Praca zdalna, hybrydowa czy biurowa? Praca 2021 – dobre praktyki i wyzwania

Rok 2020 wielu firmom „postawił świat na głowie” – w tym złym, ale też dobrym sensie. Stanęliśmy przed koniecznością dokonywania trudnych wyborów (czy będziemy zwalniać? Kogo i kiedy?), ćwiczenia cierpliwości własnej i cudzej („czy mnie słychać, widać”?), elastyczności („od jutra szkoły i przedszkola będą zamknięte”) i kreatywności („poproszę to dwudniowe szkolenie co ostatnio, ale online i 3-godzinne”). Nie wszyscy byli gotowi na takie wyzwania, jedni dostali swoją szansę, innym szło jak po grudzie, ale do wszystkich dotarło jedno – aby przeżyć, musimy się dostosować.

W tym artykule poruszamy następujące kwestie:

1. Plusy i minusy pracy zdalnej

2. Model hybrydowy na prowadzeniu

3. Solidne zaplecze

4. Cyfrowy well-being
   

Zdobyczą 2020 r. jest z pewnością praca zdalna. Chociaż mniej lub bardziej od dawna obecna, w ubiegłym roku została dostrzeżona nawet w kręgach rządowych i legislacyjnych. Otrzymała też status równorzędnej wartościowo w stosunku do pracy wykonywanej z biura. Dotychczasowi oponenci przekonali się, że świetnie się sprawdza, a pracownicy, że aby realizować swoje zadania, nie wymagają pełnego (często iluzorycznego) nadzoru. Entuzjaści pracy zdalnej sprzed pandemii mogli tylko powtarzać: „a nie mówiłam/-em”.

Bez względu na wcześniejsze podejście, konieczność nagłej organizacji pracy zdalnej dla wszystkich lub większości pracowników była i wciąż jest wyzwaniem dla firm, dla których nie była to wcześniej preferowana i rozwijana forma pracy. Wyzwania czaiły się na każdym kroku, od spraw technicznych (sprzęt, łącza internetowe, biurka, krzesła), prawnych (umowy, podpisy, bhp, regulaminy) po społeczne (izolacja, przepływ informacji, decyzje, kontakty) oraz wiele innych. Po roku możemy spojrzeć na to wszystko z perspektywy i w bardziej wyważony sposób ocenić, skutki, sukcesy i porażki tej zmiany.

Zdany egzamin, ale…

Z całą pewnością możemy powiedzieć, że praca zdalna zdała swój egzamin. Mimo iż wcześniej szeroko stosowana w branży IT, w innych branżach miała zwykle więcej przeciwników niż zwolenników (jedynie 16% organizacji)¹ wśród zarządzających firmami. Nawet tam, gdzie już wcześniej była wprowadzona, albo planowana, starano się to robić małymi krokami, np. dając taką możliwość pracownikom na 2-3 dni w miesiącu. Pracownicy natomiast łaknęli jej bardzo, widząc w pracy zdalnej same benefity.

Rzeczywistość covidowa zrewidowała te postawy, często zupełnie zamieniając miejscami wcześniejszy układ preferencji. Pracodawcy szybko zorientowali się, że firmy świetnie funkcjonują, kiedy ludzie pracują z domów, a to dodatkowo pokazało nowe możliwości generowania oszczędności. Nagle biura stały się zbędne, przynajmniej te o dużych powierzchniach, znacząco spadły koszty eksploatacyjne codziennego funkcjonowania pracowników w biurach. Zaczęto myśleć o szerokim wykorzystaniu pracy zdalnej w czasach po covidowych (deklaruje to aż 95% firm)¹.

Z kolei pracownicy dostrzegli, że praca zdalna, mimo swoich atutów (głównie oszczędność czasu i pieniędzy na dojazdy do pracy²) ma też sporo minusów. Niektóre firmy pokusiły się o badania opinii na ten temat wśród pracowników. Wynikało z nich jasno, że większość pracowników (nawet ponad 60%²) cierpi z powodu stałego odizolowania od współpracowników, brakuje im codziennych rytuałów biurowych, rozmów przy kawie, spotkań twarzą w twarz, wymiany poglądów i opinii.

Obecność w domu 24 godziny na dobę, wśród domowników, okazała się znacznie bardziej męcząca niż naprzemienna obecność w domu i w biurze. Po początkowej euforii zaczęliśmy dostrzegać, iż używamy do ubierania się tylko dresy i jeansy, a niektóre kobiety muszą się na nowo uczyć chodzenia w butach na obcasach. I zaczęła się powszechna tęsknota za biurem.

Model hybrydowy na prowadzeniu

Dziś wyraźnie widać, że każde rozwiązanie ma swoje mocne i słabe strony. Żaden z modeli pracy – biurowej, zdalnej czy hybrydowej, nie będzie się sprawdzał w każdej branży i w każdym zawodzie. Jednak po roku przymusowej pracy zdalnej całego biurowego świata, wiemy, co działa, a co nie, czego zabrakło, a co potrafiliśmy szybko opracować i wdrożyć. Teraz należy tylko to rozwinąć, bo wszystko wskazuje na to, że masowy powrót do biur wszystkich pracowników nie będzie w przyszłości możliwy właśnie ze względu na zrodzoną świadomość i pracodawców, i pracowników.

Raport Koalicji Bezpieczni w Pracy „Bezpieczeństwo pracy w Polsce 2020. Wpływ pandemii koronawirusa na polski rynek pracy”¹ potwierdza, że w 2020 r. nastąpił znaczny wzrost zainteresowania pracą zdalną wśród pracodawców. Jednak uwzględniając preferencje pracowników, wydaje się, iż najbardziej preferowanym modelem pracy w przyszłości będzie praca hybrydowa.

Solidne zaplecze

Jedno jest pewne – praca zdalna czy hybrydowa nie jest możliwa bez solidnego zaplecza: prawnego (regulaminy, umowy, RODO), technicznego (komputery i sprzęt biurowy, szerokopasmowe sieci przesyłu danych, systemy bezpieczeństwa IT), systemów i aplikacji (aplikacje komunikacyjne, podpisy elektroniczne, bazy danych, chmury) oraz wielu innych czynników i rozwiązań digitalizacyjnych. Potrzeba też kreatywności ludzi, którzy będą umieć przenieść rzeczywistość biurową do online. Zdalny on-boarding pracownika, w tym szkolenia BHP nie są rzeczą prostą, ale nie są niemożliwe. Potrzeba tylko opracować rozwiązanie w oparciu o dostępne ramy prawne i systemowe.

Trzeba niestety przyznać, że nic tak dobrze nie działa na rozwój technologii, jak wojna. A że cały świat walczył w ostatnim roku z koronawirusem i jego skutkami, to nastąpił ogromny rozwój narzędzi, systemów, aplikacji, które mają nam pomóc bez większych przeszkód realizować swoje zadania z oddalenia. Oczywiście to rodzi konieczność ciągłego poszukiwania nowych rozwiązań, dopasowywania ich do organizacji i jej potrzeb, ciągłego kształcenia pracowników, umiejętności technicznych pracowników, no i inwestycji finansowych w rozwiązania IT.

Cyfrowy well-being

Nie można zapominać, iż największym dobrem każdej organizacji są ludzie i to dla nich powinny być kreowane te rozwiązania. Większość pracowników w ankietach (ponad 50%²) jasno powiedziała, iż „praca zdalna jest bardzo pożądana, ale raz na jakiś czas”, a ponad 60%² chciałoby pracować z domu nie częściej, niż 1 dzień w tygodniu. Może się okazać, iż preferencje pracowników będą istotną przeszkodą dla wdrożenia całkowitej pracy zdalnej planowanej przez niektórych pracodawców. Dodatkowo planowane oszczędności mogą się okazać w rzeczywistości jedynie przesunięciem kosztów w inne obszary – szkoleń technicznych, spotkań integracyjnych dla pracowników oraz szkoleń antystresowych i relaksacyjnych.

Okazuje się, że praca zdalna jest dla nas wszystkich dużym obciążeniem psychicznym, który powoduje stres i depresję. Świat wirtualny zaczął nam zastępować nie tylko kontakty społeczne ze znajomymi na portalach społecznościowych, ale i wszelkie kontakty zawodowe i kulturalne. To rodzi u ludzi coś, co zyskało nazwę stresu cyfrowego, czyli skutków zależności od wszechobecnej technologii. Zatem wyzwaniem przyszłego świata będzie wdrażanie cyfrowego well-beingu, czyli umiejętnego stawiania granic w świecie cyfrowym, ale też powrót do bycia i odpoczywania w realnej rzeczywistości. I to również będzie zadanie na przyszłość dla świadomego pracodawcy, gdyż dbałość o pracownika jest zawsze dbałością o firmę. Wygląda na to, że im bardziej się „cyfryzujemy” zawodowo, tym bardziej musimy pamiętać o naszym człowieczeństwie i o nie dbać.

Artykuł został opublikowany w miesięczniku Personel Plus nr 3(160)/ 2021 wyd. Wolters Kluwer.

[1] http://bezpieczniwpracy.pl/raport-57-proc-pracodawcow-i-47-proc-pracownikow-chce-utrzymania-pracy-zdalnej-po-zakonczeniu-pandemii/

[2] Dane dotyczące oceny pracy zdalnej przez pracowników pochodzą z badań wewnętrznych firmy Trenkwalder Polska prowadzonych w na przełomie kwietnia i maja 2020 roku.