Pracodawca

Outsourcing pracowniczy a praca tymczasowa. Różnice i podobieństwa. Którą usługę wybrać?

Beata Filipiak, Kierownik ds. Kluczowych Klientów w Trenkwalder

ponad 2 lata temu

•

30 min. czytania

Praca twórcza

Outsourcing pracowniczy a praca tymczasowa. Różnice i podobieństwa. Którą usługę wybrać?

Na jakich zasadach obywatel Ukrainy może wjechać i legalnie przebywać na terenie Polski? Jak zatrudnić pracownika z Ukrainy? W tym artykule publikujemy odpowiedzi na najczęściej zadawane pytania polskich przedsiębiorców, którzy chcą legalnie zatrudnić pracowników z Ukrainy. Stan prawny na dzień 25.02.2022.

Udostępnij ten artykuł

W tym artykule poruszamy następujące zagadnienia:

Usługi outsourcingu pracowniczego i pracy tymczasowej

Zarówno outsourcing pracowników, jak i praca tymczasowa należą do elastycznych form zatrudnienia. Oba rozwiązania wspierają przedsiębiorców w bardziej efektywnym zarządzaniu biznesem i poprawie rentowności. I choć obie usługi mogą być oferowane przez tę samą firmę (np. Trenkwalder), to wykorzystują różne instrumenty prawne i niosą za sobą odmienne korzyści.

Praca tymczasowa jest najczęściej wykorzystywana wtedy, gdy:

Firma ma krótkie i sezonowe okresy pików produkcyjnych.
W organizacji brakuje rąk do pracy i istnieje potrzeba dodatkowego, czasowego zatrudnienia nowych pracowników do istniejących już zespołów.
Przedsiębiorstwo ze względu na warunki biznesowe ma potrzebę elastyczności w zakresie zatrudnienia i okresów wypowiedzeń.
Firma chce zatrudniać cudzoziemców, ale nie ma zasobów i/lub wiedzy w zakresie legalizacji ich pracy.
Ze względu na szybki rozwój organizacji potrzebne jest wsparcie w zakresie rekrutacji, selekcji oraz sprawdzenia nowych pracowników, a także obniżenia kosztów rekrutacyjnych,
Części zakładu pracy zlokalizowane są w różnych miejscach, a trzeba skoordynować zatrudnienie sezonowe.
Istnieje konieczność sprawdzenia lub wydłużenia okresu próbnego. Dzięki formule try&hire nie trzeba się martwić o formalności i sprawdzić efektywność wybranych osób przed nawiązaniem bezpośredniego stosunku pracy. Zalety takiego rozwiązania doceniło wiele firm zwłaszcza po wdrożeniu dyrektyw unijnych i wynikających z nich zmian w kodeksie pracy w zakresie długości i warunków okresów próbnych oraz warunków wypowiedzenia umów o pracę.
Kluczowe jest dla firmy zapewnienie ciągłości pracy i procesów, ale jest to trudne z uwagi na dużą liczbę zwolnień chorobowych, urlopów, czy nagłych rezygnacji z pracy,
Struktury firmy nie obejmują obsługi kadrowej i istnieje konieczność przejęcia przez firmę zewnętrzną obsługi kadrowej, US, ZUS, archiwizacji dokumentów czy obiegu dokumentów.

Z kolei outsourcing pracowników sprawdza się wtedy, gdy:

Firma boryka się z korporacyjnymi limitami zatrudnienia wewnętrznego.
Istnieje potrzeba utrzymania statusu MŚP przy jednoczesnym rozwoju firmy i zwiększonej ilości zadań i czynności.
Firma chce móc całość rozliczeń pracowniczych obsłużyć fakturą kosztową.
Firma chce zdigitalizować obsługę HR pracowników, a ma ograniczone zasoby.
Istnieje konieczność redukcji kosztów wewnętrznych działów HR, archiwizacji dokumentów, czy pomieszczeń biurowych.
Firma chce wdrożyć odrębną politykę płacową i benefitową dla konkretnych, wydzielonych zespołów.
Firma planuje zatrudnienie całego zespołu złożonego z obcokrajowców, a brakuje jej wiedzy i zasobów kadrowych lub czasowych do samodzielnej realizacji tego zadania.
Całą kompleksową obsługę administracyjną w zakresie spraw pracowniczych – od benefitów, przez organizację szkoleń do rozliczania delegacji organizacja chce przekazać do realizacji firmie zewnętrznej, w tym również zakres związany z odpowiedzialnością prawną w zakresie zatrudniania i zobowiązaniami z ZUS, US, SG, UP).
Planowane jest pełne przekazanie procesów okołobiznesowych firmie outsourcingowej i skupienie się na rdzeniu działalności.

Outsourcingi a praca tymczasowa – w jakich branżach?

Nie! Obie formy sprawdzają się doskonale w zasadzie w każdej branży oraz na wszystkich typach stanowisk- od pracowników fizycznych (blue collar), po pracowników umysłowych (white collar).

Jedyny wyjątek w tym zakresie stanowi bardzo wąski zakres prac, których nie można powierzyć pracownikowi tymczasowemu (np. prace szczególnie niebezpieczne lub w szkodliwych warunkach) W takim przypadku lepiej sprawdzą się usługi outsourcingowe.

Jak zatem podjąć decyzję?

Praca tymczasowa a outsourcing pracowniczy – różnice

Najłatwiej zrozumieć różnice między outsourcingiem pracowników a pracą tymczasową wówczas, gdy uświadomimy sobie, co tak naprawdę zamawiamy. Otóż:

Po podpisaniu umowy o usługę pracy tymczasowej firma (czyli pracodawca użytkownik) otrzymuje pracowników, którzy pod jej nadzorem wykonują określoną pracę. Pracodawca użytkownik jest zobowiązany dbać o niektóre aspekty zatrudnienia – np. dostarczyć pracownikowi odzież roboczą, czy ewidencjonować jego pracę, to on decyduje o tym, ilu pracowników potrzebuje i kontroluje ich pracę. Pracodawca użytkownik rozlicza się z agencją w oparciu o liczbę godzin przepracowanych przez pracowników tymczasowych w danym miesiącu. W przypadku pracy tymczasowej relacja między agencją pracy tymczasowej, pracownikiem tymczasowym i pracodawcą użytkownikiem ma charakter trójstronny.
Po podpisaniu umowy o outsourcing firma zleca agencji wykonanie określonych czynności. Usługodawca nie ma żadnych obowiązków względem pracowników, którzy te czynności będą na jego rzecz wykonywali. Jego zadaniem jest jedynie odbiór wykonanej pracy, czyli akceptacja tego, jak została wykonana lub zgłoszenie reklamacji. To właśnie dlatego częściej stosuje się nazwę outsourcing procesów lub usług niż outsourcing pracowniczy. To od firmy świadczącej usługę outsourcingu zależy, ilu pracowników zostanie zaangażowanych do wykonania usługi, jakie będzie ich wynagrodzenie oraz na podstawie jakiej umowy zostaną zatrudnieni. To agencja nadzoruje ich pracę. Firma zlecająca może jedynie przekazać zalecenia dotyczące sposobu jej wykonania (na zasadzie art. 737 Kodeksu Cywilnego). Firma rozlicza się z agencją w oparciu o efekt – wykonanie określonej usługi. Sam model rozliczeniowy ustalany jest każdorazowo indywidualnie, zgodnie z charakterem pracy. Może to być rozliczenie za jeden wyprodukowany element, za godzinę dostarczenia usługi, jeden zrealizowany proces etc.

Przykład:

Firma z branży e-commerce przewiduje duży wzrost zamówień w sklepie internetowym w sezonie przedświątecznym. Potrzebuje wsparcia w obsłudze zamówień, komplementacji, etykietowaniu, pakowaniu i wysyłce towarów.

Decydując się na usługę pracy tymczasowej, zamawia w agencji określoną liczbę pracowników zajmujących się przyjmowaniem zamówień oraz pracowników magazynowych zajmujących się pakowaniem produktów do klientów. Firma nadzoruje ich pracę, a rozliczenie usługi z agencją odbywa się na podstawie liczby godzin przepracowanych przez pracowników tymczasowych.
Decydując się na outsourcing, firma otrzymuje kompleksową obsługę całego procesu, którego odbiór mierzony jest takimi wskaźnikami jak np. ilość wysłanych paczek, czy wskaźnik reklamacji.

Każda z usług będzie świadczona w magazynie firmy e-commerce, ale różni je sposób realizacji i rozliczeń. Co istotne, to nie ma możliwości łączenia elementów tych usług np. sprawowania bezpośredniego nadzoru nad pracownikami przez menedżerów firmy e-commerce w przypadku realizacji usługi outsourcingu. Nadto pamiętać również trzeba, że usługa pracy tymczasowej może mieć miejsce jedynie w przypadkach wskazanych w ustawie o zatrudnieniu pracowników tymczasowych (art. 2 pkt 3).

Pracownik tymczasowy czy z outsourcingu? Co wziąć pod uwagę

Wiemy już, czym jest outsourcing oraz praca tymczasowa. Przy podejmowaniu decyzji warto przemyśleć następujące kwestie:

Głównym elementem, który różnicuje to, czy firma powinna skorzystać z outsourcingu, czy z pracy tymczasowej jest również zakres odpowiedzialności związany z zatrudnieniem i kontrolą, jaką chce przekazać agencji (lub utrzymać). Obrazuje to poniższa tabela:

Praca tymczasowa a outsourcing – regulacje prawne

Skąd wynika taka różnica pomiędzy usługą pracy tymczasowej i outsourcingu? Z przepisów prawa.

Pracę tymczasową reguluje ustawa z dnia 9 lipca 2003 r. o zatrudnianiu pracowników tymczasowych. Ustawa szczegółowo opisuje zasady, na jakich agencja pracy tymczasowej kieruje do pracodawcy użytkownika pracowników tymczasowych w celu wykonywania pracy tymczasowej na ich rzecz. Dodatkowo, aby agencja zatrudnienia mogła świadczyć usługi pracy tymczasowej, musi być wpisana do Krajowego Rejestru Agencji Zatrudnienia (KRAZ).

Outsourcing nie został uregulowany w żadnym akcie prawnym i nie posiada definicji prawnej. Umowa outsourcingowa jest tzw. umową nienazwaną. Realizacja outsourcingu przebiega zgodnie z przepisami kodeksu cywilnego tj. Kodeks cywilny; art. 353(1) kc. – zasada swobody umów.

W przypadku outsourcingu powierza się wykonywanie zadań podmiotowi zewnętrznemu, który jest podmiotem zarządzającym w stosunku do pracowników, przy pomocy których wykonuje zlecone czynności, natomiast w przypadku pracy tymczasowej mówimy o trójstronnej relacji agencja-pracownik-pracodawca użytkownik, który określa warunki pracy, wyznacza zadania, nadzoruje pracę pracowników tymczasowych, których formalnym pracodawcą jest agencja.

Wszystkie znaczące różnice między pracą tymczasową a outsourcingiem prezentuje poniższa tabela:

*ustawa o ZPT – ustawa o zatrudnianiu pracowników tymczasowych.

**PU – pracodawca użytkownik.

Jak nie pomylić usługi pracy tymczasowej z outsourcingiem

Czy korzystając z outsourcingu mam wpływ na wykonaną pracę?

Tak, ale nie w sposób bezpośredniej kontroli pracowników. Firma, zlecając outsourcing, określa to, w jaki sposób ma być wykonywany dany proces i z jakim efektem. Co jakiś czas (zgodny z umową – np. w cyklach miesięcznych) przeprowadzany jest odbiór prac. Firma może też zabezpieczyć w umowie jakość, czy terminowość wykonanych prac.

Komu podlega pracownik outsourcowany?

Kto nadzoruje jego pracę? Wg wyroku Sądu Najwyższego z 27 stycznia 2016 r. sygn. akt I PK 21/15 podstawową cechą odróżniającą outsourcing pracowniczy od zatrudnienia pracowników własnych lub też świadczenia pracy przez pracowników tymczasowych jest brak bezpośredniego i stałego podporządkowania (zarówno prawnego, jak i faktycznego) wykonawców w stosunku do podmiotu (insourcera), u którego takie usługi lub praca są wykonywane. W przypadku skierowania pracownika przez outsourcera do pracy w innym podmiocie pracownik ten może podlegać jedynie pośredniemu i krótkotrwałemu zwierzchnictwu w nowym miejscu pracy.

Czy podobał Ci się artykuł?

Podziel się nim z innymi!

Więcej postów

Rekrutacje silversów i zarządzanie zespołami zróżnicowanymi wiekowo

Trendy HRZarządzanie pracownikamiPlanowanie zatrudnienia

Jak przebiega rekrutacja silversów? Jakie korzyści niesie zatrudnianie osób po 50-tce? O czym pamiętać rekrutując osoby z najstarszego pokolenia?

Rekruterzy łaskawszym okiem patrzą na ludzi dojrzałych, zaczynają doceniać ich wiedzę, doświadczenie i stabilność. Warto zachować zdrowy dystans do dzielenia ludzi na grupy pod kątem wieku. Pracownicy 50 i 60+ to w dużej mierze ludzie wykształceni, spełnieni w życiu osobistym, dobrze radzący sobie w sytuacjach kryzysowych, dbający o zdrowie, realizujący swoje pasje. Krótko mówiąc – interesujący profesjonaliści.

Stereotypowe obawy i uprzedzenia, że silversi nie poradzą sobie we współpracy z młodszymi, są przesadzone. Ludzie z dużym stażem zawodowym mają różnorodne, nieprzedawnione kompetencje, silną motywację i nadal chęć do nauki. Są dobrymi specjalistami, ekspertami, menedżerami, prezesami. Podobnie można określić pracowników blue collar, ich zaangażowanie, determinacja, fachowa wiedza i doświadczenie może być nierzadko wzorem dla dzisiejszych młodych pracowników. Zatrudnianie silversów wzbogaca organizacje – pomaga kształtować harmonijny klimat i wspomaga transfer wiedzy.

Z tego artykułu dowiesz się:

Rekrutowanie silversów

Rekrutacja silversów tak naprawdę nie różni się rekrutacji nie-silversów. Sprawdzamy kompetencje, stosujemy testy, rozmawiamy z kandydatami o ich doświadczeniu zawodowym, motywacji i określamy stopień dopasowania do roli i zespołu.

Jak w każdej rekrutacji, mogą pojawić się problemy. To prawda, że różnica wieku może rzutować na komunikację i pewność siebie obu stron w relacji rekrutacyjnej. Jeśli rekruter ma niewielki staż, a kandydat jest starszy o 25 lat, rekruter może grać osobę bardziej doświadczoną, niż jest, a kandydat – osobę wyluzowaną lub przeciwnie, może być dominujący i krytyczny wobec rekrutera. Efekt takiej rozmowy może być różny. Dlatego warto pracować nad nastawieniem do innych i akceptacją różnorodności, w jakiejkolwiek roli występujemy.

Co jest kluczem do dobrej komunikacji międzypokoleniowej?

Na pewno otwartość, ciekawość i elastyczność. Nastawienie na zrozumienie, akceptacja różnic, umiejętność dostosowania stanowi o sukcesie dialogu międzypokoleniowego. Na rynku pracy mamy przekrój pokoleń od boomersów do zetek i tak naprawdę, nie ma odwrotu od wspólnej pracy.

Rekrutując silversów, warto być otwartym i zainteresowanym ich historią – można się od wówczas dowiedzieć ciekawych rzeczy o początkach kapitalizmu w Polsce, o firmach, ludziach i stylu pracy – te wspomnienia mogą również być źródłem wiedzy o kompetencjach i motywacji kandydatów.

Jesteś z pokolenia Y/Z i rekrutujesz silversów? Pamiętaj:

Gdy oni zaczynali pracę, mieli prostą motywację – zdobywanie szczytów (wyzwania) i dobre pieniądze (benefitów wtedy nie było).
Warto docenić ich doświadczenie zawodowe i życiowe, oni naprawdę zdobyli niejeden szczyt i zaliczyli niejeden upadek.
Możesz liczyć na ich odpowiedzialność i zaangażowanie.
Są mistrzami wielozadaniowości.
Szukają rozwiązań, nie odpuszczają.
Charakteryzuje ich dojrzałość emocjonalna i społeczna, mogą być wsparciem dla młodszych pracowników.
Mają wysokie standardy jakości pracy.
Są zorientowani na relacje (chętniej rozmawiają bezpośrednio, niż klikają).
Potrafią rozwiązywać problemy – znają z doświadczenia sytuacje konfliktowe, presję, przeżyli niejedną zmianę.
Nie będą szukać nowej pracy za pół roku.

Silversi szukający pracy naprawdę jej potrzebują i chcą pracować, ich motywacja jest inna niż kiedyś – dziś chcą czuć się potrzebni, dzielić się doświadczeniem, robić to, w czym są dobrzy.

Różnice międzypokoleniowe są, ale nie warto ulegać stereotypom. Dużą obawę rekruterów budzi chęć pracy srebrnych kandydatów na niższych stanowiskach. Niepotrzebnie, silversi z doświadczeniem na stanowiskach kierowniczych często poszukują pracy na stanowiskach eksperckich i specjalistycznych, a niekoniecznie menedżerskiej odpowiedzialności. Chętnie pełnią funkcję o mniejszym stopniu decyzyjności i wpływu.

Korzyści wynikające z zatrudniania silversów

Organizacja staje się różnorodna.
Transfer wiedzy jest bogatszy i wielokierunkowy.
Rosną zasoby mentoringowe organizacji.
Dzięki zróżnicowaniu kompetencji, punktów widzenia i opinii produktywność i kreatywność zespołów nabiera nowej jakości.

Zarządzanie zespołami zróżnicowanymi wiekowo

Zarządzanie silversami to kwestia empatii, elastyczności i uznania ich atutów. Odpowiednie podejście zwiększa ich zaangażowanie, lojalność i satysfakcję, co pozytywnie wpływa na całą firmę.

Zdarza się, że młodsi szefowie nie potrafią zarządzać osobami starszymi od siebie lub w zespole są niesnaski pomiędzy osobami w różnym wieku. Wówczas warto sięgnąć po pomoc trenera/coacha, zrealizować warsztaty integrujące, zapytać wszystkich o obawy, uprzedzenia i trudności w komunikacji. Bez dialogu, współpraca dryfuje na mieliznę, a przecież nie o to chodzi.

Jeśli chcesz efektywnie zarządzać zespołem silversów lub zespołem złożonym z osób w różnym wieku pamiętaj o poniższych działaniach i strategiach:

Indywidualne podejście uwzględniające potrzeby i preferencje różnych osób w zespole.
Docenianie doświadczenia i wiedzy silversów.
Nastawienie na porozumienie i wzajemne uczenie się.
Rezygnacja z mikrozarządzania.
Adekwatne delegowanie zadań.
Docenianie lojalności.
Otwartość na ich opinie.
Umożliwienie silversom pełnienia ról mentorskich (formalnie i nieformalnie).
Wspieranie rozwoju i oferowanie szkoleń.
Transparentna komunikacja pozbawiona uprzedzeń.
Inicjowanie wydarzeń integracyjnych, promujących współpracę międzypokoleniową.
Zapewnienie odpowiedniego wsparcia w zakresie korzystania z nowych technologii – szkolenia, tech-coaching.
Planowanie sukcesji, silversi prędzej niż później przejdą na emeryturę.

Polityka różnorodności i inkluzywności w wielu organizacjach jest faktem, a jej realizacja zależy między innymi od umiejętności zarządzania zespołami osób w różnym wieku. To niewątpliwie jedno z wyzwań dla ambitnych, nowoczesnych liderów.

Wynagrodzenie w euro czy złotówkach – wypłata pensji unijnej walucie

Praca za granicą

Zastanawiasz się jak wygląda wypłata wynagrodzenia w euro? Zobacz nasz artykuł na temat przeliczania wynagrodzeń w euro i przekonaj się, jakie to jest proste!

Od przystąpienia Polski do Unii Europejskiej i otwarcia granic, polskie firmy coraz śmielej działają na rynkach zagranicznych, a Polacy są chętnie zatrudniani za granicą jako pracownicy delegowani. Wiele z naszych firm, w tym Agencje Pracy, współpracuje obecnie głównie z zagranicznymi kontrahentami, dokonując rozliczeń w obcych walutach, w tym wypłacając wynagrodzenie w euro. Kiedy możliwa jest wypłata wynagrodzenia w euro i jak wygląda?

Zapoznaj się z naszym artykułem, aby znaleźć odpowiedzi na te pytania.

Z tego artykułu dowiesz się:

Wynagrodzenie w euro – zasady przeliczania według kursu NBP

Zasady wypłacania wynagrodzenia w euro, jak i w każdej innej obcej walucie, są szczegółowo opisane w polskim Kodeksie pracy. Niemniej, gdy wynagrodzenie ma być wypłacane w obcej walucie, konieczne jest również uwzględnienie przepisów Kodeksu cywilnego, do którego odsyła artykuł 300 Kodeksu pracy w przypadku zagadnień nieuregulowanych w Kodeksie pracy. Zgodnie z art. 358 Kodeksu cywilnego, wartość waluty obcej określa się według średniego kursu ogłaszanego przez Narodowy Bank Polski (NBP).

Aby prawidłowo wyliczyć wynagrodzenie w euro, należy przeliczyć je po kursie NBP z dnia wymagalności roszczenia. W przypadku przelewów bierze się pod uwagę stawkę z ostatniego dnia roboczego poprzedzającego obciążenie rachunku bankowego pracodawcy. Kwotę wynagrodzenia brutto w euro przelicza się na złotówki, po czym dokonuje się odpowiednich potrąceń, takich jak podatek dochodowy i składki ZUS, zgodnie ze standardowymi zasadami naliczania list płac. Po ustaleniu kwoty netto w złotówkach należy ponownie przeliczyć ją na euro, uzyskując w ten sposób kwotę netto, którą pracodawca wypłaci pracownikowi.

Chcesz pracować w Niemczech i otrzymywać wynagrodzenie w euro?

Oferujemy zatrudnienie ze wsparciem koordynatora.

Zadzwoń i dowiedz się więcej +48 22 290 27 65 lub sprawdź aktualne oferty pracy za granicą

Ochrona wynagrodzenia w euro – zasady i przepisy

Niezależnie od tego, czy pracownik otrzymuje wynagrodzenie w euro, czy w innej obcej walucie, rozliczenie pensji musi spełniać określone standardy ochrony płac. Kluczowym elementem tej ochrony jest przestrzeganie minimalnego wynagrodzenia obowiązującego w Polsce w danym roku. Pracodawca, wypłacający wynagrodzenie w euro, musi zapewnić, że po przeliczeniu na złotówki, zgodnie z kursem średnim Narodowego Banku Polskiego (NBP), kwota ta nie jest niższa niż aktualna krajowa płaca minimalna.

Jeśli po przeliczeniu wynagrodzenia okaże się, że jest ono poniżej obowiązującej minimalnej płacy, pracodawca ma obowiązek wyrównać tę różnicę. W praktyce oznacza to, że po przeliczeniu brutto wynagrodzenia na złotówki i dokonaniu odpowiednich potrąceń, takich jak podatek dochodowy oraz składki ZUS, kwota netto musi być ponownie przeliczona na walutę obcą, aby zapewnić pracownikowi należną wypłatę. Proces ten nie tylko chroni interesy pracowników, ale również zapewnia zgodność z przepisami prawa pracy i Kodeksu cywilnego.

Kiedy jest możliwa wypłata wynagrodzenia w euro?

Wypłata wynagrodzenia w euro jest możliwa tylko wtedy, gdy obie strony umowy, czyli pracodawca i pracownik, wyrażą na to zgodę. Pracodawca nie może jednostronnie narzucić wypłaty wynagrodzenia w innej walucie. Z tego powodu zaleca się uwzględnienie w umowie o pracę klauzuli określającej walutę, w której będzie dokonywana wypłata. Pracownik ma prawo odmówić otrzymywania wynagrodzenia w walucie innej niż obowiązująca w kraju, w którym pracuje.

Jeśli pracownik podpisuje umowę o pracę za granicą z Trenkwalder, ma możliwość otrzymania wynagrodzenia w euro lub złotówkach. Posiadanie konta walutowego nie jest wymagane, jednak wypłata w EURO jest korzystniejsza, ponieważ unika się wtedy podwójnego przewalutowania. Konto walutowe można założyć w większości polskich banków i korzystać z niego zarówno w Polsce, jak i za granicą.

Ustawa o ochronie sygnalistów – nowe obowiązki dla pracodawców

Prawo pracy

Sprawdź, co pracodawcy powinni wiedzieć o zmianie przepisów dotyczących ustawy o ochronie sygnalistów i jakie obowiązki na nich nakłada.

21 czerwca br., Prezydent RP podpisał ustawę o ochronie sygnalistów, która została opublikowana w Dzienniku Ustaw dnia 24 czerwca br. Podstawą polskiej ustawy są zapisy Dyrektywy Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2019/1937 w sprawie ochrony osób zgłaszających naruszenia prawa Unii z dnia 23 października 2019 r.

Na co pracodawcy powinni zwrócić uwagę, aby sprawnie i bez błędów opracować odpowiednie procedury?

Z tego artykułu dowiesz się:

Ustawa o ochronie sygnalistów – kim jest tzw. whisteblower?

Zgodnie z zapisami ustawy o ochronie sygnalistów (ang. whisteblower) może nim zostać:

pracownik,
pracownik tymczasowy,
osoba świadcząca pracę na innej podstawie niż stosunek pracy, w tym na podstawie umowy cywilnoprawnej,
przedsiębiorca,
prokurent,
akcjonariusz lub wspólnik,
członek organu osoby prawnej lub jednostki organizacyjnej nieposiadającej osobowości prawnej,
osoba świadcząca pracę pod nadzorem i kierownictwem wykonawcy, podwykonawcy lub dostawcy, w tym na podstawie umowy cywilnoprawnej,
stażysta,
wolontariusz,
praktykant,
kandydat do pracy,
były pracownik.

Ponadto sygnalistami mogą być funkcjonariusze w rozumieniu art. 1 ust. 1 ustawy z dnia 18 lutego 1994 r. o zaopatrzeniu emerytalnym funkcjonariuszy Policji, Agencji Bezpieczeństwa Wewnętrznego, Agencji Wywiadu, Służby Kontrwywiadu Wojskowego, Służby Wywiadu Wojskowego, Centralnego Biura Antykorupcyjnego, Straży Granicznej, Straży Marszałkowskiej, Służby Ochrony Państwa, Państwowej Straży Pożarnej, Służby Celno-Skarbowej i Służby Więziennej oraz ich rodzin; a także żołnierz w rozumieniu art. 2 pkt 39 ustawy z dnia 11 marca 2022 r. o obronie Ojczyzny.

Sygnalista ma kilka możliwości dokonania zgłoszenia:

zgłoszenie wewnętrzne dokonywane do pracodawcy,
zgłoszenie zewnętrzne do organu publicznego,
ogłoszenie publiczne (tylko w szczególnie określonych przypadkach).

Zgodnie z ustawą sygnalista jest objęty ochroną przed działaniami odwetowymi w następujących przypadkach:

Zgłoszenie w dobrej wierze tzn. sygnalista w momencie dokonania zgłoszenia musi mieć uzasadnione podejrzenie zaistniałego lub potencjalnego naruszenia prawa, do którego doszło lub prawdopodobnie dojdzie.
Zgłoszenie musi dotyczyć naruszeń prawa wskazanych w ustawie, tj. np. korupcji, ochrony środowiska czy ochrony konsumentów. Uwaga – pracodawcy mogą w wewnętrznych procedurach poszerzyć katalog z ustawy i przewidzieć możliwość zgłaszania naruszeń dotyczących obowiązujących u pracodawcy regulacji wewnętrznych lub standardów etycznych – ale tu tylko zgłoszenie wewnętrzne będzie możliwe.
Zgłoszenie musi dotyczyć informacji, która została uzyskana w kontekście związanym z pracą.

Jeśli ww. przesłanki są spełnione, to sygnalista zostaje objęty ochroną z chwilą dokonania zgłoszenia. Ochrona sygnalisty polega na tym, że nie mogą być wobec niego podejmowane działania odwetowe ani próby lub groźby zastosowania takich działań. Ustawa o ochronie sygnalistów wskazuje, na czym takie działania odwetowe mogą polegać, jednak nie jest to katalog zamknięty. Przykłady to: odmowa nawiązania stosunku pracy, rozwiązania umowy o pracę, wstrzymanie awansu, negatywna ocena wyników pracy, mobbing, dyskryminacja.

Kiedy wchodzi ustawa o ochronie sygnalistów i kogo dotyczy?

Przepisy ustawy o ochronie sygnalistów wchodzą w życie 25 września 2024. W związku z opóźnieniem (miało to nastąpić do 17 grudnia 2021 r.) część polskich pracodawców już wcześniej zaczęła opracowywać wewnętrzne procedury w swoich firmach czy instytucjach. Jednak bez polskiej ustawy, która wdraża do naszego porządku prawnego zapisy unijnej dyrektywy, nie mogli tego procesu zakończyć.

Teraz pracodawcy mają 3 miesiące na opracowanie stosownych procedur ochrony sygnalistów lub ich weryfikację pod kątem zgodności z polską ustawą. Obowiązek ten spoczywa zarówno na podmiotach prywatnych, jak i publicznych, które zatrudniają co najmniej 50 osób. Pracodawcy zatrudniający mniej niż 50 osób mogą, ale nie muszą wdrożyć w swoich organizacjach przepisów ww. ustawy.

Nowe obowiązki dla firm w ustawie o ochronie sygnalistów

Ustawa o ochronie sygnalistów nakłada na pracodawców szereg nowych obowiązków. Nieustanowienia procedury albo ustanowienie jej z naruszeniem istotnych wymogów wskazanych w ustawie podlega karze grzywny. Na co pracodawcy powinni zwrócić uwagę w procesie wdrażania postanowień ustawy?

– Ustalenie procedury zgłoszeń wewnętrznych musi być poprzedzone konsultacjami. Jeśli u pracodawcy działają związki zawodowe, konsultacje powinny być prowadzone z zakładową organizacją związkową. Jeśli nie ma związków zawodowych, konsultacje należy przeprowadzić z przedstawicielami osób świadczących pracę na rzecz pracodawcy wyłonionymi w trybie przyjętym u pracodawcy. Co ciekawe, ustawa określa czas prowadzenia takich konsultacji – mają one trwać nie krócej niż 5 i nie dłużej niż 10 dni liczonych od przedstawienia przez pracodawcę projektu procedury – podpowiada Dominika Domiańska-Drzazga, radca prawy w Trenkwalder.

W procedurze zgłoszeń wewnętrznych nieprawidłowości w firmie należy określić m.in.:

Kto będzie upoważniony do przyjmowania zgłoszeń wewnętrznych – może to być wewnętrzna jednostka organizacyjna działająca u pracodawcy (np. konkretny dział), konkretna osoba w ramach struktury organizacyjnej (np. dyrektor HR) lub podmiot zewnętrzny (np. kancelaria prawna);
Sposoby przekazywania zgłoszeń przez sygnalistę oraz bezstronną wewnętrzną jednostkę organizacyjną lub osobę w ramach struktury organizacyjnej, które będą upoważnione do prowadzenia działań następczych (m.in. weryfikacja zgłoszenia, kontakt z sygnalistą), tryb postępowania
z informacjami o naruszeniach zgłoszonymi anonimowo – pracodawcy mogą sami zdecydować czy takie zgłoszenia przyjmować, czy nie.

– Zgodnie z ustawą, sposoby przekazywania zgłoszeń wewnętrznych obejmują co najmniej możliwość dokonywania zgłoszeń ustnie lub pisemnie. Przy ustalaniu sposobów zgłaszania naruszeń warto wziąć pod uwagę rodzaj zakładu pracy oraz personel, jaki pracodawca zatrudnia, tak aby zgłoszenia nie były dla nich utrudnione. Formularz on-line, który sprawdzi się w przypadku pracowników biurowych, może być utrudnieniem dla np. pracowników produkcyjnych. W tym drugim przypadku lepszym rozwiązaniem może być umieszczenie skrzynki, do której będzie można wrzucać zgłoszenia. Przy czym powinna się ona znajdować w miejscu nieobjętym monitoringiem kamer – zaznacza Dominika Domiańska-Drzazga.

Oprócz wyznaczenia odpowiednich kanałów zgłaszania przez sygnalistów nieprawidłowości, pracodawcy muszą sporządzić oczywiście odpowiednią dokumentację, czy dostosować swoje systemy IT. Nie mniej ważna jest kampania informacyjna wewnątrz firmy, której celem będzie prawidłowe zaznajomienie pracowników z opracowanymi procedurami, np. poprzez zorganizowanie szkolenia, na którym zostanie pracownikom wytłumaczony cel wprowadzenia procedury zgłaszania naruszeń i główne założenia ustawy o ochronie sygnalistów.

– Pracodawcy mogą w wewnętrznych procedurach poszerzyć katalog naruszeń wskazanych w ustawie i przewidzieć możliwość zgłaszania naruszeń dotyczących obowiązujących u pracodawcy regulacji wewnętrznych lub standardów etycznych. Pracownicy muszą zostać powiadomieni, że tylko zgłoszenie wewnętrzne będzie możliwe w takim przypadku – mówi Dominika Domiańska-Drzyzga.

Pracownicy tymczasowi a ustawa o ochronie sygnalistów

Pracownicy tymczasowi zostali wprost objęci przepisami ustawy o ochronie sygnalistów. Pracownik tymczasowy będzie mógł zgłosić naruszenie zarówno w agencji pracy tymczasowej, jak i u pracodawcy użytkownika – w zależności od tego, którego podmiotu naruszenie dotyczy.

Ważne jest, aby pracownicy tymczasowi zostali przez agencję pracy tymczasowej prawidłowo poinstruowani nie tylko, jakie naruszenia, ale też, do którego z podmiotów zgłaszać. Przy czym zarówno agencja pracy tymczasowej, jak i pracodawca użytkownik, powinni opracować wewnętrzną procedurę postępowania na wypadek zgłoszenia przez pracownika tymczasowego naruszenia dotyczącego drugiej strony.

– Wątpliwości może budzić odpowiedź na pytanie, który z podmiotów – agencja pracy tymczasowej czy pracodawca użytkownik powinien wliczyć do stanu osób zatrudnionych pracowników tymczasowych. W mojej ocenie należy przyjąć, że liczbę pracowników tymczasowych powinna uwzględnić agencja pracy tymczasowej, jako formalny pracodawca – tłumaczy Dominika Domiańska-Drzyzga.

Czy ustawa o ochronie sygnalistów jest korzystna dla firm?

Wdrożenie zapisów ustawy o ochronie sygnalistów może być odbierane przez pracodawców jako swego rodzaju rewolucja, czy dodatkowe obciążenie. Pracodawcy powinni jednak spojrzeć na obowiązek wdrożenia postanowień w swoich organizacjach przez pryzmat korzyści, jakie mogą się z tym wiązać dla organizacji.

Uzyskanie informacji o nieprawidłowościach w organizacji pozwoli na podjęcie odpowiednich działań naprawczych oraz uniknięcie konsekwencji prawnych czy finansowych. Może też zapobiec utracie renomy organizacji.

Media społecznościowe

Śledź nas, aby być na bieżąco

Regularnie publikujemy nowe ciekawe oferty pracy, porady i poszukujemy talentów.

Trenkwalder @