Trenkwalder wprowadza możliwość zdalnego podpisu umów o pracę

Pracownicy, którzy nie mają podpisu kwalifikowanego, mogą już zdalnie zawrzeć umowę o pracę, potwierdzając swoją tożsamość za pomocą aplikacji mObywatel. Rozwiązanie opracowała agencja zatrudnienia Trenkwalder, która podpisała porozumienie z Ministerstwem Cyfryzacji w sprawie wykorzystania dodatkowej funkcjonalności mObywatela. To duży krok w rozwoju możliwości zawierania umowy o pracę w formie elektronicznej, której chcą i pracodawcy, i pracownicy.

Skąd pomysł na podpisywanie umów o pracę zdalnie?

Digitalizacja procesów HR nabrała tempa wraz z początkiem pandemii. Zmiany wymusiła m.in. praca zdalna, która doczekała się finalnie regulacji ustawowej w 2023 r. Coraz więcej firm wdrożyło też własne portale pracownicze, w których pracownicy mają dostęp do informacji na temat warunków zatrudnienia, formularzy i wniosków oraz całej dokumentacji związanej z zatrudnieniem, jak m.in. umowy o pracę, regulaminy, paski płacowe, PIT-y. Większość spraw kadrowo-płacowych pracownik może więc załatwić zdalnie i w dogodnym dla siebie czasie, np. wnioskując o urlop z domu i poza godzinami pracy firmowego działu HR.

Elementem, który nie pozwala w dobie powszechnej cyfryzacji domknąć zdalnie całego procesu zatrudnienia, jest brak możliwości podpisywania umów o pracę zdalnie bez posiadania podpisu kwalifikowanego. A ten trzeba wykupić, co wiąże się z kosztem od około 200 zł do nawet ponad 600 zł, w przypadku zestawów do e-podpisu. Nie każdy może sobie pozwolić na taki wydatek. Do tej pory nie powstały też żadne regulacje prawne, które pozwoliłyby zapełnić tę lukę w zdalnym procesie zatrudnienia.

Rozwiązanie znalazła agencja zatrudnienia Trenkwalder, która sięgnęła po funkcjonalności aplikacji mObywatel, umożliwiające potwierdzenie tożsamości.

Zdajemy sobie sprawę, że przyszłość rynku pracy wiąże się z rozwojem usług HR tech, dlatego szukaliśmy rozwiązania, które pozwoliłoby upowszechnić proces zdalnego podpisywania umów bez dodatkowych kosztów ze strony pracownika. Połączyliśmy w tym celu nasz system informatyczny, system do wystawiania jednorazowych podpisów kwalifikowanych i aplikację mObywatel, która potwierdza tożsamość, co jest niezbędne do wystawienia jednorazowego podpisu kwalifikowanego – mówi Ewelina Glińska-Kołodziej, Dyrektor Operacyjna agencji zatrudnienia Trenkwalder. 

Podpisanie umowy zdalnie z wykorzystaniem aplikacji mobilnej mObywatel, którą oferuje agencja zatrudnienia Trenkwalder, można przeprowadzić w kilku prostych krokach – pracownik otrzymuje mailem kod QR, generowany przez system, następnie skanuje go w aplikacji mObywatel, wyraża zgodę na przekazanie swoich danych osobowych, a na koniec już tylko podpisuje umowę online za pomocą jednorazowego podpisu kwalifikowanego.

Jeśli obie strony umowy w tym samym czasie są aktywne, to cały proces podpisania umowy trwa od 8 do 12 minut maksymalnie – zaznacza Ewelina Glińska-Kołodziej. 

Ekspertka z Trenkwaldera podkreśla, że zwiększenie dostępności do usługi zdalnego podpisania umowy to dobra wiadomość dla obu stron – i dla pracowników, i dla pracodawców. Wykorzystanie aplikacji mObywatel do podpisywania umów o pracę wpływa pozytywnie na wizerunek firmy jako nowoczesnego pracodawcy, co może przyciągnąć bardziej wymagających kandydatów. Ponadto, proces elektronicznego podpisywania umów pozwala na szybsze i bardziej efektywne zatrudnianie pracowników.

Łatwość i szybkość zatrudniania pracowników są szczególnie istotne w przypadku firm, w których powszechny jest model pracy zdalnej, organizacji z rozproszonymi zespołami lub wieloma oddziałami – dodaje Ewelina Glińska-Kołodziej, Dyrektor Operacyjna agencji zatrudnienia Trenkwalder. 

Pracownicy z kolei oczekują coraz większej elastyczności i szybkości w procesach biznesowych. Dotyczy to zwłaszcza młodszego pokolenia, dla którego możliwość załatwienia spraw online w dowolnym czasie i z każdego miejsca jest już normą tak jak zakupy w aplikacjach czy e-recepty.

Czy pracownicy chcą podpisywać umowy zdalnie?

Oczekiwania pracowników potwierdzają badania przeprowadzone w lutym br. przez agencję Trenkwalder wśród ponad 800 pracowników. Aż 85 proc. ankietowanych uważa, że możliwość podpisania umowy o pracę drogą elektroniczną powinna być standardem.

44 proc. kandydatów wskazało, że woli podpisywać dokumenty pracownicze drogą elektroniczną, a tylko 14 proc. wybrałoby możliwość ręcznego podpisania. 42 proc. akceptuje obie formy.

Na pytanie o posiadanie aplikacji mObywatel, 48 proc. ankietowanych odpowiedziało pozytywnie. 31 proc., które nie ma zainstalowanej aplikacji, zadeklarowało, że pobierze ją, gdy będzie taka potrzeba. 18 proc. stwierdziło, że nie chce jej używać, a 3 proc., że nie ma możliwości jej założenia. 

Nie mniej istotnym aspektem związanym z zamknięciem całego procesu zatrudnienia w formie online jest bezpieczeństwo gromadzonych danych. Możliwość podpisywania umów zdalnie pozwala na rezygnację z ich papierowych wersji przetrzymywanych w biurowych segregatorach, do których mogą mieć wgląd nieupoważnieni pracownicy, na rzecz zabezpieczonych e-archiwów, dostępnych wyłącznie dla pracowników działu kadr.

Cyfryzacja dokumentów sprzyja nie tylko ich centralizacji, ale przede wszystkim ich przechowywaniu zgodnie z wymogami RODO w zabezpieczonych e-archiwach, a także eliminuje skutki ewentualnych wydarzeń losowych, takich jak zagubienie czy zniszczenie papierowych wersji – zaznacza Ewelina Glińska-Kołodziej. 

Rozwiązanie to wykorzystujemy już w naszych strukturach wewnętrznych oraz oferujemy je partnerom biznesowym w ramach usług pracy tymczasowej, outsourcingu i innych.

Aplikacja mObywatel to bezpłatna, publiczna aplikacja mobilna opracowana na zlecenie Ministerstwa Cyfryzacji. Dzięki niej można uzyskać szybki dostęp do swoich dokumentów i danych – m.in. mDowodu, mPrawa Jazdy, historii pojazdu, informacji o punktach karnych, czy legitymacji (szkolnej, studenckiej lub emeryta-rencisty). Za pomocą aplikacji można też zalogować się do e-Urzędu Skarbowego, umówić się na e-Wizytę w ZUS, realizować e-recepty bez podawania numeru PESEL, a także np. zgłosić Naruszenie Środowiska, Zastrzec swój numer PESEL, sprawdzić Jakość Powietrza, skorzystać z funkcji Wybory czy Bezpieczny Autobus. Według danych Ministerstwa Cyfryzacji za 2022 r. aplikację mObywatel posiada ponad 7,5 mln. Polaków. Aplikacja cieszy się też dobrą opinią użytkowników (85 tys. przyznało jej 4,8 punktów).