Pracownicy tymczasowi a etatowi. Jak wyliczyć optymalny poziom elastyczności w firmie?

Praca tymczasowa może być odpowiedzią na doraźne potrzeby przedsiębiorstwa jak np. szybkie uzupełnienie braków kadrowych do obsługi konkretnego projektu lub szczytu produkcyjnego. Natomiast dla firm poszukujących długoterminowej elastyczności organizacyjnej, kosztowej oraz efektywności operacyjnej, jest to decyzja strategiczna. W tym drugim przypadku przed wdrożeniem pracy tymczasowej warto przeanalizować kilka istotnych aspektów tj. cel, koszty oraz oczekiwany poziom elastyczności.

W tym artykule z cyklu "Merytorycznie o pracy tymczasowej" poruszamy następujące kwestie:

1. Przyjrzyj się, z czym się mierzysz

2. Uwzględnij wszystkie koszty

3. Oceń poziom elastyczności

Przyjrzyj się, z czym się mierzysz

Decyzja o wprowadzeniu pracy tymczasowej podejmowana przez dyrektora zarządzającego, dyrektora produkcji lub dyrektora HR to odpowiedź na między innymi takie wyzwania jak:

• optymalizacja kosztów stałych w procesach produkcji poprzez możliwość regulowania zatrudnienia, krótkotrwałego sezonowego zatrudnienia i braku konieczności utrzymywania wysokich rezerw kosztowych lub wewnętrznych zespołów kadrowych;

• obniżenie wewnętrznych wskaźników absencji oraz rotacji i wynikających z nich kosztów;

• minimalizacja zaangażowania czasu pracowników wewnętrznych i kosztów rekrutacji oraz selekcji pracowników;

• utrzymanie limitów zatrudnienia wewnętrznego – praca tymczasowa nie wlicza się do tzw. headcount;

• zbudowanie zmotywowanego i stałego zespołu pracowników wewnętrznych poprzez wykorzystanie czasu zatrudnienia na pracy tymczasowej do właściwego przeszkolenia i sprawdzenia przed zatrudnieniem stałym;

• możliwość łatwego i szybkiego obniżenia kosztów w przypadku wahań produkcji związanych z sezonowością czy okresami wzrostu podaży. Ustawa o pracy tymczasowej zakłada krótkie okresy wypowiedzeń pracowników tymczasowych;

• utrzymanie płynności finansowej poprzez odroczone terminy płatności (to agencja najpierw płaci pracownikom tymczasowym w ustawowym terminie, stanowiąc tym samym kredytowanie wynagrodzeń) oraz możliwość odliczenia VAT-u od faktury kosztowej wystawianej przez agencję;

• oddanie odpowiedzialności kadrowo-płacowej, urzędowej (rozliczenia ZUS i US), legalizacji pracy obcokrajowców i prawnej na zewnątrz, czyli tych obowiązków, które nie wpływają bezpośrednio na rozwój biznesu, ale mogą sporo kosztować w przypadku popełnionych błędów czy zaleganiu z płatnościami;

• oddanie odpowiedzialności za organizację i zmniejszenie kosztów dostawców odzieży roboczej, medycyny pracy, transportu pracowników.   

Oczywiście usługi agencji pracy tymczasowej kosztują i niejednokrotnie pojawia się pytanie, czy to się w ogóle opłaca?

Uwzględnij wszystkie koszty

Z mojego doświadczenia z rozmów z klientami wynika, że warto przeanalizować najczęstsze wyzwania i specyfikę biznesu (o czym pisałam również w artykule na LinkedIn), a w następnym kroku przeliczyć i porównać koszty utrzymania pracowników wewnętrznych z kosztami pracy tymczasowej.

Aby uzyskać faktycznie pełny obraz kosztów, jakie ponosimy w organizacji, zatrudniając pracowników we własnym zakresie, musimy uwzględnić wszystkie koszty z tym związane. A więc: tzw. koszty wynikające z kodeksu pracy, jak wynagrodzenie brutto, składka emerytalna, rentowa i wypadkowa, PPK, PFRON, Fundusz Pracy, Fundusz Gwarantowanych Świadczeń Pracowniczych, benefity obowiązujące w organizacji (np. opieka medyczna, catering, ubezpieczenia), ale także ewentualne koszty rezerw na wynagrodzenia chorobowe, okresy wypowiedzeń i odpraw. Trzy ostatnie koszty mają szczególne znaczenie w czasach kryzysu lub spadku biznesu i pojawiającej się konieczności redukcji załogi. Stanowią też najbardziej istotny element elastyczności, jaki daje praca tymczasowa.

Kolejną kategorią kosztów uwzględnianych w kalkulacjach są te, związane z obsługą kadrową pracowników z uwzględnieniem narzędzi i licencji. Na końcu należy uwzględnić czasochłonne działania związane z rekrutacją i selekcją kandydatów, koszty publikacji ogłoszeń, dostępów do baz kandydatów i systemów rekrutacyjnych.  

Dopiero sumę tych wszystkich kosztów można porównać z ofertą agencji pracy tymczasowej i sprawdzić, czy praca tymczasowa daje nam oczekiwaną optymalizację. Cena agencji zależy przede wszystkim od tego, które obszary działalności i ryzyka zdecydujemy się całkowicie przekazać na zewnątrz.

Dla zobrazowania przedstawiam wycinek symulacji kosztowej przedsiębiorstwa wraz ze wskazaniem obszarów zoptymalizowanych, w którym wprowadziliśmy usługę pracy tymczasowej, minimalizując ryzyka kosztowe w pierwszym pół roku już o ok. 8% po decyzji klienta o wprowadzeniu 30% elastyczności.

Ogólne założenia:

1. Łączne zatrudnienie: 150 pracowników zatrudnionych na umowy o pracę
2. Staż pracy pracowników:

• poniżej 2 lat: 60% (90),

• 2-8 lat: 35% (53),

• Powyżej 8 lat: 5% (7).

3. Wynagrodzenie zasadnicze: 3 000 zł brutto
4. Obsługa kadrowo – płacowa: 1 (wynagrodzenie zasadnicze 5 000 zł brutto)
5. Miesięczny koszt benefitów: 150 zł
6. Rotacja: 20%
7. Elastyczność (udział pracy tymczasowej): 30%

Tabela – symulacja kosztów w przedsiębiorstwie.

Oceń poziom elastyczności

Ostatni z elementów, który powinniśmy wziąć pod uwagę, podejmując decyzję o zatrudnieniu pracowników tymczasowych to oszacowanie, jaki poziom elastyczności będzie korzystny dla przedsiębiorstwa. Czynniki, które należy uwzględnić w wyliczeniach to m.in. zniżki i zwyżki produkcji, stabilność zamówień i dostaw komponentów, sezonowość branży, specjalizacja kadry czy wytyczne korporacyjne dotyczące wysokości zatrudnienia.

Warto pamiętać, że realna optymalizacja kosztów przy zastosowaniu pracy tymczasowej będzie mniejsza lub większa w zależności od wielu aspektów organizacji i każdorazowo należy do nich podchodzić indywidualnie. Zapraszam do kontaktu, jeśli chcieliby Państwo, abyśmy wsparli Państwa przedsiębiorstwo w bezpłatnej analizie kosztów i porównaniu z rozwiązaniem pracy tymczasowej.