Zatrudnienie obywatela Ukrainy procedura 2026

Legalne zatrudnianie pracowników z Ukrainy w 2026

This article is available only in Polish. Please switch to the Polish version of the website or use your browser’s automatic translation feature.

W 2026 r. bezpieczny proces legalizacji pracy obywatela Ukrainy nie może kończyć się na skanie paszportu i zezwolenia. Przejście z rozwiązań nadzwyczajnych do systemowej ochrony czasowej obywateli Ukrainy to wiele zmian dla pracodawców.  

Dla bezpieczeństwa firmy trzeba osobno ocenić:

05 marca 2026 – wygaszenie rozwiązań ochronnych

Od 5 marca 2026 r. wygaszono część szczególnych przepisów wprowadzonych po wybuchu wojny. 

Nie oznacza to jednak końca ochrony obywateli Ukrainy.

Najważniejsze rozwiązania przeniesiono do systemu ochrony czasowej wynikającego z ogólnych przepisów o ochronie cudzoziemców. Oznacza to zmianę podstawy prawnej, a nie automatyczną utratę wszystkich uprawnień.

Do 4 marca 2027 roku przedłużono między innymi:

Nie należy zakładać, że każdy pracownik automatycznie zachowuje wcześniejsze uprawnienia. Przy zatrudnieniu i przedłużaniu umowy trzeba sprawdzić aktualny status pobytowy oraz podstawę prawa do pracy.

04 marca 2028 – przedłużenie ochrony czasowej

Decyzja wykonawcza Rady (UE) 2026/1912 z 30 lipca 2026 r. przedłuża ochronę czasową osób objętych mechanizmem ukraińskim na kolejny okres, do 4 marca 2028 r.

Trzeba jednak pamiętać, że przedłużenie ochrony czasowej nie oznacza automatycznego przedłużenia każdego dokumentu, statusu ani terminu administracyjnego do 2028 r.

Dla pracodawców jest to dobra wiadomość z punktu widzenia ciągłości dostępu do rynku pracy, ale firma powinna nadal regularnie sprawdzać, czy konkretny pracownik zachowuje status uprawniający do pobytu i pracy.

Nowy wymóg dotyczący obowiązków wojskowych

Od 5 sierpnia 2026 r. ochronę czasową przyznaje się osobom, które spełniają obowiązki wojskowe w Ukrainie i, gdy ma to zastosowanie, potrafią to wykazać.

W praktyce, w określonych sytuacjach cudzoziemiec może zostać poproszony o dokument potwierdzający:

Warto pamiętać, że wymóg ten nie dotyczy osób, która najpóźniej 4 sierpnia 2026 r. korzystały z ochrony czasowej w danym państwie UE i zachowują ją tam nieprzerwanie.

Przy nowych kandydatach nie wystarczy założyć, iż każdy obywatel Ukrainy automatycznie uzyska status UKR. Firma nie powinna samodzielnie rozstrzygać, czy kandydat wypełnił obowiązki wojskowe, ale powinna żądać aktualnego urzędowego potwierdzenia statusu pobytowego i prawa do pracy. Ocena dokumentów wojskowych należy do właściwych organów, nie do działu HR.

Numer PESEL ze statusem UKR pozostaje podstawowym potwierdzeniem korzystania z ochrony czasowej w Polsce.

Obecnie (po 31 sierpnia 2026) pracodawca powinien szczególnie uważnie zweryfikować aktualność statusu UKR. 

Oznacza to, że powinien zwrócić uwagę na to, czy:

Po 31 sierpnia 2026 r. szczególnie ważne jest sprawdzenie, czy status UKR nie został utracony z powodu braku potwierdzenia tożsamości.

Umowa z cudzoziemcem musi być zawarta na piśmie przed rozpoczęciem pracy. Jeżeli cudzoziemiec nie zna języka polskiego, przed podpisaniem należy przedstawić mu treść w języku dla niego zrozumiałym. Trzeba przechowywać kopię dokumentu pobytowego przez okres wymagany ustawą, pilnować zgodności warunków umowy z zezwoleniem, oświadczeniem lub powiadomieniem oraz terminowo realizować zgłoszenia do ZUS i urzędów pracy.

Najbezpieczniejsza strategia nie polega na gromadzeniu dokumentów na ostatnią chwilę. Polega na stałym monitoringu statusu pobytowego, terminów zgłoszeń i rzeczywistych warunków pracy. W praktyce to jakość procesu HR, a nie sam fakt posiadania jednego dokumentu, decyduje o odporności firmy na kontrolę i ryzyko nielegalnego powierzenia pracy.

Checklista dla pracodawcy zatrudniającego pracownika z Ukrainy w 2026 roku

Przed rozpoczęciem pracy takiej osoby należy:

Kontakt dla kandydatów

Ruch bezwizowy

Ruch bezwizowy 2026 praca

Od 22 sierpnia 2026 r. ważne ograniczenie w ruchu bezwizowym, które wpływa na możliwość podejmowania pracy przez osoby z Kolumbii, Wenezueli i Gruzji.

Od 22 sierpnia 2026 r. pracodawcy zatrudniający lub planujący zatrudnienie obywateli Gruzji, Kolumbii i Wenezueli muszą szczególnie uważnie sprawdzać podstawę ich pobytu w Polsce. Sam pobyt bezwizowy, nawet w połączeniu z uzyskanym zezwoleniem na pracę, co do zasady nie będzie już wystarczający do legalnego rozpoczęcia pracy przez nowo przyjeżdżające osoby z tych państw.

Ruch bezwizowy oznacza możliwość wjazdu i krótkiego pobytu w Polsce oraz innych państwach strefy Schengen bez konieczności uzyskania wizy przed podróżą. Zwykle pozwala on na pobyt maksymalnie przez 90 dni w każdym 180-dniowym okresie.

Dla pracodawcy kluczowe jest jednak to, że ruch bezwizowy określa przede wszystkim prawo do pobytu, a nie automatyczne prawo do wykonywania pracy.

Aby cudzoziemiec mógł legalnie pracować w Polsce, muszą być spełnione równocześnie dwa warunki:

Ważne: posiadanie ważnego zezwolenia na pracę nie wystarcza, jeśli sama podstawa pobytu danej osoby nie pozwala jej wykonywać pracy. Pracodawca powinien więc zawsze badać oba elementy osobno. Jak to zrobić – sprawdź w 

e-booku „Jak zalegalizować pobyt i pracę cudzoziemca w Polsce”

Rozporządzenie opublikowane 7 sierpnia 2026 r. pod pozycją 1072 ograniczyło możliwość wykonywania pracy podczas pobytu bezwizowego przez obywateli Gruzji, Kolumbii i Wenezueli.

Od 22 sierpnia 2026 r. osoby z tych państw nie mogą opierać legalnej pracy wyłącznie na pobycie bezwizowym połączonym z zezwoleniem na pracę. Dla nowych rekrutacji zasadniczo trzeba zaplanować właściwy tytuł pobytowy uprawniający do pracy. W praktyce oznacza to często konieczność uzyskania przez kandydata wizy krajowej przed przyjazdem do Polski.

Dla firmy przekłada się to przede wszystkim na:

Potrzebujesz wsparcia w legalizacji pobytu lub pracy cudzoziemców? 

Uwaga na daty wjazdu pracowników z Gruzji czy Kolumbii

Dodatkowo rozporządzenie Ministra Spraw Zagranicznych z 10 sierpnia 2026 r., ogłoszone pod pozycją 1086, wprowadziło wyjątki od zwolnienia wizowego i przepisy przejściowe odnoszące się do daty przekroczenia granicy.

W praktyce sytuację osób, które wjechały przed 15 sierpnia 2026 r., należy analizować odrębnie od sytuacji osób przybyłych później. Przy przypadkach granicznych nie wolno opierać się wyłącznie na dacie zezwolenia na pracę. Trzeba zgromadzić dowód daty wjazdu, ustalić podstawę pobytową na każdy dzień pracy i sprawdzić warunki przepisu przejściowego.

Co powinien zrobić pracodawca w związku z ruchem bezwizowym

Zmiany w legalizacji pracy cudzoziemców coraz szersze

Najnowsze regulacje (również związane z pracownikami z Ukrainy) pokazują wspólny kierunek: administracja oczekuje coraz dokładniejszego powiązania danych o pobycie, dokumencie legalizującym pracę, rodzaju umowy, wynagrodzeniu i faktycznych warunkach wykonywania pracy. W 2026 r. bezpieczny proces nie może kończyć się na skanie paszportu i zezwolenia. Pracodawca powinien umieć odtworzyć stan legalności na każdy dzień zatrudnienia.

Istotne są także obowiązki wynikające z ustawy obowiązującej od 1 czerwca 2025 r. Umowa z cudzoziemcem musi być zawarta na piśmie przed rozpoczęciem pracy. Jeżeli cudzoziemiec nie zna języka polskiego, przed podpisaniem należy przedstawić mu treść w języku dla niego zrozumiałym. Trzeba przechowywać kopię dokumentu pobytowego przez okres wymagany ustawą, pilnować zgodności warunków umowy z zezwoleniem, oświadczeniem lub powiadomieniem oraz terminowo realizować zgłoszenia do ZUS i urzędów pracy.

Najbezpieczniejsza strategia polega na stałym monitoringu statusu pobytowego, terminów zgłoszeń i rzeczywistych warunków pracy. W praktyce to jakość procesu HR, a nie sam fakt posiadania jednego dokumentu, decyduje o odporności firmy na kontrolę legalności zatrudnienia i ryzyko nielegalnego powierzenia pracy.

Nie masz pewności, czy dokumeny Twoich pracowników z zagranicy są aktualne? 

Przeprowadzimy audyt teczek pracowniczych cudzoziemców i w razie potrzeby zalegalizujemy ich pobyt i pracę w Polsce.

Ewelina specjalizuje się w pracy tymczasowej, rekrutacjach stałych niższego szczebla oraz BPO. Z branżą związana od 2006 roku. Posiada wieloletnie doświadczenie w zarządzaniu operacyjnym projektami z wielu obszarów rekrutacji i doradztwa personalnego.

Praca tymczasowa sposobem na zwinne podejście do pracy biurowej

Do you need advice on how to implement flexible working arrangements for office staff effectively and safely?

 Book a free consultation with a Trenkwalder representative

. We’ll discuss your company’s situation and recommend the best solution.

Tymczasowy pracownik biurowy może być korzystniejszy niż zatrudnienie pracownika na etacie. Dzieje się tak zwłaszcza, gdy firma potrzebuje szybkiego zastępstwa, obsługi okresowego wzrostu zadań albo realizacji konkretnego projektu. Największą wartością nie jest sama stawka, lecz przewidywalność kosztu, szybkość uruchomienia wsparcia, ograniczenie obciążeń rekrutacyjno-kadrowych oraz ograniczenie ryzyka prawnego.

Praca tymczasowa realizowana zgodnie z Ustawą o zatrudnianiu pracowników tymczasowych z 9.07.2003 (Dz.U. z 2019 r. poz. 1563) od lat i popularna jest w branży produkcyjnej i logistycznej w tzw. zawodach blue collar (pracownicy fizyczni). To rozwiązanie doskonale sprawdza się również w przypadku stanowisk biurowych (white collar). 

Dodatkowo praca tymczasowa na stanowiskach biurowych może być bezpiecznym prawnie rozwiązaniem będącym alternatywą dla umów zleceń czy B2B po 8 lipca 2026 - wejściu w życie nowelizacji ustawy o Państwowej Inspekcji Pracy (Dz.U. 2026 poz. 473) dającej okręgowym inspektorom pracy szersze uprawnienia kontrolne i możliwość w uzasadnionych przypadkach do przekształcania decyzją administracyjną umów cywilnoprawnych i B2B na umowy o pracę. 

W tym artykule poruszamy następujące kwestie:

Pracownik tymczasowy w biurze. Czy to możliwe?

 sprawdza się w na stanowiskach blue collar, to czy można ją zastosować również na stanowiskach biurowych, czyli tzw. white collar? Oczywiście. Jest szczególnie użyteczna, gdy firma potrzebuje zastępstwa, wsparcia w okresie zwiększonego obciążenia, szybkiego obsadzenia wakatu albo realizacji konkretnej pracy projektowej w różnych działach firmy.

Patrząc na kraje, w których stopa penetracji rynku

 jest dużo wyższa niż w Polsce (np. w Niemczech czy w Holandii) widać wyraźnie, że to możliwe. W Polsce również coraz więcej firm stosuje rozwiązania elastycznej pracy biurowej.  

Z raportu Polskiego Forum HR ‘Rynek Usług HR 2026’ wynika, że szacowana całkowita liczba pracowników tymczasowych w Polsce to 272 tys. osób (z czego 82 tys. w agencjach zrzeszonych w PFHR). 38% zatrudnienia pracowników tymczasowych to sektor usług. Szacujemy, że około połowa z nich to tzw. białe kołnierzyki. 

W ten sposób pracować mogą osoby na stanowiskach juniorskich i specjalistycznych w działach administracji i obsłudze recepcyjnej,  obsłudze klienta, HR, obsłudze kadrowo-płacowej, finansach, księgowości, logistyki, inżynierii, planowaniu produkcji, czy IT. Wszędzie tam, gdzie jest potrzeba elastyczności zatrudnienia z uwagi na  sezonowość biznesu,  wdrażanie nowych projektów w firmie, dużą zmienność popytu na pracę, czy ograniczenia wewnętrzne.  

Kiedy warto zatrudnić pracownika tymczasowego do pracy biurowej?

Ustawa pozwala zatrudnić pracownika biurowego w formule pracy tymczasowej w prawie każdej sytuacji. Jedyne wyjątki, to brak możliwości zastąpienia pracownikiem tymczasowym pracownika będącego na strajku zakładowym oraz pracownika, z którym w ostatnich 3 miesiącach rozwiązano stosunek pracy z przyczyn jego niedotyczących. Poza wspomnianymi już korzyściami związanymi z redukcją kosztów, zatrudnienie pracownika tymczasowego pomaga pracodawcy:

Najczęstsze sytuacje, w których przy pracy biurowej sprawdzi się praca tymczasowa to: 

Dodatkowo dzięki poszerzeniu lejka rekrutacyjnego o osoby chcące pracować w systemie 

, pracodawca zyskuje też dostęp do dużej puli zmotywowanych pracowników. Część z nich to już osoby z doświadczeniem.

Praca tymczasowa zamiast umowy na zastępstwo

Zgodnie z ustawą o pracy tymczasowej, zatrudnienie pracownika tymczasowego w sposób ciągły na miejsce nieobecnego pracownika pracodawcy użytkownika, może trwać maksymalnie do 18 miesięcy w okresie 36 miesięcy. To rozwiązanie dające większą elastyczność niż typowa umowa na zastępstwo. Zgodnie z Kodeksem Pracy, najkrótszy okres wypowiedzenia umowy o pracę zawartej na czas określony to 2 tygodnie, a po upływie 6 miesięcy zatrudnienia to już 1 miesiąc. 

W przypadku pracy tymczasowej okresy wypowiedzenia to maksymalnie 1 tydzień. Innym aspektem jest również sytuacja, w której wewnętrzny pracownik wraca z długotrwałej absencji, ale tylko na część etatu. W tym momencie umowa o pracę na zastępstwo ulega rozwiązaniu zgodnie z okresem, na jaki została zawarta, a więc do zakończenia usprawiedliwionej nieobecności pracownika stałego. Nie ma możliwości, aby kontynuować umowę na zastępstwo w pozostałym wymiarze. Z kolei praca tymczasowa daje taką możliwość.

Praca tymczasowa ma znaczenie również z punktu widzenia jakości wykonywanej pracy. W firmie, która zatrudnia pracowników jedynie w sposób tradycyjny, zazwyczaj wypełnia się pełne etaty. Nagłe zwiększenie zapotrzebowania na pracę, absencja chorobowa pracownika czy jego odejście z pracy, generuje nie tylko duże koszty po stronie pracodawcy, ale również obciąża pozostały personel. 

Przy zatrudnieniu tymczasowym i rozliczeniu za godziny, taka sytuacja nie tylko nie zaburza cyklu pracy (na poziomie codziennych zadań, to agencja odpowiada za grafik pracy i to ona musi zadbać o to, by był wypełniony), ale też nie wywoła obniżenia jakości pracy zespołu spowodowanej zbytnim przeciążeniem.  

Warto też pamiętać o tym, że to agencja bierze na siebie ryzyko rotacyjne. To ona odpowiada za prowadzenie i archiwizację akt pracowników, a także przejmuje odpowiedzialność przed organami kontrolnymi z US, ZUS i PIP.

Praca tymczasowa dobrze sprawdza się wtedy, gdy firma okresowo potrzebuje większego wsparcia administracyjnego w dziale obsługi klienta, kadr i płac, czy księgowości, ale nie chce od razu tworzyć stałego etatu. Taka sytuacja może pojawić się na przykład przed świętami, w sezonie wyprzedażowym, w okresie rozliczeń, podczas wzrostu liczby zamówień albo przy zwiększonej liczbie zapytań od klientów.

Pracownik administracyjny zatrudniony tymczasowo może przejąć obsługę dokumentów, faktur, zamówień, reklamacji, korespondencji, wprowadzania danych czy kontaktu z klientami. Dzięki temu stali pracownicy nie muszą odkładać swoich podstawowych obowiązków, a firma może utrzymać jakość i terminowość obsługi także w okresie większego obciążenia. 

Zatrudnienie biurowego pracownika tymczasowego pozwala dopasować liczbę osób w zespole do aktualnych potrzeb biznesowych. Po zakończeniu sezonu lub wzmożonego okresu firma nie zostaje z etatem, którego zakres obowiązków przestał odpowiadać rzeczywistemu zapotrzebowaniu. 

Projekt wdrożeniowy, migracja danych  - tymczasowa praca dla specjalisty 

W wielu firmach pojawiają się zadania administracyjne, które wymagają dodatkowych rąk do pracy, ale mają jasno określony początek i koniec. Może to być wdrożenie nowego systemu CRM lub ERP, migracja danych, digitalizacja dokumentów, przygotowanie firmy do audytu, porządkowanie archiwum, aktualizacja baz danych albo uzupełnienie dokumentacji kadrowej, księgowej czy handlowej.

W takich sytuacjach nie zawsze zasadne jest prowadzenie rekrutacji na stałe stanowisko. Praca tymczasowa umożliwia zatrudnienie osoby z konkretnymi kompetencjami na czas realizacji projektu. Firma zyskuje czasowe wsparcie w wykonaniu dodatkowych zadań, a jednocześnie nie musi budować długoterminowego etatu tylko dlatego, że przez kilka miesięcy zespół potrzebuje większych mocy przerobowych.

To rozwiązanie warto rozważyć szczególnie wtedy, gdy projekt obciąża obecnych pracowników, a jego opóźnienie wiąże się z ryzykiem operacyjnym, finansowym lub wizerunkowym. Tymczasowy pracownik umysłowy może odciążyć zespół w powtarzalnych zadaniach administracyjnych, dzięki czemu osoby kluczowe dla projektu mogą skoncentrować się na kontroli jakości, decyzjach biznesowych i wdrożeniu zmian.

Otwarcie oddziału, lokalizacji albo wejście na nowy rynek

Otwarcie nowego oddziału, biura, punktu sprzedaży czy wejście na nowy rynek zwykle wiąże się z dużą liczbą zadań organizacyjnych. Jednocześnie na początku trudno jednoznacznie ocenić, jak duże i trwałe będzie zapotrzebowanie na pracę administracyjną.

W takim momencie praca tymczasowa daje firmie możliwość sprawdzenia, jaki zakres wsparcia rzeczywiście jest potrzebny. Zamiast od razu budować pełny zespół administracyjny, przedsiębiorca może rozpocząć od jednej lub kilku osób zatrudnionych na określony czas i obserwować, które zadania są stałe, a które wynikają jedynie z etapu uruchamiania nowej działalności.

Pracując z klientami, którzy tworzą nowe, nie zawsze dobrze opisane kompetencyjnie stanowisko, zachęcam do wdrożenia pracy tymczasowej, bo dzięki temu, zyskujemy czas na to, by sprawdzić, czy to faktycznie takiej osoby potrzebujemy, czy takie powinny być jej kompetencje, czy to jest konkretnie to stanowisko, które najlepiej odpowie na potrzeby biznesowe oraz ta osoba. Ta forma zatrudnienia sprawdza się szczególnie na stanowiskach specjalistycznych, projektowych, handlowych. Praca tymczasowa daje możliwość wydłużenia czasu wdrożenia i szkolenia pracownika do maksymalnie 18 miesięcy (w ciągu 36 miesięcy u jednego pracodawcy). Po tym czasie pracodawca może zadecydować, czy o zatrudnieniu osoby na etat lub zakończeniu umowy.

Zatrudnij pracownika tymczasowego, a następnie zdecyduj, czy chcesz zatrudnić go na etat - poznaj korzyści 

Sprawdź, czy w twoim przypadku biurowy pracownik tymczasowy ma sens!

1. Sytuacja w firmie - Urlop rodzicielski lub długie L4 pracownika

Korzyści z pracownika tymczasowego - Umożliwia zapewnienie ciągłości pracy bez tworzenia rozwiązania na stałe.

2. Sytuacja w firmie - Wzrost liczby zamówień w wysokim sezonie

Pozwala zwiększyć moce  przerobowe na okres szczytu.

3. Sytuacja w firmie - Nowy projekt na kilka lub kilkanaście miesięcy

Korzyści z pracownika tymczasowego - Elastyczność w dopasowaniu kompetencji i zatrudnienia do zmieniających się potrzeb projektu.

4. Sytuacja w firmie - Zamrożenie nowych rekrutacji i etatów 

Korzyści z pracownika tymczasowego - Nie widnieje na liście płac.

Umowa o pracę tymczasową, czy umowa zlecenie dla pracowników biurowych. Co wybrać? 

Korzyści pracodawcy, wynikające z zastosowania pracy tymczasowej są niewątpliwe i mierzalne. A co z pracownikami? Czy będą chcieli wybierać taką formę zatrudnienia?

Rośnie wiedza pracowników na temat pracy tymczasowej. Coraz więcej osób wie, że praca tymczasowa to prawo do urlopu w wymiarze 2 dni miesięcznie, czego nie daje umowa zlecenie. Zachowane jest też prawo do wynagrodzenia chorobowego i do okresu wypowiedzenia, opłacane są składki ZUS. To sprawia, że praca tymczasowa, dając również pracownikowi możliwość elastycznej i szybkiej zmiany pracy, jest postrzegana przez pracowników jako atrakcyjna alternatywa.

Decyzja pracodawcy, czy zatrudnić pracownika biurowego na etat, pracę tymczasową, czy umowę zlecenie uzależniona jest od wielu czynników

: planów biznesowych,  sezonowości, specyfiki stanowiska i zadań, planowanego okresu zatrudnienia, uregulowań i ograniczeń wewnętrznych, czy budżetu. Dodatkowo wraz z wejściem w życie nowelizacji ustawy o PIP dnia 8 lipca 2026 pracodawcy planujący elastyczne formy zatrudnienia powinni uwzględnić 

ryzyka prawne związane z zatrudnianiem na umowy zlecenia, czy B2B

Potrzebujesz porady, jak efektywnie i bezpiecznie wdrożyć elastyczność zatrudnienia pracowników biurowych? 

Umów się na bezpłatną konsultację z przedstawicielem Trenkwalder

Omówimy sytuację Twojej firmy i zarekomendujemy optymalne rozwiązanie.

Według corocznych sprawozdań Polskiego Forum HR (PFHR) oraz globalnych raportów branżowych World Employment Confederation (WEC, dawniej Ciett), polska stopa penetracji utrzymuje się w przedziale 0,7%–1,2%.

Renata od ponad 20 lat specjalizuje się w prawie pracy i procesach kadrowo-płacowych. Odpowiada za strategie payroll, zarządzanie działem rozliczającym kilkanaście tysięcy pracowników miesięcznie oraz planowaniem i wdrażaniem usługi Payroll w organizacjach.

Kontrola Państwowej Inspekcji Pracy (PIP) 2026 – weryfikacja umów i form zatrudnienia

Reforma PIP 2026. Czy Twój model zatrudnienia jest gotowy na nowe kontrole?

Od 8 lipca 2026 roku wchodzą w życie kluczowe elementy reformy Państwowej Inspekcji Pracy. Ustawą z 11 marca 2026 o zmianie ustawy o PIP oraz niektórych innych ustaw okręgowi 

inspektorzy pracy otrzymają nowe uprawnienia związane z kontrolą prawidłowości zatrudnienia, dostępem do danych, możliwością skuteczniejszego identyfikowania przypadków, w których umowy cywilnoprawne zastępują stosunek pracy oraz 

ustaleniem istnienia stosunku pracy decyzją administracyjną

.  Decyzja może zostać wydana, gdy zawarto umowę cywilnoprawną lub gdy praca jest faktycznie świadczona za wynagrodzeniem w warunkach odpowiadających stosunkowi pracy. 

Dla większości firm zatrudniających zgodnie z przepisami reforma nie oznacza rewolucji. Jest jednak sygnałem, że 

warto zweryfikować obecne modele współpracy ze zleceniobiorcami i osobami świadczącymi usługi na podstawie kontraktów B2B

Szczególnie dotyczy to organizacji działających w branżach produkcyjnych, logistycznych, handlowych czy usługowych, gdzie występuje sezonowość zatrudnienia, zmienne zapotrzebowanie kadrowe lub duża liczba osób wykonujących prace na innych umowach, niż umowy o pracę. 

ustalenie stanu faktycznego w zakresie przestrzegania prawa pracy

, w szczególności przepisów i zasad BHP, przepisów dotyczących legalności zatrudnienia, oraz udokumentowanie ustaleń. Kontrolowani mogą być nie tylko klasyczni pracodawcy, ale – w świetle nowej kompetencji dotyczącej ustalania stosunku pracy – również inni przedsiębiorcy i jednostki organizacyjne, na rzecz których pracę faktycznie świadczą osoby fizyczne 

Jak zmieniają się kontrole po reformie PIP? 

Nowe przepisy przewidują między innymi: 

I to ten ostatni punkt wywołał najwięcej wątpliwości wśród pracodawców. Należy jednak podkreślić, że 

celem reformy nie jest eliminacja umów cywilnoprawnych, czy współpracy B2B

. Ustawodawca podkreśla, że legalnie zawarte i prawidłowo realizowane formy współpracy pozostają dopuszczalne. Zmiany mają dotyczyć sytuacji, w których 

forma umowy nie odpowiada rzeczywistemu sposobowi wykonywania pracy

Kiedy umowa cywilnoprawna może zostać zakwestionowana? 

nie to, jak nazwana jest umowa, lecz jak wygląda codzienna współpraca

stosunek pracy występuje wtedy, gdy praca jest wykonywana: 

kontroli szczególne znaczenie mogą mieć pytania

Im więcej takich elementów występuje łącznie, tym większe ryzyko zakwestionowania przez PIP zastosowanej formy współpracy i nałożenia kary grzywny nawet do 60 tys. złotych. 

Jak pracodawcy powinni przygotować się na kontrolę PIP? 

Aby nie dać się zaskoczyć kontroli PIP warto już teraz: 

1. Opracować procedurę wewnętrzną na wypadek wejścia inspektora PIP 

Ze względu na możliwość kontroli bez uprzedzenia, warto mieć spisaną i przećwiczoną procedurę, obejmującą m.in.:  

2. Dokonać wewnętrznych przeglądów prewencyjnych i identyfikacji ryzyk  

Biorąc pod uwagę szeroki zakres kontroli PIP (prawo pracy, BHP, legalność zatrudnienia, wkrótce ustalanie stosunku pracy), racjonalne jest cykliczne przeprowadzanie wewnętrznych audytów na wzór postępowania kontrolnego inspektora:  

3. Zweryfikować współpracę z agencjami zatrudnienia  

Odpowiedzialność biznesowa coraz częściej będzie obejmować również wybór partnerów, którzy gwarantują zgodność z przepisami.

4. Ustalić plan działań naprawczych - w razie potrzeby  

Po wytypowaniu umów o podwyższonym poziomie ryzyka należy zdecydować, która z dwóch ścieżek będzie właściwa: 

dostosowanie warunków współpracy tak, aby zachowała ona charakter cywilnoprawny, albo dobrowolne przekształcenie relacji w stosunek pracy

. Drugie rozwiązanie będzie zasadne zwłaszcza wtedy, gdy współpraca ma cechy pracownicze albo gdy podmiot zatrudniający nie jest w stanie zapewnić rzeczywistej niezależności właściwej dla relacji cywilnoprawnej.

5. W razie wątpliwości uzyskać indywidualną interpretację GIP  

W razie wątpliwości dotyczących kwalifikacji danej umowy albo sposobu ukształtowania współpracy warto skorzystać z pomocy prawnej. Nowe przepisy przewidują 

możliwość uzyskania indywidualnej interpretacji Głównego Inspektora Pracy, co do charakteru danego stosunku prawnego

. Na wniosek pracodawcy GIP może rozstrzygnąć, czy dany kontrakt stanowi stosunek pracy w rozumieniu art. 22 § 1 k.p. Interpretacja kosztuje 40 zł i powinna zostać wydana w ciągu 30 dni od złożenia kompletnego wniosku. Co istotne, pracodawca, który zastosuje się do uzyskanej interpretacji, nie może zostać obciążony sankcjami administracyjnymi, finansowymi, ani karami w zakresie nią objętym.

Dobra wiadomość dla działów kadr jest taka, że ustalony został 12-miesięczny okres przejściowy. W tym czasie firmy mogą zrobić przegląd swoich modeli zatrudnienia i samodzielnie dokonać przekształcenia niepoprawnych umów, jeśli będzie taka potrzeba. 

Dodatkowo w tym okresie warto zadbać o pełną digitalizację dokumentacji kadrowej w firmach. Z uwagi na to, że kontrole mogą odbywać się zdalnie, inspektor może żądać okazania dokumentów w formie elektronicznej. 

Praca tymczasowa jako bezpieczny model elastycznego zatrudnienia 

Nie zakładamy, że każda firma ma problem. Warto jednak sprawdzić, czy obecny model zatrudnienia będzie równie bezpieczny po 8 lipca 2026 roku. 

Jednym z rozwiązań będących odpowiedzią na nowe otoczenie regulacyjne może być profesjonalnie zarządzana praca tymczasowa. 

Natomiast pracodawca użytkownik otrzymuje elastyczny dostęp do pracowników dopasowanych do aktualnego zapotrzebowanie na pracę w dziale produkcji, logistyki,  administracji (np. recepcja), czy w obsłudze klienta.   

Jak Trenkwalder wspiera firmy w bezpiecznym zatrudnianiu pracowników? 

Jeżeli Twoja organizacja korzysta z umów cywilno-prawnych, porozmawiajmy. 

Nasi eksperci pomogą ocenić potencjalne ryzyka oraz wskazać rozwiązania dopasowane do specyfiki Twojej organizacji. 

Legal employment of workers from Ukraine in 2026

Interested in more articles like this?

Visa-Free Travel

Temporary placement in white collar jobs

PIP Reform 2026. Is your employment model ready for the new inspections?

Follow us for the latest