Outsourcing pracowniczy a praca tymczasowa

Jakie są różnice między outsourcingiem pracowniczym a pracą tymczasową? Którą usługę wybrać? Poznaj wady i zalety obu rozwiązań.

1. Usługi outsourcingu pracowniczego i pracy tymczasowej

2. Na jakich stanowiskach pracy i w jakich branżach się sprawdzają? 

3. Różnice między pracą tymczasową a outsourcingiem na przykładzie firmy e-commerce

4. Co przeanalizować, by podjąć dobrą decyzję biznesową? 

5. Regulacje obu typów usług wynikające z prawa pracy

6. Najczęstsze niejasności, które wynikają z mylenia usług pracy tymczasowej i outsourcingu

Usługi outsourcingu pracowniczego i pracy tymczasowej

Zarówno outsourcing pracowników, jak i praca tymczasowa należą do elastycznych form zatrudnienia. Oba rozwiązania wspierają przedsiębiorców w bardziej efektywnym zarządzaniu biznesem i poprawie rentowności.  I choć obie usługi mogą być oferowane przez tę samą firmę (np. Trenkwalder), to wykorzystują różne instrumenty prawne i niosą za sobą odmienne korzyści.

Praca tymczasowa jest najczęściej wykorzystywana wtedy, gdy: 

• Firma ma krótkie i sezonowe okresy pików produkcyjnych. 

• W organizacji brakuje rąk do pracy i istnieje potrzeba dodatkowego, czasowego zatrudnienia nowych pracowników do istniejących już zespołów.

• Przedsiębiorstwo ze względu na warunki biznesowe ma potrzebę elastyczności w zakresie zatrudnienia i okresów wypowiedzeń.

• Firma chce zatrudniać cudzoziemców, ale nie ma zasobów i/lub wiedzy w zakresie legalizacji ich pracy.

• Ze względu na szybki rozwój organizacji potrzebne jest wsparcie w zakresie rekrutacji, selekcji oraz sprawdzenia nowych pracowników, a także obniżenia kosztów rekrutacyjnych, 

• Części zakładu pracy zlokalizowane są w różnych miejscach, a trzeba skoordynować zatrudnienie sezonowe.

• Istnieje konieczność sprawdzenia lub wydłużenia okresu próbnego. Dzięki formule try&hire nie trzeba się martwić o formalności i sprawdzić efektywność wybranych osób przed nawiązaniem bezpośredniego stosunku pracy. Zalety takiego rozwiązania doceniło wiele firm zwłaszcza po wdrożeniu dyrektyw unijnych i wynikających z nich zmian w kodeksie pracy w zakresie długości i warunków okresów próbnych oraz warunków wypowiedzenia umów o pracę.

• Kluczowe jest dla firmy zapewnienie ciągłości pracy i procesów, ale jest to trudne z uwagi na dużą liczbę zwolnień chorobowych, urlopów, czy nagłych rezygnacji z pracy,

• Struktury firmy nie obejmują obsługi kadrowej i istnieje konieczność przejęcia przez firmę zewnętrzną obsługi kadrowej, US, ZUS, archiwizacji dokumentów czy obiegu dokumentów. 

Z kolei outsourcing pracowników sprawdza się wtedy, gdy: 

• Firma boryka się z korporacyjnymi limitami zatrudnienia wewnętrznego.

• Istnieje potrzeba utrzymania statusu MŚP przy jednoczesnym rozwoju firmy i zwiększonej ilości zadań i czynności. 

• Firma chce móc całość rozliczeń pracowniczych obsłużyć fakturą kosztową. 

• Firma chce zdigitalizować obsługę HR pracowników, a ma ograniczone zasoby. 

• Istnieje konieczność redukcji kosztów wewnętrznych działów HR, archiwizacji dokumentów, czy pomieszczeń biurowych. 

• Firma chce wdrożyć odrębną politykę płacową i benefitową dla konkretnych, wydzielonych zespołów.

• Firma planuje zatrudnienie całego zespołu złożonego z obcokrajowców, a brakuje jej wiedzy i zasobów kadrowych lub czasowych do samodzielnej realizacji tego zadania. 

• Całą kompleksową obsługę administracyjną w zakresie spraw pracowniczych – od benefitów, przez organizację szkoleń do rozliczania delegacji organizacja chce przekazać do realizacji firmie zewnętrznej, w tym również zakres związany z odpowiedzialnością prawną w zakresie zatrudniania i zobowiązaniami z ZUS, US, SG, UP).

• Planowane jest pełne przekazanie procesów okołobiznesowych firmie outsourcingowej i skupienie się na rdzeniu działalności. 

Outsourcingi a praca tymczasowa – w jakich branżach?

Nie! Obie formy sprawdzają się doskonale w zasadzie w każdej branży oraz na wszystkich typach stanowisk- od pracowników fizycznych (blue collar), po pracowników umysłowych (white collar). 

Jedyny wyjątek w tym zakresie stanowi bardzo wąski  zakres prac, których nie można powierzyć pracownikowi tymczasowemu (np. prace szczególnie niebezpieczne lub w szkodliwych warunkach)  W takim przypadku lepiej sprawdzą się usługi outsourcingowe.

Jak zatem podjąć decyzję? 

Praca tymczasowa a outsourcing pracowniczy – różnice

Najłatwiej zrozumieć różnice między outsourcingiem pracowników a pracą tymczasową wówczas, gdy uświadomimy sobie, co tak naprawdę zamawiamy. Otóż:

• Po podpisaniu umowy o usługę pracy tymczasowej firma (czyli pracodawca użytkownik) otrzymuje pracowników, którzy pod jej nadzorem wykonują określoną pracę. Pracodawca użytkownik jest zobowiązany dbać o niektóre aspekty zatrudnienia – np. dostarczyć pracownikowi odzież roboczą, czy ewidencjonować jego pracę, to on decyduje o tym, ilu pracowników potrzebuje i kontroluje ich pracę. Pracodawca użytkownik rozlicza się z agencją w oparciu o liczbę godzin przepracowanych przez pracowników tymczasowych w danym miesiącu. W przypadku pracy tymczasowej relacja między agencją pracy tymczasowej, pracownikiem tymczasowym i pracodawcą użytkownikiem ma charakter trójstronny.
  
  

• Po podpisaniu umowy o outsourcing firma zleca agencji wykonanie określonych czynności. Usługodawca nie ma żadnych obowiązków względem pracowników, którzy te czynności będą na jego rzecz wykonywali. Jego zadaniem jest jedynie odbiór wykonanej pracy, czyli akceptacja tego, jak została wykonana lub zgłoszenie reklamacji. To właśnie dlatego częściej stosuje się nazwę outsourcing procesów lub usług niż outsourcing pracowniczy. To od firmy świadczącej usługę outsourcingu zależy, ilu pracowników zostanie zaangażowanych do wykonania usługi, jakie będzie ich wynagrodzenie oraz na podstawie jakiej umowy zostaną zatrudnieni. To agencja nadzoruje ich pracę. Firma zlecająca może jedynie przekazać zalecenia dotyczące sposobu jej wykonania (na zasadzie art. 737 Kodeksu Cywilnego). Firma rozlicza się z agencją w oparciu o efekt – wykonanie określonej usługi. Sam model rozliczeniowy ustalany jest każdorazowo indywidualnie, zgodnie z charakterem pracy. Może to być rozliczenie za jeden wyprodukowany element, za godzinę dostarczenia usługi, jeden zrealizowany proces etc.

Przykład:

Firma z branży e-commerce przewiduje duży wzrost zamówień w sklepie internetowym w sezonie przedświątecznym. Potrzebuje wsparcia w obsłudze zamówień, komplementacji, etykietowaniu, pakowaniu i wysyłce towarów.

• Decydując się na usługę pracy tymczasowej, zamawia w agencji określoną liczbę pracowników zajmujących się przyjmowaniem zamówień oraz pracowników magazynowych zajmujących się pakowaniem produktów do klientów. Firma nadzoruje ich pracę, a rozliczenie usługi z agencją odbywa się na podstawie liczby godzin przepracowanych przez pracowników tymczasowych.
  
  

• Decydując się na outsourcing, firma otrzymuje kompleksową obsługę całego procesu, którego odbiór mierzony jest takimi wskaźnikami jak np. ilość wysłanych paczek, czy wskaźnik reklamacji.  

Każda z usług będzie świadczona w magazynie firmy e-commerce, ale różni je sposób realizacji i rozliczeń. Co istotne, to nie ma możliwości łączenia elementów tych usług np. sprawowania bezpośredniego nadzoru nad pracownikami przez menedżerów firmy e-commerce w przypadku realizacji usługi outsourcingu. Nadto pamiętać również trzeba, że usługa pracy tymczasowej może mieć miejsce jedynie w przypadkach wskazanych w ustawie o zatrudnieniu pracowników tymczasowych (art. 2 pkt 3).

Pracownik tymczasowy czy z outsourcingu? Co wziąć pod uwagę

Wiemy już, czym jest outsourcing oraz praca tymczasowa. Przy podejmowaniu decyzji warto przemyśleć następujące kwestie: 

Głównym elementem, który różnicuje to, czy firma powinna skorzystać z outsourcingu, czy z pracy tymczasowej jest również zakres odpowiedzialności związany z zatrudnieniem i kontrolą, jaką chce przekazać agencji (lub utrzymać). Obrazuje to poniższa tabela:

Praca tymczasowa a outsourcing – regulacje prawne

Skąd wynika taka różnica pomiędzy usługą pracy tymczasowej i outsourcingu? Z przepisów prawa.

Pracę tymczasową reguluje ustawa z dnia 9 lipca 2003 r. o zatrudnianiu pracowników tymczasowych. Ustawa szczegółowo opisuje zasady, na jakich agencja pracy tymczasowej kieruje do pracodawcy użytkownika pracowników tymczasowych w celu wykonywania pracy tymczasowej na ich rzecz. Dodatkowo, aby agencja zatrudnienia mogła świadczyć usługi pracy tymczasowej, musi być wpisana do Krajowego Rejestru Agencji Zatrudnienia (KRAZ).

Outsourcing nie został uregulowany w żadnym akcie prawnym i nie posiada definicji prawnej. Umowa outsourcingowa jest tzw. umową nienazwaną. Realizacja outsourcingu przebiega zgodnie z przepisami kodeksu cywilnego tj. Kodeks cywilny; art. 353(1) kc. – zasada swobody umów.

W przypadku outsourcingu powierza się wykonywanie zadań podmiotowi zewnętrznemu, który jest podmiotem zarządzającym w stosunku do pracowników, przy pomocy których wykonuje zlecone czynności, natomiast w przypadku pracy tymczasowej mówimy o trójstronnej relacji agencja-pracownik-pracodawca użytkownik, który określa warunki pracy, wyznacza zadania, nadzoruje pracę pracowników tymczasowych, których formalnym pracodawcą jest agencja.

Wszystkie znaczące różnice między pracą tymczasową a outsourcingiem prezentuje poniższa tabela:

 *ustawa o ZPT – ustawa o zatrudnianiu pracowników tymczasowych.

**PU – pracodawca użytkownik.

Jak nie pomylić usługi pracy tymczasowej z outsourcingiem

Czy korzystając z outsourcingu mam wpływ na wykonaną pracę?

Tak, ale nie w sposób bezpośredniej kontroli pracowników. Firma, zlecając outsourcing, określa to, w jaki sposób ma być wykonywany dany proces i z jakim efektem. Co jakiś czas (zgodny z umową – np. w cyklach miesięcznych) przeprowadzany jest odbiór prac. Firma może też zabezpieczyć w umowie jakość, czy terminowość wykonanych prac.

Komu podlega pracownik outsourcowany?

Kto nadzoruje jego pracę? Wg wyroku Sądu Najwyższego z 27 stycznia 2016 r. sygn. akt I PK 21/15 podstawową cechą odróżniającą outsourcing pracowniczy od zatrudnienia pracowników własnych lub też świadczenia pracy przez pracowników tymczasowych jest brak bezpośredniego i stałego podporządkowania (zarówno prawnego, jak i faktycznego) wykonawców w stosunku do podmiotu (insourcera), u którego takie usługi lub praca są wykonywane. W przypadku skierowania pracownika przez outsourcera do pracy w innym podmiocie pracownik ten może podlegać jedynie pośredniemu i krótkotrwałemu zwierzchnictwu w nowym miejscu pracy.