pracy. Pracodawca powinien więc zawsze badać oba elementy osobno. Jak to zrobić – sprawdź w 

e-booku „Jak zalegalizować pobyt i pracę cudzoziemca w Polsce”

Rozporządzenie opublikowane 7 sierpnia 2026 r. pod pozycją 1072 ograniczyło możliwość wykonywania pracy podczas pobytu bezwizowego przez obywateli Gruzji, Kolumbii i Wenezueli.

Od 22 sierpnia 2026 r. osoby z tych państw nie mogą opierać legalnej pracy wyłącznie na pobycie bezwizowym połączonym z zezwoleniem na pracę. Dla nowych rekrutacji zasadniczo trzeba zaplanować właściwy tytuł pobytowy uprawniający do pracy. W praktyce oznacza to często konieczność uzyskania przez kandydata wizy krajowej przed przyjazdem do Polski.

Dla firmy przekłada się to przede wszystkim na:

Potrzebujesz wsparcia w legalizacji pobytu lub pracy cudzoziemców? 

Uwaga na daty wjazdu pracowników z Gruzji czy Kolumbii

Dodatkowo rozporządzenie Ministra Spraw Zagranicznych z 10 sierpnia 2026 r., ogłoszone pod pozycją 1086, wprowadziło wyjątki od zwolnienia wizowego i przepisy przejściowe odnoszące się do daty przekroczenia granicy.

W praktyce sytuację osób, które wjechały przed 15 sierpnia 2026 r., należy analizować odrębnie od sytuacji osób przybyłych później. Przy przypadkach granicznych nie wolno opierać się wyłącznie na dacie zezwolenia na pracę. Trzeba zgromadzić dowód daty wjazdu, ustalić podstawę pobytową na każdy dzień pracy i sprawdzić warunki przepisu przejściowego.

Co powinien zrobić pracodawca w związku z ruchem bezwizowym

Zmiany w legalizacji pracy cudzoziemców coraz szersze

Najnowsze regulacje (również związane z pracownikami z Ukrainy) pokazują wspólny kierunek: administracja oczekuje coraz dokładniejszego powiązania danych o pobycie, dokumencie legalizującym pracę, rodzaju umowy, wynagrodzeniu i faktycznych warunkach wykonywania pracy. W 2026 r. bezpieczny proces nie może kończyć się na skanie paszportu i zezwolenia. Pracodawca powinien umieć odtworzyć stan legalności na każdy dzień zatrudnienia.

Istotne są także obowiązki wynikające z ustawy obowiązującej od 1 czerwca 2025 r. Umowa z cudzoziemcem musi być zawarta na piśmie przed rozpoczęciem pracy. Jeżeli cudzoziemiec nie zna języka polskiego, przed podpisaniem należy przedstawić mu treść w języku dla niego zrozumiałym. Trzeba przechowywać kopię dokumentu pobytowego przez okres wymagany ustawą, pilnować zgodności warunków umowy z zezwoleniem, oświadczeniem lub powiadomieniem oraz terminowo realizować zgłoszenia do ZUS i urzędów pracy.

Najbezpieczniejsza strategia polega na stałym monitoringu statusu pobytowego, terminów zgłoszeń i rzeczywistych warunków pracy. W praktyce to jakość procesu HR, a nie sam fakt posiadania jednego dokumentu, decyduje o odporności firmy na kontrolę legalności zatrudnienia i ryzyko nielegalnego powierzenia pracy.

Nie masz pewności, czy dokumeny Twoich pracowników z zagranicy są aktualne? 

Przeprowadzimy audyt teczek pracowniczych cudzoziemców i w razie potrzeby zalegalizujemy ich pobyt i pracę w Polsce.

Jobs

Tips & Tricks

Quick links

PIP Reform 2026. Is your employment model ready for the new inspections?

Interested in more articles like this?

Legally and flexibly—temporary work

Legal employment of workers from Ukraine in 2026

Visa-Free Travel

Follow us for the latest

For Candidates

For Companies

Our Services

.