Outsourcing jako sposób na zwinne zarządzanie organizacją

Współpraca z agencją zatrudnienia kojarzy się niektórym pracodawcom wyłącznie z usługami rekrutacji i zatrudniania pracowników tymczasowych, w tym szczególnie pracowników fizycznych o niskich kwalifikacjach zawodowych. Jest to jednak tylko część działalności agencji.

Na przestrzeni ostatnich lat kompetencje w zakresie tzw. miękkiego i twardego HR-u pozwoliły agencjom zatrudnienia rozwinąć zakres usług o szereg nowych rozwiązań wspierających działy HR, kadr i płac, np.:

zatrudnianie pracowników tymczasowych na stanowiskach specjalistycznych – tzw. białych kołnierzyków;
outsourcing usług HR nazywany też outsourcingiem pracowniczym
outsourcing kadr i płac – tzw. payroll
outsourcing procesów produkcyjnych, magazynowych, obsługi klienta, czy sprzedaży.

Nowe usługi zyskują na popularności wśród firm szczególnie w ostatnich dwóch latach, co jest w dużym stopniu sposobem na poniesienie zwinności i elastyczności firm w obliczu niepewności gospodarczej będącej efektem pandemii oraz wojny w Ukrainie. Jest to również zgodne ze światowymi trendami w obszarze zatrudniania i zarządzania organizacjami. Polscy pracodawcy coraz chętniej podążają za światowymi trendami zlecając agencjom zatrudnienia realizację usług outsourcingu i pracy tymczasowej białych kołnierzyków, choć statystyki w Polsce są wciąż jeszcze niższe, niż na dojrzałych rynkach pracy tj. Wielka Brytania, Holandia, czy Francja.

Praca tymczasowa i outsourcing pracowniczy również dla ‘white collar’

Raport World Employment Confederation pokazuje, że udział pracy tymczasowej w pełnym zatrudnieniu wynosi w Europie średnio 2,1%. Najwyższy odsetek notowany jest w Wielkiej Brytanii i Holandii - odpowiednio 3,4% i 3,3%. W tych krajach zatrudnienie pracowników tymczasowych dotyczy nie tylko tzw. niebieskich kołnierzyków. Powszechne jest tam również zatrudnianie tzw. białych kołnierzyków w ramach pracy tymczasowej. Udział pracy tymczasowej w pełnym zatrudnieniu w Polsce wynosi 1,1%, czyli o 1% mniej niż wskaźnik europejski. W Polsce również obserwujemy rosnący trend w zatrudnianiu w ramach pracy tymczasowej specjalistów white collar. Dodatkowo pracodawcy mają możliwość skorzystania z tzw. outsourcingu pracowniczego.

Kiedy warto skorzystać z outsourcingu pracowniczego lub pracy tymczasowej?

Rozmawiając z klientami o ich potrzebach, wyzwaniach i problemach jakie rozwiązują usługi outsourcingu usług najczęściej wymieniane są:

Zmienne zapotrzebowanie na pracowników, duża sezonowość biznesu, czy np. konieczność zatrudnienia czasowego w przy wdrożeniach nowych projektów lub znalezienia zastępstwa na czas długich nieobecności.
Wysoka rotacja pracowników wewnętrznych i wynikające z tego problemu wysokie koszty rekrutacji.
Limity wewnętrznego zatrudnienia m.in. ze względu na precyzyjną politykę zatrudnienia lub przy konieczności utrzymania statusu MŚP.
Zamiana kosztów stałych na koszty zmienne w warunkach zmienności koniunktury gospodarczej.
Ograniczenie rozliczenia do jednej faktury kosztowej za dostarczone usługi
Redukcja kosztów archiwizacji, digitalizacji, utrzymania narzędzi
Brak konieczności zachowania pełnych rezerw kosztów pracowniczych
Odciążenie wewnętrznego działu HR lub brak możliwości rekrutacji nowych pracowników do wewnętrznego działu HR.
Przejęcie formalności i zobowiązań urzędowych przez firmę zewnętrzną: ZUS, US, archiwizacja dokumentów, obieg dokumentów, obsługa kadrowa.
Przejecie przez agencję kompleksowej obsługi HR: rekrutacja, zatrudnienie, polityka płacowa, benefity, narzędzia, flota, szkolenia, delegacje etc.
Przekazanie odpowiedzialności za monitorowanie zmian prawnych i dostosowanie narzędzi i rozliczeń firmie zewnętrznej
Wydłużone terminy płatności np. 21 lub 30 dni po dostarczeniu usługi.
Odpowiedzialność za wdrożenie digitalizacji procesów HR-owych.
Koszty i organizacja rekrutacji przekazana do zewnętrznej firmy
Współpraca oparta o wskaźniki realizacji usług.
Zachowanie ciągłości zatrudnienia w agencji/firmie usługowej w przypadku podziału lub wydzielania spółek

Outsourcing pracowniczy a outsourcing kadr i płac

Usługa outsourcingu pracowniczego polega na oddaniu całych zespołów do zatrudnienia firmom zewnętrznym (agencjom zatrudnienia), które przejmują pełną odpowiedzialność za zadania HR-owe. Nie należy mylić tej usługi z outsourcingiem kadr i płac, który polega na oddaniu całości rozliczeń kadrowo płacowych do firmy zewnętrznej, przy zachowaniu pracowników wewnątrz organizacji.

O ile outsourcing pracowniczy obejmuje pełny zakres obsługi HR-owej, to w przypadku outsourcingu kadrowo-płacowego zwanego potocznie usługą payroll, zakres jest ograniczony i może dotyczyć jednego lub obu obszarów opisanych w tabeli poniżej:

Administracja kadrowa	Administracja płac
Rejestracja pracownika w systemie kadrowo-płacowym (praca na systemie klienta bądź na systemie dostawcy usługi - TETA)	Naliczanie wynagrodzeń zgodnie z przepisami prawa, zasadami regulaminu wynagradzania oraz wewnętrznych zarządzeń klienta.
Zgłoszenie i wyrejestrowywanie pracowników w ZUS (program Płatnik).	Ustalanie świadczeń pieniężnych związanych z ustaniem stosunku pracy (ekwiwalent za niewykorzystany urlop wypoczynkowy, odprawy pieniężne, odszkodowania za skrócony okres wypowiedzenia itp.).
Przygotowywanie dokumentacji związanej z zatrudnieniem.	Rozliczanie umów o pracę oraz umów cywilno-prawnych (umowy zlecenia, umów o dzieło, kontraktów menedżerskich).
Kontrolowanie terminów ważności badań lekarskich, szkoleń BHP.	Przygotowywanie pasków wynagrodzeń zawierających informacje wymagane drukiem RMUA.
Przygotowywanie zaświadczeń o zatrudnieniu oraz innych dokumentów związanych z zatrudnieniem, np. RP-7.	Sporządzanie deklaracji rozliczeniowych do US i ZUS.
Przygotowywanie dokumentacji do umów cywilno-prawnych.	Przygotowywanie zaświadczeń o osiągniętym wynagrodzeniu.
Sporządzanie deklaracji do GUS, PFRON, SODiR.	Wszelkie czynności związane z zajęciem wynagrodzeń.
Przygotowanie raportów i zestawień zgodnie z potrzebami klienta.	Przygotowywanie niezbędnych raportów dotyczących wynagrodzeń zgodnie z potrzebami klienta.
Przygotowanie odpowiedzi pod zajęcia komornicze, rejestracja potrąceń komorniczych.	Sporządzanie deklaracji: PIT-11, PIT 40, PIT 8R, PIT 8AR.
Asysta w toku postępowania kontrolnego i podatkowego przed organami podatkowymi i organami kontroli skarbowej, organami państwowej inspekcji pracy.	Sprawozdawczość GUS w zakresie wynagrodzeń.
Prowadzenie akt osobowych , dokumentów związanych z zatrudnieniem zleceniobiorców.
Obsługa PUE w zakresie zwolnień chorobowych ZLA, zaświadczeń płatnika składek Z-3, zgłoszenia umów o dzieło.
Obsługa Pracowniczych Planów Kapitałowych PPK.
Obsługa benefitów pracowniczych : pakiety sportowe, opieka medyczna, ubezpieczenie na życie i innych.
Przygotowanie raportów i zestawień zgodnie z potrzebami klienta.
Hot Line dla pracowników – dostępność przedstawiciela Trenkwalder w wyznaczonych terminach, w godzinach pracy – kontakt telefoniczny, on-line, e-mail, helpdesk.

Lista korzyści jest naprawdę długa. Jeśli poszukujesz sposobów na optymalizację kosztów oraz podniesienie elastyczności firmy szczególnie obecnie, w dobie niepewności gospodarczej, zapraszamy do kontaktu.

Chętnie porozmawiamy o możliwościach rozwiązania Twoich wyzwań biznesowych poprzez współpracę w obszarze pracy tymczasowej lub outsourcingu.