Offboarding i exit interview, czyli jak pożegnać się z pracownikiem?

Komunikacja w procesie offboardingu

Osoby, które pozostają w organizacji, a zwłaszcza w zespole, powinny zostać z wyprzedzeniem poinformowane o odejściu pracownika i poznać (o ile to możliwe) powód odejścia oraz harmonogram tego procesu. Offboarding ma też znaczenie wizerunkowe, przeprowadzając ten proces, trzeba pamiętać, że może wywołać różne reakcje pracownika, które nie będą obojętne dla innych: np. „muszę przyznać, że mimo szoku związanego ze zwolnieniem, czuję wsparcie, pracodawca nie zostawia mnie na lodzie” lub „nikt nie kiwnął palcem, żeby zatroszczyć się o moje uczucia i moją zawodową przyszłość”.
Offboarding ma sens wtedy, gdy jest procesem dającym obu stronom wartościowy feedback. Aby dobrze go przeprowadzić, trzeba mieć czas i dobry schemat exit interview. Celem exit interview jest zdobycie informacji o powodach odejścia pracownika, wsparcie go w przełomowym czasie i przekazanie feedbacku menedżerom w celu wprowadzenia uzasadnionych zmian w organizacji.

Co to jest exit interview i na czym polega?

Spotkanie proponowane odchodzącemu pracownikowi powinno mieć w miarę swobodny charakter. Nie jest to wywiad, chociaż nazwa na to wskazuje. W takiej rozmowie ważne jest poznanie argumentacji i motywacji odchodzącego pracownika. Nie zawsze informacje zwrotne są laurką, powody odejścia bywają różne. Mogą dotyczyć zbyt trudnej współpracy z ludźmi, nieporozumień z przełożonym, bałaganu, braku decyzyjności czy też nadmiaru pracy.

Jakie pytania warto zadać podczas exit interview?

• Dlaczego odchodzisz z firmy?
• Jak oceniasz zdobyte w firmie doświadczenie, Twój rozwój zawodowy i wyzwania na pełnionym stanowisku?
• Co było dla Ciebie najbardziej satysfakcjonujące w pracy?
• Co utrudniało Ci pracę?
• Jak oceniasz warunki pracy i benefity?
• Jak oceniasz relacje ze współpracownikami i przełożonym?
• Co sądzisz o kulturze organizacyjnej firmy?
• Co zapamiętasz najlepiej i/ lub o czym nie chcesz pamiętać?
• Jakie masz sugestie odnośnie zmian, które mogłyby poprawić procesy i relacje w organizacji?
• Czy polecisz naszą firmę znajomym jako dobre miejsce pracy?

Pytania warto zadawać z wyczuciem i dopasować je do pracownika. Zazwyczaj exit interview prowadzi osoba z działu HR, ale uzyskane informacje powinny dotrzeć w formie notatki do wszystkich zainteresowanych osób, czyli menedżerów odpowiedzialnych zarządzanie firmą i przełożonego. Wówczas możliwe będą usprawnienia w skali mikro i makro. Inaczej raport (notatka) wyląduje w przysłowiowej szufladzie i nikomu w niczym nie pomoże.

Jak przeprowadzić exit interview z osobą odchodzącą z firmy?

Informacje, które można uzyskać podczas exit interview od osoby odchodzącej z organizacji, są bardzo cenne. Wiadomo, że niektórzy pracownicy „odchodzą od”, a inni „odchodzą do”. Jeśli odejście ma charakter ucieczki, rezygnacji warto rozmawiać otwarcie. Lepiej dowiedzieć się czegoś konkretnego (np. X jest impulsywny i często przekracza granice) niż gładko rozmawiać „o pogodzie”. Feedback jest cenny, jeśli może służyć zmianie, rozwojowi osób pozostających w organizacji i budowaniu pozytywnej kultury. Krytyczny feedback nie powinien być zapomniany. Jeśli osoba odchodząca mówi o braku dobrej organizacji pracy działu i wynikającej z tego presji czasowej, trzeba zaadresować taką informację. Jeśli pojawia się temat mobbingu, faworyzowania czy też pomijania niektórych pracowników, tym bardziej trzeba reagować, aby kolejne odejścia nie stały się faktem. W rozmowie z pracownikiem prosimy o opisanie faktów, konkretnych sytuacji, aby, z drugiej strony, nie narazić nikogo na niesłuszny osąd. To są trudne sytuacje, ale życie organizacji nie składa się z samych sukcesów i doskonałych relacji.

Przykładowe pytania: 

• Co zmieniło się w organizacji w czasie Twojej pracy i co spowodowało Twoją decyzję  
  o odejściu? 
• Czy próbowałeś/aś wpłynąć na zmianę sytuacji, która doprowadziła Cię do odejścia? W jaki sposób? 
• Co wymaga szybkiej poprawy? 
• Co jest dobre/ pozytywne w organizacji? 
• Co najbardziej lubiłeś/as w swojej pracy?

Inaczej rozmawiamy z osobą, która idzie do nowej pracy na wyższe/ciekawsze stanowisko, z wyższym  wynagrodzeniem i lepszymi benefitami. W tej sytuacji warto dowiedzieć się, czy decyzja została podjęta po rozważeniu opcji pozostania w organizacji, czy pracownik sprawdzał możliwość awansu wewnętrznego i perspektyw dalszego rozwoju, czy rozmawiał o tym z przełożonym.

Przykładowe pytania: 

• Czy próbowałeś/aś dowiedzieć się o możliwościach awansu wewnętrznego w organizacji i/lub zmiany wynagrodzenia? 
• Co organizacja powinna zmienić, aby kolejne osoby nie poszły w Twoje ślady? 
• Co jest cenne/ wartościowe w organizacji? 
• Co było dla Ciebie najciekawsze w pracy?
  

Jak przeprowadzić exit interview z osobą zwalnianą?

Najtrudniejsze są rozmowy z osobami zwolnionymi z inicjatywy pracodawcy. Exit interview pełni rolę łagodzącą emocje i jest ostatnim aktem troski i zainteresowania pracownikiem. Ma zdecydowaną wartość ze względu na komfort pracownika, jeśli zwolnienie jest spowodowane np. likwidacją stanowiska. Jeśli zwolnienie następuje z racji niedopełnienia obowiązków lub/i niskich wyników, pracownikowi również warto pomóc, przekazując ostatni feedback w stylu coachingowym, a nie stricte oceniającym (ocena powinna być wyrażona w momencie wręczania wypowiedzenia). Zawsze warto docenić sukcesy, czy nawet małe osiągnięcia.

Przygotujmy się na żal, złość i lęk przed przyszłością wyrażany przez pracownika i posłuchajmy, co ma do powiedzenia o organizacji. Może się okazać, że jego/ jej niezadowalający poziom/ styl pracy był spowodowany czynnikami, z którymi inni radzą sobie dobrze np. zbyt wysokie targety (z punktu widzenia firmy nigdy nie są za wysokie!), ostra rywalizacja aprobowana przez przełożonego, niekomfortowe miejsce pracy lub przekroczenie norm BHP czy czasu pracy prowadzące do przebodźcowania i wypalenia.

Tu pojawia się szeroki temat różnorodności i przygotowania firmy na działania uwzględniające ten aspekt w organizacji. Trzeba pamiętać o tym, że nie każdy ma identyczną odporność psychofizyczną  
i preferencje dotyczące otoczenia, w którym pracuje. Np. praca w open space nie jest dla każdego. Wielu pracowników potrzebuje krótkich, ale częstych przerw w pracy. Ludzie mają też różne preferencje odnośnie natężenia osobistych kontaktów międzyludzkich i tempa pracy. Dlatego ogromna ilość pracowników wybiera pracę zdalną lub model hybrydowy. Dlatego też zdarza się coraz częściej, że pracownicy rezygnują z pracy lub nie są efektywni z wyżej wymienionych powodów.

Przykładowe pytania: 

• Czy rozpoczynając pracę, Twoje zadania i cele związane ze stanowiskiem były dla Ciebie zrozumiałe?  
• Czy uważasz, że zadania były dopasowane do Twoich umiejętności i predyspozycji osobowościowych? 
• Jakie utrudnienia napotkałeś/as w pracy? 
• Czy miałeś/aś możliwość rozmowy o zadaniach i ich realizacji, gdy pojawiły się trudności i jak to wpłynęło na Twoją pracę? 
• Jak oceniasz atmosferę w zespole i Twoją współpracę z przełożonym?

Uważaj na potencjalne błędy offboardingu oraz exit interview! 

• Chaotyczność i brak planu.
• Brak komunikacji wewnętrznej na temat zwolnienia/ odejścia.
• Brak zainteresowania odchodzącym/zwolnionym pracownikiem, brak empatii i otwartości na rozmowę.
• Sztampa, niedostosowanie procesu do konkretnej osoby (tak wrażliwy proces, z racji emocji, jakie wywołuje, powinien być w miarę możliwości szyty na miarę konkretnego pracownika).
• Przedwczesne zamykanie dostępów i ograniczanie udziału pracownika w pracy zespołu i funkcjonowaniu firmy.

Korzyści, jakie może przynieść profesjonalny offboarding

• Wyciszenie emocji, które towarzyszą rozstaniu.
• Uzyskanie szczerego feedbacku dotyczącego organizacji i ludzi.
• Zmiana w przekazie wizerunkowym firmy i komunikacji z otoczeniem.
• Możliwość wprowadzenia zmian w zakresie procedur, procesów i ogólnie pojętej kultury organizacyjnej.
• Zachęcenie pracowników do uczestniczenia w grupach (social media) lub spotkaniach alumnów.
• Szansa na powrót do organizacji ludzi, na których nam zależy – to zdarza się częściej, niż sądzicie!

Dobre przygotowanie i przeprowadzenie offboardingu oraz exit interview ważne jest zarówno w przypadku, gdy pracownik wypowiada umowę o pracę, jak i wówczas, gdy to pracodawca zwalnia pracownika. W tej drugiej sytuacji należy dodatkowo pamiętać, by rozstawać się z ludźmi spokojnie i starać się realnie pomóc pracownikom, którzy nie wybrali sami dalszej drogi zawodowej. Oni najbardziej potrzebują zwolnienia ze świadczenia pracy, wolnych dni na szukanie nowego pracodawcy, odprawy i wsparcia typu outplacement.