Praca tymczasowa sposobem na zwinne podejście do pracy biurowej

Praca tymczasowa realizowana zgodnie z Ustawą o zatrudnianiu pracowników tymczasowych z 9.07.2003 (Dz.U. z 2019 r. poz. 1563) od lat i popularna jest w branży produkcyjnej i logistycznej w tzw. zawodach blue collar (pracownicy fizyczni). Czy równie dobrze sprawdzi się na stanowiskach biurowych?

W tym artykule poruszamy następujące kwestie:

1. Dla kogo praca tymczasowa?

2. Pracownik tymczasowy white collar. Czy to możliwe?

3. Kiedy warto zatrudnić pracownika tymczasowego?

4. Co trzech pracowników, to nie dwoje

5. Praca tymczasowa a umowa na zastępstwo

6. Nowe stanowisko pracy w firmie

7. Przewaga pracy tymczasowej nad umową zlecenie

Dla kogo praca tymczasowa?

Praca tymczasowa, powszechnie zwana jako leasing pracowniczy doskonale sprawdza się w branżach charakteryzujących się dużą sezonowością, jak i w okresach niepewności gospodarczej. Pozwala firmom zwinnie reagować na wahania koniunktury, dając możliwość szybkiego zwiększania lub redukcji załogi. Efekty stosowania umów o pracę tymczasową widzieliśmy po ogłoszeniu stanu  pandemii, kiedy firmy zatrudniające w ten sposób pracowników,  w odpowiedzi na nagły spadek zamówień, mogły szybko zareagować – ograniczyły koszty bieżące i nie poniosły dodatkowych kosztów wynikających z Kodeksu pracy (np. odpraw). A dzięki temu, że nie musiały zamrażać rezerw finansowych (na wynagrodzenia chorobowe, odprawy czy okresy wypowiedzeń), zachowały większą płynność finansową.

Pracownik tymczasowy white collar. Czy to możliwe?

Skoro praca tymczasowa sprawdza się w na stanowiskach blue collar, to czy można ją zastosować również na stanowiskach biurowych, tzw. white collar? Patrząc na kraje, w których stopa penetracji rynku[1] jest dużo wyższa niż w Polsce (np. w Niemczech czy w Holandii) widać, że to możliwe. W Polsce również coraz więcej firm zaczyna interesować się rozwiązaniami uelastycznienia pracy biurowej.  Z raportu Polskiego Forum HR ‘Rynek Usług HR 2020’ wynika, że w 2020 roku najwięcej pracowników tymczasowych zatrudnionych było w sektorze produkcyjnym (57 proc.), ale na drugim miejscu uplasował się sektor usług. Pracowało w nim 41 proc. pracowników tymczasowych. Szacujemy, że około połowa z nich to tzw. białe kołnierzyki. 

W ten sposób pracować mogą osoby zajmujące się administracją (back office), czy obsługą klienta (front office). Ponadto ta forma zatrudnienia sprawdza się w sieciach sprzedaży w sklepach stacjonarnych, w e-commerce, działach planowania produkcji, obsłudze recepcyjnej czy nowoczesnej obsłudze klienta. 

To warta rozważenia alternatywa, bo naiwnością jest wierzyć w to, że kiedy uporamy się z pandemią, nastanie okres spokoju i dobrobytu. Niepewność rynkowa będzie nam towarzyszyć długie lata, dlatego wpisanie elastyczności w strategię firmy może decydować o utrzymaniu przez nią przewagi konkurencyjnej.

Kiedy warto zatrudnić pracownika tymczasowego?

Ustawa pozwala zatrudnić pracownika biurowego w formule pracy tymczasowej w prawie każdej sytuacji. Jedyne wyjątki, to brak możliwości zastąpienia pracownikiem tymczasowym pracownika będącego na strajku zakładowym oraz pracownika, z którym w ostatnich 3 miesiącach rozwiązano stosunek pracy z przyczyn jego niedotyczących. Poza wspomnianymi już korzyściami związanymi z redukcją kosztów, zatrudnienie pracownika tymczasowego pomaga pracodawcy:

• ograniczyć liczbę nadgodzin pracowników własnych, poprzez zlecanie dodatkowych zadań pracownikom zatrudnianym czasowo w okresach wzmożonych potrzeb;

• obniżyć koszty absencji chorobowej, wynikające z możliwości, jakie daje ustawa o pracy tymczasowej, czyli zastosowania krótszych i nieograniczonych ilościowo umów o pracę;

• szybko uzupełnić braki kadrowe na określony czas, czy w przypadku sezonowości (to rozwiązanie sprawdza się między innymi w e-commerce, w okresach wzmożonych zamówień);

• zwiększyć liczbę pracowników w sytuacji, kiedy firma z powodu ograniczeń formalnych nie może zwiększyć liczby etatów (np. zamrożenie nowych rekrutacji przez centralę firmy), dzięki temu, że usługa pracy tymczasowej rozliczana jest w postaci faktury;

• odciążyć dział rekrutacji oraz dział kadr i płac w przypadku rekrutacji masowych;

• w łatwy sposób rozliczać koszty usługi z agencją pracy tymczasowej (jedna faktura miesięcznie).

Dodatkowo dzięki poszerzeniu lejka rekrutacyjnego o osoby chcące pracować w systemie part time, pracodawca zyskuje też dostęp do dużej puli zmotywowanych pracowników. Część z nich to już osoby z doświadczeniem.

Co trzech pracowników, to nie dwoje

Praca tymczasowa ma znaczenie również z punktu widzenia jakości wykonywanej pracy. W firmie, która zatrudnia pracowników jedynie w sposób tradycyjny, zazwyczaj wypełnia się pełne etaty. Nagłe zwiększenie zapotrzebowania na pracę, absencja chorobowa pracownika czy jego odejście z pracy, generuje nie tylko duże koszty po stronie pracodawcy, ale również obciąża pozostały personel. Przy zatrudnieniu tymczasowym i rozliczeniu za godziny, taka sytuacja nie tylko nie zaburza cyklu pracy (na poziomie codziennych zadań, to agencja odpowiada za grafik pracy i to ona musi zadbać o to, by był wypełniony), ale też nie wywoła obniżenia jakości pracy zespołu spowodowanej zbytnim przeciążeniem.  

Warto też pamiętać o tym, że to agencja bierze na siebie ryzyko rotacyjne. To ona odpowiada za prowadzenie i archiwizację akt pracowników, a także przejmuje odpowiedzialność przed organami kontrolnymi z US, ZUS i PIP.

Zatrudnienie pracownika tymczasowego do pracy biurowej jest dodatkowo interesującą alternatywą w dwóch sytuacjach: na zastępstwo lub w przypadku tworzenia nowego stanowiska pracy.

Praca tymczasowa a umowa na zastępstwo

Zgodnie z ustawą o pracy tymczasowej, zatrudnienie pracownika tymczasowego w sposób ciągły na miejsce nieobecnego pracownika pracodawcy użytkownika, może trwać do 36 miesięcy. To rozwiązanie dające większą elastyczność niż typowa umowa na zastępstwo. Zgodnie z Kodeksem Pracy, najkrótszy okres wypowiedzenia umowy o pracę zawartej na czas określony to 2 tygodnie, a po upływie 6 miesięcy zatrudnienia to już 1 miesiąc.

W przypadku pracy tymczasowej okresy wypowiedzenia to maksymalnie 1 tydzień. Innym aspektem jest również sytuacja, w której wewnętrzny pracownik wraca z długotrwałej absencji, ale tylko na część etatu. W tym momencie umowa o pracę na zastępstwo ulega rozwiązaniu zgodnie z okresem, na jaki została zawarta, a więc do zakończenia usprawiedliwionej nieobecności pracownika stałego. Nie ma możliwości, aby kontynuować umowę na zastępstwo w pozostałym wymiarze. Z kolei praca tymczasowa daje taką możliwość.

Nowe stanowisko pracy w firmie

Pracując z klientami, którzy tworzą nowe, nie zawsze dobrze opisane kompetencyjnie stanowisko, zachęcam do wdrożenia pracy tymczasowej, bo dzięki temu, zyskujemy czas na to, by sprawdzić, czy to faktycznie takiej osoby potrzebujemy, czy takie powinny być jej kompetencje, czy to jest konkretnie to stanowisko, które najlepiej odpowie na potrzeby biznesowe. Praca tymczasowa daje też możliwość wydłużenia czasu szkolenia pracownika.

Przewaga pracy tymczasowej nad umową zlecenie

Korzyści pracodawcy, wynikające z zastosowania pracy tymczasowej są niewątpliwe i mierzalne. A co z pracownikami? Czy będą chcieli wybierać taką formę zatrudnienia?

Wszystko wskazuje na to, że to właśnie elastyczność i możliwość dopasowania pracy do życia, a nie życia do pracy, będzie motorem napędzającym rynek pracy za kilka lat. Już teraz obserwujemy duże zainteresowanie kandydatów z pokolenia Z ofertami pracy tymczasowej w obszarach takich jak obsługa klienta, czy na stanowiskach biurowych w back office.

Rośnie też wiedza pracowników na temat pracy tymczasowej. Coraz więcej osób wie, że praca tymczasowa to prawo do urlopu w wymiarze 2 dni/mies., czego nie daje umowa zlecenie. Zachowane jest też prawo do wynagrodzenia chorobowego i do okresu wypowiedzenia, opłacany jest ZUS. To sprawia, że praca tymczasowa, dając również pracownikowi możliwość elastycznej i szybkiej zmiany pracy, jest postrzegana przez pracowników jako atrakcyjna alternatywa.

[1] Stopa penetracji rynku to liczba pełnych etatów (FTW), na których byli zatrudnieni pracownicy tymczasowi w odniesieniu do całego zatrudnienia. Wg. 2019 Economic Report of the World Employment Confederation stopa penetracji rynku w Polsce wynosi 0,9, w Niemczech 1,9, w Holandii 3,0. Dane za Rynek usług HR 2020 Polskie Forum HR (dostęp 06.05.2021 r.).