Jak rozliczyć podatek z Niemiec? Wskazówki dla pracujących w Niemczech

Do you work in Germany? Do you know how to settle your German tax? Check out the basic rules and terminology related to the German tax system. Tips and advice for workers from Poland, who work in Germany. 

Jak rozliczyć podatek z Niemiec? Ile wynosi podatek dochodowy i jakie są klasy podatkowe? Zobacz wskazówki dla pracujących i rozliczających podatki w Niemczech!

Pracując w Niemczech, możemy mieć konieczność załatwienia różnych formalności w niemieckich instytucjach, w tym 

 w tamtejszym urzędzie skarbowym – Finanzamt. Jest to jedna z najważniejszych instytucji, z którą zetkniemy się podczas pracy w Niemczech. Urząd ten odpowiedzialny jest przede wszystkim za:

Jak sprawdzić swój numer identyfikacji podatkowej w Niemczech?

Steuernummer składa się z 10 lub 11 cyfr zapisywanych jako: 12/345/67890, lub 123/456/78901 i nie jest uniwersalny, obowiązuje jedynie dla urzędu skarbowego, w którym składamy rozliczenie podatku. Jeśli w kolejnym roku będziemy podlegać pod inny Finanzamt, zmieni się również nasz Steuernummer.

Warto wiedzieć, że w Niemczech istnieje również numer Steueridentifikationsnummer (Steuer-ID) – to osobisty, dożywotni numer podatkowy każdej osoby zameldowanej w Niemczech. 

Każda osoba pracująca u naszych zachodnich sąsiadów ma prawo (a czasem nawet obowiązek) 

. Deklaracja pozwala na ustalenie, czy podatnik zapłacił odpowiednią kwotę podatku w ciągu roku. W przypadku obowiązku złożenia deklaracji nierozliczenie się z niemieckim fiskusem podatnik może narazić się na konsekwencje prawne, takie jak kary finansowe.

Ile wynosi podatek w Niemczech? Progi podatkowe

Podatek dochodowy w Niemczech ma system progresywny, czyli zwiększa się wraz z dochodem. W Niemczech na rok 2026 stawki podatku dochodowego prezentują się następująco:

Stawki podatkowe w Niemczech na 2026 i kwota wolna od podatku

Progi podatkowe w Niemczech są regularnie, prawie każdego roku aktualizowane. Zmianie nie ulega procent podatku, ale zmienia się próg, od którego zaczyna obowiązywać wyższa stawka opodatkowania.

Kwota wolna od podatku w Niemczech w 2026 r. wynosi12 348 euro dla osoby samotnej i 24 696 euro przy wspólnym rozliczeniu małżonków. Oznacza to, że podatek dochodowy od osób fizycznych zostanie naliczony dopiero od tej kwoty. 

Dla Polaków pracujących w Niemczech najważniejsze jest to, że próg „bez podatku” rośnie, więc 

miesięczny dochód wolny od podatku może być wyższy.  

Przy takich samych zarobkach w 2026 r. efektywna stawka podatku będzie nieco niższa niż w 2025 r.

Zmienią się też progi dla najlepiej zarabiających. Próg dla 42% należnego podatku zostanie podniesiony do 69 878 euro. 

System podatkowy w Niemczech opiera się na tzw. klasach podatkowych. Jest ich 6. To na ich podstawie oblicza się obciążenia podatkowe. 

 zostaniemy objęci, zależeć będzie wysokość podatku odprowadzanego przez naszego pracodawcę do Finanzamt, a w konsekwencji nasze 

Wybór klasy podatkowej nie jest więc dowolny, ale w niektórych sytuacjach można zmienić  klasę poprzez wniosek w Finanzamt. Każda klasa przyznawana jest w zależności od indywidualnej sytuacji, i to, 

ile procent w ramach danej klasy podatkowej

 zapłacimy, zależy od naszego dochodu osiągniętego ponad granicę opodatkowania.

W roku 2025 w I klasie podatkowej obowiązywała podstawowa kwota wolna od podatku w wysokości 12 096 euro, ulga pracownicza (tzw. Werbungskostenpauschale) wynosiła 1 230 euro, a ulga na wydatki specjalne – 36 euro. Biorąc pod uwagę składki na ubezpieczenie społeczne, oznacza to, że za 2025 rok podatek w I klasie podatkowej był pobierany dopiero od kwoty zbliżonej do ok. 1 400 euro miesięcznie (wartość orientacyjna, zależna od indywidualnych składek i parametrów rozliczenia).

 podstawowa kwota wolna od podatku wzrasta do

 przy niezmienionej standardowej uldze pracowniczej 1 230 euro i uldze na wydatki specjalne 36 euro. Przekłada się to na dalszy wzrost granicy opodatkowania dochodu w I klasie podatkowej – 

pierwsze zaliczki na podatek dochodowy pojawiają się dopiero przy dochodzie w okolicach 1 430–1 450 euro brutto miesięcznie, w zależności od indywidualnych składek i innych parametrów.

W 2026 roku kwota wolna wynosi 12 348 euro. 

Jest przyznawana dla osób samotnie wychowujących dzieci, które otrzymują zasiłek rodzinny lub zwiększoną kwotę wolną od podatku ze względu na dziecko (Kinderfreibetrag). Dotyczy to m.in. rodziców samotnych, rozwiedzionych, wdowców oraz osób w separacji, pod warunkiem że dziecko mieszka we wspólnym gospodarstwie domowym i spełnione są warunki do pobierania 

W roku 2025, poza kwotą wolną od podatku obowiązującą w I klasie podatkowej (12 096 euro), standardową ulgą pracowniczą 1 230 euro i ulgą na wydatki specjalne 36 euro, samotnym rodzicom przysługuje także ulga podatkowa w wysokości 4 260 euro rocznie (Entlastungsbetrag für Alleinerziehende). Razem daje to kwotę ponad 17 600 euro rocznie dochodu zwolnionego z opodatkowania (wartość zaokrąglona, bez uwzględnienia składek na ubezpieczenia).

W roku 2026 utrzymany zostaje ten sam Entlastungsbetrag für Alleinerziehende w wysokości 4 260 euro rocznie, natomiast podstawowa kwota wolna od podatku rośnie do 12 348 euro. Oznacza to, że samotny rodzic w II klasie podatkowej korzysta łącznie z jeszcze wyższego poziomu dochodu zwolnionego z podatku i w praktyce

 zaczyna płacić podatek dochodowy dopiero przy dochodzie rzędu około

miesięcznie, w zależności od składek na ubezpieczenia i innych indywidualnych parametrów.

III klasa podatkowa stanowi najkorzystniejszą opcję spośród wszystkich klas podatkowych, jeśli chodzi o podatek dochodowy. Posiada kwotę wolną od podatku aż dwukrotnie wyższą niż I klasa podatkowa. 

W 2025 roku kwota wolna od podatku w III klasie wynosiła 24 192 euro rocznie. Po uwzględnieniu innych ulg i składek na ubezpieczenie społeczne osoba znajdująca się w III klasie podatkowej w 2025 roku musiała zarabiać około 2 630 euro miesięcznie, aby w ogóle zapłacić podatek dochodowy (wartość orientacyjna, zależna od indywidualnych parametrów).

W 2026 roku kwota wolna od podatku w III klasie rośnie do 24 696 euro rocznie

. Przekłada się to na dalsze podniesienie progu, od którego naliczany jest podatek dochodowy. Pierwsze zaliczki pojawiają się dopiero przy miesięcznym wynagrodzeniu brutto rzędu około 2 680–2 700 euro, w zależności od wysokości składek na ubezpieczenia społeczne, dodatków i ewentualnych Freibeträge wpisanych na karcie podatkowej.

Stosuje się ją w przypadku małżonków pracujących razem w Niemczech, którzy osiągają dochody mniej więcej tej samej wysokości. Ulgi podatkowe są takie same, jak I klasie podatkowej.

Występuje w przypadku małżonków, których dochody się różnią, a którzy normalnie mieliby przyznaną kombinację klas III i IV. Metoda faktorowa działa w sposób, że podatek dochodowy jest dodatkowo redukowany o określony współczynnik, który jest ustalany indywidualnie przez urząd skarbowy i zazwyczaj wynosi mniej niż 1.

Metoda ta służy do precyzyjnego oszacowania spodziewanego rocznego podatku dochodowego i ma na celu zapewnienie równości w traktowaniu małżonków podczas rozliczania podatków. W praktyce oznacza to, że kwoty wolne od opodatkowania są rozdzielane pomiędzy oboje małżonków, zamiast przyznawać je jedynie partnerowi będącemu w III klasie podatkowej w kombinacji III/V.

Aby skorzystać z metody faktorowej, para musi złożyć wspólny wniosek do urzędu skarbowego, w którym określi przewidywane dochody na dany rok kalendarzowy. Metoda obowiązuje przez dwa lata, po czym konieczne jest ponowne złożenie wniosku. Każda osoba korzystająca z tej metody jest zobowiązana do złożenia zeznania podatkowego.

V klasa podatkowa jest przypisana małżonkowi lub partnerowi z zarejestrowanego związku, jeśli druga osoba ma III klasę podatkową i osiąga znacząco wyższe dochody. Taka kombinacja (III/V) jest typowa, gdy jedno z małżonków jest głównym żywicielem rodziny, a drugie zarabia wyraźnie mniej.

W V klasie podatkowej zasadniczo nie uwzględnia się przy poborze zaliczek na podatek podstawowej kwoty wolnej od podatku (Grundfreibetrag) ani kwoty wolnej na dzieci – są one „skonsumowane” po stronie partnera w III klasie podatkowej.

Pracownik w V klasie korzysta jedynie z podstawowych, niewielkich kwot ryczałtowych, takich jak ulga pracownicza  i ulga na wydatki specjalne, co powoduje relatywnie wysokie potrącenia podatku od już niskiego poziomu dochodów.

Dokładna kwota, od której pojawiają się zaliczki na podatek, zależy od wysokości wynagrodzenia, składek na ubezpieczenia społeczne oraz ewentualnych dodatkowych ulg wpisanych na karcie podatkowej, dlatego w praktyce może wahać się mniej więcej w przedziale od kilkuset euro wzwyż miesięcznie.

W VI klasie podatkowej nie ma żadnej kwoty wolnej od podatku, ale najczęściej dotyczy drugiej pracy, gdzie i tak zazwyczaj nie zarabia się wiele.

Masz obawę, by jechać do pracy w Niemczech bez znajomości niemieckiego systemu podatkowego?

Oferujemy zatrudnienie ze wsparciem koordynatora.

Istnieje wiele czynników, które wpływają na powstanie obowiązku 

. Do najpopularniejszych z nich należą:

Rodzaje obowiązków podatkowych w Niemczech

Pierwszym jest tzw. nieograniczony obowiązek podatkowy, który oznacza, że większość osób mieszkających i pracujących na terenie tego kraju, musi 

. Obejmuje zarówno dochody uzyskane na terenie Niemiec, jak i poza jego granicami (tzw. dochody światowe), ale w naliczaniu podatku ma zastosowanie ustawa o unikaniu podwójnego opodatkowania. Jest uważany za korzystny dla pracownika, ponieważ pozwala na uwzględnienie w rozliczeniu rocznym wielu dodatkowych ulg.

Aby zakwalifikować się do nieograniczonego obowiązku podatkowego, pracownik powinien spełnić jeden z kilku kryteriów:

Jeśli z warunków ujętych w ostatnim punkcie pracownik spełnia jedynie ten dotyczący pracy w Niemczech powyżej 183 dni w danym roku lub posiada meldunek w tym kraju, to może wnioskować w urzędzie o tzw. 

fikcyjny nieograniczony obowiązek podatkowy.

Jest drugim sposobem rozliczenia i powstaje, gdy pracownik nie spełnił kryteriów nieograniczonego obowiązku podatkowego. Cechy pracownika z ograniczonym obowiązkiem podatkowym to:

Reguła 183 dni w sytuacji pracowników delegowanych

W przypadku, gdy jesteśmy pracownikiem delegowanym do Niemiec, Reguła 183 dni pozwala na stwierdzenie, w którym kraju odprowadzane będą nasze zaliczki na podatek. Jeżeli czas delegowania jest krótszy niż 183 dni, nasz pracodawca może zadeklarować czy podatek odprowadzany będzie w Niemczech, czy pozostanie po stronie polskiej. Przy deklarowaniu okresu pracy w przypadku cudzoziemców firma powinna wziąć pod uwagę, jak długo ważna jest wiza, a także pozwolenie na wykonywanie pracy w Polsce.

Zadeklarowanie okresu pracy krótszego niż 183 dni niesie ze sobą konsekwencje, jeśli okres ten zostanie jednak przekroczony – nasz pracodawca ma wtedy obowiązek wykonania korekty rozliczenia w Polsce i opodatkowania dochodów na terenie Niemiec od pierwszego dnia pracy. Jeżeli już wcześniej wie, że delegowanie przekroczy 183 dni, to może przed upływem tego czasu (np. 90 dniach) zadeklarować, że zaliczki na podatek będą opłacane w Niemczech. Wtedy nasz pracodawca musi zostać zarejestrowany w celach podatkowych w Finanzamt oraz opłacać zaliczki na podatek do 20 dnia każdego miesiąca. W takim przypadku korekty w Polsce nie są konieczne.

Czym jest roczna karta podatkowa – Lohnsteuerbescheinigung?

Lohnsteuerbescheinigung jest dokumentem wystawianym przez pracodawcę i wysyłanym na początku roku (maksymalnie do końca lutego), często nazywanym odpowiednikiem polskiego PIT-11. Zawiera podstawowe składniki wynagrodzenia, daty zatrudnienia czy informację o tym, 

 nas obejmuje. Dokument otrzymamy w dwóch przypadkach:

Jeśli stosunek pracy ustanie przed zakończeniem roku podatkowego, na Lohnsteuerbescheinigung znajdzie się dokładna data zakończenia pracy. Jeśli zatrudnienie jest kontynuowane, datą zakończenia pracy będzie zawsze 31.12. Oprócz składników wynagrodzenia i podatków, na dokumencie można również znaleźć dodatki do wypłaty.

Co jest potrzebne do rozliczenia podatku w Niemczech?

, należy przygotować deklarację oraz skompletować niezbędne dokumenty dotyczące zatrudnienia podczas pracy w Niemczech:

Do kiedy trzeba się rozliczyć w Niemczech?

Obowiązkowe rozliczenie podatku musi być złożone w urzędzie skarbowym do 31 lipca kolejnego roku, za który jest składane zeznanie. 

Przy rozliczeniu podatku z Niemiec z doradcą podatkowym, termin złożenia zeznania jest wydłużony aż do  końca lutego kolejnego roku (czyli przy rozliczaniu podatku za 2025, aż do 28 lutego 2027). Wynika to z tego, że doradcy potrzebują nieco więcej czasu na to, by móc obsłużyć swoich klientów. 

Dobrowolne rozliczenie podatku  (Antragsveranlagung) np. kiedy liczysz na zwrot podatku, możesz złożyć w ciągu 4 lat (czyli zeznanie podatkowe za 2025 rok możesz złożyć do 31 grudnia 2029 roku). 

 rozliczenie podatku dochodowego z Niemiec

 przeciętnie wynosi od 3 do 6 miesięcy. Jeśli nasze zeznanie podatkowe zawiera błędy, konieczne będzie ich poprawienie, co może znacznie wydłużyć czas oczekiwania, przekraczając 6 miesięcy od złożenia oryginalnej deklaracji. 

Dokument z decyzją podatkową (Steuerbescheid )otrzymamy w momencie zakończenia procesu rozliczenia podatku z Niemiec przez Finanzamt. Na dokumencie możemy zweryfikować przyznany nam numer podatkowy, dane urzędu skarbowego, pod jaki podlegamy w Niemczech (zazwyczaj odpowiedni dla adresu zameldowania/ zamieszkania lub siedziby pracodawcy) oraz ostateczną kwotę zwrotu lub niedopłaty przyznanej przez urząd.

W przypadku zwrotu podatku niemiecki urząd skarbowy nie ma jednego ustalonego terminu na przekazanie środków, choć zwrot podatku jest z reguły zlecany w tym samym czasie, co wysłanie Steuerbescheid. Często pieniądze są na koncie już kilka dni po wystawieniu decyzji.

Zwrot nadpłaconego podatku jest wypłacany wyłącznie przelewem bankowym na numer konta (IBAN), który podałeś w deklaracji lub który jest zapisany w Twoim profilu ELSTER / w danych Finanzamt.

Kontakt dla kandydatów

Renata od ponad 20 lat specjalizuje się w prawie pracy i procesach kadrowo-płacowych. Odpowiada za strategie payroll, zarządzanie działem rozliczającym kilkanaście tysięcy pracowników miesięcznie oraz planowaniem i wdrażaniem usługi Payroll w organizacjach.

Kontrola Państwowej Inspekcji Pracy (PIP) 2026 – weryfikacja umów i form zatrudnienia

Reforma PIP 2026. Czy Twój model zatrudnienia jest gotowy na nowe kontrole?

This article is available only in Polish. Please switch to the Polish version of the website or use your browser’s automatic translation feature.

Od 8 lipca 2026 roku wchodzą w życie kluczowe elementy reformy Państwowej Inspekcji Pracy. Ustawą z 11 marca 2026 o zmianie ustawy o PIP oraz niektórych innych ustaw okręgowi 

inspektorzy pracy otrzymają nowe uprawnienia związane z kontrolą prawidłowości zatrudnienia, dostępem do danych, możliwością skuteczniejszego identyfikowania przypadków, w których umowy cywilnoprawne zastępują stosunek pracy oraz 

ustaleniem istnienia stosunku pracy decyzją administracyjną

.  Decyzja może zostać wydana, gdy zawarto umowę cywilnoprawną lub gdy praca jest faktycznie świadczona za wynagrodzeniem w warunkach odpowiadających stosunkowi pracy. 

Dla większości firm zatrudniających zgodnie z przepisami reforma nie oznacza rewolucji. Jest jednak sygnałem, że 

warto zweryfikować obecne modele współpracy ze zleceniobiorcami i osobami świadczącymi usługi na podstawie kontraktów B2B

Szczególnie dotyczy to organizacji działających w branżach produkcyjnych, logistycznych, handlowych czy usługowych, gdzie występuje sezonowość zatrudnienia, zmienne zapotrzebowanie kadrowe lub duża liczba osób wykonujących prace na innych umowach, niż umowy o pracę. 

ustalenie stanu faktycznego w zakresie przestrzegania prawa pracy

, w szczególności przepisów i zasad BHP, przepisów dotyczących legalności zatrudnienia, oraz udokumentowanie ustaleń. Kontrolowani mogą być nie tylko klasyczni pracodawcy, ale – w świetle nowej kompetencji dotyczącej ustalania stosunku pracy – również inni przedsiębiorcy i jednostki organizacyjne, na rzecz których pracę faktycznie świadczą osoby fizyczne 

Jak zmieniają się kontrole po reformie PIP? 

Nowe przepisy przewidują między innymi: 

I to ten ostatni punkt wywołał najwięcej wątpliwości wśród pracodawców. Należy jednak podkreślić, że 

celem reformy nie jest eliminacja umów cywilnoprawnych, czy współpracy B2B

. Ustawodawca podkreśla, że legalnie zawarte i prawidłowo realizowane formy współpracy pozostają dopuszczalne. Zmiany mają dotyczyć sytuacji, w których 

forma umowy nie odpowiada rzeczywistemu sposobowi wykonywania pracy

Kiedy umowa cywilnoprawna może zostać zakwestionowana? 

nie to, jak nazwana jest umowa, lecz jak wygląda codzienna współpraca

stosunek pracy występuje wtedy, gdy praca jest wykonywana: 

kontroli szczególne znaczenie mogą mieć pytania

Im więcej takich elementów występuje łącznie, tym większe ryzyko zakwestionowania przez PIP zastosowanej formy współpracy i nałożenia kary grzywny nawet do 60 tys. złotych. 

Jak pracodawcy powinni przygotować się na kontrolę PIP? 

Aby nie dać się zaskoczyć kontroli PIP warto już teraz: 

1. Opracować procedurę wewnętrzną na wypadek wejścia inspektora PIP 

Ze względu na możliwość kontroli bez uprzedzenia, warto mieć spisaną i przećwiczoną procedurę, obejmującą m.in.:  

2. Dokonać wewnętrznych przeglądów prewencyjnych i identyfikacji ryzyk  

Biorąc pod uwagę szeroki zakres kontroli PIP (prawo pracy, BHP, legalność zatrudnienia, wkrótce ustalanie stosunku pracy), racjonalne jest cykliczne przeprowadzanie wewnętrznych audytów na wzór postępowania kontrolnego inspektora:  

3. Zweryfikować współpracę z agencjami zatrudnienia  

Odpowiedzialność biznesowa coraz częściej będzie obejmować również wybór partnerów, którzy gwarantują zgodność z przepisami.

4. Ustalić plan działań naprawczych - w razie potrzeby  

Po wytypowaniu umów o podwyższonym poziomie ryzyka należy zdecydować, która z dwóch ścieżek będzie właściwa: 

dostosowanie warunków współpracy tak, aby zachowała ona charakter cywilnoprawny, albo dobrowolne przekształcenie relacji w stosunek pracy

. Drugie rozwiązanie będzie zasadne zwłaszcza wtedy, gdy współpraca ma cechy pracownicze albo gdy podmiot zatrudniający nie jest w stanie zapewnić rzeczywistej niezależności właściwej dla relacji cywilnoprawnej.

5. W razie wątpliwości uzyskać indywidualną interpretację GIP  

W razie wątpliwości dotyczących kwalifikacji danej umowy albo sposobu ukształtowania współpracy warto skorzystać z pomocy prawnej. Nowe przepisy przewidują 

możliwość uzyskania indywidualnej interpretacji Głównego Inspektora Pracy, co do charakteru danego stosunku prawnego

. Na wniosek pracodawcy GIP może rozstrzygnąć, czy dany kontrakt stanowi stosunek pracy w rozumieniu art. 22 § 1 k.p. Interpretacja kosztuje 40 zł i powinna zostać wydana w ciągu 30 dni od złożenia kompletnego wniosku. Co istotne, pracodawca, który zastosuje się do uzyskanej interpretacji, nie może zostać obciążony sankcjami administracyjnymi, finansowymi, ani karami w zakresie nią objętym.

Dobra wiadomość dla działów kadr jest taka, że ustalony został 12-miesięczny okres przejściowy. W tym czasie firmy mogą zrobić przegląd swoich modeli zatrudnienia i samodzielnie dokonać przekształcenia niepoprawnych umów, jeśli będzie taka potrzeba. 

Dodatkowo w tym okresie warto zadbać o pełną digitalizację dokumentacji kadrowej w firmach. Z uwagi na to, że kontrole mogą odbywać się zdalnie, inspektor może żądać okazania dokumentów w formie elektronicznej. 

Praca tymczasowa jako bezpieczny model elastycznego zatrudnienia 

Nie zakładamy, że każda firma ma problem. Warto jednak sprawdzić, czy obecny model zatrudnienia będzie równie bezpieczny po 8 lipca 2026 roku. 

Jednym z rozwiązań będących odpowiedzią na nowe otoczenie regulacyjne może być profesjonalnie zarządzana praca tymczasowa. 

Natomiast pracodawca użytkownik otrzymuje elastyczny dostęp do pracowników dopasowanych do aktualnego zapotrzebowanie na pracę w dziale produkcji, logistyki,  administracji (np. recepcja), czy w obsłudze klienta.   

Jak Trenkwalder wspiera firmy w bezpiecznym zatrudnianiu pracowników? 

Jeżeli Twoja organizacja korzysta z umów cywilno-prawnych, porozmawiajmy. 

Nasi eksperci pomogą ocenić potencjalne ryzyka oraz wskazać rozwiązania dopasowane do specyfiki Twojej organizacji. 

Umów bezpłatną konsultację z ekspertem Trenkwalder

System EES i ETIAS a zatrudnienie cudzoziemców w Polsce

Systemy kontroli wjazdu ETIAS i EES

Rozpoczyna się nowy etap w legalizacji cudzoziemców w Polsce. Unia Europejska przebudowuje sposób zarządzania granicami zewnętrznymi i ruchem krótkoterminowym obywateli państw trzecich. Najważniejszymi instrumentami tej zmiany są dwa systemy: EES oraz ETIAS. 

Choć te skróty bardzo często pojawiają się obok siebie, w praktyce nie oznaczają tego samego. System EES (Entry/Exit System), służy do rejestracji cudzoziemców wjazdów i wyjazdów cudzoziemców w momencie faktycznego przekraczania granicy, zastępując dotychczasowy system pieczątek w paszportach. Natomiast ETIAS ma działać jeszcze przed podróżą – jako elektroniczna autoryzacja dla wybranej grupy osób korzystających z ruchu bezwizowego. 

Z punktu widzenia pracodawców zatrudniających cudzoziemców, pracowników migracyjnych, działów HR, agencji zatrudnienia i specjalistów ds. legalizacji to przełom. Oznacza bowiem większą przejrzystość systemu, łatwiejszą weryfikację legalności krótkiego pobytu oraz znacznie mniejszą przestrzeń na błędy, improwizacje i nierzetelne określanie celów podróży. 

EES, czyli Entry/Exit System, to elektroniczny system rejestracji przekroczeń granic zewnętrznych przez obywateli państw trzecich podróżujących na pobyt krótkoterminowy. System zapisuje dane z dokumentu podróży, datę i miejsce wjazdu oraz wyjazdu, a także dane biometryczne – w szczególności wizerunek twarzy i odciski palców. Rejestruje również przypadki odmowy wjazdu. 

Najważniejsza zmiana polega na tym, że EES zastępuje tradycyjne stemplowanie paszportów. W praktyce oznacza to odejście od modelu opartego na pieczątkach, domniemaniach i mozolnym odtwarzaniu historii podróży. Od teraz liczy się zapis cyfrowy w systemie. 

To właśnie EES ma automatycznie wykrywać przypadki przekroczenia dopuszczalnego czasu pobytu krótkoterminowego i ułatwiać identyfikowanie osób, które posługują się nieprawidłowymi dokumentami lub próbują ukrywać wcześniejsze naruszenia. Z perspektywy legalizacji pobytu oznacza to zdecydowanie większą precyzję w ustalaniu, czy cudzoziemiec rzeczywiście mieści się w limicie 90 dni w okresie 180 dni. 

W Polsce – jako w jednym z 29 państw stosujących system – EES był wdrażany stopniowo od 12 października 2025 r., natomiast w pełnym zakresie działa od 10 kwietnia 2026 r. Oznacza to, że dla podróży krótkoterminowych obywateli państw trzecich cyfrowy zapis wjazdów i wyjazdów zastąpił stemplowanie paszportów. 

System EES dotyczy co do zasady obywateli państw trzecich przyjeżdżających na pobyt krótkoterminowy do państw objętych systemem. Nie obejmuje natomiast m.in. obywateli państw Unii Europejskiej, posiadaczy zezwoleń na pobyt oraz osób legitymujących się wizami długoterminowymi. 

To rozróżnienie jest kluczowe. EES nie został stworzony po to, aby regulować pobyt długoterminowy cudzoziemca. Jego zadaniem jest monitorowanie legalności krótkich pobytów i dokumentowanie faktycznych przekroczeń granicy. Dlatego w sprawach pobytów krajowych, pracy, relokacji czy łączenia rodzin nadal podstawowe znaczenie mają klasyczne instrumenty prawa migracyjnego: wizy krajowe, zezwolenia na pobyt czasowy czy statusy pobytowe wynikające z przepisów szczególnych. 

ETIAS, czyli European Travel Information and Authorisation System, to elektroniczna autoryzacja podróży dla osób z państw trzecich, które są zwolnione z obowiązku wizowego i planują przyjazd do wybranych państw europejskich na pobyt krótki. Bardzo ważne jest to, że ETIAS nie jest wizą. 

To nowy warunek wjazdu dla określonej grupy podróżnych bezwizowych. ETIAS nie daje prawa do pracy, nie zastępuje zezwolenia na pobyt, nie legalizuje pobytu długoterminowego i nie może być traktowany jako substytut klasycznych podstaw pobytowych. Nawet posiadanie ważnej autoryzacji ETIAS nie gwarantuje automatycznie prawa wjazdu – ostateczna decyzja nadal należy do funkcjonariusza granicznego. 

W praktyce ETIAS będzie oznaczał, że część cudzoziemców dotychczas podróżujących do Europy bez wizy będzie musiała jeszcze przed wyjazdem uzyskać elektroniczną zgodę na podróż. To rozwiązanie jest zbliżone koncepcyjnie do systemów znanych już z innych państw, ale w realiach unijnych ma ono wpisywać się w szerszą architekturę bezpieczeństwa i zarządzania migracją. 

ETIAS ma rozpocząć działanie w ostatnim kwartale 2026 r. Na dzień dzisiejszy Unia Europejska nie ogłosiła jeszcze konkretnej daty startu; ma ona zostać podana z kilkumiesięcznym wyprzedzeniem. 

Wniosek o ETIAS będzie składany online, a autoryzacja zostanie przypisana do konkretnego paszportu. Oznacza to, że wymiana dokumentu podróży co do zasady będzie wymagała uzyskania nowej autoryzacji. 

Ważność ETIAS ma wynosić do trzech lat albo do momentu wygaśnięcia dokumentu podróży - w zależności od tego, które zdarzenie nastąpi wcześniej. Sam fakt posiadania ETIAS nie zmienia jednak zasad pobytu krótkoterminowego. Nadal będzie chodziło o pobyt w granicach zasad krótkiego pobytu, a nie o tytuł pobytowy do osiedlenia, pracy czy studiów długoterminowych. 

Z punktu widzenia praktyki szczególnie ważne będzie odpowiednio wczesne składanie wniosków. Chociaż wiele spraw ma być rozpatrywanych szybko, profesjonalne doradztwo powinno z góry zakładać margines bezpieczeństwa czasowego. W realiach mobilności międzynarodowej planowanie na ostatnią chwilę bardzo często kończy się problemami, które później trudno odwrócić. 

Najważniejsza różnica między EES a ETIAS 

Najprostsze rozróżnienie jest następujące: ETIAS działa przed podróżą, a EES działa przy granicy i po przekroczeniu granicy. 

ETIAS służy do wcześniejszej autoryzacji podróżnego, który korzysta z ruchu bezwizowego i należy do grupy objętej systemem. EES służy natomiast do cyfrowego zarejestrowania realnego wjazdu, wyjazdu, długości pobytu i odmów wjazdu. 

Właśnie połączenie tych dwóch mechanizmów zmienia logikę zarządzania granicą: najpierw wstępna ocena i autoryzacja, potem bieżąca cyfrowa rejestracja wykonania warunków pobytu. To model oparty na danych, a nie na deklaracjach. 

Co wdrożenie EES i ETIAS zmienia w legalizacji cudzoziemców? 

Wraz z wprowadzeniem tych systemów kończy się era niepełnych i nieczytelnych historii pobytowych. W wielu sprawach praktycznych największy problem polegał dotychczas na ustaleniu, kiedy cudzoziemiec rzeczywiście przekroczył granicę, jak długo pozostawał w strefie objętej zasadą 90/180. 

Dzięki EES tego rodzaju ustalenia mają być znacznie prostsze. Oznacza to zarazem większą przewidywalność dla organów i większą odpowiedzialność po stronie cudzoziemców, pracodawców oraz podmiotów organizujących mobilność międzynarodową. 

Dla działów HR i specjalistów ds. relokacji wniosek jest prosty: nie można traktować ruchu bezwizowego jako bezpiecznego zamiennika dla właściwej legalizacji. Jeżeli rzeczywisty cel pobytu ma charakter zarobkowy, długoterminowy, relokacyjny albo rodzinny, należy od początku dobrać właściwą podstawę pobytową i – jeśli to konieczne – odpowiednią podstawę legalizującą pracę. 

Chcesz mieć pewność, że zatrudniasz cudzoziemców zgodnie z przepisami? 

 z Trenkwalder to pewność, bezpieczeństwo i zaoszczędzony czas. 

Najczęstsze błędy i mity w rozumieniu systemów wjazdu ETIAS i EES 

Najczęstszy mit brzmi: „ETIAS to nowa wiza do Europy”. To nieprawda. ETIAS nie jest wizą i nie zastępuje klasycznych instrumentów prawa migracyjnego. 

Drugi częsty błąd polega na założeniu, że skoro ktoś posiada ETIAS, to może swobodnie przyjechać do pracy albo załatwić pobyt na miejscu. To również nieprawda. ETIAS nie daje prawa do pracy i nie legalizuje pobytu długoterminowego. 

Trzeci błąd to bagatelizowanie EES jako wyłącznie elektronicznego stempla. W rzeczywistości jest to narzędzie o dużo szerszym znaczeniu: służy do monitorowania rzeczywistego korzystania z prawa pobytu krótkoterminowego, wykrywania overstay oraz weryfikacji tożsamości. 

Czwarty błąd to brak rozróżnienia pomiędzy celem deklarowanym a celem rzeczywistym. W praktyce legalizacji cudzoziemców to jedna z najważniejszych osi ryzyka. Jeżeli ktoś deklaruje krótki pobyt biznesowy, a faktycznie wykonuje pracę wymagającą odrębnych zezwoleń, nowe systemy nie rozwiążą tego problemu – przeciwnie, mogą go szybciej ujawnić. 

Jakich błędów pracodawcy powinni unikać? 

Obywatel Gruzji, korzystający z ruchu bezwizowego do strefy Schengen, przyjeżdża do Polski wielokrotnie na krótkie okresy. W praktyce część pracodawców dawniej traktowała taki model jako „wygodne” rozwiązanie przejściowe: cudzoziemiec wjeżdżał bezwizowo, rozpoczynał faktyczne wykonywanie zadań albo wielokrotnie przyjeżdżał na rzekomo krótkie wizyty biznesowe, a pełną analizę limitu 90/180 lub dobór właściwej podstawy pobytowej odkładano na później. 

Po wdrożeniu EES taka praktyka staje się dużo bardziej ryzykowna, ponieważ system cyfrowo rejestruje wszystkie wjazdy i wyjazdy oraz znacznie ułatwia wykrycie przekroczeń limitu pobytu krótkoterminowego. Dodatkowo ETIAS – po uruchomieniu – będzie kolejnym etapem weryfikacji jeszcze przed podróżą, ale nadal nie będzie podstawą do pracy ani zamiennikiem właściwej ścieżki legalizacyjnej. Dla pracodawcy oznacza to konieczność bardzo precyzyjnego rozróżnienia między prawdziwą podróżą biznesową, a faktycznym wykonywaniem pracy oraz planowania podstawy wjazdu, pobytu i pracy już przed przyjazdem cudzoziemca. 

Jak pracodawcy powinni przygotować swoje organizacje w związku z wdrożeniem EES i ETIAS? 

Europa wchodzi w model mobilności oparty na danych, biometrii i wcześniejszej autoryzacji podróży. EES już realnie zmienia sposób oceny legalności pobytu krótkoterminowego, a ETIAS – po uruchomieniu – dołoży do tego etap wcześniejszej weryfikacji jeszcze przed rozpoczęciem podróży.  

Dla rynku oznacza to większą przejrzystość, ale też mniejszą tolerancję dla improwizacji. Krótki pobyt bezwizowy nie może być traktowany jako substytut legalizacji długoterminowej. W praktyce wygrywać będą ci, którzy zawczasu zbudują poprawną strategię migracyjną, prawidłowo dobiorą podstawę wjazdu i pobytu oraz zadbają o zgodność celu podróży z rzeczywistą aktywnością cudzoziemca. 

Wartościowanie stanowisk pracy – czym jest i jak przebiega?

Wartościowanie stanowisk pracy to świadome ustalenie wewnętrznej hierarchii stanowisk w organizacji z uwzględnieniem jej potrzeb i uwarunkowań rynkowych. Przynosi wymierne korzyści firmie w postaci usystematyzowania całej polityki zarządzania zasobami ludzkimi.

Do tej pory w wielu firmach był to element rozwoju polityki HR. W związku z wdrożeniem dyrektywy UE 2023/970 oraz projektowanej ustawy o równości wynagrodzeń, wartościowanie pracy staje się jednym z kluczowych mechanizmów zapewnienia zgodności z prawem.

Nowe przepisy dbają o przejrzystość wynagrodzeń, czyli dbają o to, by system wynagrodzeń był oparty na obiektywnych, neutralnych kryteriach oraz żeby pracodawca był w stanie wykazać, że różnice płacowe są uzasadnione wartością pracy, a nie subiektywnymi czynnikami. Jest to wzmocnienie stosowania zasady równości wynagrodzeń znanego już nam z obowiązującego prawa pracy. 

W tym artykule poruszamy następujące kwestie:

Na czym polega wartościowanie stanowisk?

Proces polega na ocenie wartości stanowisk dla organizacji. Przy użyciu określonych metod precyzuje się wymogi kompetencyjne na poszczególne stanowiska, ustala się także ich oddziaływanie na realizację celów firmy.

Zgodnie z projektowanymi przepisami pracodawca dokonuje oceny wartości pracy na stanowisku lub wartości rodzaju pracy. Oznacza to konieczność podejścia systemowego, obejmującego wszystkie role w organizacji.

Na etapie budowy metodologii wartościowania kluczowe jest odejście od podejścia intuicyjnego i oparcie się na obiektywnych kryteriach. Punktem wyjścia pozostaje art. 18³c Kodeksu pracy, który wprowadza zasadę jednakowego wynagrodzenia za jednakową pracę lub pracę o jednakowej wartości. Prace o jednakowej wartości to takie, które wymagają porównywalnych kwalifikacji zawodowych, odpowiedzialności oraz wysiłku. 

Dyrektywa UE 2023/970 rozszerza to podejście i wymaga, żeby wartościowanie uwzględniało cztery obszary:

W praktyce wartościowanie odpowiada na jedno kluczowe pytanie: która praca w organizacji ma większą, a która mniejszą i dlaczego.

Dlaczego proces wartościowania stanowisk pracy ma dziś znaczenie strategiczne?

Nowe regulacje zmieniają funkcję wartościowania na rynku pracy. Nie jest to już wyłącznie narzędzie porządkujące wynagrodzenia, ale fundament:

Pracodawca będzie zobowiązany m.in. do:

Bez wartościowania nie jest możliwe spełnienie tych obowiązków w sposób rzetelny.

Przebieg wdrożenia efektywnego procesu wartościowania w organizacji

Jak sprawnie dokonać wartościowania stanowisk pracy w organizacji?  

Proces rozpoczyna się od identyfikacji stanowisk lub rodzajów pracy funkcjonujących w organizacji. W wielu firmach już na tym etapie ujawniają się niespójności np. różne nazwy dla podobnych ról lub brak formalnego podziału stanowisk. Na tym etapie zbierane są również dane dotyczące:

Pod uwagę należy wziąć każde stanowisko funkcjonujące w firmie. 

Lista stanowisk nie wystarczy. Rzetelne wartościowanie nie jest możliwe bez aktualnych i spójnych opisów stanowisk pracy. Powinny one obejmować nie tylko zadania, ale przede wszystkim:

Najczęściej w tym momencie powstaje słownik stanowisk stosowany w danej organizacji

Jednym z najważniejszych elementów procesu jest wybór kryteriów oceny. Zgodnie z projektowanymi przepisami muszą one być:

Na tym etapie kluczowe jest upewnienie się, że wybrane kryteria wartościowania stanowisk pracy nie faworyzują żadnej z grup pracowników , co jest bezpośrednio związane z wymogami dyrektywy.

Po ustaleniu kryteriów następuje właściwa ocena stanowisk. Może ona przyjmować różne formy (np. punktową lub analityczną), jednak jej celem jest jedno: porównanie wartości pracy w całej organizacji. Efektem tego etapu jest uporządkowanie stanowisk według ich wartości oraz identyfikacja stanowisk o zbliżonym poziomie.

Klasyfikacja stanowisk i tworzenie kategorii prac

Zgodnie z nowymi przepisami pracodawca po dokonaniu oceny wartości pracy dokonuje klasyfikacji stanowisk i ustala kategorie pracowników wykonujących pracę o jednakowej wartości. To kluczowy moment procesu, ponieważ:

Krok 6: Powiązanie z systemem wynagrodzeń

Ostatnim etapem jest przełożenie wyników wartościowania na praktykę biznesową, czyli budowę struktury wynagrodzeń. Zgodnie z projektowanymi przepisami struktura wynagrodzeń powinna wynikać z wartości pracy. W praktyce oznacza to:

Bez tego etapu wartościowanie pozostaje jedynie analizą, a nie realnym narzędziem zarządzania.

 Prawidłowo przeprowadzone wartościowanie stanowisk to wyzwanie - 

Zmiana w procesie wartościowania stanowisk zgodna z dyrektywą UE 2023/970

Najważniejszą zmianą jest to, że wartościowanie przestaje być wyborem, a staje się podstawą realizacji obowiązków prawnych. Nowe regulacje wprowadzają m.in.:

Dodatkowo pojawia się wymóg wykazania, że system wynagrodzeń nie prowadzi do dyskryminacji, co w praktyce bez wartościowania jest bardzo trudne. Wartościowanie stanowisk pracy to dziś nie tylko narzędzie HR, ale element zarządzania ryzykiem prawnym i finansowym w organizacji. Firmy, które podejdą do wartościowania w sposób systemowy, zyskują nie tylko bezpieczeństwo, ale również większą transparentność i kontrolę nad polityką wynagrodzeń.

Przeprowadzenie wartościowania w sposób zgodny z nowymi przepisami wymaga połączenia wiedzy prawnej, analitycznej i HR-owej. W wielu organizacjach oznacza to konieczność wsparcia zewnętrznego, szczególnie na etapie projektowania kryteriów oraz budowy struktury wynagrodzeń. Wsparcie to pozwala nie tylko przyspieszyć proces, ale przede wszystkim zapewnić jego zgodność z wymaganiami, które od 2026 roku będą realnie weryfikowane.

Najczęstsze wyzwania w procesie wartościowania pracy zgodnie z nowymi przepisami 

How to settle tax in Germany? Tax thresholds, rates, declarations for 2025

Interested in more articles like this?

PIP Reform 2026. Is your employment model ready for the new inspections?

ETIAS and EES: New EU entry control systems for foreign nationals traveling to Poland

Wartościowanie stanowisk pracy w 2026 r.

Follow us for the latest