Kiedy ponownie trzeba legalizować pracę cudzoziemca?

Jeśli zatrudniasz cudzoziemców na podstawie powiadomienia, oświadczenia lub zezwolenia typu A to pamiętaj, że nawet drobne zmiany w umowie o pracę mogą skutkować koniecznością ponownego ubiegania się o dokument legalizacyjny.

Wielu pracodawców zapomina, że legalizacja pracy cudzoziemca to nie jednorazowa formalność. Często myślą, że jeśli raz złożą odpowiedni dokument, to temat jest zamknięty przez cały okres zatrudnienia pracownika zza granicy. Niestety, to nie zawsze prawda. Bywa, że dokumenty trzeba składać ponownie. Kiedy i jak?  Dowiesz się z naszego artykułu.

Omówimy:

• Kiedy i z jakim wyprzedzeniem ponownie składać powiadomienie o powierzeniu pracy obywatelowi Ukrainy.

• Kiedy i z jakim wyprzedzeniem składać ponowne oświadczenie o powierzeniu pracy.

• Kiedy i z jakim wyprzedzeniem starać się ponownie o zezwolenie na pracę typ A oraz dopełniać obowiązku informacyjnego.

• Praktyczne przykłady najczęstszych błędy związanych z brakiem dopełnienia obowiązków legalizacji zatrudnienia.

Kiedy ponownie trzeba złożyć powiadomienie o powierzeniu pracy obywatelowi Ukrainy?

W jakich sytuacjach trzeba ponownie dopełnić formalności, mimo iż już złożyliśmy powiadomienie o powierzeniu pracy pracownikowi z Ukrainy?

Wtedy, kiedy nastąpiła zmiana: 

• rodzaju umowy pomiędzy podmiotem powierzającym wykonywanie pracy a obywatelem Ukrainy;
  UWAGA! Dotyczy to także zmiany z umowy próbnej na określoną czy też z określonej na nieokreśloną!

• stanowiska lub rodzaju wykonywanej pracy – razem z obowiązkami pracownika;

• zmniejszono wymiar czasu pracy lub liczbę godzin pracy w tygodniu lub miesiącu określony w powiadomieniu;

• obniżono miesięczną lub godzinową stawkę wynagrodzenia określoną w powiadomieniu;

• nastąpiła zmiana nazwiska lub numeru paszportu u cudzoziemca;

• lub miejsca wykonywania pracy.

Ile masz na to dni?

Powiadomienie składa pracodawca lub jego pełnomocnik do powiatowego urzędu pracy właściwego ze względu na swoją siedzibę lub miejsce zamieszkania w terminie 7 dni kalendarzowych od daty wystąpienia powyższych okoliczności.

Przypominamy!

Powiadomienie o powierzeniu pracy Obywatelowi Ukrainy jest specjalnym dokumentem stworzonym dla Obywateli Ukrainy w związku z trwającą wojną na terenie Ukrainy.

Aktualizacja (lub złożenie nowego) oświadczenie o powierzeniu pracy cudzoziemcowi

W jakich sytuacjach trzeba ponownie dopełnić formalności?

Ponowne oświadczenie  o powierzeniu pracy składa się  wtedy, kiedy nastąpiła zmiana:  

• rodzaju umowy pomiędzy podmiotem powierzającym wykonywanie pracy a cudzoziemcem;

UWAGA! Dotyczy to także zmiany z umowy próbnej na określoną czy też z określonej na nieokreśloną!

• stanowiska lub rodzaju wykonywanej pracy – razem z obowiązkami pracownika;

• zmniejszono wymiar czasu pracy lub liczbę godzin pracy w tygodniu lub miesiącu określony w powiadomieniu;

• obniżono miesięczną lub godzinową stawkę wynagrodzenia określoną w powiadomieniu;

• nastąpiła zmiana nazwiska lub numeru paszportu u cudzoziemca;

• miejsca wykonywania pracy;

• adresu siedziby pracodawcy.

Reasumując, są to te same powody co w powiadomieniu o powierzeniu + zmiana siedziby pracodawcy.

W obliczu nadchodzącej zmiany wysokości wynagrodzenia minimalnego od nowego roku warto również pamiętać, że zmiana wynagrodzenia (również taka, która wynika z jego podwyższenia do poziomu aktualnego minimum), nie wymaga ponownego składanie oświadczenia ani zgłaszanie tej zmiany w urzędzie pracy, pod warunkiem, że pozostałe warunki zatrudnienia nie ulegają zmianie.

Ile masz na to dni?

Tu konieczne jest zaplanowanie aktualizacji oświadczenia z wyprzedzeniem nawet kilkunastodniowym.

Pracodawca musi najpierw otrzymać dokument legalizujący pracę i dopiero po otrzymaniu takiego dokumentu można legalnie zatrudnić cudzoziemca. Dlatego powinieneś już z  kilkunastodniowym wyprzedzeniem złożyć wniosek na oświadczenie do urzędu pracy, w którym  wpiszesz już nowe warunki pracy.

Dlaczego tak długo? Ponieważ choć ustawa precyzuje, że urząd pracy powinien zarejestrować dokument w 7 dni od dnia złożenia wniosku, to w przypadku, gdy w dokumencie pojawią się błędy formalne, które pracodawca będzie musiał poprawić, czas oczekiwania może wydłużyć się  nawet do 30 dni.

Przypominamy!

Oświadczenie o powierzeniu pracy jest procedurą uproszczoną, nazywaną także "procedurą oświadczeniową". Pozwala ona obywatelowi jednego z 5 państw: Republiki Armenii, Republiki Białorusi, Republiki Gruzji, Republiki Mołdawii i Ukrainy wykonywać pracę w Polsce przez 24 miesiące bez konieczności uzyskania zezwolenia na pracę.

Sprawdź jak złożyć elektroniczne oświadczenie o powierzeniu pracy.

Kiedy ponownie trzeba starać się o zezwolenie na pracę typ A?

Zezwolenie na pracę typ A jest wydawane dla cudzoziemca wykonującego pracę na terytorium Polski, na podstawie umowy z pracodawcą, którego siedziba również znajduje się w Polsce. Więcej o zmianach w zezwoleniach na pracę. 

O nowe zezwolenie na pracę dla cudzoziemca trzeba starać się

Wtedy, kiedy:

• zmienił się rodzaj umowy pomiędzy podmiotem powierzającym wykonywanie pracy a cudzoziemcem, ale tylko na niekorzyść cudzoziemca;

• zmieniło się stanowisko lub rodzaj wykonywanej pracy – razem z obowiązkami pracownika;

• zmniejszono wymiar czasu pracy lub liczbę godzin pracy w tygodniu lub miesiącu określony w powiadomieniu;

• obniżono miesięczną lub godzinową stawkę wynagrodzenia określoną w powiadomieniu;

Ile masz na to dni?

W ustawie mamy zapisy, że urząd wojewódzki powinien wydać zezwolenie po miesiącu od dnia złożenia wniosku. W praktyce niestety wygląda to zupełnie inaczej. Obecnie średni czas oczekiwania to 2-3 miesiące, a w niektórych województwach możemy czekać nawet 5-7 miesięcy.

Obowiązki informacyjne względem wojewody

Przy zezwoleniach warto pamiętać o obowiązkach informacyjnych dotyczących firmy, która powierza cudzoziemcowi pracę. Musi ona powiadomić wojewodę (w ciągu 2 miesięcy) o tym, że:

• cudzoziemiec rozpoczął pracę o innym charakterze lub na innym stanowisku niż określone w zezwoleniu na pracę, na warunkach, o których mowa w art. 88f ust. 1b ustawy;

• nastąpiła zmiana siedziby lub miejsca zamieszkania, nazwy lub formy prawnej podmiotu powierzającego cudzoziemcowi wykonywanie pracy lub przejęcie zakładu pracy lub jego części przez innego pracodawcę;

• nastąpiło przejście zakładu pracy lub jego części na innego pracodawcę;

• cudzoziemiec nie podjął pracy w okresie 2 miesięcy od początkowej daty ważności zezwolenia na pracę;

• cudzoziemiec przerwał pracę na okres przekraczający 2 miesiące;

• cudzoziemiec zakończył pracę wcześniej niż 2 miesiące przed upływem okresu ważności zezwolenia na pracę.

Przypominamy!

Zezwolenie typ A  jest wydawane dla cudzoziemca wykonującego pracę na terytorium Polski, na podstawie umowy z podmiotem (pracodawcą), którego siedziba, miejsce zamieszkania lub oddział, zakład lub inna forma zorganizowanej działalności znajduje się na terytorium Polski.

Błędy w zatrudnianiu cudzoziemców przy zmianach rodzaju umowy  – case study

Najczęstszy błąd popełniany przez pracodawców to brak kolejnego powiadomienia lub oświadczenia, kiedy zmienia się rodzaj umowy.

Przykład zatrudnienia pracownika na podstawie powiadomienia

 Firma zatrudniła obywatela Ukrainy na powiadomieniu. Na początek była podpisana między nimi umowa na czas próbny. Po 3 miesiącach, cudzoziemiec przechodzi na umowę na czas określony i w tym momencie powinno być zgłoszone nowe powiadomienie do urzędu pracy. Od dnia, kiedy rozpoczęła się nowa umowa (na czas określony) pracodawca ma 7 dni kalendarzowych, aby wysłać nowe powiadomienie ze zmienioną umową na czas określony.

Przykład zatrudnienia pracownika na podstawie oświadczenia

Nieco inaczej będzie przebiegać procedura dla pracownika z Białorusi, któremu również po 3 miesiącach próbnych proponowana jest umowa na czas określony.  Pracodawca musi tu złożyć dokumenty z odpowiednim wyprzedzeniem, tak by nowy dokument legalizujący pracę otrzymać jeszcze przed zmianą umowy cudzoziemca. Tym samym pracodawca zachowa ciągłość zatrudnienia, ponieważ nie będzie miał luki w dokumentach legalizujących pracę. 

Nie chcesz samodzielnie pilnować terminów ważności dokumentów i przedzierać się przez zawiłości prawne związane z legalizacją cudzoziemców? Oddaj formalności legalizacyjne w ręce doświadczonych ekspertów z Trenkwalder.

Zyskasz pewność, że wszystkie dokumenty zostaną przeprocesowane na czas i zgodnie z przepisami.

Skontaktuj się z nami!