Jak zaplanować digitalizację procesów HR

This article is available only in Polish. Please switch to the Polish version of the website or use your browser’s automatic translation feature.

6 kroków do sprawnej i efektywnej digitalizacji procesów HR! 

Największe błędy w procesach digitalizacji HR 

Sztuczna inteligencja przyspieszyła w firmach presję na transformację cyfrową i ułatwia wdrożenie wielu procesów digitalnych w HR oraz innych działach firm. Jednak według ostatniego raportu Trenkwalder „Wyzwania pracodawców 2025,  aż 38% badanych firm nie podejmuje i nie planuje podjąć żadnych działań w kierunku digitalizacji i automatyzacji. 

Jednocześnie, firmy wskazują, że na drodze do digitalizacji pojawia się wiele wyzwań z obszarów budżetowych, czasowych i organizacyjnych. 

Jeżeli mierzysz się z wdrożeniem cyfrowych procesów, to pamiętaj, że

, a więc sprawne wdrożenie i osiągnięcie celu będzie możliwe pod warunkiem zabezpieczenia poszczególnych etapów zarządzania projektowego. Jak to zrobić?

Krok 1. Zdefiniuj projekt HR, który chcesz digitalizować

Niezależnie od tego czy stoi przed Tobą pełna digitalizacja HR, czy tylko pojedynczego procesu, zanim przystąpisz do działania, poświęć czas na zadanie sobie pytań, co chcesz osiągnąć i po co wdrażasz cyfryzację. Zastanów się, jakie elementy strategii ma wspierać nowy proces. Zdefiniuj dokładnie cel finalny i przygotuj schemat istniejących procesów, systemów informatycznych oraz zależności między nimi. 

Tworząc taki diagram sieciowy zobaczysz, czy kolejność procesów do digitalizacji będzie efektywna i czy narzędzia, których już używasz dają możliwość transformacji. 

Dla przykładu, nie ma sensu wprowadzanie digitalnego procesu generowania i podpisywania umów o pracę, jeżeli organizacja nie wdrożyła e-teczek. Na podstawie takiej analizy określ kamienie milowe projektu, czyli etapy digitalizacji. Materiał, który powstanie koniecznie zapisz w postaci „karty projektu”. Ten dokument będzie przewodnikiem i gwarantem osiągnięcia celu.

Cyfryzacja procesów HR będzie wymagała zaangażowania pracowników wielu działów, warto więc zadbać o lidera projektu rozumiejącego metodyki zarządzania projektami i zorientowanego na celu. Taki lider powinien cechować się umiejętnością skutecznej komunikacji, dobrą organizacją pracy, ukierunkowaniem na szukanie rozwiązań i zdolnościami przywódczymi. Zadaniem nadrzędnym takiej osoby jest łączenie kompetencji i celów wielu działów zaangażowanych w budowanie procesów.

Krok 3. Zaplanuj projekt digitalizacji HR

To na tym etapie planujemy zespół projektowy, szczegółowy harmonogram, budżet, wybór metody zarzadzania projektem, analizę ryzyka, prognozowanie wpływu digitalnego procesu na organizację, wskaźniki sukcesu oraz narzędzia i systemy, jakie będą wykorzystywane w nowych rozwiązaniach.

Elementy, na które należy szczególnie zwrócić uwagę to:

Rzetelne planowanie przekłada się na czas realizacji i zabezpiecza ryzyko wprowadzania zmian na późnych etapach projektu lub w najgorszym wypadku konieczność rezygnacji z wdrożenia.

Realizując projekt wdrożenia cyfryzacji zadbaj, aby podzielić go na krótkie etapy ze szczegółowym określeniem produktu etapu i jego zatwierdzeniem przez przyszłego użytkownika. Częste punkty kontrolne dają możliwość utrzymania harmonogramu oraz bieżące modyfikacje planu czy usprawnienia.

jak najwcześniej wdrożyć projekt testowy

 i zaangażować w prace nad procesem przyszłych użytkowników, którzy mając wpływ na produkt końcowy, staną się ambasadorami nowego narzędzia po pełnym wdrożeniu.

Pamiętaj, aby nieustannie testować nowy proces

, realizując wszelkie możliwe scenariusze i wdrażać, już na tym etapie, raporty użytkowania procesu.

W momencie oddania nowego procesu do użytkowania, rozpoczynaj stopniowo i przez okres dwóch – trzech miesięcy prowadź równolegle dotychczasowy proces. Dzięki temu zabezpieczysz się przed ewentualnymi błędami. 

Krok 5. Nie zapomnij o komunikacji i szkoleniach dla pracowników!

Mówi się, że największym problemem komunikacji jest iluzja, że do niej doszło. W przypadku wdrożeń nowych narzędzi i procesów digitalnych jest to szczególnie ważne, bo nawet najlepszy produkt czy proces nie przyniesie spodziewanych efektów, jeżeli nie będzie używany. 

Jako zespoły projektowe mierzymy się nie tylko z nauczeniem ludzi procesu, ale w pierwszej kolejności z przekonaniem ich, że warto i pokazaniem celu. Wprowadzanie automatyzacji niejednokrotnie budzi w pracownikach obawy o swoje stanowisko pracy. 

Krok 6. Zakończenie i ocena projektu digitalizacji HR

Wdrożenie nowego procesu i przeszkolenie zespołu to nie koniec projektu. Po pierwsze trzeba dokonać analizy nowego procesu i odpowiedzieć sobie na pytanie, czy zdefiniowany na początku cel został osiągnięty. W dalszej kolejności należy wdrożyć regularny monitoring użycia i wykorzystania nowych procesów oraz wyznaczyć właściciela lub kluczowego użytkownika procesu. 

Istotnym elementem będzie również zebranie i analiza wniosków użytkowników, co pozwoli zaplanować przyszłe aktualizacje narzędzia. Tempo zmian prawnych w obszarze prawa pracy i polityki ochrony danych osobowych, jak i postęp technologiczny są tak duże, że każdy cyfrowy proces i narzędzie wymaga regularnego udoskonalania.

7 największych błędów przy wdrożeniu digitalizacji procesów HR

Digitalizując procesy HR poruszamy się w obszarach wrażliwych prawnie, wpływających na koszty, wspierających ESG, budujących wizerunek pracodawcy i wpływających na doświadczenia kandydatów i pracowników. Dbałość o projektowanie i wdrożenie intuicyjnych narzędzi będzie stanowić ogromną wartość pracodawcy na rynku. Warto jak najszybciej rozpocząć transformację cyfrową, pamiętając o konieczności uporządkowania swoich działań. Nie każda firma będzie miała zasoby, czy czas, aby wdrażać własne narzędzia. 

W takim przypadku warto poszukać gotowych rozwiązań dostępnych na rynku lub 

, np. Trenkwalder, który takie narzędzia już posiada i w ramach swoich usług jest w stanie udostępnić je bez dodatkowych kosztów. 

Poszukujesz nowoczesnych rozwiązań HR w obszarze zatrudniania pracowników?

Artykuł został opublikowany w Kompendium HR wyd. Grupa Pracuj

Kontakt dla kandydatów

Ewelina specjalizuje się w pracy tymczasowej, rekrutacjach stałych niższego szczebla oraz BPO. Z branżą związana od 2006 roku. Posiada wieloletnie doświadczenie w zarządzaniu operacyjnym projektami z wielu obszarów rekrutacji i doradztwa personalnego.

Praca tymczasowa sposobem na zwinne podejście do pracy biurowej

Do you need advice on how to implement flexible working arrangements for office staff effectively and safely?

 Book a free consultation with a Trenkwalder representative

. We’ll discuss your company’s situation and recommend the best solution.

Tymczasowy pracownik biurowy może być korzystniejszy niż zatrudnienie pracownika na etacie. Dzieje się tak zwłaszcza, gdy firma potrzebuje szybkiego zastępstwa, obsługi okresowego wzrostu zadań albo realizacji konkretnego projektu. Największą wartością nie jest sama stawka, lecz przewidywalność kosztu, szybkość uruchomienia wsparcia, ograniczenie obciążeń rekrutacyjno-kadrowych oraz ograniczenie ryzyka prawnego.

Praca tymczasowa realizowana zgodnie z Ustawą o zatrudnianiu pracowników tymczasowych z 9.07.2003 (Dz.U. z 2019 r. poz. 1563) od lat i popularna jest w branży produkcyjnej i logistycznej w tzw. zawodach blue collar (pracownicy fizyczni). To rozwiązanie doskonale sprawdza się również w przypadku stanowisk biurowych (white collar). 

Dodatkowo praca tymczasowa na stanowiskach biurowych może być bezpiecznym prawnie rozwiązaniem będącym alternatywą dla umów zleceń czy B2B po 8 lipca 2026 - wejściu w życie nowelizacji ustawy o Państwowej Inspekcji Pracy (Dz.U. 2026 poz. 473) dającej okręgowym inspektorom pracy szersze uprawnienia kontrolne i możliwość w uzasadnionych przypadkach do przekształcania decyzją administracyjną umów cywilnoprawnych i B2B na umowy o pracę. 

W tym artykule poruszamy następujące kwestie:

Pracownik tymczasowy w biurze. Czy to możliwe?

 sprawdza się w na stanowiskach blue collar, to czy można ją zastosować również na stanowiskach biurowych, czyli tzw. white collar? Oczywiście. Jest szczególnie użyteczna, gdy firma potrzebuje zastępstwa, wsparcia w okresie zwiększonego obciążenia, szybkiego obsadzenia wakatu albo realizacji konkretnej pracy projektowej w różnych działach firmy.

Patrząc na kraje, w których stopa penetracji rynku

 jest dużo wyższa niż w Polsce (np. w Niemczech czy w Holandii) widać wyraźnie, że to możliwe. W Polsce również coraz więcej firm stosuje rozwiązania elastycznej pracy biurowej.  

Z raportu Polskiego Forum HR ‘Rynek Usług HR 2026’ wynika, że szacowana całkowita liczba pracowników tymczasowych w Polsce to 272 tys. osób (z czego 82 tys. w agencjach zrzeszonych w PFHR). 38% zatrudnienia pracowników tymczasowych to sektor usług. Szacujemy, że około połowa z nich to tzw. białe kołnierzyki. 

W ten sposób pracować mogą osoby na stanowiskach juniorskich i specjalistycznych w działach administracji i obsłudze recepcyjnej,  obsłudze klienta, HR, obsłudze kadrowo-płacowej, finansach, księgowości, logistyki, inżynierii, planowaniu produkcji, czy IT. Wszędzie tam, gdzie jest potrzeba elastyczności zatrudnienia z uwagi na  sezonowość biznesu,  wdrażanie nowych projektów w firmie, dużą zmienność popytu na pracę, czy ograniczenia wewnętrzne.  

Kiedy warto zatrudnić pracownika tymczasowego do pracy biurowej?

Ustawa pozwala zatrudnić pracownika biurowego w formule pracy tymczasowej w prawie każdej sytuacji. Jedyne wyjątki, to brak możliwości zastąpienia pracownikiem tymczasowym pracownika będącego na strajku zakładowym oraz pracownika, z którym w ostatnich 3 miesiącach rozwiązano stosunek pracy z przyczyn jego niedotyczących. Poza wspomnianymi już korzyściami związanymi z redukcją kosztów, zatrudnienie pracownika tymczasowego pomaga pracodawcy:

Najczęstsze sytuacje, w których przy pracy biurowej sprawdzi się praca tymczasowa to: 

Dodatkowo dzięki poszerzeniu lejka rekrutacyjnego o osoby chcące pracować w systemie 

, pracodawca zyskuje też dostęp do dużej puli zmotywowanych pracowników. Część z nich to już osoby z doświadczeniem.

Praca tymczasowa zamiast umowy na zastępstwo

Zgodnie z ustawą o pracy tymczasowej, zatrudnienie pracownika tymczasowego w sposób ciągły na miejsce nieobecnego pracownika pracodawcy użytkownika, może trwać maksymalnie do 18 miesięcy w okresie 36 miesięcy. To rozwiązanie dające większą elastyczność niż typowa umowa na zastępstwo. Zgodnie z Kodeksem Pracy, najkrótszy okres wypowiedzenia umowy o pracę zawartej na czas określony to 2 tygodnie, a po upływie 6 miesięcy zatrudnienia to już 1 miesiąc. 

W przypadku pracy tymczasowej okresy wypowiedzenia to maksymalnie 1 tydzień. Innym aspektem jest również sytuacja, w której wewnętrzny pracownik wraca z długotrwałej absencji, ale tylko na część etatu. W tym momencie umowa o pracę na zastępstwo ulega rozwiązaniu zgodnie z okresem, na jaki została zawarta, a więc do zakończenia usprawiedliwionej nieobecności pracownika stałego. Nie ma możliwości, aby kontynuować umowę na zastępstwo w pozostałym wymiarze. Z kolei praca tymczasowa daje taką możliwość.

Praca tymczasowa ma znaczenie również z punktu widzenia jakości wykonywanej pracy. W firmie, która zatrudnia pracowników jedynie w sposób tradycyjny, zazwyczaj wypełnia się pełne etaty. Nagłe zwiększenie zapotrzebowania na pracę, absencja chorobowa pracownika czy jego odejście z pracy, generuje nie tylko duże koszty po stronie pracodawcy, ale również obciąża pozostały personel. 

Przy zatrudnieniu tymczasowym i rozliczeniu za godziny, taka sytuacja nie tylko nie zaburza cyklu pracy (na poziomie codziennych zadań, to agencja odpowiada za grafik pracy i to ona musi zadbać o to, by był wypełniony), ale też nie wywoła obniżenia jakości pracy zespołu spowodowanej zbytnim przeciążeniem.  

Warto też pamiętać o tym, że to agencja bierze na siebie ryzyko rotacyjne. To ona odpowiada za prowadzenie i archiwizację akt pracowników, a także przejmuje odpowiedzialność przed organami kontrolnymi z US, ZUS i PIP.

Praca tymczasowa dobrze sprawdza się wtedy, gdy firma okresowo potrzebuje większego wsparcia administracyjnego w dziale obsługi klienta, kadr i płac, czy księgowości, ale nie chce od razu tworzyć stałego etatu. Taka sytuacja może pojawić się na przykład przed świętami, w sezonie wyprzedażowym, w okresie rozliczeń, podczas wzrostu liczby zamówień albo przy zwiększonej liczbie zapytań od klientów.

Pracownik administracyjny zatrudniony tymczasowo może przejąć obsługę dokumentów, faktur, zamówień, reklamacji, korespondencji, wprowadzania danych czy kontaktu z klientami. Dzięki temu stali pracownicy nie muszą odkładać swoich podstawowych obowiązków, a firma może utrzymać jakość i terminowość obsługi także w okresie większego obciążenia. 

Zatrudnienie biurowego pracownika tymczasowego pozwala dopasować liczbę osób w zespole do aktualnych potrzeb biznesowych. Po zakończeniu sezonu lub wzmożonego okresu firma nie zostaje z etatem, którego zakres obowiązków przestał odpowiadać rzeczywistemu zapotrzebowaniu. 

Projekt wdrożeniowy, migracja danych  - tymczasowa praca dla specjalisty 

W wielu firmach pojawiają się zadania administracyjne, które wymagają dodatkowych rąk do pracy, ale mają jasno określony początek i koniec. Może to być wdrożenie nowego systemu CRM lub ERP, migracja danych, digitalizacja dokumentów, przygotowanie firmy do audytu, porządkowanie archiwum, aktualizacja baz danych albo uzupełnienie dokumentacji kadrowej, księgowej czy handlowej.

W takich sytuacjach nie zawsze zasadne jest prowadzenie rekrutacji na stałe stanowisko. Praca tymczasowa umożliwia zatrudnienie osoby z konkretnymi kompetencjami na czas realizacji projektu. Firma zyskuje czasowe wsparcie w wykonaniu dodatkowych zadań, a jednocześnie nie musi budować długoterminowego etatu tylko dlatego, że przez kilka miesięcy zespół potrzebuje większych mocy przerobowych.

To rozwiązanie warto rozważyć szczególnie wtedy, gdy projekt obciąża obecnych pracowników, a jego opóźnienie wiąże się z ryzykiem operacyjnym, finansowym lub wizerunkowym. Tymczasowy pracownik umysłowy może odciążyć zespół w powtarzalnych zadaniach administracyjnych, dzięki czemu osoby kluczowe dla projektu mogą skoncentrować się na kontroli jakości, decyzjach biznesowych i wdrożeniu zmian.

Otwarcie oddziału, lokalizacji albo wejście na nowy rynek

Otwarcie nowego oddziału, biura, punktu sprzedaży czy wejście na nowy rynek zwykle wiąże się z dużą liczbą zadań organizacyjnych. Jednocześnie na początku trudno jednoznacznie ocenić, jak duże i trwałe będzie zapotrzebowanie na pracę administracyjną.

W takim momencie praca tymczasowa daje firmie możliwość sprawdzenia, jaki zakres wsparcia rzeczywiście jest potrzebny. Zamiast od razu budować pełny zespół administracyjny, przedsiębiorca może rozpocząć od jednej lub kilku osób zatrudnionych na określony czas i obserwować, które zadania są stałe, a które wynikają jedynie z etapu uruchamiania nowej działalności.

Pracując z klientami, którzy tworzą nowe, nie zawsze dobrze opisane kompetencyjnie stanowisko, zachęcam do wdrożenia pracy tymczasowej, bo dzięki temu, zyskujemy czas na to, by sprawdzić, czy to faktycznie takiej osoby potrzebujemy, czy takie powinny być jej kompetencje, czy to jest konkretnie to stanowisko, które najlepiej odpowie na potrzeby biznesowe oraz ta osoba. Ta forma zatrudnienia sprawdza się szczególnie na stanowiskach specjalistycznych, projektowych, handlowych. Praca tymczasowa daje możliwość wydłużenia czasu wdrożenia i szkolenia pracownika do maksymalnie 18 miesięcy (w ciągu 36 miesięcy u jednego pracodawcy). Po tym czasie pracodawca może zadecydować, czy o zatrudnieniu osoby na etat lub zakończeniu umowy.

Zatrudnij pracownika tymczasowego, a następnie zdecyduj, czy chcesz zatrudnić go na etat - poznaj korzyści 

Sprawdź, czy w twoim przypadku biurowy pracownik tymczasowy ma sens!

1. Sytuacja w firmie - Urlop rodzicielski lub długie L4 pracownika

Korzyści z pracownika tymczasowego - Umożliwia zapewnienie ciągłości pracy bez tworzenia rozwiązania na stałe.

2. Sytuacja w firmie - Wzrost liczby zamówień w wysokim sezonie

Pozwala zwiększyć moce  przerobowe na okres szczytu.

3. Sytuacja w firmie - Nowy projekt na kilka lub kilkanaście miesięcy

Korzyści z pracownika tymczasowego - Elastyczność w dopasowaniu kompetencji i zatrudnienia do zmieniających się potrzeb projektu.

4. Sytuacja w firmie - Zamrożenie nowych rekrutacji i etatów 

Korzyści z pracownika tymczasowego - Nie widnieje na liście płac.

Umowa o pracę tymczasową, czy umowa zlecenie dla pracowników biurowych. Co wybrać? 

Korzyści pracodawcy, wynikające z zastosowania pracy tymczasowej są niewątpliwe i mierzalne. A co z pracownikami? Czy będą chcieli wybierać taką formę zatrudnienia?

Rośnie wiedza pracowników na temat pracy tymczasowej. Coraz więcej osób wie, że praca tymczasowa to prawo do urlopu w wymiarze 2 dni miesięcznie, czego nie daje umowa zlecenie. Zachowane jest też prawo do wynagrodzenia chorobowego i do okresu wypowiedzenia, opłacane są składki ZUS. To sprawia, że praca tymczasowa, dając również pracownikowi możliwość elastycznej i szybkiej zmiany pracy, jest postrzegana przez pracowników jako atrakcyjna alternatywa.

Decyzja pracodawcy, czy zatrudnić pracownika biurowego na etat, pracę tymczasową, czy umowę zlecenie uzależniona jest od wielu czynników

: planów biznesowych,  sezonowości, specyfiki stanowiska i zadań, planowanego okresu zatrudnienia, uregulowań i ograniczeń wewnętrznych, czy budżetu. Dodatkowo wraz z wejściem w życie nowelizacji ustawy o PIP dnia 8 lipca 2026 pracodawcy planujący elastyczne formy zatrudnienia powinni uwzględnić 

ryzyka prawne związane z zatrudnianiem na umowy zlecenia, czy B2B

Potrzebujesz porady, jak efektywnie i bezpiecznie wdrożyć elastyczność zatrudnienia pracowników biurowych? 

Umów się na bezpłatną konsultację z przedstawicielem Trenkwalder

Omówimy sytuację Twojej firmy i zarekomendujemy optymalne rozwiązanie.

Według corocznych sprawozdań Polskiego Forum HR (PFHR) oraz globalnych raportów branżowych World Employment Confederation (WEC, dawniej Ciett), polska stopa penetracji utrzymuje się w przedziale 0,7%–1,2%.

Renata od ponad 20 lat specjalizuje się w prawie pracy i procesach kadrowo-płacowych. Odpowiada za strategie payroll, zarządzanie działem rozliczającym kilkanaście tysięcy pracowników miesięcznie oraz planowaniem i wdrażaniem usługi Payroll w organizacjach.

Kontrola Państwowej Inspekcji Pracy (PIP) 2026 – weryfikacja umów i form zatrudnienia

Reforma PIP 2026. Czy Twój model zatrudnienia jest gotowy na nowe kontrole?

Od 8 lipca 2026 roku wchodzą w życie kluczowe elementy reformy Państwowej Inspekcji Pracy. Ustawą z 11 marca 2026 o zmianie ustawy o PIP oraz niektórych innych ustaw okręgowi 

inspektorzy pracy otrzymają nowe uprawnienia związane z kontrolą prawidłowości zatrudnienia, dostępem do danych, możliwością skuteczniejszego identyfikowania przypadków, w których umowy cywilnoprawne zastępują stosunek pracy oraz 

ustaleniem istnienia stosunku pracy decyzją administracyjną

.  Decyzja może zostać wydana, gdy zawarto umowę cywilnoprawną lub gdy praca jest faktycznie świadczona za wynagrodzeniem w warunkach odpowiadających stosunkowi pracy. 

Dla większości firm zatrudniających zgodnie z przepisami reforma nie oznacza rewolucji. Jest jednak sygnałem, że 

warto zweryfikować obecne modele współpracy ze zleceniobiorcami i osobami świadczącymi usługi na podstawie kontraktów B2B

Szczególnie dotyczy to organizacji działających w branżach produkcyjnych, logistycznych, handlowych czy usługowych, gdzie występuje sezonowość zatrudnienia, zmienne zapotrzebowanie kadrowe lub duża liczba osób wykonujących prace na innych umowach, niż umowy o pracę. 

ustalenie stanu faktycznego w zakresie przestrzegania prawa pracy

, w szczególności przepisów i zasad BHP, przepisów dotyczących legalności zatrudnienia, oraz udokumentowanie ustaleń. Kontrolowani mogą być nie tylko klasyczni pracodawcy, ale – w świetle nowej kompetencji dotyczącej ustalania stosunku pracy – również inni przedsiębiorcy i jednostki organizacyjne, na rzecz których pracę faktycznie świadczą osoby fizyczne 

Jak zmieniają się kontrole po reformie PIP? 

Nowe przepisy przewidują między innymi: 

I to ten ostatni punkt wywołał najwięcej wątpliwości wśród pracodawców. Należy jednak podkreślić, że 

celem reformy nie jest eliminacja umów cywilnoprawnych, czy współpracy B2B

. Ustawodawca podkreśla, że legalnie zawarte i prawidłowo realizowane formy współpracy pozostają dopuszczalne. Zmiany mają dotyczyć sytuacji, w których 

forma umowy nie odpowiada rzeczywistemu sposobowi wykonywania pracy

Kiedy umowa cywilnoprawna może zostać zakwestionowana? 

nie to, jak nazwana jest umowa, lecz jak wygląda codzienna współpraca

stosunek pracy występuje wtedy, gdy praca jest wykonywana: 

kontroli szczególne znaczenie mogą mieć pytania

Im więcej takich elementów występuje łącznie, tym większe ryzyko zakwestionowania przez PIP zastosowanej formy współpracy i nałożenia kary grzywny nawet do 60 tys. złotych. 

Jak pracodawcy powinni przygotować się na kontrolę PIP? 

Aby nie dać się zaskoczyć kontroli PIP warto już teraz: 

1. Opracować procedurę wewnętrzną na wypadek wejścia inspektora PIP 

Ze względu na możliwość kontroli bez uprzedzenia, warto mieć spisaną i przećwiczoną procedurę, obejmującą m.in.:  

2. Dokonać wewnętrznych przeglądów prewencyjnych i identyfikacji ryzyk  

Biorąc pod uwagę szeroki zakres kontroli PIP (prawo pracy, BHP, legalność zatrudnienia, wkrótce ustalanie stosunku pracy), racjonalne jest cykliczne przeprowadzanie wewnętrznych audytów na wzór postępowania kontrolnego inspektora:  

3. Zweryfikować współpracę z agencjami zatrudnienia  

Odpowiedzialność biznesowa coraz częściej będzie obejmować również wybór partnerów, którzy gwarantują zgodność z przepisami.

4. Ustalić plan działań naprawczych - w razie potrzeby  

Po wytypowaniu umów o podwyższonym poziomie ryzyka należy zdecydować, która z dwóch ścieżek będzie właściwa: 

dostosowanie warunków współpracy tak, aby zachowała ona charakter cywilnoprawny, albo dobrowolne przekształcenie relacji w stosunek pracy

. Drugie rozwiązanie będzie zasadne zwłaszcza wtedy, gdy współpraca ma cechy pracownicze albo gdy podmiot zatrudniający nie jest w stanie zapewnić rzeczywistej niezależności właściwej dla relacji cywilnoprawnej.

5. W razie wątpliwości uzyskać indywidualną interpretację GIP  

W razie wątpliwości dotyczących kwalifikacji danej umowy albo sposobu ukształtowania współpracy warto skorzystać z pomocy prawnej. Nowe przepisy przewidują 

możliwość uzyskania indywidualnej interpretacji Głównego Inspektora Pracy, co do charakteru danego stosunku prawnego

. Na wniosek pracodawcy GIP może rozstrzygnąć, czy dany kontrakt stanowi stosunek pracy w rozumieniu art. 22 § 1 k.p. Interpretacja kosztuje 40 zł i powinna zostać wydana w ciągu 30 dni od złożenia kompletnego wniosku. Co istotne, pracodawca, który zastosuje się do uzyskanej interpretacji, nie może zostać obciążony sankcjami administracyjnymi, finansowymi, ani karami w zakresie nią objętym.

Dobra wiadomość dla działów kadr jest taka, że ustalony został 12-miesięczny okres przejściowy. W tym czasie firmy mogą zrobić przegląd swoich modeli zatrudnienia i samodzielnie dokonać przekształcenia niepoprawnych umów, jeśli będzie taka potrzeba. 

Dodatkowo w tym okresie warto zadbać o pełną digitalizację dokumentacji kadrowej w firmach. Z uwagi na to, że kontrole mogą odbywać się zdalnie, inspektor może żądać okazania dokumentów w formie elektronicznej. 

Praca tymczasowa jako bezpieczny model elastycznego zatrudnienia 

Nie zakładamy, że każda firma ma problem. Warto jednak sprawdzić, czy obecny model zatrudnienia będzie równie bezpieczny po 8 lipca 2026 roku. 

Jednym z rozwiązań będących odpowiedzią na nowe otoczenie regulacyjne może być profesjonalnie zarządzana praca tymczasowa. 

Natomiast pracodawca użytkownik otrzymuje elastyczny dostęp do pracowników dopasowanych do aktualnego zapotrzebowanie na pracę w dziale produkcji, logistyki,  administracji (np. recepcja), czy w obsłudze klienta.   

Jak Trenkwalder wspiera firmy w bezpiecznym zatrudnianiu pracowników? 

Jeżeli Twoja organizacja korzysta z umów cywilno-prawnych, porozmawiajmy. 

Nasi eksperci pomogą ocenić potencjalne ryzyka oraz wskazać rozwiązania dopasowane do specyfiki Twojej organizacji. 

Umów bezpłatną konsultację z ekspertem Trenkwalder

System EES i ETIAS a zatrudnienie cudzoziemców w Polsce

Systemy kontroli wjazdu ETIAS i EES

Rozpoczyna się nowy etap w legalizacji cudzoziemców w Polsce. Unia Europejska przebudowuje sposób zarządzania granicami zewnętrznymi i ruchem krótkoterminowym obywateli państw trzecich. Najważniejszymi instrumentami tej zmiany są dwa systemy: EES oraz ETIAS. 

Choć te skróty bardzo często pojawiają się obok siebie, w praktyce nie oznaczają tego samego. System EES (Entry/Exit System), służy do rejestracji cudzoziemców wjazdów i wyjazdów cudzoziemców w momencie faktycznego przekraczania granicy, zastępując dotychczasowy system pieczątek w paszportach. Natomiast ETIAS ma działać jeszcze przed podróżą – jako elektroniczna autoryzacja dla wybranej grupy osób korzystających z ruchu bezwizowego. 

Z punktu widzenia pracodawców zatrudniających cudzoziemców, pracowników migracyjnych, działów HR, agencji zatrudnienia i specjalistów ds. legalizacji to przełom. Oznacza bowiem większą przejrzystość systemu, łatwiejszą weryfikację legalności krótkiego pobytu oraz znacznie mniejszą przestrzeń na błędy, improwizacje i nierzetelne określanie celów podróży. 

EES, czyli Entry/Exit System, to elektroniczny system rejestracji przekroczeń granic zewnętrznych przez obywateli państw trzecich podróżujących na pobyt krótkoterminowy. System zapisuje dane z dokumentu podróży, datę i miejsce wjazdu oraz wyjazdu, a także dane biometryczne – w szczególności wizerunek twarzy i odciski palców. Rejestruje również przypadki odmowy wjazdu. 

Najważniejsza zmiana polega na tym, że EES zastępuje tradycyjne stemplowanie paszportów. W praktyce oznacza to odejście od modelu opartego na pieczątkach, domniemaniach i mozolnym odtwarzaniu historii podróży. Od teraz liczy się zapis cyfrowy w systemie. 

To właśnie EES ma automatycznie wykrywać przypadki przekroczenia dopuszczalnego czasu pobytu krótkoterminowego i ułatwiać identyfikowanie osób, które posługują się nieprawidłowymi dokumentami lub próbują ukrywać wcześniejsze naruszenia. Z perspektywy legalizacji pobytu oznacza to zdecydowanie większą precyzję w ustalaniu, czy cudzoziemiec rzeczywiście mieści się w limicie 90 dni w okresie 180 dni. 

W Polsce – jako w jednym z 29 państw stosujących system – EES był wdrażany stopniowo od 12 października 2025 r., natomiast w pełnym zakresie działa od 10 kwietnia 2026 r. Oznacza to, że dla podróży krótkoterminowych obywateli państw trzecich cyfrowy zapis wjazdów i wyjazdów zastąpił stemplowanie paszportów. 

System EES dotyczy co do zasady obywateli państw trzecich przyjeżdżających na pobyt krótkoterminowy do państw objętych systemem. Nie obejmuje natomiast m.in. obywateli państw Unii Europejskiej, posiadaczy zezwoleń na pobyt oraz osób legitymujących się wizami długoterminowymi. 

To rozróżnienie jest kluczowe. EES nie został stworzony po to, aby regulować pobyt długoterminowy cudzoziemca. Jego zadaniem jest monitorowanie legalności krótkich pobytów i dokumentowanie faktycznych przekroczeń granicy. Dlatego w sprawach pobytów krajowych, pracy, relokacji czy łączenia rodzin nadal podstawowe znaczenie mają klasyczne instrumenty prawa migracyjnego: wizy krajowe, zezwolenia na pobyt czasowy czy statusy pobytowe wynikające z przepisów szczególnych. 

ETIAS, czyli European Travel Information and Authorisation System, to elektroniczna autoryzacja podróży dla osób z państw trzecich, które są zwolnione z obowiązku wizowego i planują przyjazd do wybranych państw europejskich na pobyt krótki. Bardzo ważne jest to, że ETIAS nie jest wizą. 

To nowy warunek wjazdu dla określonej grupy podróżnych bezwizowych. ETIAS nie daje prawa do pracy, nie zastępuje zezwolenia na pobyt, nie legalizuje pobytu długoterminowego i nie może być traktowany jako substytut klasycznych podstaw pobytowych. Nawet posiadanie ważnej autoryzacji ETIAS nie gwarantuje automatycznie prawa wjazdu – ostateczna decyzja nadal należy do funkcjonariusza granicznego. 

W praktyce ETIAS będzie oznaczał, że część cudzoziemców dotychczas podróżujących do Europy bez wizy będzie musiała jeszcze przed wyjazdem uzyskać elektroniczną zgodę na podróż. To rozwiązanie jest zbliżone koncepcyjnie do systemów znanych już z innych państw, ale w realiach unijnych ma ono wpisywać się w szerszą architekturę bezpieczeństwa i zarządzania migracją. 

ETIAS ma rozpocząć działanie w ostatnim kwartale 2026 r. Na dzień dzisiejszy Unia Europejska nie ogłosiła jeszcze konkretnej daty startu; ma ona zostać podana z kilkumiesięcznym wyprzedzeniem. 

Wniosek o ETIAS będzie składany online, a autoryzacja zostanie przypisana do konkretnego paszportu. Oznacza to, że wymiana dokumentu podróży co do zasady będzie wymagała uzyskania nowej autoryzacji. 

Ważność ETIAS ma wynosić do trzech lat albo do momentu wygaśnięcia dokumentu podróży - w zależności od tego, które zdarzenie nastąpi wcześniej. Sam fakt posiadania ETIAS nie zmienia jednak zasad pobytu krótkoterminowego. Nadal będzie chodziło o pobyt w granicach zasad krótkiego pobytu, a nie o tytuł pobytowy do osiedlenia, pracy czy studiów długoterminowych. 

Z punktu widzenia praktyki szczególnie ważne będzie odpowiednio wczesne składanie wniosków. Chociaż wiele spraw ma być rozpatrywanych szybko, profesjonalne doradztwo powinno z góry zakładać margines bezpieczeństwa czasowego. W realiach mobilności międzynarodowej planowanie na ostatnią chwilę bardzo często kończy się problemami, które później trudno odwrócić. 

Najważniejsza różnica między EES a ETIAS 

Najprostsze rozróżnienie jest następujące: ETIAS działa przed podróżą, a EES działa przy granicy i po przekroczeniu granicy. 

ETIAS służy do wcześniejszej autoryzacji podróżnego, który korzysta z ruchu bezwizowego i należy do grupy objętej systemem. EES służy natomiast do cyfrowego zarejestrowania realnego wjazdu, wyjazdu, długości pobytu i odmów wjazdu. 

Właśnie połączenie tych dwóch mechanizmów zmienia logikę zarządzania granicą: najpierw wstępna ocena i autoryzacja, potem bieżąca cyfrowa rejestracja wykonania warunków pobytu. To model oparty na danych, a nie na deklaracjach. 

Co wdrożenie EES i ETIAS zmienia w legalizacji cudzoziemców? 

Wraz z wprowadzeniem tych systemów kończy się era niepełnych i nieczytelnych historii pobytowych. W wielu sprawach praktycznych największy problem polegał dotychczas na ustaleniu, kiedy cudzoziemiec rzeczywiście przekroczył granicę, jak długo pozostawał w strefie objętej zasadą 90/180. 

Dzięki EES tego rodzaju ustalenia mają być znacznie prostsze. Oznacza to zarazem większą przewidywalność dla organów i większą odpowiedzialność po stronie cudzoziemców, pracodawców oraz podmiotów organizujących mobilność międzynarodową. 

Dla działów HR i specjalistów ds. relokacji wniosek jest prosty: nie można traktować ruchu bezwizowego jako bezpiecznego zamiennika dla właściwej legalizacji. Jeżeli rzeczywisty cel pobytu ma charakter zarobkowy, długoterminowy, relokacyjny albo rodzinny, należy od początku dobrać właściwą podstawę pobytową i – jeśli to konieczne – odpowiednią podstawę legalizującą pracę. 

Chcesz mieć pewność, że zatrudniasz cudzoziemców zgodnie z przepisami? 

 z Trenkwalder to pewność, bezpieczeństwo i zaoszczędzony czas. 

Najczęstsze błędy i mity w rozumieniu systemów wjazdu ETIAS i EES 

Najczęstszy mit brzmi: „ETIAS to nowa wiza do Europy”. To nieprawda. ETIAS nie jest wizą i nie zastępuje klasycznych instrumentów prawa migracyjnego. 

Drugi częsty błąd polega na założeniu, że skoro ktoś posiada ETIAS, to może swobodnie przyjechać do pracy albo załatwić pobyt na miejscu. To również nieprawda. ETIAS nie daje prawa do pracy i nie legalizuje pobytu długoterminowego. 

Trzeci błąd to bagatelizowanie EES jako wyłącznie elektronicznego stempla. W rzeczywistości jest to narzędzie o dużo szerszym znaczeniu: służy do monitorowania rzeczywistego korzystania z prawa pobytu krótkoterminowego, wykrywania overstay oraz weryfikacji tożsamości. 

Czwarty błąd to brak rozróżnienia pomiędzy celem deklarowanym a celem rzeczywistym. W praktyce legalizacji cudzoziemców to jedna z najważniejszych osi ryzyka. Jeżeli ktoś deklaruje krótki pobyt biznesowy, a faktycznie wykonuje pracę wymagającą odrębnych zezwoleń, nowe systemy nie rozwiążą tego problemu – przeciwnie, mogą go szybciej ujawnić. 

Jakich błędów pracodawcy powinni unikać? 

Obywatel Gruzji, korzystający z ruchu bezwizowego do strefy Schengen, przyjeżdża do Polski wielokrotnie na krótkie okresy. W praktyce część pracodawców dawniej traktowała taki model jako „wygodne” rozwiązanie przejściowe: cudzoziemiec wjeżdżał bezwizowo, rozpoczynał faktyczne wykonywanie zadań albo wielokrotnie przyjeżdżał na rzekomo krótkie wizyty biznesowe, a pełną analizę limitu 90/180 lub dobór właściwej podstawy pobytowej odkładano na później. 

Po wdrożeniu EES taka praktyka staje się dużo bardziej ryzykowna, ponieważ system cyfrowo rejestruje wszystkie wjazdy i wyjazdy oraz znacznie ułatwia wykrycie przekroczeń limitu pobytu krótkoterminowego. Dodatkowo ETIAS – po uruchomieniu – będzie kolejnym etapem weryfikacji jeszcze przed podróżą, ale nadal nie będzie podstawą do pracy ani zamiennikiem właściwej ścieżki legalizacyjnej. Dla pracodawcy oznacza to konieczność bardzo precyzyjnego rozróżnienia między prawdziwą podróżą biznesową, a faktycznym wykonywaniem pracy oraz planowania podstawy wjazdu, pobytu i pracy już przed przyjazdem cudzoziemca. 

Jak pracodawcy powinni przygotować swoje organizacje w związku z wdrożeniem EES i ETIAS? 

Europa wchodzi w model mobilności oparty na danych, biometrii i wcześniejszej autoryzacji podróży. EES już realnie zmienia sposób oceny legalności pobytu krótkoterminowego, a ETIAS – po uruchomieniu – dołoży do tego etap wcześniejszej weryfikacji jeszcze przed rozpoczęciem podróży.  

Dla rynku oznacza to większą przejrzystość, ale też mniejszą tolerancję dla improwizacji. Krótki pobyt bezwizowy nie może być traktowany jako substytut legalizacji długoterminowej. W praktyce wygrywać będą ci, którzy zawczasu zbudują poprawną strategię migracyjną, prawidłowo dobiorą podstawę wjazdu i pobytu oraz zadbają o zgodność celu podróży z rzeczywistą aktywnością cudzoziemca. 

Are you planning to digitize your HR processes?

Interested in more articles like this?

Temporary placement in white collar jobs

PIP Reform 2026. Is your employment model ready for the new inspections?

ETIAS and EES: New EU entry control systems for foreign nationals traveling to Poland

Follow us for the latest